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00043608 CHARTE Ne sont autorisées que
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7 / 5.3 Le contrôle
des comptes de l’exercice clos II. contrôle
par le conseil syndical A. Le conseil peut-il se faire assister ? B. Modalités du contrôle par le conseil syndical III. les
particularités du régime coopératif V. contrôle
de la balance générale VI. documents
de synthèse : les annexes VII. contrôles
individuels par les copropriétaires A. modalités du contrôle individuel des comptes B. etendue du contrôle individuel des comptes VIII. opportunité
du contrôle individuel étendu (projet) Le contrôle des comptes de l’exercice clos est, chaque année, une opération essentielle pour le bon fonctionnement du syndicat, la protection des intérêts des copropriétaires, mais aussi la sécurité juridique du syndic. C’est au conseil syndical et à lui seul que cette mission est confiée. Elle ne se borne pas au contrôle des dépenses et produits de l’exercice mais comporte aussi le contrôle de la comptabilité elle-même, de sa tenue au cours de l’exercice, des livres comptables, des documents établis en fin d’exercice conformément aux dispositions du décret et de l’arrêté du 14 mars 2005. Dans la pratique, le conseil syndical doit contrôler les comptes tout au long de l’exercice. Les avantages de cette pratique sont évidents : Relever les anomalies dès leur apparition et prendre en accord avec le syndic les mesures nécessaires tant pour les anomalies internes (détérioration de la bonne tenue des comptes) ou externes (difficultés dans le recouvrement des charges). Faciliter le contrôle en fin d’exercice en effectuant des contrôles trimestriels. Il est alors possible de consacrer plus de temps à la préparation de l’assemblée générale annuelle. Le déroulement de l’assemblée générale est généralement amélioré et de fait, l’ambiance de la collectivité. Les copropriétaires, à titre individuel, sont dotés d’un droit de contrôle restreint aux pièces justificatives des dépenses de l’exercice. L’exercice effectif de ce droit pose des problèmes techniques évidents mais insuffisamment pris en considération. C’est finalement au détriment des bénéficiaires. L’article L 21 (Modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 7) énonce comme suit les missions confiées au conseil syndical et les prérogatives dont il dispose pour leur exécution : « Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. « En outre, il donne son
avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le
syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même.
L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article
25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la
consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité,
elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise
en concurrence est rendue obligatoire. « Il peut prendre
connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic,
de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à
la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la
copropriété. « Il reçoit, en outre sur
sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. » L’article D 26 (modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 12) précise en outre « Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la
comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans
lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi
que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution. « Il peut recevoir
d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions
prévues à l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 21 du
présent décret. « Un ou plusieurs membres
du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre
connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec
lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de
l’article 21, de la loi du 10 juillet 1965. « Lorsqu’une
communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est
valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné
un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est
demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres. « L’ordre du jour de
l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical. L’article D
27 (modifié par le décret n°2004-479 du 27 mai 2004 - art. 16 ) ajoute : Les fonctions de président et
de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. Le conseil syndical
peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute
personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander
un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les dépenses nécessitées par l’exécution
de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes
d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le
syndic. Il faut enfin tenir compte des dispositions du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 et son arrêté d’application de la même date. En premier lieu on y trouve les règles de tenue de la comptabilité. Nous reproduisons ici celles qui concernant plus particulièrement le contrôle des comptes/ L’article 6 du décret énonce : « Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires. » L’article 8 décrit les documents de synthèse établis en fin d’exercice : « Les comptes arrêtés à la
clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux
copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de
gestion général du syndicat des copropriétaires et l’état des travaux de
l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore
clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux
modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°s
1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret. « L’état financier présente
l’état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie
mentionnée à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait
apparaître le montant des emprunts restant dus. « Le compte de gestion
général présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le
compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour
travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles. « L’état des travaux de
l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à
la fin de l’exercice fait apparaître en fin d’exercice le réalisé et le
prévisionnel de chaque opération. « Les comptes de l’exercice
clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le
budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes
approuvés de l’exercice précédent. « Les excédents ou
insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis
à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des
quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges. « Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées. » L’article 2 de l’arrêté décrit les livres qui doivent tenus par le syndic « Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat. « Le livre journal, tenu selon les dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. « Le grand livre des comptes regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération. « Le livre journal et le grand livre des comptes sont cotés sans discontinuité. « Un livre journal et un
grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur
établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve,
peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes. « Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin. « Le syndic édite deux balances générales des comptes, l’une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance. » L’article 11 précise les obligations du syndic à l’occasion d’un contrôle : « Les documents comptables sont établis au nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble. Ils précisent leur contenu et la référence de l’exercice comptable auquel ils se rapportent. « Le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. « Les rubriques utilisées pendant l’exercice pour l’enregistrement des opérations sont reproduites clairement dans les documents dressés pour l’information des copropriétaires. Il en est de même pour les codes comptables, sauf pour l’établissement des annexes n°s 3 et 4. » Nous reproduisons les textes relatifs aux contrôles individuels par les copropriétaires dans la partie les concernant. II. contrôle par le conseil syndical A. Le conseil peut-il se faire assister ? L’article D 27, dans sa nouvelle rédaction, ne permet plus aux conseils syndicaux d’imposer au syndic la présence d’un expert-comptable ou autre assistant à l’occasion du contrôle des comptes. Nous avons considéré que la disparition du mot « assistance » était une modification inattendue du texte ayant pour objet d’inciter les copropriétaires à acquérir les connaissances nécessaires à l’exécution de cette mission, et de maintenir celle-ci dans le cadre strict d’un contrôle comptable. Mais, à la question écrite n° 49706 de M. Jeanjean, député, le Ministre de l’équipement et de la ville a répondu au contraire que « la substitution du terme « conseil » à celle d'« assistance » dans l'article 27 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 d'application de la loi du 10 juillet 1965 n'a pas modifié l'état antérieur du droit ». Le Ministre précise en outre : « La participation aux opérations de contrôle de la personne chargée d'assister ou de conseiller le conseil syndical pourra être négociée avec le syndic ». Cette réponse claire doit inciter les « assistants » à se tenir dans les limites d’un contrôle comptable objectif. Ce comportement n’interdit pas de signaler des erreurs comptables et les anomalies de gestion qu’elles peuvent révéler. Une solution de bon sens s’impose : L’intervention d’un contrôleur externe avisé peut présenter un intérêt certain pour le syndic lui-même. Encore faut-il que le dit contrôleur ne consacre pas des heures à la recherche de vétilles tout en délaissant des aspects importants de sa mission comme on le constate parfois. Nous pensons en particulier à la gestion des recouvrements d’impayés et des dossiers de mutation. Il faut songer également à la qualité des intervenants et à leur niveau de formation. D’un côté la formation sur le tas n’est plus suffisante. D’un autre côté le diplômé doit avoir une certaine expérience pratique. On voit fleurir les propositions les plus diverses mais on n’y trouve pas beaucoup de praticiens expérimentés. Plus généralement, nous préconisons d’institutionnaliser
l’assistance au conseil syndical en réservant à l’assemblée générale la prise
des décisions sur le principe les
modalités, notamment le choix de l’organisme d’assistance et l’ouverture des
crédits nécessaires. B. Modalités du contrôle par le conseil syndical Dans la plupart des cas le conseil syndical exerce son contrôle tout au long de l’exercice. Les comptes étant désormais établis annuellement, il est souhaitable que le contrôle final des comptes de charges et produits soit effectué sur le projet de relevé détaillé des charges et produits établi par le syndic. Les autres éléments des comptes peuvent être vérifiés au cours d’une réunion destinée à la préparation de l’assemblée. Le contrôle est effectué par un ou plusieurs membres du conseil syndical. Le contrôle est effectué « au bureau du syndic ou au lieu arrêté avec lui ». Le conseil syndical ne peut donc exiger unilatéralement le déplacement des pièces. La portée du contrôle est élargie à tous les éléments formant « les comptes du syndicat » tels qu’ils sont énumérés par l’article L 14-3 : le budget prévisionnel, les charges et produits de l’exercice, ainsi que « les annexes au budget prévisionnel » Cette énumération est contestable : - le budget prévisionnel n’est pas un document comptable, mais un document de gestion - Si les cinq tableaux dont les modèles sont fixés par le décret comptable sont des annexes au budget prévisionnel, il faut considérer qu’il n’y a aucun document comptable de synthèse établi en fin d’exercice. Or l’annexe n° 1 (état financier) est bien un document comptable de synthèse. - les comptes du syndicat comportent sans nul doute les journaux, les balances et le grand-livre. Leur présentation lors du contrôle des comptes est imposée par l’article 11 de l’arrêté. - en fin d’exercice, ils doivent également comporter l’état détaillé des charges et produits. Le contrôle des comptes est limité aux aspects purement comptables de la gestion. Il ne s’étend pas à l’opportunité des dépenses et encore moins à la qualité des prestations fournies par un entrepreneur. C’est en ce sens que nous avions indiqué plus haut qu’il convenait de la maintenir dans son cadre strict. Ces points doivent être évoqués au cours d’une opération distincte qui peut avoir lieu à la suite du contrôle des comptes. Le syndic doit considérer le contrôle comme une opération naturelle et mettre spontanément les moyens, pièces et documents nécessaires à son exécution. Un contrôle des comptes bien exécuté a la vertu de faciliter le déroulement de l’assemblée générale annuelle. L’article 11 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 dispose que « le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. Rappelons à propos des balances qu’il s’agit, en vertu de l’article 3 de l’arrêté : · d’une balance éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté · d’une balance éditée selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. La seconde balance ne peut pas être sérieusement tenue en cours d’exercice. Elle ne peut être établie qu’à la fin de celui-ci. C’est à ce moment seulement que certaines dépenses enregistrées globalement peuvent réparties entre les catégories appropriées. C’est notamment le cas pour les dépenses réparties en fonction des consommations enregistrées par comptage. Le conseil peut formuler des remarques et suggérer des rectifications à la présentation des comptes. Notons en particulier qu’en vertu de l’article D 26, ces remarques peuvent porter sur la répartition des dépenses. On peut en tirer argument pour prétendre que l’approbation des comptes par l’assemblée générale s’étend aux modalités de leur répartition, ce qui est contesté par la jurisprudence dominante. Le syndic n’est pas tenu de se conformer aux observations du conseil syndical. Il doit évidemment s’assurer du bien-fondé de son opinion mais il ne saurait se plier à l’exigence d’une modification qui serait manifestement irrégulière, voire illicite. III. les particularités du régime coopératif Les textes relatifs au contrôle des comptes semblent viser essentiellement les syndics professionnels. En réalité, ils s’appliquent aussi bien aux syndics copropriétaires. Toutefois la réforme SRU comporte des dispositions propres aux syndicats de forme coopérative. L’article L 17-1 dispose dans ce cas : L’assemblée générale désigne une ou
plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires
ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes
du syndicat Cette disposition privant le conseil syndical d’un syndicat de forme coopérative de la mission de contrôle s’explique par l’implication importante du conseil dans la gestion du syndicat. Il est apparu nécessaire au législateur de ne pas laisser subsister un mécanisme d’autocontrôle du conseil syndical et du syndic, président de ce même conseil. Elle renforce le particularisme de la gestion syndicale coopérative et explique les rapprochements souvent faits avec les pratiques de gestion des associations syndicales libres. La réalité est en effet que les conseils syndicaux coopératifs s’impliquent fortement dans l’administration du syndicat et la gestion de l’immeuble. L’article 42-1 du décret du 17 mars
1967, créé par le décret du 27 mai 2004 a réglementé comme suit le contrôle
des comptes : « L'assemblée
générale désigne, à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965,
le ou les copropriétaires chargés de contrôler les comptes du syndicat, à
moins qu'elle ne préfère confier cette mission à un expert-comptable ou à un
commissaire aux comptes. « Le
ou les copropriétaires désignés, l'expert-comptable ou le commissaire aux
comptes rendent compte chaque année à l'assemblée générale de l'exécution de
leur mission. « Le
mandat du ou des copropriétaires désignés pour contrôler les comptes du syndicat
ne peut excéder trois ans renouvelables. Il ne donne pas lieu à rémunération. « Le
ou les copropriétaires désignés ne peuvent être le conjoint, les descendants,
ascendants ou préposés du syndic ou d'un des membres du conseil syndical ou
être liés à eux par un pacte civil de solidarité. » Le texte semble restreindre la
liste des personnes extérieures qualifiées aux experts comptables ou commissaires
aux comptes. C’est la solution adoptée par Le Dictionnaire permanent de
gestion immobilière (V° syndicat de copropriétaires n° 36) et aussi par M
Vigneron dans le Jurisclasseur copropriété Fasc. 78
n° 71. Il n’est pas possible à l’assemblée de faire choix d’un professionnel immobilier
ou d’une association dédiée. Le contrôle comptable s’accompagne fréquemment de vérifications certainement utiles, mais qui lui sont étrangères. Il s’agit par exemple de la vérification des contrats et de l’application des clauses d’indexation qu’ils contiennent, de l’évolution des salaires, de l’examen des dossiers de recouvrement de charges, etc. Il s’agit là d’opérations de contrôle de gestion qui entrent bien dans la compétence du conseil syndical. Elles alourdissent d’autant plus le contrôle purement comptable qu’elles requièrent l’intervention de collaborateurs autres que le comptable. Lorsqu’il y a intervention d’un
contrôleur externe, il est néanmoins souhaitable qu’il puisse examiner ces différents
points. Il doit le faire en privilégiant les questions les plus importantes. Sous cette réserve, nous conseillons de distinguer soigneusement les deux opérations qui sont d’ailleurs distinctes par nature. Le contrôle de gestion est une opération qui doit être effectuée périodiquement, mais en cours d’exercice pour l’essentiel. Le contrôle comptable, au contraire, ne peut être effectué qu’en fin d’exercice, ce qui n’interdit pas des contrôles intermédiaires dans les syndicats importants. Le syndic peut contribuer, dans son propre intérêt, à l’allègement souhaité en tenant à jour quelques documents permanents facilitant l’information spontanée du conseil syndical. Ils peuvent être examinés et commentés au cours des réunions du conseil syndical tenues en cours d’exercice avec sa participation. Il est alors possible de maintenir le contrôle des comptes dans son cadre naturel. Les documents indispensables pour ce contrôle sont : · le grand livre du syndicat et la balance générale · les pièces justificatives des dépenses de l’exercice · les relevés bancaires · le relevé général des charges et produits de l’exercice (projet) · les deux balances prévues par le nouveau régime, qui sont distinctes de la balance générale classique. Pour autant, l’examen de celle-ci facilite considérablement le contrôle.
Le contrôle se limite trop souvent à la vérification des factures et à l’exactitude de leur enregistrement comptable (montant et mode de répartition). Le vérificateur peut à cette occasion relever différentes indications (durée de certaines interventions et éléments de leurs coûts par exemple). Mais il ne s’agit pas là de données comptables et il est inopportun de vouloir les examiner dans ce cadre. Mieux vaut consacrer plus de temps à la comptabilité elle-même. Il est en effet indispensable qu’après avoir pointé les factures, le vérificateur examine les différents comptes du grand livre, qui seront désormais organisés conformément aux dispositions du plan comptable des syndicats. Il est conseillé pour ce faire
d’utiliser la balance générale du syndicat. Les comptes des avances font apparaître l’avance de trésorerie (fonds de roulement), les avances au titre de provisions sur travaux futurs, le cas échéant des subventions au syndicat. Il convient en particulier de vérifier les comptes de fournisseurs (401). Ceux si sont-ils ponctuellement payés ? Pourquoi le compte du fournisseur X présente-t-il un solde créditeur anormal (le syndicat lui doit une certaine somme) ? Pourquoi des factures de février sont-elles enregistrées au crédit des fournisseurs fin mars ou courant avril ? Les comptes de copropriétaires (45) permettent de vérifier le paiement ponctuel des provisions et au contraire de constater le retard de tel ou tel. Il y a lieu de vérifier les diligences du syndic. Les comptes d’attente (47) requièrent une attention toute particulière. Ils peuvent révéler qu’un dossier est en panne mais il faut aussi savoir que certains comptes sont voués à une relative pérennité (vendeurs créditeurs injoignables par exemple). Même observation pour les comptes de créditeurs et débiteurs divers qui peuvent receler des écritures oubliées. Les comptes financiers (5) doivent être contrôlés : conformité du solde indiqué avec le relevé bancaire, réserve faite de l’état de rapprochement, cohérence des dates de débit des chèques avec les dates de paiement figurant dans le grand-livre. Les comptes de charges (6) présentent moins d’intérêt dès lors que la vérification en a déjà été effectuée. Toutefois elle n’a pas porté sur les comptes de travaux non achevés à la clôture de l’exercice. Il n’est donc pas mauvais d’y jeter un coup d’œil. Les comptes de produits (7) sont également intéressants lorsque le syndicat perçoit des produits périodiques tels que les loyers d’une partie commune. Il convient de vérifier que les produits engagés en fonction de leur date d’exigibilité ont bien été perçus.
On conçoit facilement que ces vérifications exigent un soin particulier. Il est donc souhaitable de conserver le temps nécessaire. Le conseil syndical peut en tirer des enseignements importants. V. contrôle de la balance générale Nous indiquons dans le tableau qui suit, dans l’ordre des comptes du plan comptable des syndicats, le contenu potentiel de chaque compte et les vérifications qui peuvent, le cas échéant, être effectuées. . Une astuce : Sélectionner le contenu du tableau depuis « Balance générale en 1e ligne jusqu’à « dépréciation » en dernière ligne ; Ensuite imprimer en choisissant « sélection » . Dans la plupart des cas de configuration, la ligne vide sous le compte 487 permet un saut de page correct. Vous pourrez disposer du tableau à l’occasion de votre contrôle. N’oubliez pas que · la balance en fin d’exercice est établie après répartition des charges et produits · la balance générale, pour un compte déterminé comporte successivement le total des débits de l’exercice, le total des crédits de l’exercice et enfin le solde dans la colonne des débits si total débits > total crédits et dans celle des crédits dans le cas contraire. Le solde est = 0 si les deux totaux sont égaux. · selon les différents comptes il est normal que le solde soit au débit (banque), ou au crédit (avances) ou nul. · vous devez pouvoir retrouver dans le grand-livre le détail des écritures d’un compte. · un compte peut comporter des sous-comptes. Ils sont assujettis aux mêmes contrôles que ceux préconisés pour le compte principal · en présence d’une balance il ne faut pas rechercher d’emblée la contrepartie d’une écriture. Il suffit de consulter le grand-livre. Abréviations : OPEX = opération
exceptionnelle QP = quote-part Les indications
figurant pour un compte (103 par exemple) sont applicables aux
En vertu de l’article 11 de l’arrêté du 11 mars 2005, « le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand-livre, le livre journal, les deux balances et, les cas échéant, les journaux auxiliaires. Bien que cette indication soit curieusement omise dans l’arrêté, le syndic doit également tenir à disposition les pièces justificatives , en ce compris les dossiers de certaines opérations.. La balance à utiliser pour l’opération sus indiquée est la balance dans l’ordre des numéros de comptes. VI. documents de synthèse : les annexes Le nouveau régime comptable impose au syndic d’établir la synthèse des comptes du syndicat en fin d’exercice. Elle est présentée sous la forme de trois ou cinq annexes selon qu’il est nécessaire ou non de prendre en compte des opérations ou travaux « hors budget prévisionnel ». Ces cinq annexes sont présentées en (7/5.2.1 à 7/5.2.5) Il convient de vérifier la concordance des annexes avec les informations fournies par les documents comptables. Cette tâche n’est pas aisée. Dans certains cas, le syndic doit prendre la peine d’établir à l’avance un document permettant d’expliquer le calcul d’un poste dont le montant n’apparaît pas clairement dans la comptabilité du syndicat. VII. contrôles individuels par les copropriétaires L’article L 18-1, créé par la loi n0 85-1470 du 31 décembre 1985, prévoit au profit des copropriétaires ne faisant pas partie du conseil syndical une possibilité de contrôle des pièces justificatives des charges de copropriété : « Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l’assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour. » L’article D 9, relatif au contenu de la convocation, prescrit, par application de l’article 1er du décret n° 86-768 du 9 juin 1986 : « La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. » Les modalités de ce contrôle, telles qu’elles ont été fixées par une précédente assemblée, doivent être impérativement rappelées dans la convocation. L’omission de cette formalité, malheureusement fréquente, peut justifier l’annulation de la décision d’approbation des comptes et, le cas échéant, de toute décision qui aurait un lien avec cette approbation. Tel pourrait être le cas de la décision d’approbation du budget prévisionnel de l’exercice suivant puisqu’il est alors tenu compte des données fournies par les comptes de l’exercice clos. Notons que les dispositions édictées par le décret n°86-768 du 9 juin 1986 seraient matériellement inapplicables si tous les copropriétaires voulaient s’en prévaloir. A. modalités du contrôle individuel des comptes Une décision d’assemblée générale doit fixer le jour ouvré d’exercice du droit de contrôle. Il n’est pas nécessaire de porter ce choix à l’ordre du jour des assemblées suivantes mais les modalités de consultation doivent être rappelées dans toute convocation pour une assemblée appelée à délibérer sur les comptes. L’article L 18-1 prévoit la possibilité pour l’assemblée générale de « décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces [mentionnées ci-dessus], tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour ». Le refus de cette solution n’est donc pas ouvert aux copropriétaires défaillants lors de cette assemblée. La combinaison des textes montre que les considérations pratiques n’ont effleuré ni le législateur ni le pouvoir réglementaire. Dans les faits, les incidents sont rares. Les syndics considèrent fort justement qu’il est plus efficace de traiter des contestations éventuelles avant l’assemblée. B. etendue du contrôle individuel des comptes La portée du droit de contrôle individuel est restreinte par l’article L 18-1 à : · la consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants · la vérification de la quantité consommée et du prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges Le copropriétaire consultant peut formuler des observations. Si elles révèlent une erreur manifeste ; le syndic peut en tenir compte mais doit en aviser le conseil syndical préalablement. VIII. opportunité du contrôle individuel étendu (projet) Dans certains syndicats un copropriétaire peut être plus qualifié que les autres pour contrôler la tenue de la comptabilité et la gestion financière du syndicat. Il se présente fréquemment comme un trouble-fête aussi bien pour le syndic que pour le conseil syndical. Pour cette raison il est écarté du conseil syndical et ne dispose que du droit restreint de contrôle prévu par l’article 18-1 de la loi. Il paraît souhaitable de mettre en place un dispositif permettant à ce type de copropriétaire d’avoir accès à l’ensemble des documents comptables et de gestion financière. Il faut également éviter les risques d’utilisation abusive de ce dispositif. Le demandeur aurait l’obligation de justifier dans sa requête l’existence d’une ou plusieurs irrégularité(s) manifeste(s) apparaissant dans les documents accessibles à tous les copropriétaires. Nous donnons des exemples dans l’étude consacrée à la « Violation flagrante des règles comptables » (voir l’étude) Il serait souhaitable de subordonner la recevabilité de la requête à la preuve d’une démarche préalable auprès du conseil syndical et du syndic comportant la notification des anomalies invoquées, demeurée vaine. Dans certains cas, la pertinence des observations
formulées par un copropriétaire qualifié et objectif est de nature à
entraîner la mise en cause de la responsabilité du syndic et de certains
membres du conseil syndical lorsque la réalité de ces irrégularités est
finalement avérée. Nous souhaitons que cette suggestion fasse l’objet d’une étude approfondie. |
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