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7 / 2.3 Charges courantes et charges exceptionnelles D. Synthèse
(charges courantes) II. Charges extraordinaires
(travaux de l’art. 14-2) IV. traitement comptable des charges V. « novation » des dépenses en charges Notre propos est ici de déterminer la classification des charges de copropriété, tant pour le régime juridique que pour le régime comptable. Pour l’étude plus détaillée des différentes catégories de charges, nous renvoyons aux études de la partie 11, notamment 11/1.1. L’article L 10 distingue : les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes (répartition en fonction des tantièmes) les charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun (répartition en fonction de l’utilité) Les articles L 14-1 et L 14-2 issus de la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2008 (SRU) ont ajouté une distinction fondamentale entre: L 14-1 : Les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble qui font l’objet du budget prévisionnel L’article D 45 complète en définissant les travaux de maintenance Les travaux de maintenance
sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de
l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun ;
ils comprennent les menues réparations. Sont assimilés à des
travaux de maintenance les travaux de remplacement d’éléments d’équipement
communs, tels que ceux de la chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix de
ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou
d’entretien y afférent. Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. » L 14-2 : Les dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, listées par l’article D 44 : « Les dépenses non
comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : 1° Aux travaux de
conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ; 2° Aux travaux portant sur
les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ; 3° Aux travaux
d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments
d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de
locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux,
l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ; 4° Aux études techniques, telles
que les diagnostics et consultations ; 5° Et, d’une manière
générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à
l’administration des parties communes ou à la maintenance et au
fonctionnement des équipements communs de l’immeuble. A ce stade, les textes du statut présentent un inventaire incomplet des dépenses pouvant incomber aux syndicats de copropriétaires. En effet les dépenses non budgétées sont limitées aux travaux et études techniques. Or un syndicat peut avoir à supporter une condamnation à payer des dommages et intérêts, le coût d’achat d’un lot privatif pour en faire une loge de concierge ou d’autres opérations qui n’entrent dans aucune des deux catégories évoqués ci-dessus. L’article 2 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 a complété opportunément ce tableau en distinguant : D’une part le budget prévisionnel concernant les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble D’autre part les dépenses pour travaux prévus par l’article 14-2 et les opérations exceptionnelles Le texte de l’article 2 du décret appelle un commentaire :
Il existe un défaut de cohérence structurelle entre les trois types de question soumise à l’approbation de l’assemblée générale. Primo un budget prévisionnel pour les dépenses courantes. Il s’agit d’un document de gestion très important. Il fait l’objet de multiples prescriptions et recommandations. Secundo : les dépenses pour travaux prévus par l’article 14-2. On aurait préféré « prévues » puisque c’est dans l’article D 44 que figure la liste des travaux. Par ailleurs la lecture indique que l’assemblée vote les opérations exceptionnelles. Faut-il alors considérer que les travaux de l’art. 14-2 sont aussi « exceptionnels » ? C’est possible grammaticalement car il y a deux « donneurs » pour l’adjectif et la règle admet qu’il prenne le genre du donneur le plus proche (opérations à exceptionnelles) L’article 4 du décret nous rassure. Il traite des charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comme des produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnels. Ici on peut appliquer sans scrupule la règle grammaticale : les travaux sont exceptionnels comme les opérations sont exceptionnelles. Il reste alors à remarquer que les travaux en question sont qualifiés à tort de travaux exceptionnels alors qu’il s’agit de travaux extraordinaires, d’une périodicité supérieure à un ou deux ans. Les techniciens, suivis par les financiers des services publics parle de maintenance immobilière lourde. Ce qui est vrai pour les travaux ne l’est pas pour les « opérations » qui sont généralement exceptionnelles. L’acquisition d’un lot privatif pour créer ou agrandir une loge de gardien est bien une opération exceptionnelle. C’est donc en 678 et 718 que nous placerons respectivement les charges et produits liés aux opérations exceptionnelles Nous utilisons ici indifféremment les termes « dépenses » ou « charges » pour préciser le contenu des deux catégories, tout en rappelant les deux distinctions qu’impose le régime : entre charges du syndicat et charges des copropriétaires, d’une part, entre les charges et dépenses d’autre part. Elles comprennent, aussi bien pour les parties communes que pour les éléments d’équipement commun La notion est celle qu’on trouve dans les articles L 10 et D 1. On considère habituellement comme frais d’administration : les impôts les primes d’assurances les honoraires du syndic et ceux des techniciens ou spécialistes appelés à assister le syndicat ou à donner des avis au conseil syndical. Toutefois les honoraires des techniciens intervenant dans la réalisation de travaux exceptionnels doivent être intégrés dans le coût de ces chantiers, de même que les frais accessoires comme les redevances de voirie ou autres. les frais de procédure et les indemnités susceptibles d’être mises à la charge du syndicat. L’habitude a été prise d’inclure également dans cette catégorie : les frais de gardiennage y compris ceux d’entretien de propreté qui entrent dans les tâches usuelles d’une concierge ou gardienne d’immeuble[1]. Il en est de même lorsque ces prestations sont assurées par une entreprise extérieure. Cette solution ne remet pas en cause la qualification de service commun. Il est jugé que son utilité objective est présumée équivalente pour tous les lots. les frais de consommation d’eau froide en l’absence de compteurs divisionnaires. La loi de 1965 a repris sur ce point les usages anciens de la copropriété. La solution est également appliquée à la consommation d’eau chaude mais elle est alors contraire aux dispositions des articles R 131-9 à R 131-14 lorsque l’immeuble est assujetti à l’obligation de comptage divisionnaire qu’ils prescrivent. On ne peut méconnaître la survivance des usages anciens de la copropriété qui érigeaient en principe général la répartition des charges au prorata des tantièmes généraux. On verra d’ailleurs que le domaine d’application de la distinction imposée à cet égard par l’article L 10 s’est peu à peu restreint depuis la réforme de 1965 en raison de l’impossibilité pratique de déterminer équitablement l’utilité d’un service ou d’un élément d’équipement commun à l’égard de chaque lot. Il en résulte que la catégorie des charges d’administration est devenue peu à peu une catégorie fourre-tout. On ne parlait avant la loi SRU de frais de fonctionnement qu’à propos du syndicat, et dans le cadre des frais d’administration. Ce n’est plus le cas. Il est par ailleurs difficile de parler du fonctionnement des parties communes qui, par nature, ne fonctionnent pas. Si l’on s’en tient à l’article L 14-1, Les frais de fonctionnement ne sont ni des frais d’administration ni des frais de maintenance, ni des coûts de travaux. Il s’agit du fonctionnement des parties communes et des éléments d’équipement commun Le fonctionnement des services n’est pas visé Les frais de fonctionnement peuvent être répartis aussi bien en fonction de l’alinéa 1 qu’en fonction de l’alinéa 2 de l’article L 10 Les frais de fonctionnement ne concernent que les éléments d’équipement commun. Il s’agit des fournitures nécessaires comme le fioul pour le chauffage. L’article D 44-5° confirme cette interprétation en distinguant la maintenance et l’administration des parties communes, d’une part, la maintenance et le fonctionnement des équipements communs, d’autre part. Il s’agit de travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble et de travaux portant sur les éléments d’équipement commun qui présentent les caractéristiques énoncées par l’article 45. « Les travaux de
maintenance sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de
maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément
d’équipement commun ; ils comprennent les menues réparations. « Sont assimilés à des
travaux de maintenance les travaux de remplacement d’éléments d’équipement
communs, tels que ceux de la chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix
de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance
ou d’entretien y afférent. « Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. » La maintenance de l’article 45 est essentiellement préventive. Elle comporte les menues réparations tant pour l’immeuble que pour les équipements communs. Les travaux de remplacement d’éléments d’équipement ne sont inclus que lorsqu’ils sont effectués dans le cadre d’un contrat d’exploitation comportant une clause de garantie totale (contre de chauffage avec clause P3 par exemple). Dans ce cas il n’y a, en principe, aucun financement à prévoir. Mais l’opération doit être
constatée dans la comptabilité de l’immeuble, en contrepartie des versements
effectués périodiquement par le syndicat à ce titre. Les travaux d’amélioration et les études techniques, telles que les diagnostics et consultations sont exclus de cette catégorie. Pour éviter toute confusion, les techniciens parlent de maintenance lourde à propos des travaux de ravalement par exemple. Les travaux de maintenance lourde sont exclus de la catégorie des charges courantes. D. Synthèse (charges courantes) Les charges courantes, prévues au budget prévisionnel,
comportent : les dépenses courantes d’administration et de maintenance des parties communes les dépenses courantes d’administration, de maintenance et de fonctionnement des éléments d’équipement commun exclusion faite des travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance, à l’administration et au fonctionnement des éléments d’équipements communs, des travaux d’amélioration et des études techniques telles que les diagnostics et consultations. Nous avons ajouté l’administration des éléments d’équipement commun puisque le coût en est inclus dans les honoraires de gestion courante du syndic. II. Charges extraordinaires (travaux de l’art. 14-2) En l’état, il s’agit des dépenses liées aux travaux dits de l’article 14-2, énumérés par l’article D 44 : « Les dépenses non
comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : 1° Aux travaux de
conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ; 2° Aux travaux portant sur
les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ; 3° Aux travaux
d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments
d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de
locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux,
l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ; 4° Aux études techniques,
telles que les diagnostics et consultations ; 5° Et, d’une manière
générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à
l’administration des parties communes ou à la maintenance et au
fonctionnement des équipements communs de l’immeuble. Il s’agit bien de travaux extraordinaires, si l’on fait abstraction des travaux d’amélioration visés au 3°. Ils sont prévisibles et récurrents mais avec des périodicités plus amples que celles des travaux d’entretien courant. On peut raisonnablement y associer les travaux d’amélioration car un propriétaire avisé a le souci d’améliorer son bien. Pour ces travaux le statut comporte des prescriptions précises relatives aux modalités de la prise de décision, du préfinancement, du traitement comptable. On les a considérées jusqu’à présent comme résiduelles parce que l’innovation figurant dans le décret du 14 mars 2005 n’a pas été appréciée à sa juste valeur. Elles sont en principe liées à la réalisation d’opérations exceptionnelles. Toutefois certaines dépenses peuvent être considérées comme exceptionnelles sans entrer dans le champ d’un montage spécifique. Nous avons cité l’acquisition d’un lot
privatif pour créer ou agrandir un local de gardiennage. Dans certains cas,
l’acquisition d’un lot par le syndicat est forcée. Elle résulte d’une
obligation légale lorsque le syndicat a poursuivi le recouvrement de charges
impayées et procédé à l’exécution de la décision judiciaire par voie de
saisie immobilière. En l’absence d’enchérisseur lors de la vente par
adjudication, le syndicat créancier est déclaré adjudicataire à concurrence
de la mise à prix. Les copropriétaires sont alors tenus de contribuer au
financement de l’opération ou de décider la souscription d’un emprunt. Elles peuvent concerner d’autres opérations comme l’acquisition d’éléments mobiliers, de matériels divers. Il faut ranger parmi les charges exceptionnelles les indemnités que le syndicat est condamné à payer à un copropriétaire, un fournisseur ou un tiers pour quelque raison que ce soit. Le préfinancement des charges exceptionnelles doit faire l’objet d’une décision de l’assemblée générale comportant les modalités d’exigibilité des appels de fonds. Les prévisions à ce titre ne doivent pas figurer dans le budget prévisionnel. Dans le cas sus-évoqué du paiement d’une indemnité à l’issue d’une instance définitivement perdue par le syndicat, les modalités de financement peuvent être diverses selon que le paiement est effectué amiablement entre les avocats où qu’au contraire le bénéficiaire poursuit l’exécution forcée. On ne peut alors reprocher au syndic d’effectuer un appel de fonds sans décision préalable de l’assemblée car les copropriétaires sont tenus par la décision judiciaire et peuvent d’ailleurs être contraints au paiement direct de leur quote-part entre les mains du créancier. Les charges exceptionnelles font l’objet de dispositions comptables particulières. Elles ne bénéficient pas des dispositions de l’article L 19-2 pour le recouvrement des appels provisionnels. IV. traitement comptable des charges L’article L 14-3 impose l’enregistrement des charges dès leur engagement juridique. Dans le plan comptable imposé par l’article 8 de l’arrêté du 14 mars 2005, les comptes de charges figurent en classe 6. Mais par ailleurs la répartition des charges entre les copropriétaires doit être effectuée conformément aux prescriptions de l’état de répartition des charges prévu par l’article D 1 et figurant dans le règlement de copropriété. Dans les systèmes comptables automatisés des professionnels, on trouve alors en classe 9 (comptes analytiques) un plan comptable des charges et produits propre à chaque syndicat administré. Dans ce plan comptable, les charges sont reclassées par catégories et rubriques. Ce mécanisme peut être utilisé par les syndics non-professionnels d’immeubles relativement importants. Ces dispositions permettent aux syndics de respecter les prescriptions du décret du 14 mars 2005 relatives à la présentation des comptes en fin d’exercice. L’article 10 dispose que les charges pour opérations courantes et les charges pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles font l’objet d’une double présentation : · par nature au sein du compte de gestion général et du budget prévisionnel (annexe 2) · ventilation analytique par catégories de charges pour le compte de gestion générale et pour le budget prévisionnel (annexes 3 et 4). Une tenue incorrecte des écritures tout au long de l’exercice rend donc impossible la présentation correcte des comptes en fin d’exercice. V. « novation » des dépenses en charges L’article D 45-1 se borne à indiquer que « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part ». Il faut entendre par là que le décompte des dépenses de l’exercice à répartir entre les copropriétaires ne devient opposable qu’après son approbation par l’assemblée générale. Et plus précisément encore que les soldes individuels après répartition et restitution des provisions appelées ne sont exigibles, - à l’encontre du syndicat ou des copropriétaires -, qu’après cette approbation. Encore faut-il noter que l’article 45-1 ajoute que « l’approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chaque copropriétaire ». Sur le mécanisme de la novation et les effets juridiques de l’approbation des comptes voyez 7-5-4. |
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