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La violation flagrante des règles comptables

 

 

I.        Les règles de la comptabilité d’exercice

A.      Le rattachement des écritures à l’exercice concerné.

B.       L’indépendance des exercices

C.       La clôture de l’exercice

II.       les infractions constatées

A.      les infractions lourdes

B.       les infractions « vénielles »

III.      Conclusion

 

 

 

Nous avons signalé les insuffisances du régime de la comptabilité des syndicats de copropriétaires établi par la loi SRU du 13 décembre 2000, le décret et l’arrêté du 14 mars 2005. On ne saurait néanmoins méconnaître l’intérêt de sa mise en place.

Il a le mérite d’encadrer strictement la tenue et la présentation des comptes syndicaux et de comporter un plan comptable leur assurant une normalisation qui  manquait cruellement aux dispositifs mis en place depuis près de quarante ans par les syndics professionnels sérieux et compétents.

Force est de constater que les règles comptables les plus élémentaires sont systématiquement violées par un certain nombre de syndics professionnels.

Nous nous proposons ici de faire un bref inventaire de ces violations et de montrer qu’il en résulte pour les copropriétaires un préjudice manifeste. Il n’a aucune prétention à l’exhaustivité.

Nous rappelons préalablement quelques dispositions primordiales du régime comptable des syndicats.

 

I.               Les règles de la comptabilité d’exercice

Les comptes d’une personne morale sont établis pour une période déterminée, habituellement une année civile. Les comptes de l’exercice N comportent exclusivement les opérations constatées ou réalisées  du 1er janvier au 31 décembre de l’année N.

L’article 5 du décret du 14 mars 2005 énonce que « l’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. »

A.             Le rattachement des écritures à l’exercice concerné.

L’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 précise que les comptes du syndicat comportent notamment « les charges et produits de l’exercice ».

L’article 2 du décret du 14 mars 2005 énonce en son dernier alinéa que « sont rattachés à l’exercice les produits acquis (produits reçus et à recevoir) et les charges supportées (charges réglées et à régler) au titre de l’exercice ».

Le plan comptable prévoit néanmoins le traitement des charges ou produits attachés à deux exercices. Les comptes 486 (Charges constatées d’avance) et 487 (Produits encaissés d’avance) permettent d’enregistrer à ce titre des écritures  qui seront reprises à l’ouverture de l’exercice N + 1. Il est ainsi possible de ventiler des factures portant sur l’exercice N pour une partie et sur N + 1 pour le solde (une prime d’assurance par exemple)

Il permet également d’évoquer des opérations prévisibles à la date de clôture. Ainsi pour des factures prévisibles mais non encore reçues ou des chèques reçus  mais non remis en banque.

Il est aussi possible de régulariser une charge omise dans l’exercice N – 1. Elle peut être mise en répartition dans les comptes de l’exercice N mais doit apparaître distinctement comme une charge antérieure. Cela permet de ne pas en tenir compte pour l’établissement du budget prévisionnel.

 

B.            L’indépendance des exercices

Cette règle, liée à celle du rattachement, interdit d’enregistrer dans les comptes de l’exercice N des opérations effectuées en N + 1. C’est le cas pour le paiement effectué en N + 1 d’une charge rattachée légitimement à l’exercice N.

Il est nécessaire par contre de régulariser en N une charge rattachée à l’exercice N mais constatée d’avance en N – 1 dans le compte 486 et reprise au 1er janvier N.

Nous verrons en outre que la clôture de l’exercice N détermine strictement les soldes de certains comptes apparaissant au 31 décembre N et susceptibles d’être repris au 1er janvier N + 1.

 

C.            La clôture de l’exercice

La clôture définitive d’un exercice interdit au syndic d’enregistrer de nouvelles écritures dans l’exercice clôturé. A cet effet l’article  de l’arrêté du 14 mars 2005 précise : « Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d’arrêté des comptes ».

Dans la pratique, les logiciels professionnels de comptabilité comportent un dispositif de verrouillage interdisant l’accès aux écritures de l’exercice clôturé.

S’agissant des syndicats de copropriétaires, la clôture de l’exercice est subordonnée à l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Cette approbation pouvant être assortie de modifications à apporter aux comptes, les logiciels comportent un dispositif de clôture provisoire et de réouverture permettant d’effectuer les rectifications décidées. Le syndic doit ensuite mettre en œuvre la clôture définitive.

Celle ci interdit tout nouvel accès et garantit l’intangibilité des écritures.

 

Mécanisme de la clôture

Les formateurs écrivent couramment que « La clôture d'un exercice ne présente pas de grande difficulté, elle se fait simplement par le menu « Clôturer », les réelles difficultés résident dans les opérations à réaliser avant cette clôture ».

On ne peut cliquer sur « clôturer » qu’après avoir édité un grand-livre et une balance puis vérifié qu’il n’existe aucune anomalie.

La clôture des comptes d’un syndicat de copropriétaires présente une réelle spécificité par comparaison avec la clôture des comptes d’un établissement commercial mais les principes élémentaires sont identiques. Dans notre domaine le « résultat » n’est ni une perte ni un bénéfice.

 

La clôture de l’exercice fait apparaître un « résultat » au titre des charges courantes. Pour les syndicats de copropriétaires, c’est la différence entre le montant des charges et celui des provisions appelées. C’est une insuffisance (charges > provisions ) ou un excédant (charges < provisions)

Pour ce faire les comptes de charges 60 à 66 sont soldés par le débit de 701.

Elle comporte impérativement la répartition des charges et produits entre les lots et finalement entre les copropriétaires auxquels ils appartiennent. La répartition emporte les conséquences suivantes :

Les charges sont débitées aux comptes 450nn des copropriétaires par le crédit du 701

Les provisions appelées sont créditées aux comptes 450nn des copropriétaires  par le débit du 701.

Ces opérations soldent le compte 701.

S’il y a lieu, elle fait aussi apparaître un « résultat » au titre des charges exceptionnelles comme les dépenses de travaux de l’article 14-2 de la loi de 1965, pour des chantiers achevés avant la date de clôture et dont les comptes ont pu être établis avant cette date. Il s’agit pareillement de la différence entre le coût des travaux et le montant des provisions appelées.

Le mécanisme est identique. Il met en jeu le compte 671nn ouvert pour le chantier (et le cas échéant 672) et le compte 702. Le compte 671nn est soldé par le débit de 702. La répartition du coût des travaux et la restitution des provisions appelées permettent de solder le compte 702.

 

Effets de la clôture

Elle impose en premier lieu de solder les comptes de charges et les comptes de produits comme on vient de le voir.

Nous limitons ici cette observation aux comptes 6 et 7 couramment utilisés et faisons ici abstraction des particularités relatives à certains de ces comptes (par exemple 677 et 678 ou 78)

Elle impose également, sauf impossibilité légitime,  de solder différents autres comptes. Par exemple les comptes 46 (débiteurs et créditeurs divers) et 47 (comptes d’attente).

Un grand nombre de comptes demeurent normalement débiteurs ou créditeurs à la date de clôture. Ainsi par exemple les comptes 1031 (avance de trésorerie) et 512 (banque) qui sont soit créditeur  pour le 1031, soit débiteur (en principe) pour le 512. Ces soldes seront repris au 1er janvier N + 1 en « à nouveau ».

Elle fait au contraire disparaître les sous-totalisations et totalisations des opérations de l’exercice N que l’on trouve notamment dans la balance comptable classique. On ne doit en aucun cas les retrouver en N + 1. Dans bien des comptabilités syndicales, l’omission de clôture effective des exercices fait apparaître des cumuls aberrants dans les balances.

Pour éclairer cette dernière indication, nous reproduisons ci dessous un extrait d’une balance classique :

 

Extrait de balance 2010

Mouvements

Soldes

 

 

débit

crédit

 

 

450-01

Copropriétaire 4500-1204

8752,66

9109,70

 

357,04

450-02

Copropriétaire 4500-145 1

20993,41

687,62

20305,79

0

450-03

Copropriétaire 4500-150

1068,88

1106,29

 

37,41

450-04

Copropriétaire 4500-1601

5606,54

6138,54

 

532,00

 

Sous-totaux  450

36421,49

17042,15

20305,79

926,45

 

Solde compte 450

 

19379,34

 

19379,34

Exemple : Si le syndic n’a pas clôturé l’exercice 2010, les soldes à fin 2011 reprendront les totaux des mouvements antérieurs : 36421,49 et 17042,15 !!!

 

II.             les infractions constatées

Nous en trouvons un échantillon significatif dans les comptes d’une copropriété parisienne groupant une vingtaine de copropriétaires. Elle est administrée par un syndic professionnel dépendant d’un groupe justement réputé qui fait rarement la « une » des publications consuméristes dédiées.

Nos observations portent sur les comptes de l’exercice 2011, mais il faut savoir qu’il a été constaté, dans un premier temps, que la tenue et la présentation des comptes de 2009, qui avaient été approuvés par l’assemblée générale, se sont révélées par la suite incohérentes. Notons toutefois que les irrégularités n’affectaient pas le décompte des charges à répartir. Comme le conseil syndical avait limité ses contrôles à ce décompte, - ce qui est très fréquent -, les incohérences n’avaient  pas été relevées.

Pour obtenir la remise en ordre, il a été nécessaire de demander l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire tenue en 2011 de deux questions tendant à l’annulation de l’approbation des comptes 2009 décidée par l’assemblée générale ordinaire tenue en 2010.

Finalement le syndic a pris en considération les observations présentées et il a présenté un grand-livre et une balance rectifiés dans un délai permettant le retrait de la demande d’inscription. Le conseil syndical, seul, a été tenu informé de l’incident.

 

Les comptes de 2010 ont été vérifiés en même temps que ceux, rectifiés, de 2009. A propos de 2010, des observations ont néanmoins été formulées sur le caractère irrégulier de certaines pratiques.

On trouvait ainsi dans les comptes arrêtés au 31 décembre 2010 des paiements effectués en 2011 sur les travaux de remplacement d’un interphone réalisés en février 2011 !

Le compte de définitif de ces travaux avait pu être établi en mars 2011. Il était donc possible de présenter ce compte à l’approbation de l’assemblée, mais seulement sous la forme d’un document extra comptable dactylographié. Le syndic n’a pas pris cette précaution. Ces écritures de 2011 ont été intégrées dans l’exercice 2010.

L’omission de clôture provisoire de l’exercice 2010 a permis cette énorme bévue. On peut penser que le logiciel aurait dû rejeter l’insertion d’écritures datées de 2011.

Il a été pris acte de ce que la mise en place d’un nouveau logiciel commun, - semble-t-il -, à tous les cabinets du groupe, devait permettre une amélioration sensible.

 

De fait, il est apparu, à l’occasion d’un contrôle au cours de l’exercice, que le nouvel outil fournissait des documents comptables de meilleure qualité. Mais les prestations d’un logiciel dépendent en grande partie de la bonne qualité de son maniement !

 

A.             les infractions lourdes

 

En fin d’exercice, l’annexe 1 (État financier après répartition des charges et produits) comportait des anomalies flagrantes :

Dans le cadre II Créances il existe une ligne 408 Factures non parvenues 580 €. Or l’enregistrement d’une facture non parvenue ne peut être qu’au crédit et donc dans les dettes. De plus il ne peut y avoir de dette du syndicat au titre d’une facture non parvenue.

Notons qu’il y a sur ce point controverse à propos du modèle officiel de l’annexe 1.

L’article 10 de l’arrêté indique que le compte 40 (qui figure seul dans le cadre II Dettes) « comprend trois comptes 401 Factures parvenues, 408 Factures non parvenues et 409 Fournisseurs débiteurs ». Il n’est pas douteux que le solde du compte 401 doive figurer dans le cadre II dettes. On ne sait pas si le compte 408 doit également y figurer. Il est par contre certain que le compte 409 ne peut y figurer car il s’agit d’une créance conditionnelle du syndicat correspondant aux acomptes versés à la commande aux fournisseurs.

Pour un chantier déterminé, l’acompte versé doit être restitué au syndicat si l’entrepreneur s’avère défaillant dans l’exécution du chantier. Si au contraire l’entrepreneur respecte son obligation, la somme figurant au débit du 409 est imputée prioritairement sur les premières situations de travaux adressées au syndic. Pour chaque situation le 409 est crédité du montant de la situation par le débit du 4010 de l’entrepreneur, et ce jusqu’à épuisement du 409.

Or le modèle de l’annexe 1 ne mentionne pas le compte 40 dans le cadre II Créances

Il reste que la ligne 408 incriminée est illicite.

 

Dans le cadre II Créances, le compte 471 (compte d’attente débiteur) présente un solde de 2261 € qui correspond en réalité à l’insuffisance finale au titre des charges courantes apparaissant dans la colonne N de l’annexe 2. Cette pratique malheureusement courante montre qu’en réalité l’annexe 1 est établie avant répartition. L’examen de la balance montre effectivement que les comptes de charges et le compte 701 ne sont  pas soldés.

Sur ce point, les syndics font valoir que le projet de comptes des charges peut être modifié par l’assemblée générale. L’objection doit être rejetée. La répartition doit être réalisée en fonction du projet. En cas de modification, il convient de lever la clôture provisoire, passer les rectifications décidées puis effectuer une nouvelle répartition.

 

Une anomalie beaucoup plus grave est la présence d’une ligne orpheline (sans numéro de compte) baptisée « Résultat classe 600 à 799 » pour un montant de 3961 € pris en compte dans la totalisation du cadre Dettes de l’annexe 1.

Or l’état financier doit être établi conformément au modèle officiel qui ne permet d’y faire figurer que des soldes correspondant à l’un des comptes figurant dans le modèle. Il n’est pas permis de faire figurer des lignes supplémentaires sans numéro de compte.

Une vérification a permis de constater qu’il s’agissait d’une masse fourre-tout dans laquelle avaient été insérés des soldes divers, soit débiteurs soit créditeurs. Il s’agit d’une nouvelle infraction puisqu’il est interdit de pratiquer la compensation d’écritures débitrices et créditrices.

 

Dans l’annexe 4 (travaux terminés), on ne trouve aucune trace des travaux de remplacement de l’interphone effectués et payés en février 2011. Nous avons indiqué plus haut qu’ils figuraient dans les comptes de l’exercice 2010 !!!

Elle comporte à juste titre les comptes d’un chantier de peinture effectué et achevé en 2011.

Le rapport du conseil syndical indique que les dernières factures ont été remises au syndic avant la clôture de l’exercice et que le montant total du coût du chantier était de 19 818 € (hors honoraires du syndic). On trouve bien ce montant dans l’annexe 4. Mais on ne le retrouve pas dans le compte 4010 de l’entrepreneur, crédité de seulement 17 654 € ! Force est de constater que les dernières factures n’ont pas été enregistrées, observation étant faite que leur montant total correspond bien à la différence entre les montants sus indiqués, soit 2164 €.

On devait en outre trouver cette même somme dans le cadre II Dettes en 401 puisque les dernières factures demeuraient impayées à la clôture de l’exercice.

 

Dans la balance présentée on constate les conséquences de l’omission systématique de la clôture des exercices. Le budget courant de ce syndicat est de l’ordre du 30 000 €. Les appels provisionnels au titre des charges courantes sont bien évidemment d’un montant identique.

Or on constate qu’au titre des charges courantes de la classe 6 la totalisation est de 334 092 €. Le cumul reprend en fait les totalisations des quatre exercices traités par le syndic depuis son entrée en fonction. L’énormité de la somme s’explique par le fait qu’à plusieurs reprises le syndic a dû effectuer des régularisations globales. Pour un même exercice, la totalisation a pu être de 60 000 voire 90 000 ou même 120 000 €. On retrouve des errements identiques pour la totalisation des appels de provisions qui apparaît pour 334 114 €.

 

Ces anomalies sont d’autant plus graves que la gestion de la trésorerie est assurée par un compte bancaire unique ouvert au nom du syndic et sans sous-compte individualisé. Dans ce cas, le contrôle physique de la trésorerie syndicale est impossible. On considère souvent que le montant de la trésorerie représente en réalité le solde des écritures de l’exercice, soit une sorte de variable d’ajustement. Cette pratique est, bien entendu, inadmissible.

Dans un syndicat de ce type, il est généralement facile de s’assurer que le montant indiqué est au moins vraisemblable dès lors que l’ensemble des écritures est cohérent. Il est légitime de s’interroger sur l’exactitude de l’indication fournie par le syndic lorsque la comptabilité comporte des erreurs aussi flagrantes. Pour autant, on ne met pas en cause l’intégrité du syndic, incontestable en l’espèce.

Il faut préciser à cet égard que le grand livre présente un compte 512 (banque) détaillé mais difficilement contrôlable en raison des cumuls de soldes antérieurs évoqués ci dessus.

 

B.            les infractions « vénielles »

Pour vénielles qu’elles soient, les infractions décrites ci dessous ne sont pas dépourvues d’incidences critiquables sur la gestion financière du syndicat.

Bases d’établissement du budget prévisionnel non pertinentes

Le relevé des charges courantes pour l’exercice 2011 est présenté pour 35761 € soit 32 080 pour les charges communes générales et 3681 pour les charges d’ascenseur.

Dans la catégorie des charges générales figurent une facture liée  à l’exercice 2010 et trois factures qui auraient dû être passées dans les comptes de travaux. Le tout représente un montant de 3686 €.

Dans la catégorie des charges d’ascenseur : même observation pour une facture de 621 €.

On admet volontiers que, financièrement, les erreurs de classement sont sans conséquence car ces factures devaient être réparties.

Il par contre évident que pour l’établissement des budgets prévisionnels, il ne fallait retenir que le montant réel des charges courantes de l’exercice, soit 31 454 €  L’erreur est de 14 %

 

Traitement des salaires et charges sociales

En ce qui concerne le traitement des salaires et charges sociales liés à l’emploi d’une concierge, le syndic, comme bien d’autres, fait apparaître dans le relevé des charges le salaire net payé.

Il ajoute le montant cumulé des charges sociales patronales et salariales.

Or c’est le salaire brut qui doit figurer dans le relevé des charges, auquel il faut ajouter exclusivement les charges sociales patronales.

Cette pratique complique le contrôle des comptes puisqu’elle ne permet d’utiliser le rapport usuel en pourcentage existant entre les salaires et les charges sociales.

Elle a en outre l’inconvénient de masquer le traitement des avantages en nature (notamment l’indemnité de logement) qui devraient apparaître en produits dans les comptes.

 

Traitement des charges locatives récupérables

Le syndic n’est pas officiellement tenu de faire ressortir les charges locatives récupérables au profit des copropriétaires bailleurs. De fait c’est absolument nécessaire puisqu’en cas de litige, le syndic est fatalement mis à contribution pour fournir les pièces à un expert judiciaire. Juridiquement, l’utilisation par un syndic de formules comportant une colonne pour ce traitement a pour effet de pouvoir considérer qu’il s’oblige à le réaliser.

Il n’est tenu qu’à présenter des informations qui doivent être utilisées par les bailleurs en fonction des différents régimes de location. Dans le cas de ce syndicat, les indications fournies en 2009 étaient grossièrement erronées. Les charges récupérables étaient majorées de 20 % environ. Un mécanisme de contrôle préalable a été mis en place pour éviter ces dérives incompréhensibles.

Cette défaillance est d’autant plus surprenante que le syndic professionnel pratique également la gestion locative.

 

Défaut de communication du projet d’état individuel de répartition des comptes

L’article 11 II 5° ( issu du décret 2010-391 du 20 avril 2010) impose d’annexer ce document à la convocation pour l’assemblée appelée à approuver les comptes.

Il s’agit en fait du relevé individuel des charges pro-forma. 

Cet envoi est imposé « pour l’information des copropriétaires » et non « pour la validité de la décision ».

Il ne faut pas, à notre avis, en déduire que son omission est dépourvue de sanction. L’information préalable des personnes appelées à participer à l’assemblée d’une institution collective est, depuis deux mille ans une condition fondamentale de la validité de l’assemblée. Sur ce point, la distinction en I et II qu’on trouve dans l’article 11 du décret est très contestable.

C’est particulièrement vrai pour le projet d’état individuel de répartition des comptes  qui est un élément primordial d’information. Chaque copropriétaire doit pouvoir vérifier le décompte détaillé de sa participation finale aux charges de l’exercice, en fonction du relevé général des charges et de sa contribution dans chaque catégorie de charges.

Ici, le syndic joint en annexe 7 un état des soldes des copropriétaires présentant en colonne 1 les soldes antérieurs éventuels, en colonne 2 les « soldes en attente d’imputation » (c’est à dire les quotes-parts individuelles globales dans les insuffisances ou excédents) et en colonne 3 le cumul des colonnes 1 et 2. Ce document est dépourvu d’intérêt

 

III.           Conclusion

Il y a beaucoup à dire à propos de la comptabilité des syndicats de copropriétaires.

La réforme a été beaucoup trop tardive. Il faut néanmoins saluer son apparition.

Elle n’a pas été « accompagnée » efficacement (information des syndics, des copropriétaires … et des informaticiens spécialisés). Elle n’a pas été « suivie » (traitement des observations des auteurs et utilisateurs ; comblement des lacunes).

Mieux encore elle a été violée. Sa partie législative a été violée par les auteurs de son décret d’application pour ce qui est d’un de ses principes essentiels. L’Association des Responsables de Copropriétés, qui a apporté son concours à l’établissement des textes, n’hésite pas à proclamer que le décret a « balayé » la notion d’engagement juridique !

 

Ce mauvais exemple est suivi plus modestement par certains syndics professionnels.

Nos observations ne relèvent pas des pratiques anciennes de l’adjudant de quartier.

L’honnêteté du syndic concerné ne saurait être mise en doute. Il peut être considéré comme la première victime de sa légèreté assimilable à une incompétence coupable. Quand nous indiquons que l’on peut douter de son indication relative au montant de la trésorerie (par exemple 5 200 €), cela veut dire que la trésorerie réelle est peut-être de 5 600 €, mais aussi bien qu’elle est peut-être de 4800 €, et encore que le montant indiqué est peut-être exact mais qu’il est impossible de le vérifier.

Les comptes de certains syndicats de copropriétaires sont contrôlés par des intervenants extérieurs. Certains d’entre eux  relèvent des infractions de ce type. D’autres non. Elles sont  rarement sanctionnées par les assemblées générales.

La responsabilité des conseils syndicaux (plus exactement de certains au moins de leurs membres) peut-elle être mise en cause ? Sans aucun doute lorsqu’ils ont été alertés par un intervenant extérieur et demeurent passifs. Mais, plus généralement, il faut reconnaître que l’on ne peut exiger de tous les conseillers syndicaux une compétence suffisante pour déceler toutes les anomalies d’une comptabilité défectueuse. Et, d’autre part, on ne peut pas prétendre que le régime comptable des syndicats de copropriétaires est excessivement complexe.

S’il était possible d’établir pour une année déterminée les conséquences financières de tels errements pour tous les syndicats français, on serait sans doute surpris de leur importance globale.

 

Il est alors surprenant de constater l’importance des certaines controverses sur des difficultés certaines mais finalement assez mineures et le relatif silence qui entoure les infractions de ce type.

 

 

 

 

 

Mise à jour

16/05/2012