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7 / 4.2.2

Guide d’utilisation du plan comptable (Classe 4)

 

Références :  art. DC 10 = article 10 du décret comptable du 14 mars 2005

De même :   .art. AC 10 = article 10 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005

 

 

La Classe 4 du plan comptable comporte l’ensemble des comptes de tiers. Il s’agit classiquement des comptes suivants :

Fournisseurs

Personnel

Sécurité sociale et autres organismes sociaux

État et collectivités territoriales

 

Il s’agit de tiers «  partenaires »habituels de tout syndicat. Ils sont des tiers externes.

Dans le cas particulier des syndicats de copropriétaires, il est techniquement nécessaire de considérer les copropriétaires comme des tiers, bien qu’ils soient membres du syndicat. Ils sont des tiers internes. On doit donc les ajouter à la liste :

Copropriétaires

Enfin le plan comptable des syndicats reprend des comptes utilisés par la comptabilité classique :

Débiteurs et créditeurs divers

Comptes d’attente

Comptes de régularisation

Dépréciation des comptes de tiers

 

40          Fournisseurs

 

On entend par « fournisseur » tout partenaire du syndicat ayant vocation à lui facturer des fournitures ou prestations de services, exclusion faite des « partenaires » dotés d’un compte de tiers spécifique (salariés, sécurité sociale et organismes sociaux, État et collectivités locales).

Chaque fournisseur est doté d’un code (002 à nnnn). Le syndic rémunéré a pour code 001. Si le plombier Dupont a pour code 126, son compte fournisseur pour les factures parvenues est 401126. Chez un syndic professionnel, le plombier Dupont conserve son code 126 pour tous les immeubles dans lesquels il intervient. Son compte est alors complété par le code de l’immeuble : 105-401126. Il existe trois sortes de comptes fournisseurs.

 

401        Fournisseurs – factures parvenues

Le fonctionnement de ce compte est très simple. La facture de Dupont de 112 € est enregistrée (en ttc) au crédit de son compte 401126 (le syndicat est débiteur de la facture) par le débit du compte de charges approprié (6nnn).

Lors du paiement de la facture, le compte 401126 est débité par le crédit du compte de la banque (5nnnn).

L’article AC 10 prévoit qu’est ainsi enregistré le montant des factures, mémoires, situations, parvenus avant la clôture de l’exercice.

 

Dans le cas particulier des honoraires du syndic, les charges correspondantes doivent être ventilées dans les différents comptes 621 à 6223.

On s’interroge sur la fonction du compte 6222 (prestations particulières). On songe a priori aux honoraires liés à des prestations exceptionnelles exigées par des opérations individualisées (honoraires en cas de mutation ou de recouvrement des charges). Mais ils ne doivent figurer dans la comptabilité du syndicat que s’ils sont effectivement facturés au syndicat et payés par celui-ci, puis décomptés aux intéressés comme charges individuelles.

Il n’en est pas ainsi lorsqu’ils sont facturés directement par le syndic aux vendeurs par exemple. Pourtant, dans ce cas, ils sont souvent payés par le notaire en même temps que les sommes dues au syndicat par le vendeur ou l’acquéreur (reconstitution des avances). Les fonds passent dons par le compte bancaire du syndicat et doivent être enregistrés d’une manière ou d’une autre dans la comptabilité syndicale.

 

408        Fournisseurs – factures non parvenues

Le plombier Dupont, bien qu’ayant effectué la réparation demandée, n’a pas adressé sa facture avant la date de clôture de l’exercice. En comptabilité classique, on utilise alors la procédure d’engagement simplifié en fin d’exercice pour assurer l’exactitude des comptes. Les tenants de l’utilisation de ce mécanisme pour les syndicats suggèrent de passer une écriture au crédit du compte 408 soit pour un montant précis correspondant au devis accepté (ici 112 €) soit pour un montant estimé. La contrepartie est passée au débit du compte de charges approprié. Ce mécanisme exigera une régularisation au cours de l’exercice suivant.

L’article AC 10 limite l’utilisation de ce compte à l’enregistrement du montant des fournitures réceptionnées, des prestations de services effectuées ou de travaux réalisés au cours de l’exercice et dont la facture n’a pas été reçue au cours de l’exercice.

Dans ce cas, la procédure d’engagement n’est utilisée qu’en fin d’exercice.

Nous estimons qu’au contraire la procédure d’engagement juridique doit être utilisée tout au long de l’exercice. Le fait générateur de l’engagement est alors l’ordre de service qui rend le syndicat débiteur, sous condition de l’exécution de la prestation demandée. Nous avons déjà indiqué que, sur ce point, le décret et l’arrêté comptables du 14 mai 2005 ne respectent pas les dispositions de l’article 14-3 de la loi.

 

Si l’on retient le mécanisme de l’engagement simplifié qui semble avoir la préférence des praticiens, l’engagement (facture non parvenue) est enregistré au crédit du 408 par le débit du compte 6 (charges) correspondant à la nature de la prestation. Cette charge sera mise en répartition.

L’écriture figurant au crédit du 408 sera reprise dans le même sens au premier jour de l’exercice suivant (N+1). A ce moment elle n’a plus de contrepartie spécifique car la charge correspondante disparaît à la clôture de son exercice de rattachement.

La situation est dénouée au jour de la réception de la facture. Son montant est enregistré au crédit du compte 401 du fournisseur. Pour déterminer la ou les contreparties, il faut vérifier si le montant de la facture est strictement identique à celui de l’engagement.

Dans l’affirmative, il suffit de débiter le 408 par le crédit du 401 du fournisseur.

Si le montant de la facture 115 € est supérieur à celui de l’engagement (112 €), il faut enregistrer 115 € au crédit du 401, 112 au débit du 408 et 3 au débit du compte des charges. Il n’y a pas en effet d’autre solution que de déroger au principe du rattachement de la charge à l’exercice puisque l’exercice précédent est clos.

Si le montant de la facture est inférieur, la même opération est effectuée mais la différence est inscrite au crédit du même compte de charges.

 

ENGAGEMENT EXERCICE N

 

compte

libellé

banque

fournisseurs

FNP

charges

408

FNP fournisseur 126

112

615260

Réparation porte

112

112

112

 

PURGE DE L’ENGAGEMENT  N+1

 

compte

libellé

banque

fournisseurs

FNP

charges

1

408

à nouveau FNP fournisr 126

112

2

401126

fac fournisseur 126

115

2

408

annulation FNP fournisr 126

112

2

615260

Solde réparation porte

3

3

401126

paiement fournis 126

115

3

512

paiement fournis 126

115

115

115

115

112

112

3

 

Dans le cas ci dessus (facture > engagement), les comptes 401 et 408 sont soldés. Le paiement est enregistré au crédit de la banque et 3 € sont passés dans les charges.

Si la facture est égale à l’engagement, l’opération ne génère aucune charge complémentaire en N+1.

Si la facture est de 109 €, c’est un solde de 3 € qui apparaît au crédit des charges de N + 1.

 

Comment le syndic doit-il recenser les factures non parvenues en fin d’exercice ?

Il doit se placer à la date de fin d’exercice (31 décembre 2010 par exemple) mais le traitement est effectué dans les semaines qui suivent.

Le principe du rattachement à l’exercice doit être respecté.

Au moment du traitement, le syndic dispose de factures parvenues après le 31 décembre 2010. Il peut les enregistrer en 408 sans hésitation pour les montants exacts si elles répondent aux critères requis.

Il peut aussi avoir retrouvé une facture parvenue en temps utile (datée de 2010). Il doit alors l’enregistrer en 401nn et en 6nnn et non pas en 408.

Dans les cas qui suivent, il est nécessaire de procéder à l’estimation du montant à enregistrer. Une bonne pratique est d’insérer l’abréviation « FNP » dans l’enregistrement. Il est ensuite facile de repérer ces factures.

Le syndic doit vérifier dans les comptes de charges qu’il n’existe pas un poste non servi alors qu’il devrait manifestement comporter une charge. C’est souvent le cas pour une charge fiscale dont l’avertissement a été mal classé ou égaré par le service postal. Il peut aussi s’agir d’une entreprise qui a disparu !!

Une facture non parvenue chevauchant l’exercice clos et le suivant peut être enregistrée en 408. Elle est  enregistrée pour son estimation totale au crédit de 408 par 1 - le débit d’un 6nnn pour la part imputable à l’exercice clos et 2 - le débit du 486 pour la part imputable à l’exercice suivant. En 2011, le 486 est crédité par le débit du 6nnnn ; à réception de la facture, le 408 est débité par le crédit du 401nn dédié.

La vérification des ordres de service émis peut faire apparaître qu’un dépannage effectué en octobre n’a pas été facturé.

A l’inverse, il doit vérifier qu’il n’existe pas dans le 408 un enregistrement malencontreux. Une facture parvenue en novembre 2010 a été enregistrée à tort dans le 408. Le compte doit alors être allégé immédiatement.

Ce traitement est fastidieux. Les syndics doivent admettre que le temps passé n’est pas perdu. C’est autant de temps économisé pour l’exercice suivant, et l’avantage d’une assemblée générale plus sereine !

 

409        Fournisseurs débiteurs

Ce compte est utilisé pour enregistrer les acomptes versés aux fournisseurs lors de la commande.

Il est exclusivement réservé à cet usage. Il n’y a donc pas lieu d’y enregistrer la position d’un fournisseur qui serait débiteur pour avoir bénéficié d’un double paiement effectué par erreur. Cette position doit être maintenue dans le compte 401nn du fournisseur. Il en est ainsi a fortiori s’il s’agit d’un fournisseur habituel puisque la régularisation peut alors être effectuée à l’occasion d’un paiement ultérieur.

S’il s’agit d’un fournisseur occasionnel, il est possible de virer l’écriture au débit du compte 461 débiteurs divers mais elle sera alors moins visible. Le maintien en 401 assure une alerte permanente pour permettre le règlement de l’incident.

 

L’acompte versé au fournisseur 126 est enregistré au débit du compte 409126 (le syndicat reste créancier de la somme en cas de non-exécution du travail commandé) par le crédit de la banque 5nnn (article 10 de l’arrêté).

A réception de la facture qui est enregistrée au crédit du 401126, il est crédité par le débit du compte du 401126 . De cette manière le paiement d’avance est imputé sur le montant de la facture. En principe l’opération comptable correspond exactement aux indications figurant sur la facture qui doit faire mention de l’acompte reçu et faire apparaître le solde finalement dû.

Notez qu’en cas d’erreur de paiement (une facture de 112 € est payée pour 132 €), la différence demeure au compte 401126 pour régularisation, sans être virée au compte 409.

Le paiement du solde de la facture sera enregistré comme indiqué plus haut au débit du 401126 par le crédit de la banque.

 

Pour les chantiers importants, il est nécessaire de rappeler le mécanisme d’imputation de l’acompte versé à la commande des travaux (Cf. 7-5-2-5 Établissement de l’annexe 5).

L’arrêté du 14 mars 2005 et la Recommandation n° 6 (7 décembre 2006) négligent la pratique habituelle du paiement d’un acompte à la commande qui doit être enregistré au débit du compte 409 (fournisseurs débiteurs) par le crédit du compte de banque.

L’acompte à la commande n’est pas facturé à proprement parler. Son fondement juridique est une clause du marché précisant les modalités de la commande et celles du paiement des travaux. Cette clause précise le montant de l’acompte à joindre à la commande ou les modalités de son calcul. Le syndic doit donc joindre spontanément l’acompte à l’ordre de service. L’entrepreneur doit lui adresser un reçu de ce versement précisant la ventilation entre le hors taxes et la TVA. A noter que l’acompte ne peut bénéficier de la TVA au taux réduit que si le syndic a joint l’attestation nécessaire à l’ordre de service.

L’acompte à la commande ne doit donc pas figurer dans le 401nn de l’entrepreneur, mais en 409 comme indiqué plus haut.

L’arrêté ne donne aucune précision sur la procédure à respecter ensuite pour l’apurement du compte 409 !

 

Il faut donc rappeler ici le mécanisme habituel d’apurement de l’acompte à la commande. Il doit être imputé sur la ou les premières situations de chantier émises par l’entrepreneur qui doit veiller à effectuer cette opération et à présenter en conséquence ces situations d’avancement du chantier.

Pour un chantier d’un montant de 90 000 € pour lequel un acompte à la commande de 30 000 € a été versé, on doit trouver ainsi :

 

Avancement

Montant

Imputation

A payer

Solde avance

Avance payée

0 %

30000

Situation 1

20 %

18000

18000

0

12000

Situation 2

20 %

18000

12000

6000

0

Situation 3

20 %

18000

0

18000

Etc

 

Les trois situations de 18000 € doivent être enregistrées au crédit du 401nn de l’entrepreneur.

Les deux imputations de 18000 et 12000 € doivent être constatées par le crédit du 409 et le débit du 401nn de l’entrepreneur. Le 409 est alors purgé.

Les paiements de 6000 et 18000 € sont enregistrés au débit du 401nn de l’entrepreneur par le débit du compte de banque.

 

42        Personnel

 

Une pratique habituelle des syndics professionnels est de faire apparaître dans les relevés de charges

D’une part le salaire net payé aux salariés du syndicat

D’autre part, au titre des charges sociales le cumul des quotes-parts patronales et salariales

Cette pratique nous paraît vicieuse pour deux raisons :

Elle ne présente pas un tableau fidèle des obligations syndicales au titre des salaires et charges sociales. C’est bien le salaire brut qui est à la charge du syndicat. La retenue par l’employeur de la quote-part salariale n’est qu’une modalité procédurale assurant aux organismes sociaux une simplification et une garantie de recouvrement.

Elle fait apparaître un rapport erroné entre les salaires et les charges.

 

Si l’on prend l’hypothèse d’un salaire brut de 2000 € avec une quote-part salariale de 400 € , le salaire et les charges sociales doivent apparaître comme suit dans le relevé général des charges :

Salaire concierge :                2000

Charges sociales :                  777

Le mécanisme critiqué fait apparaître :

Salaire concierge :               1600

Charges sociales :               1177

Soit un rapport charges sociales / salaires de 39 % dans le premier cas, de 73 % dans le second.

 

Le mécanisme critiqué est le suivant :

Le compte 421 (rémunérations dues) est crédité, mois par mois, des sommes « net à payer » figurant sur les bulletins de paye des salariés du syndicat. A cet effet il est possible d’ouvrir des sous comptes 421001, 421002, etc., pour assurer le classement par mois. La contrepartie est le compte 641 des charges de salaires.

Il est également possible d’ouvrir un sous-compte pour les avances faites au personnel.

Le compte 421 est débité par le paiement des salaires. La contrepartie est le compte de banque 5nnn.

Les charges sociales qui sont portées au crédit des comptes 431 et 432. Ils se cumulent jusqu’à la date d’établissement des déclarations sociales.

Il faut tenir compte également de la taxe sur les salaires due par certains syndicats. Elle est portée au crédit du compte 443 par le débit du compte 643.

Généralement, le traitement des salaires est effectué au moyen d’un logiciel spécifique. Les données sont ensuite copiées dans le traitement informatisé de gestion.

 

Le mécanisme souhaitable est le suivant :

Le compte 421 (rémunérations dues) est crédité, mois par mois, des sommes « salaire brut » figurant sur les bulletins de paye des salariés du syndicat, par le débit du compte 641 (charges de salaires).

Le compte 421 est par ailleurs débité des retenues au titre des quotes-parts salariales sur les charges sociales.

Voir pour l’étude complète du traitement comptable des salaires : 7-6-8.

 

Dans les copropriétés importantes, il est conseillé d’ouvrir un compte pour provisionner les indemnités de congés payés des salariés. Il est alors possible mieux renseigner les demandes d’information présentées par les notaires à l’occasion d’une vente de lot.

Il peut également être utile de constituer une provision pour le départ à la retraite d’un salarié.

Ces questions seront approfondies ultérieurement.

 

43        Sécurité sociale et autres organismes sociaux

Le compte 431 est affecté à l’enregistrement des cotisations à verser l’URSSAF (au crédit du compte, par le débit des charges ) et à celui des paiements (au débit du compte par le crédit de la banque).

Dans le compte 432 (autres organismes sociaux), il convient d’ouvrir autant de sous-comptes (4321, 4322, etc.) qu’il y a d’organismes tels que le GARP, la CRIP, etc. Dans chacun de ces comptes les mouvements sont identiques à ceux relatifs à l’URSSAF.

Nous rappelons à ce sujet nos observations présentées ci dessus (42)

 

44        État et collectivités territoriales

Le compte 441 est affecté à l’enregistrement des écritures relatives aux subventions à recevoir de l’État ou d’autres organismes publics. Ce point a été traité dans la partie du guide consacrée à la classe 1 (compte 131).

Le compte 442 est affecté aux écritures relatives aux impôts et versements assimilés. Il peut s’agit de l’impôt foncier ou de la taxe sur les salaires par exemple. Les montants dus, soit en vertu d’un avertissement, soit en vertu des déclarations établies, sont passés au crédit du compte par le débit des charges 6nnn. Les paiements effectués sont passés au débit du compte par le crédit de la banque 5nnn.

Le compte 443 est affecté aux écritures relatives aux aides qui ont été accordées par des collectivités territoriales. L’article AC 10 précise qu’il fonctionne comme le compte 441. Nous renvoyons donc également à la partie du guide consacrée à la classe 1 (compte 131)

 

45        Collectivité des copropriétaires

Les comptes 450 sont affectés aux comptes particuliers des copropriétaires.

Ici, la personne prime le lot. Chaque copropriétaire doit être doté d’un code. Cette affirmation est facile à formuler. Sa mise en oeuvre est parfois plus complexe.

Dans la plupart des cas, un copropriétaire est propriétaire d’un lot principal et d’un ou plusieurs  lots accessoires (parking et cave par exemple). La pratique courante est de créer les codes des copropriétaires en fonction de la numérotation des lots principaux. Dubois, propriétaire du lot 1, est doté du code 450001. Le propriétaire du lot 2 est doté du compte 450002, et ainsi de suite. Cette codification correspond aux exigences minimales. Elle peut être établie de manière différente.

 

L’article 10 de l’arrêté prévoit que l’assemblée générale peut exiger du syndic la ventilation permanente des écritures en quatre sous-comptes :

450-1                Copropriétaire – budget prévisionnel

450-2                Copropriétaire – travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles

450-3                Copropriétaire – avances

450-4                Copropriétaire – emprunts

Dans ce cas les codes sont 450001-1, 450001-2, 450001-3, 450001-4 et idem pour les autres copropriétaires.

Quand le syndic est un professionnel, ces codes sont précédés du code de l’immeuble : 325-450001 par exemple ou 325-450001-1 le cas échéant.

Comme la répartition des charges est effectuée, dans un premier temps, entre les lots, le système informatique permet ensuite le rattachement des lots et des montants liés au compte du copropriétaire concerné, en fonction des données permanentes enregistrées.

 

Le système informatique permet également le traitement de situations particulières. Ainsi pour un propriétaire de plusieurs appartements dans le même immeuble. Il peut se contenter d’un compte unique pour tous ses lots mais peut aussi exiger un compte par groupe de lots pour faciliter la gestion des charges locatives récupérables respectivement attachées à chaque groupe.

Il permet encore, en cas de vente d’un groupe de lots, de laisser coexister, pendant le temps nécessaire à l’apurement du compte du vendeur demeurant débiteur envers le syndicat, un compte de vendeur et un compte d’acquéreur pour le groupe vendu. Il suffit d’ajouter un élément de codification approprié.

Pour les indications qui suivent, nous négligerons l’hypothèse d’une ventilation en quatre sous-comptes des écritures. Nos indications pourront être appliquées, mutatis mutandis, à ce cas particulier.

 

Dans les comptes 450, les mouvements sont simples. Il s’agit pour l’essentiel d’enregistrer :

> au débit du compte :

les divers appels de fonds effectués par le syndic, soit au titre du budget prévisionnel, soit au titre des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles, soit au titre des avances diverses.

les insuffisances de provisions révélées par l’approbation des comptes d’un exercice (solde sur charges ou comptes de travaux ou opérations exceptionnelles)

les charges individuelles justifiées

les régularisations éventuelles

 

> au crédit du compte

les paiements effectués

les trop-perçus sur provisions révélés par l’approbation des comptes d’un exercice (solde sur charges ou comptes de travaux de l’article 14-2 ou opérations exceptionnelles), si l’on s’en tient aux prescriptions de l’article AC 10. Il nous paraît plus correct de faire apparaître les provisions appelées pour le lot considéré. Le résultat mathématique est identique mais la procédure est plus orthodoxe et facilite le contrôle du copropriétaire.

les régularisations éventuelles, notamment les virements d’indemnité après sinistre encaissés par le syndicat et revenant au titulaire du compte.

 

Les débits ont pour contrepartie un compte de produits 7nnn  ou un compte d’avance 1nnn

Les provisions du budget prévisionnel vont au crédit du 701

Les provisions pour dépenses « hors budget prévisionnel » vont au crédit de 102 ou 702

L’avance « fonds de réserve » va au crédit du 1031

Les « avances » pour provisions sur travaux futurs vont au crédit du 1032

Les autres avances vont au crédit du 1033

 

Les règlements effectués par les copropriétaires vont au crédit de leurs 450nn par le débit de la banque 5 nnn

Les subventions et emprunts font l’objet de traitements particuliers.

 

Le compte 459 (copropriétaires – créances douteuses) est utilisé pour isoler les comptes des copropriétaires faisant apparaître un risque financier pour le syndicat. Le montant du risque est passé au débit du 459 (le syndicat reste créancier) par le crédit du compte 450nn du copropriétaire concerné. La position de ce compte, immédiatement après les comptes 450 permet de maintenir ces positions débitrices dans une «  liste des débiteurs ».

 

46          Débiteurs et créditeurs divers

 

Il est ventilé en deux sous-comptes 461 (débiteurs divers) et 462 (créditeurs divers) dans lesquels il est possible des créer des sous-comptes (4611 et 4612 par exemple) permettant d’isole les écritures concernant une affaire particulière.

Il est possible en particulier d’enregistrer une indemnité d’assurance après sinistre dont le montant a été fixé mais qui n’a pas encore été payée par l’assureur. Le montant est alors passé au débit du compte 461 par le débit du compte 713. Ce mécanisme nous paraît vicieux car il s’agit en fait d’un produit à recevoir. Il n’existe aucun compte prévu à ce titre.

Ces comptes ne doivent pas recevoir d’écritures relatives à des fournisseurs. Le compte 409 (fournisseurs débiteurs) a pour vocation notamment d’enregistrer les acomptes versés à la commande (voir ci-dessus)

Dans son ouvrage, M. Picault suggère l’ouverture d’un compte 4618 pour les produits de loyers à recevoir. Il serait possible d’ouvrir un compte de même type pour les indemnités d’assurance.

En comptabilité classique il est d’usage d’utiliser des sous-comptes 4686 et 4687 pour enregistrer des charges à payer ou des produits à recevoir. Il est ainsi possible d’inscrire au débit une indemnité d’assurance après sinistre dont le paiement est attendu.

On peut s’interroger sur la possibilité d’utiliser le compte 4686 pour inscrire des engagements juridiques au sens de l’article 14-3 de la loi. Nous avons indiqué ci dessus qu’à notre avis l’enregistrement de factures non parvenues au compte 408, limité aux factures de fournitures livrées et de travaux réalisés, ne répond pas au vœu de la loi. Voir sur ce même point nos observations dans « 48 – comptes de régularisation ».

 

Il est recommandé d’enregistrer en 462 les soldes créditeurs revenant à des copropriétaires vendeurs lorsque ces soldes créditeurs n’ont pu leur être remboursés pour une raison quelconque (en général une nouvelle dresse inconnue). Il est alors nécessaire d’ouvrir un sous compte clairement identifié pour chaque article en faisant figurer la date de la vente qui constitue le point de départ de la prescription.

 

47          Comptes d’attente

 

On enregistre en compte d’attente des opérations dont l’imputation comptable ne peut pas être effectuée dans l’immédiat. C’est le cas pour une indemnité après sinistre dont l’affectation et/ou la répartition doivent être déterminées par une décision de l’assemblée générale.

On retrouve également dans les comptes d’attente des chèques émis par le syndicat, non encaissés par les destinataires. Il est parfois impossible de retrouver ceux-ci. C’est souvent le cas pour le remboursement au propriétaire vendeur d’un solde créditeur après la vente d’un lot. Les fonds doivent être conservés pendant la durée de la prescription soit dix ans.

La tenue des comptes d’attente doit être d’autant plus scrupuleuse que de nombreuses critiques ont été faites aux professionnels à ce sujet. L’article AC 10 impose aux syndics de solder les comptes d’attente en fin d’exercice. A défaut un compte d’attente doit « être justifié ligne à ligne ». Une bonne solution peut être d’ouvrir des sous-comptes d’attente dont le libellé permet un contrôle facile. Il faut ajouter qu’au début de l’exercice suivant les comptes d’attente non soldés doivent être repris en « à nouveau » dans les mêmes conditions (ligne à ligne).

Les conseils syndicaux doivent apporter un soin particulier au contrôle des comptes d’attente. Ils peuvent en effet révéler des carences de gestion administrative. Par contre, il est normal de retrouver pendant dix années consécutives un solde de compte de vendeur.

 

48          Comptes de régularisation

 

L’article AC 10 impose deux sous-comptes :

486 : Charges constatées d’avance

487 : Produits encaissés d’avance

 

Il précise que « les charges ou produits se rapportant en totalité ou en partie à l’exercice suivant sont à inscrire dans ces comptes pour les montants correspondants ».

Le mécanisme est simple. Prenons la facture d’une période de contrat d’entretien courant du 01/11/2005 au 31/01/2006, son montant doit être rattaché pour 2/3 à l’exercice 2005 et pour 1/3 à l’exercice 2006. Ce dernier tiers doit être inscrit en 486. Pour ce faire, la pratique habituelle est de passer d’abord le montant intégral au débit du compte de charges 6nnn concerne et de créditer ensuite le compte de charges par le débit du 486.

En comptabilité classique, cette opération exige un traitement spécifique de la TVA. Cela n’est pas nécessaire en principe dans la comptabilité des syndicats. Mais certains copropriétaires, ou leurs locataires, ont vocation à récupérer la TVA. Le traitement simplifié doit donc permettre la ventilation de la TVA entre les deux exercices.

De même, pour un produit lié à deux exercices, le montant total est porté au crédit d’un compte 7nnn. Ce compte est ensuite débité du montant prorata temporis rattaché à l’exercice suivant, qui est inscrit au crédit du 487.

Les soldes des comptes 486 et 487 sont repris au début de l’exercice suivant dans les mêmes comptes. Ceux ci sont régularisés par crédit du 486 (au débit des comptes de charges appropriés) et débit du 487 (au crédit des comptes de produits appropriés).

 

49          Dépréciation des comptes de tiers

 

Classiquement, le traitement des créances présentant un risque de non-recouvrement comporte deux phases :

Constatation du caractère douteux ou litigieux

Apurement définitif au dénouement de l’affaire

 

Ici encore l’article AC 10 impose deux régimes et deux sous-comptes :

491 : copropriétaires (nous disons tiers internes). Il s’agit alors de créances plus douteuses (insolvabilité du débiteur) que litigieuses. Dans ce dernier cas, ce qui est jugé non dû par un copropriétaire est généralement à répartir entre les autres copropriétaires.

492 : personnes autres que les copropriétaires (nous disons tiers externes)

 

Il précise que ces comptes « enregistrent les montants qu’il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées perdues »

Pour le compte 491, il ajoute que « le montant à provisionner résulte de la décision de l’assemblée générale de procéder à la saisie immobilière ». Cet ajout est ambigu.

 

Le mécanisme de la dépréciation fait intervenir au moins six comptes :

450 - copropriétaires

459 - copropriétaires créances douteuses

491 - dépréciation des comptes de copropriétaires

677 - pertes sur créances irrécouvrables

680 - dotations aux dépréciations sur créances douteuses

780 - reprises de dépréciations sur créances douteuses

 

Dans de nombreux cas, il est nécessaire de demander aux autres copropriétaires de contribuer au rétablissement de la trésorerie syndicale par la voie d’un « emprunt du syndicat auprès des autres copropriétaires ». Le montant est inscrit dans un compte 1031 (ou 1033 ?).

 

Dans tous les cas une créance est douteuse lorsque apparaît un risque de perte au moins partielle.

Elle est irrécouvrable quand est constatée l’insolvabilité évidente du débiteur.

Une créance de 2000 € peut être considérée comme douteuse à concurrence de 800 € lorsque le syndicat bénéficie, d’une manière ou d’une autre (fonds bloqués chez un notaire au titre du privilège spécial par exemple) d’une garantie à concurrence de 1200 €.

Ayant obtenu une décision judiciaire définitive validant sa créance et ordonnant le déblocage des 1200 €, le syndicat, par ailleurs créancier inscrit en second rang doit apprécier les chances qu’il a de récupérer le solde compte tenu de la valeur du bien d’une part, du montant de la créance inscrite en premier rang d’autre part.

Il peut apparaître évident que ces chances sont nulles. La valeur du lot est estimée à 60 000 € au maximum et le montant de la créance prioritaire est de 73 000 €. Il est évident que l’assemblée générale ne prendra pas alors la décision de faire procéder à la saisie immobilière.

De même, en présence d’une procédure collective affectant une société copropriétaire, une procédure de saisie immobilière n’est pas possible. La condition de décision de pratiquer saisie immobilière pour constater le caractère irrécouvrable pose donc problème.

 

Quand un « emprunt du syndicat auprès des copropriétaires » a été effectué. Le montant figure au crédit d’un compte 1031nn (ou d’un compte 1033nn). Il paraît logique de régulariser, au moins pour la plus grande partie, la charge de dépréciation par le débit de ce compte 1031nn. Un problème se pose si le lot du débiteur a été vendu entre temps. L’acquéreur doit-il contribuer ou non à la charge de dépréciation ? Nous n’en débattrons pas ici. Cette question sera reprise dans la partie consacrée au recouvrement des charges et provisions. Les mouvements en cas de dépréciation d’une créance interne sont les suivants (en l’absence d’un emprunt) :

 

Les tableaux ci-dessous ne sont pas des journaux comptables. Ils ont pour objet de montrer les mouvements liés aux différentes phases de l’opération. Ils peuvent néanmoins servir de guide pour l’enregistrement des écritures générées par la constatation d’une dépréciation de créance.

 

Constatation en N du caractère douteux

compte

libellé

banque

450

459

450nn (1)

À nouveau

2000

1a

459

Créance douteuse nn

2000

1b

450nn

Créance douteuse nn

2000

2000

2000

2000

 

Constatation en N + 1 d’une dépréciation

compte

libellé

banque

491

680

450…

2a

680

Dotation à dépréciation nn

800

2b

491

Dépréciation nn

800

2c

680

Répartition de la charge  (2)

800

2d

450…(1)

Répartition de la charge

800

800

800

800

800

 

Recouvrement en N + 2 de 12 000

compte

Libellé

banque

459

677

450…

450

Pour mémoire de N + 1

800

459

À nouveau

2000

3a

512

Encaissement nn

1200

3b

459

Encaissement nn

1200

4a

677

Perte sur créance nn

800

4b

459

Créance douteuse nn

800

5a

677

Répartition de la charge

800

5b

450 …

Répartition de la charge

800

1200

2000

2000

800

800

1600

 

Apurement (reprise sur dépréciation)

compte

libellé

banque

491

780

450…

450

Pour mémoire

1600

491

À nouveau

800

6a

491

Dépréciation nn

800

6b

780

Reprise sur dépréciation nn

800

7a

780

Répartition du produit

800

7b

450…

Répartition du produit

800

800

800

800

800

1600

800

 

Synthèse (classe 4 et 5)

compte

libellé

450

459

491

512

450

À nouveau

2000

1a

459

Créance douteuse nn

2000

1b

450nn

Créance douteuse nn

2000

2b

491

Dépréciation nn

800

2d

450…

Répartition de la charge

800

3a

512

Encaissement nn

1200

3b

459

Encaissement nn

1200

4b

459

Créance douteuse nn

800

5b

450…

Répartition de la charge

800

6a

491

Dépréciation nn

800

7b

450…

Répartition du produit

800

Soldes (contrôle)  (3)

800

1200

3600

3600

2000

2000

800

800

1200

1200

 

Synthèse (classes 6 et 7)

compte

libellé

677

680

780

2a

680

Dotation à dépréciation nn

800

2c

680

Répartition de la charge

800

4a

677

Perte sur créance nn

800

5a

677

Répartition de la charge

800

6b

780

Reprise sur dépréciation nn

800

7b

780

Répartition du produit

800

800

800

800

800

800

800

 

(1) 450nn est le compte du copropriétaire débiteur ; 450… représente l’ensemble des comptes de tous les copropriétaires

(2) Il n’est pas impératif de répartir les charges enregistrées en 680 ; il est préférable de le faire et il est impératif de répartir une charge enregistrée en 677 puisque la constatation est définitive. Toutefois la créance subsiste.

(3) On constate qu’au final les copropriétaires ont eu à supporter une charge de 800 €. Le syndicat a récupéré la somme de 1200 € qui était séquestrée.

 

Le compte 492 est utilisé plus rarement. Les créances externes pouvant y figurer sont générées le plus souvent par des décisions judiciaires rendues au profit du syndicat et dont l’exécution forcée s’avère vite illusoire. Le mécanisme met en jeu les comptes suivants :

 

461 – débiteurs divers

492 - dépréciation (personnes autres que les copropriétaires)

677 - pertes sur créances irrécouvrables

680 - dotations aux dépréciations sur créances douteuses

780 - reprises de dépréciations sur créances douteuses

 

La créance externe issue d’une décision judiciaire est inscrite au débit du 461. En cas de risque, elle est passée en tout ou partie au débit du 492 par le crédit du 461. Les mouvements sont ensuite les mêmes que pour les créances internes. Une différence notable est que, dans la plupart des cas la trésorerie n’a pas été obérée. Il n’a pas été nécessaire de recourir à un « emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ».

 

 

Mise à jour

17/09/2014