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Le contrôle des comptes de l’exercice clos

 

 

I.         Les textes applicables

II.        contrôle par le conseil syndical

A.       Le conseil peut-il se faire assister ?

B.       Modalités du contrôle par le conseil syndical

III.        les particularités du régime coopératif

IV.      conseils pratiques

V.       contrôle de la balance générale

VI.      documents de synthèse : les annexes

VII.      contrôles individuels par les copropriétaires

A.       modalités du contrôle individuel des comptes

B.       etendue du contrôle individuel des comptes

VIII.     opportunité du contrôle individuel étendu (projet)

 

 

 

Le contrôle des comptes de l’exercice clos est, chaque année, une opération essentielle pour le bon fonctionnement du syndicat, la protection des intérêts des copropriétaires, mais aussi la sécurité juridique du syndic.

C’est au conseil syndical et à lui seul que cette mission est confiée.

Elle ne se borne pas au contrôle des dépenses et produits de l’exercice mais comporte aussi le contrôle de la comptabilité elle-même, de sa tenue au cours de l’exercice, des livres comptables, des documents établis en fin d’exercice conformément aux dispositions du décret et de l’arrêté du 14 mars 2005.

Dans la pratique, le conseil syndical doit contrôler les comptes tout au long de l’exercice. Les avantages de cette pratique sont évidents :

Relever les anomalies dès leur apparition et prendre en accord avec le syndic les mesures nécessaires tant pour les anomalies internes (détérioration de la bonne tenue des comptes) ou externes (difficultés dans le recouvrement des charges).

Faciliter le contrôle en fin d’exercice en effectuant des contrôles trimestriels. Il est alors possible de consacrer plus de temps à la préparation de l’assemblée générale annuelle. 

Le déroulement de l’assemblée générale est généralement amélioré et de fait, l’ambiance de la collectivité.

Les copropriétaires, à titre individuel, sont dotés d’un droit de contrôle restreint aux pièces justificatives des dépenses de l’exercice. L’exercice effectif de ce droit pose des problèmes techniques évidents mais insuffisamment pris en considération. C’est finalement au détriment des bénéficiaires.

 

I.               Les textes applicables

 

L’article L 21 (Modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 7) énonce comme suit les missions confiées au conseil syndical et les prérogatives dont il dispose pour leur exécution :

« Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

« En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire.

« Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.

« Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. »

 

 

L’article D 26 (modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 12) précise en outre

 

« Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution.

« Il peut recevoir d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 21 du présent décret.

« Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21, de la loi du 10 juillet 1965.

« Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres.

« L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.

 

L’article D 27 (modifié par le décret n°2004-479 du 27 mai 2004 - art. 16 ) ajoute :

 

Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

 

 

Il faut enfin tenir compte des dispositions du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 et son arrêté d’application de la même date. En premier lieu on y trouve les règles de tenue de la comptabilité. Nous reproduisons ici celles qui concernant plus particulièrement le contrôle des comptes/

 

L’article 6 du décret énonce :

« Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires. »

 

L’article 8 décrit les documents de synthèse établis en fin d’exercice :

« Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°s 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret.

« L’état financier présente l’état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant dus.

« Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles.

« L’état des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice fait apparaître en fin d’exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération.

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent.

« Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.

« Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées. »

 

L’article 2 de l’arrêté décrit les livres qui doivent tenus par le syndic

« Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat.

« Le livre journal, tenu selon les dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.

« Le grand livre des comptes regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.

« Le livre journal et le grand livre des comptes sont cotés sans discontinuité.

« Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.

« Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin.

« Le syndic édite deux balances générales des comptes, l’une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance. »

 

L’article 11 précise les obligations du syndic à l’occasion d’un contrôle :

« Les documents comptables sont établis au nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble. Ils précisent leur contenu et la référence de l’exercice comptable auquel ils se rapportent.

« Le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires.

« Les rubriques utilisées pendant l’exercice pour l’enregistrement des opérations sont reproduites clairement dans les documents dressés pour l’information des copropriétaires. Il en est de même pour les codes comptables, sauf pour l’établissement des annexes n°s 3 et 4. »

 

Nous reproduisons les textes relatifs aux contrôles individuels par les copropriétaires dans la partie les concernant.

 

II.             contrôle par le conseil syndical

 

A.             Le conseil peut-il se faire assister ?

L’article D 27, dans sa nouvelle rédaction, ne permet plus aux conseils syndicaux d’imposer au syndic la présence d’un expert-comptable ou autre assistant à l’occasion du contrôle des comptes. Nous avons considéré que la disparition du mot « assistance » était une modification inattendue du texte ayant pour objet d’inciter les copropriétaires à acquérir les connaissances nécessaires à l’exécution de cette mission, et de maintenir celle-ci dans le cadre strict d’un contrôle comptable.

Mais, à la question écrite n°  49706  de M. Jeanjean, député, le Ministre de l’équipement et de la ville a répondu au contraire que « la substitution du terme « conseil » à celle d'« assistance » dans l'article 27 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 d'application de la loi du 10 juillet 1965 n'a pas modifié l'état antérieur du droit ». Le Ministre précise en outre : « La participation aux opérations de contrôle de la personne chargée d'assister ou de conseiller le conseil syndical pourra être négociée avec le syndic ». Cette réponse claire doit inciter les « assistants » à se tenir dans les limites d’un contrôle comptable objectif. Ce comportement n’interdit pas de signaler des erreurs comptables et les anomalies de gestion qu’elles peuvent révéler.

Une solution de bon sens s’impose :

L’intervention d’un contrôleur externe avisé peut présenter un intérêt certain pour le syndic lui-même.

Encore faut-il que le dit contrôleur ne consacre pas des heures à la recherche de vétilles tout en délaissant des aspects importants de sa mission comme on le constate parfois. Nous pensons en particulier à la gestion des recouvrements d’impayés et des dossiers de mutation.

Il faut songer également à la qualité des intervenants et à leur niveau de formation. D’un côté la formation sur le tas n’est plus suffisante. D’un autre côté le diplômé doit avoir une certaine expérience pratique. On voit fleurir les propositions les plus diverses mais on n’y trouve pas beaucoup de praticiens expérimentés.

Plus généralement, nous préconisons d’institutionnaliser l’assistance au conseil syndical en réservant à l’assemblée générale la prise des décisions sur le principe  les modalités, notamment le choix de l’organisme d’assistance et l’ouverture des crédits nécessaires.

 

B.            Modalités du contrôle par le conseil syndical

Dans la plupart des cas le conseil syndical exerce son contrôle tout au long de l’exercice. Les comptes étant désormais établis annuellement, il est souhaitable que le contrôle final des comptes de charges et produits soit effectué sur le projet de relevé détaillé des charges et produits établi par le syndic. Les autres éléments des comptes peuvent être vérifiés au cours d’une réunion destinée à la préparation de l’assemblée.

Le contrôle est effectué par un ou plusieurs membres du conseil syndical. Le contrôle est effectué « au bureau du syndic ou au lieu arrêté avec lui ». Le conseil syndical ne peut donc exiger unilatéralement le déplacement des pièces.

La portée du contrôle est élargie à tous les éléments formant « les comptes du syndicat » tels qu’ils sont énumérés par l’article L 14-3 : le budget prévisionnel, les charges et produits de l’exercice, ainsi que « les annexes au budget prévisionnel » Cette énumération est contestable :

- le budget prévisionnel n’est pas un document comptable, mais un document de gestion

- Si les cinq tableaux dont les modèles sont fixés par le décret comptable sont des annexes au budget prévisionnel, il faut considérer qu’il n’y a aucun document comptable de synthèse établi en fin d’exercice. Or l’annexe n° 1 (état financier) est bien un document comptable de synthèse.

- les comptes du syndicat comportent sans nul doute les journaux, les balances et le grand-livre. Leur présentation lors du contrôle des comptes est imposée par l’article 11 de l’arrêté.

- en fin d’exercice, ils doivent également comporter l’état détaillé des charges et produits.

 

Le contrôle des comptes est limité aux aspects purement comptables de la gestion. Il ne s’étend pas à l’opportunité des dépenses et encore moins à la qualité des prestations fournies par un entrepreneur. C’est en ce sens que nous avions indiqué plus haut qu’il convenait de la maintenir dans son cadre strict. Ces points doivent être évoqués au cours d’une opération distincte qui peut avoir lieu à la suite du contrôle des comptes.

Le syndic doit considérer le contrôle comme une opération naturelle et mettre spontanément les moyens, pièces et documents nécessaires à son exécution. Un contrôle des comptes bien exécuté a la vertu de faciliter le déroulement de l’assemblée générale annuelle.

L’article 11 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 dispose que « le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. Rappelons à propos des balances qu’il s’agit, en vertu de l’article 3 de l’arrêté :

·        d’une balance éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté

·        d’une balance éditée selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété.

La seconde balance ne peut pas être sérieusement tenue en cours d’exercice. Elle ne peut être établie qu’à la fin de celui-ci. C’est à ce moment seulement que certaines dépenses enregistrées globalement peuvent réparties entre les catégories appropriées. C’est notamment le cas pour les dépenses réparties en fonction des consommations enregistrées par comptage.

 

Le conseil peut formuler des remarques et suggérer des rectifications à la présentation des comptes. Notons en particulier qu’en vertu de l’article D 26, ces remarques peuvent porter sur la répartition des dépenses. On peut en tirer argument pour prétendre que l’approbation des comptes par l’assemblée générale s’étend aux modalités de leur répartition, ce qui est contesté par la jurisprudence dominante.

Le syndic n’est pas tenu de se conformer aux observations du conseil syndical. Il doit évidemment s’assurer du bien-fondé de son opinion mais il ne saurait se plier à l’exigence d’une modification qui serait manifestement irrégulière, voire illicite.

III.           les particularités du régime coopératif

Les textes relatifs au contrôle des comptes semblent viser essentiellement les syndics professionnels. En réalité, ils s’appliquent aussi bien aux syndics copropriétaires. Toutefois la réforme SRU comporte des dispositions propres aux syndicats de forme coopérative.

L’article L 17-1 dispose dans ce cas :

L’assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat

Cette disposition privant le conseil syndical d’un syndicat de forme coopérative de la mission de contrôle s’explique par l’implication importante du conseil dans la gestion du syndicat. Il est apparu nécessaire au législateur de ne pas laisser subsister un mécanisme d’autocontrôle du conseil syndical et du syndic, président de ce même conseil. Elle renforce le particularisme de la gestion syndicale coopérative et explique les rapprochements souvent faits avec les pratiques de gestion des associations syndicales libres.

La réalité est en effet que les conseils syndicaux coopératifs s’impliquent fortement dans  l’administration du syndicat et la gestion de l’immeuble.

IV.          conseils pratiques

Le contrôle comptable s’accompagne fréquemment de vérifications certainement utiles, mais qui lui sont étrangères. Il s’agit par exemple de la vérification des contrats et de l’application des clauses d’indexation qu’ils contiennent, de l’évolution des salaires, de l’examen des dossiers de recouvrement de charges, etc.

Il s’agit là d’opérations de contrôle de gestion qui entrent bien dans la compétence du conseil syndical. Elles alourdissent d’autant plus le contrôle purement comptable qu’elles requièrent  l’intervention de collaborateurs autres que le comptable.

Lorsqu’il y a intervention d’un contrôleur externe, il est néanmoins souhaitable qu’il puisse examiner ces différents points. Il doit le faire en privilégiant les questions les plus importantes.

Sous cette réserve, nous conseillons de distinguer soigneusement les deux opérations qui sont d’ailleurs distinctes par nature. Le contrôle de gestion est une opération qui doit être effectuée périodiquement, mais en cours d’exercice pour l’essentiel. Le contrôle comptable, au contraire, ne peut être effectué qu’en fin d’exercice, ce qui n’interdit pas des contrôles intermédiaires dans les syndicats importants.

 

Le syndic peut contribuer, dans son propre intérêt, à l’allègement souhaité en tenant à jour quelques documents permanents facilitant l’information spontanée du conseil syndical. Ils peuvent être examinés et commentés au cours des réunions du conseil syndical tenues en cours d’exercice avec sa participation.

Il est alors possible de maintenir le contrôle des comptes dans son cadre naturel. Les documents indispensables pour ce contrôle sont :

·         le grand livre du syndicat et la balance générale

·         les pièces justificatives des dépenses de l’exercice

·         les relevés bancaires

·         le relevé général des charges et produits de l’exercice (projet)

·         les deux balances prévues par le nouveau régime, qui sont distinctes de la balance générale classique. Pour autant, l’examen de celle-ci facilite considérablement le contrôle.

 

Le contrôle se limite trop souvent à la vérification des factures et à l’exactitude de leur enregistrement comptable (montant et mode de répartition). Le vérificateur peut à cette occasion relever différentes indications (durée de certaines interventions et éléments de leurs coûts par exemple). Mais il ne s’agit pas là de données comptables et il est inopportun de vouloir les examiner dans ce cadre. Mieux vaut consacrer plus de temps à la comptabilité elle-même.

Il est en effet indispensable qu’après avoir pointé les factures, le vérificateur examine les différents comptes du grand livre, qui seront désormais organisés conformément aux dispositions du plan comptable des syndicats.

 

Il est conseillé pour ce faire d’utiliser la balance générale du syndicat.

Les comptes des avances font apparaître l’avance de trésorerie (fonds de roulement), les avances au titre de provisions sur travaux futurs, le cas échéant des subventions au syndicat.

Il convient en particulier de vérifier les comptes de fournisseurs (401). Ceux si sont-ils ponctuellement payés ? Pourquoi le compte du fournisseur X présente-t-il un solde créditeur anormal (le syndicat lui doit une certaine somme) ? Pourquoi des factures de février sont-elles enregistrées au crédit des fournisseurs fin mars ou courant avril ?

Les comptes de copropriétaires (45) permettent de vérifier le paiement ponctuel des provisions et au contraire de constater le retard de tel ou tel. Il y a lieu de vérifier les diligences du syndic.

Les comptes d’attente (47) requièrent une attention toute particulière. Ils peuvent révéler qu’un dossier est en panne mais il faut aussi savoir que certains comptes sont voués à une relative pérennité (vendeurs créditeurs injoignables par exemple).

Même observation pour les comptes de créditeurs et débiteurs divers qui peuvent receler des écritures oubliées.

Les comptes financiers (5) doivent être contrôlés : conformité du solde indiqué avec le relevé bancaire, réserve faite de l’état de rapprochement, cohérence des dates de débit des chèques avec les dates de paiement figurant dans le grand-livre.

Les comptes de charges (6) présentent moins d’intérêt dès lors que la vérification en a déjà été effectuée. Toutefois elle n’a pas porté sur les comptes de travaux non achevés à la clôture de l’exercice. Il n’est donc pas mauvais d’y jeter un coup d’œil.

Les comptes de produits (7) sont également intéressants lorsque le syndicat perçoit des produits périodiques tels que les loyers d’une partie commune. Il convient de vérifier que les produits engagés en fonction de leur date d’exigibilité ont bien été perçus.

 

On conçoit facilement que ces vérifications exigent un soin particulier. Il est donc souhaitable de conserver le temps nécessaire. Le conseil syndical peut en tirer des enseignements importants.

V.            contrôle de la balance générale

Nous indiquons dans le tableau qui suit, dans l’ordre des comptes du plan comptable des syndicats, le contenu potentiel de chaque compte et les vérifications qui peuvent, le cas échéant, être effectuées. .

Une astuce : Sélectionner le contenu du tableau depuis « Balance générale en 1e ligne jusqu’à « dépréciation » en dernière ligne ; Ensuite imprimer en choisissant « sélection » . Dans la plupart des cas de configuration, la ligne vide sous le compte 487  permet un saut de page correct. Vous pourrez disposer du tableau à l’occasion de votre contrôle.

 

N’oubliez pas que

·         la balance en fin d’exercice est établie après répartition des charges et produits

·         la balance générale, pour un compte déterminé comporte successivement le total des débits de l’exercice, le total des crédits de l’exercice et enfin le solde dans la colonne des débits si total débits > total crédits et dans celle des crédits dans le cas contraire. Le solde est = 0 si les deux totaux sont égaux.

·         selon les différents comptes il est normal que le solde soit au débit (banque), ou au crédit (avances) ou nul.

·         vous devez pouvoir retrouver dans le grand-livre le détail des écritures d’un compte.

·         un compte peut comporter des sous-comptes. Ils sont assujettis aux mêmes contrôles que ceux préconisés pour le compte principal

·         en présence d’une balance il ne faut pas rechercher d’emblée la contrepartie d’une écriture. Il suffit de consulter le grand-livre.

 

Abréviations :  OPEX = opération exceptionnelle   QP = quote-part
AF = appels de fonds   PTF = provisions sur travaux futurs  GL = grand-livre

Les indications figurant pour un compte (103 par exemple) sont applicables aux
sous-comptes (1031, 1032, 1033 par exemple)

 

Balance générale  ( Guide pour le contrôle des comptes )

comptes

nomenclature

contenu et vérifications

102

provisions pour travaux décidés

ct :  appels pour travaux 14-2 ou prélèvements sur PTF
dt : virements à 702

      Solde débiteur anormal

103

Avances

ct : montant global de l’avance

dt : remboursement de l’avance supprimée

      Sous/:comptes nécessaires si avances différentes

      Vérifier cohérence des clés entre AF et emploi ou restitution.

1031

Avances de trésorerie

Le montant de l’avance doit demeurer constant. A la restitution d’une QP lors d’une vente doit correspondre sa reconstitution par l’acquéreur.

1032

Avances travaux (PTF)

Si fonds placés : vérifier la cohérence  1032<> 501 ou 502 [1].

1033

autres avances

Contrôler l’utilisation des sous/comptes et leur affectation

12

Solde en attente sur travaux 14-2 ou
opération exceptionnelle
non clôturés

ct : « solde en attente  sur travaux » de l’annexe 5

dt : écritures  et solde débiteurs anormaux

      Sous-comptes souhaitables si plusieurs chantiers

      Vérifier les différents comptes travaux

13

Subventions

Règles communes :  Solde débiteur anormal

Sous/comptes par nature de subventions souhaitables

Vérifier le dossier des subventions demandées

131

Subventions au syndicat accordées non perçues

ct : montant de la subvention (par le dt de 441 ou 443)

dt :à l’encaissement virement à  711ct

131nn

Subvention accordée à copropriétaire non perçue

ct : montant de la subvention (par le dt de 441 ou 443

dt :à l’encaissement virement à  450nn concerné [2]

40

Fournisseurs

Y compris le syndic

Chaque fournisseur doit avoir un compte 401 affecté

Le syndic est doté du premier compte pour ses honoraires

Solde débiteur anormal ; vérifier la cause

Vérifier les délais de paiement

Bordereaux détaillés en cas de paiements groupés

401nn

Factures parvenues

ct : montant ttc des factures par le débit d’un 6nnn (charges)

dt : paiement des factures [3]  par le crédit de la banque 

408

Factures non parvenues

ct : montant estimé de la facture à recevoir par dt d’un compte 6nnn

dt :annulation à réception de facture par le crédit du 401 [4]

      Un solde débiteur est anormal

409

Fournisseurs débiteurs

Voir 7-4-2-2 compte 409 acompte à la commande

dt : paiement d’un acompte à la commande (pas de facture)

ct : Abondement du 401nn (au dt) pour paiement d’une situation

      Un solde créditeur est anormal :

      Vérifier la date de l’acompte et la situation de l’affaire en cours.

42

Personnel salarié

Vérifier l’ensemble du dossier, notamment les arrêts pour maladie ou autre et la perception des indemnités

421

Rémunérations dues

ct : Salaire brut par débit de 641

dt : Retenues sur salaires : QP salariales en 43

°°°°°°Voir le traitement des avantages en nature

43

Sécurité sociale et autres organismes sociaux

Ct : Par dt de 421 (QP sal.) et 642nn (QP patr.)

Dt :  Par ct de 512 (banque) au paiement des cotisations 

431

Sécurité sociale

Solde créditeur admissible en fin d’exercice

432nn

Autres organismes soc.

Nécessité d’un sous compte pour chaque organisme

44

État et collectivités territoriales

Vérifier l’ensemble du dossier ; voir si pénalités

Soldes débiteurs anormaux

441

Subvention à recevoir

dt : montant d’une subvention notifiée par crédit du 131

ct : paiement de la subvention par dt de la banque

442

Impôts et assimilés

 

443

Collectivités. territ. aides

dt : montant d’une subvention notifiée par crédit du 131

ct : paiement de la subvention par dt de la banque

45

Copropriétaires

-Si l’AG a opté pour la ventilation en 4 postes, vérifier qu’elle est faite

450nn

 

-Soldes débiteurs ou créditeurs normaux après répartition

-Vérifier débiteurs anormaux et actions du syndic

459

Copropriétaires créances douteuses

Le compte 450nn correspondant doit être à solde nul

Concertation avec le syndic nécessaire avant AG

46

Débiteurs et créditeurs divers

-Créances ou dettes certaines du syndicat.

-Vérifier prescription éventuelle d’un solde vendeur en 462

461

Débiteurs divers

dt  Exemple : indemnité fixée après sinistre

462

Créditeurs divers

ct  Exemple : solde vendeur adresse inconnue

 

47

 

Comptes d’attente

-Sommes en attente d’imputation exclusivement

-Doit être soldé ou justifiable ligne à ligne à la clôture.

-Vérifier les affaires correspondantes soigneusement

471

Compte d’attente débiteur

Veiller à ce que les créances (471) et les dettes (472) soient placées dans des sous comptes  sans possibilité d’un solde par compensation.

472

Compte d’attente créditeur

48

Compte de régularisation

-Régularisation des charges et produits constatés d’avance (en 6nn ou 7nn), imputables en tout ou partie sur N+1 Vérifier le fractionnement

486

Charges payées d’avance

au dt par le crédit de la charge (6nn) correspondante

487

Produits encaissés d’avance

au ct par le débit du produit (7nn) correspondant

49

Dépréciation des comptes de tiers

Voir nos indications relatives aux procédures de dépréciations (décision d’AG nécessaire). Concertation nécessaire syndic / CS.

491

492

Dépréciation des comptes de tiers

tiers copropriétaires (491)
tiers externes (492).

50

501

502

Fonds placés

  compte à terme

  Autre compte

Vérifier le respect des décisions d’AG, la rémunération du placement et la distinction entre compte à terme (501) et autre compte (502)

51

Banque (disponible)

Vérifier la nature du compte (séparé ou non), le rapprochement bancaire, les dates d’émission de paiement et celles d’encaissement

60 à 65n

Comptes de charges courantes

dt : montant des factures par ct des fournisseurs

ct : régularisations diverses, imputations sur N+1, solde en fin d’exercice

      contrôle des factures et des imputations par nature

66

Charges financières des emprunts, agios ou autres

voir la procédure spécifique pour les emprunts.

contrôler les éléments de calcul de l’annuité

661

Remboursement d’annuité d’emprunt du syndicat

dt : montant payé de l’annuité par le ct de la banque

662

Charges financières, agios

dt : frais de banque, agios, etc.  à contrôler

67

671

672

Charges pour travaux 14-2 et OPEX

dt : mémoires travaux  ou sommes dues pour une OPEX.

      vérification des comptes détaillés présentés à l’appui

      vérifier distinction entre travaux décidés (671) ou urgents (672).

673

études techniques, diagnostics, consultation

idem que dessus

677

pertes sur créances irrécouvrables

Voir nos indications sur la dépréciation des créances

678

charges exceptionnelles

Vérifier les pièces justificatives

68

dotation aux dépréciations sur créances douteuses

Voir nos indications sur la dépréciation des créances

Vérifier les éléments en fin d’exercice N-1 ; concertation avec le syndic

70

appels de fonds

 

701

provisions pour charges courantes

ct : montant global de la provision appelée

dt : annulation en fin d’exercice

      contrôler la conformité des appels avec la décision d’AG

702

provisions pour travaux 14-2 et OPEX

idem que dessus

703

avances

ct : prélèvements sur les avances (1031 et 1033)

      vérifier la régularité de ces prélèvements (décision AG)

704

remboursement d’annuités d’emprunt

Ct : montant réparti de l’annuité par le débit des 450 nnn

      Compensation en fin d’exercice avec 661

71

autres produits

Dans les cas ci dessous, vérifier que les engagements passés ont bien été soldés, le cas échéant.

711

Subventions

ct : encaissement de subvention accordée au syndicat

dt : par le paiement des travaux

712

Emprunts

ct : encaissement d’un emprunt obtenu, ou enregistrement d’un paiement direct effectué par le préteur à un entrepreneur

dt : par le paiement des travaux effectif ou reporté (paiement direct)

713

Indemnité d’assurance

ct : encaissement d’une indemnité d’assurance

dt : paiement de travaux liés ou virement au destinataire

714

Produits divers

ct : encaissement de produits divers, dont intérêts sur paiement tardif d’AF.       vérifier la liquidation des intérêts dus par des copropriétaires [5]

716

Produits financiers

ct : encaissement de la rémunération des placements

      - vérifier les pièces justificatives

718

Produits exceptionnels

ct : encaissement de produits exceptionnels

78

Reprise de dépréciation sur créances douteuses

Voir nos indications sur la procédure de dépréciation

 

 

En vertu de l’article 11 de l’arrêté du 11 mars 2005, «  le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand-livre, le livre journal, les deux balances et, les cas échéant, les journaux auxiliaires.

Bien que cette indication soit curieusement omise dans l’arrêté, le syndic doit également tenir à disposition les pièces justificatives , en ce compris les dossiers de certaines opérations..

La balance à utiliser pour l’opération sus indiquée est la balance dans l’ordre des numéros de comptes.

 

VI.          documents de synthèse : les annexes

Le nouveau régime comptable impose au syndic d’établir la synthèse des comptes du syndicat en fin d’exercice. Elle est présentée sous la forme de trois ou cinq annexes selon qu’il est nécessaire ou non de prendre en compte des opérations ou travaux « hors budget prévisionnel ».

Ces cinq annexes sont présentées en (7/5.2.1 à 7/5.2.5)

Il convient de vérifier la concordance des annexes avec les informations fournies par les documents comptables. Cette tâche n’est pas aisée. Dans certains cas, le syndic doit prendre la peine d’établir à l’avance un document permettant d’expliquer le calcul d’un poste dont le montant n’apparaît pas clairement dans la comptabilité du syndicat.

 

VII.        contrôles individuels par les copropriétaires

L’article L 18-1, créé par la loi n0 85-1470 du 31 décembre 1985,  prévoit au profit des copropriétaires ne faisant pas partie du conseil syndical une possibilité de contrôle des pièces justificatives des charges de copropriété :

« Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l’assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour. »

L’article D 9, relatif au contenu de la convocation, prescrit, par application de l’article 1er du décret n° 86-768 du 9 juin 1986 :

« La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. »

 

Les modalités de ce contrôle, telles qu’elles ont été fixées par une précédente assemblée, doivent être impérativement rappelées dans la convocation.

L’omission de cette formalité, malheureusement fréquente, peut justifier l’annulation de la décision d’approbation des comptes et, le cas échéant, de toute décision qui aurait un lien avec cette approbation. Tel pourrait être le cas de la décision d’approbation du budget prévisionnel de l’exercice suivant puisqu’il est alors tenu compte des données fournies par les comptes de l’exercice clos.

Notons que les dispositions édictées par le décret n°86-768 du 9 juin 1986 seraient matériellement inapplicables si tous les copropriétaires voulaient s’en prévaloir.

A.             modalités du contrôle individuel des comptes

Une décision d’assemblée générale doit fixer le jour ouvré d’exercice du droit de contrôle. Il n’est pas nécessaire de porter ce choix à l’ordre du jour des assemblées suivantes mais les modalités de consultation doivent être rappelées dans toute convocation pour une assemblée appelée à délibérer sur les comptes.

L’article L 18-1 prévoit la possibilité pour l’assemblée générale de « décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces [mentionnées ci-dessus], tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour ». Le refus de cette solution n’est donc pas ouvert aux copropriétaires défaillants lors de cette assemblée.

La combinaison des textes montre que les considérations pratiques n’ont effleuré ni le législateur ni le pouvoir réglementaire. Dans les faits, les incidents sont rares. Les syndics considèrent fort justement qu’il est plus efficace de traiter des contestations éventuelles avant l’assemblée.

B.            etendue du contrôle individuel des comptes

La portée du droit de contrôle individuel est restreinte par l’article L 18-1 à :

·        la consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants

·        la vérification de la quantité consommée et du prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges

Le copropriétaire consultant peut formuler des observations. Si elles révèlent une erreur manifeste ; le syndic peut en tenir compte mais doit en aviser le conseil syndical préalablement.

 

VIII.      opportunité du contrôle individuel étendu (projet)

Dans certains syndicats un copropriétaire peut être plus qualifié que les autres pour contrôler la tenue de la comptabilité et la gestion financière du syndicat. Il se présente fréquemment comme un trouble-fête aussi bien pour le syndic que pour le conseil syndical. Pour cette raison il est écarté du conseil syndical et ne dispose que du droit restreint de contrôle prévu par l’article 18-1 de la loi.

Il paraît souhaitable de mettre en place un dispositif permettant à ce type de copropriétaire d’avoir accès à l’ensemble des documents comptables et de gestion financière. Il faut également éviter les risques d’utilisation abusive de ce dispositif.

Le demandeur aurait l’obligation de justifier dans sa requête l’existence d’une ou plusieurs irrégularité(s) manifeste(s) apparaissant dans les documents accessibles à tous les copropriétaires. Nous donnons des exemples dans l’étude consacrée à la « Violation flagrante des règles comptables » (voir l’étude)

Il serait souhaitable de subordonner la recevabilité de la requête à la preuve d’une démarche préalable auprès du conseil syndical et du syndic comportant la notification des anomalies invoquées, demeurée vaine.

 

Dans certains cas, la pertinence des observations formulées par un copropriétaire qualifié et objectif est de nature à entraîner la mise en cause de la responsabilité du syndic et de certains membres du conseil syndical lorsque la réalité de ces irrégularités est finalement avérée.

Nous souhaitons que cette suggestion fasse l’objet d’une étude approfondie.

 

 

 

 

Mise à jour

09/01/2014

 

 



[1] Si 1032 > 50n : Une partie des fonds appelés n’a pas été virée au compte de placement !

[2] Dans ce cas le syndic agit en qualité de mandataire du copropriétaire concerné (art. D 39-1). Il a été par ailleurs débité des appels de fonds.

[3] Les acomptes payés non facturés sont enregistrés en 409

[4] Si le montant de la facture ne correspond pas à celui de l’estimation, il convient de porter en 401 la régularisation nécessaire avec contrepartie dans le compte de charges approprié.

[5] La liquidation des intérêts échus doit être effectuée en fin d’exercice. Mais il s’agit généralement de créances qui doivent être passées en compte « débiteurs divers. » La procédure est donc assez lourde et justifie un seuil d’exécution.