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Les comptes de travaux exceptionnels

 

 

I.        définition des travaux exceptionnels

A.       conservation ; entretien ; maintenance

1.        les travaux de maintenance

2.        les clauses de garantie totale

B.       notion de chantier

II.      ouverture des comptes et engagement

A.       ouverture des comptes

B.       engagement

1.        engagement (dettes)

2.        engagement (créances)

C.       garantie de paiement des entrepreneurs

III.     mouvements et opérations

A.       financement global

1.        appels de fonds

2.        prélèvement sur provision pour travaux futurs

3.        emprunt du syndicat

4.        subvention au syndicat

5.        paiement des entreprises par l’établissement de crédit

B.       financements individuels

C.       paiements aux intervenants

1.        Paiement par le syndic

a)      acompte à la commande

b)       acomptes sur situations à l’avancement

c)       tableau des mouvements

2.        Paiement par l’établissement de crédit (prêt au syndicat)

3.        Paiement en cas de cession de la créance professionnelle (Loi Dailly)

IV.     compte définitif du chantier

A.       plus values et actualisations

1.        Travaux supplémentaires

2.        Incidence correcte de clauses contractuelles

B.       moins values

1.        Travaux non exécutés

2.        Emploi partiel d’une provision pour imprévus

C.       pénalités

D.      apurement du compte

1.        Contrôle administratif et comptable

2.        Paiement des soldes dus aux intervenants - retenues de garantie

3.        Plus values soumises à ratification

E.       approbation du compte

V.       mise en répartition du solde

VI.     vente d’un lot en cours de chantier

VII.   modèles

 

 

 

Les travaux exceptionnels, tels qu’ils sont entendus traditionnellement sont régis par l’article L 14-2. Ils représentent l’essentiel des « dépenses non comprises dans le budget prévisionnel »

I.          définition des travaux exceptionnels

L’article 44 nouveau du décret du 17 mars 1967 précise que « Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes :

« 1° Aux travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ;

« 2° Aux travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ;

« 3° Aux travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;

« 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;

« 5° Et, d’une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.

A.        conservation ; entretien ; maintenance

En 1°) L’article 44 impose de distinguer les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble et ceux de maintenance. Ceux-ci sont définis dans l’article 45.

On retrouve ici les distinctions figurant dans le projet de modernisation du régime des charges locatives récupérables qui traite de la maintenance courante préventive et corrective (Rapport Pelletier). On peut donc songer à une harmonisation future des deux régimes de charges.

En 2°) L’article reprend la même distinction pour les éléments d’équipement communs .

En 3°) et 4°), l’article traite de ce que l’on nomme couramment les améliorations, puis des études techniques auxquelles il assimile les diagnostics.

En 5°) Le texte établit la synthèse des paragraphes précédents : sont des « dépenses non comprises dans le budget prévisionnel » celles qui sont générées par des travaux et interventions qui ne relèvent pas de la maintenance.

1.         les travaux de maintenance

L’article D 45 définit les travaux de maintenance :

« Les travaux de maintenance sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun ; ils comprennent les menues réparations.

« Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent.

« Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. »

Ce sont des travaux d’entretien courant ayant pour objet :

·      pour le bâtiment : de « maintenir l’état de l’immeuble »

·      pour les éléments d’équipement commun(s) : de prévenir leur défaillance.

C’est la maintenance préventive.

Dans tous les cas ils incluent les menues réparations (maintenance corrective)

2.         les clauses de garantie totale

En outre, ils comprennent  les travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs « lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent ». L’hypothèse envisagée est celles des contrats de longue durée avec garantie totale de type P3 en chauffage. Il s’agit généralement de contrats d’exploitation et non de contrats de maintenance ou d’entretien. Ces clauses ont un coût spécifique.

Leur régime juridique, comptable, voire fiscal est particulier. Ces clauses génèrent progressivement, au titre de l’obligation de maintenance, une créance du syndicat sur l’entreprise qui n’est effacée qu’à l’occasion du constat d’état satisfaisant du matériel en fin de contrat.

L’assimilation est-elle justifiée par la nécessité d’insérer le coût de la redevance annuelle dans le budget prévisionnel ? On peut le supposer, mais la redevance périodique constitue pour le syndicat un préfinancement des coûts de remplacement qui sont forfaitisés.

Ce mécanisme est conforme aux règles de la gestion prévisionnelle organisée comme la constitution de provisions pour travaux futurs. On lui reproche un certain caractère aléatoire et l’espérance du gain final qu’aurait l’entrepreneur à avoir remplacé le moins de pièces possible. Ce gain est fonction de la bonne qualité de l’entretien courant qui ne peut pourtant pallier l’usure normale. La garantie des intérêts du syndicat est liée à la fiabilité du contrôle technique en fin de contrat. Le renouvellement du contrat présente un intérêt commun pour les partenaires.

 

Ces indications doivent être connues par les syndics non-professionnels et les comptables des syndics professionnels. Dans ce dernier cas, c’est néanmoins le gestionnaire qui endosse la responsabilité de la qualification exacte des travaux.

B.        notion de chantier

On considère ici comme chantier [1] un ensemble déterminé et cohérent de travaux de construction, réparation, réhabilitation du bâtiment pouvant comporter l’installation d’éléments d’équipement nouveaux ou l’aménagement du terrain, des voiries et réseaux divers. Un chantier peut toutefois être limité à une opération d’un genre unique comme la remise en peinture d’une cage d’escalier.

L’autonomie d’un chantier résulte de l’unicité de la décision d’exécution prise par l’assemblée générale. Sa réalisation peut être organisée par tranches étalées dans le temps. Sur le plan comptable il est recommandé de prévoir des comptes spécifiques pour chacune des tranches. Cette méthode est d’ailleurs conforme à la nécessité de passer au titre des tranches des écritures d’engagement sur exercices futurs.

La décision de l’assemblée doit comporter mention

-          du crédit global ouvert pour le chantier avec le détail des montants ouverts pour chacun des lots [2] (couverture, maçonnerie, etc.). Ces montants correspondent habituellement à ceux des devis acceptés,

-          des dates ou époques prévues pour l’exécution, voire des tranches d’un plan pluriannuel.

-          du (ou des) mode(s) de répartition des coûts de travaux en fonction de leur nature ou de la partie d’immeuble traitée

-          des dates, montants et bases de répartition des appels de fonds que les syndic devra effectuer pour le préfinancement

En l’absence de précisions relatives aux dates d’exigibilité et montants des provisions nécessaires au préfinancement des travaux, le syndic ne peut effectuer aucun appel de fonds régulier auprès des copropriétaires (art. L 14-2) ;

La mention de la base de répartition interdit toute contestation sur ce point.

II.         ouverture des comptes et engagement

Des comptes ou sous-comptes distincts doivent être ouverts pour l’enregistrement des charges et produits liés à ce chantier. Ces comptes seront maintenus jusqu’à la clôture de l’exercice même si le chantier est achevé avant la date de cette clôture.

 

A.        ouverture des comptes

Le syndic doit ouvrir des comptes affectés

Dans la classe 1

Un compte 102 (provisions pour travaux décidés) : il enregistre au crédit le montant global des « sommes appelées pour financer les travaux décidés par l’assemblée générale en attendant le paiement des travaux correspondants, conformément au vote de l’assemblée générale ». Il s’agit du montant global de chacune des provisions prévues par l’assemblée. La contrepartie est le débit des copropriétaires (450). L’arrêté indique qu’ensuite le compte 102 est débité par le crédit du compte 702 (provisions pour travaux) «  au fur et à mesure de la réalisation des travaux ». L’ensemble des mouvements se présenterait comme suit :

 

 

102

702

450

401

671

01

102nn

appel 1

1000

01

‘450-01

appel 1

600

01

450-02

appel 1

400

02

401nn

fact X

350

02

671nn

fact X

350

03

102

appro X

350

03

702nn

appro X

350

350

1000

350

1000

350

350

 

 

Écriture 01 : l’appel de fonds est crédité au 102 par le débit des 450

Écriture 02 : la facture X est créditée au fournisseur par le débit des charges travaux

Écriture 03 : le compte 702 est approvisionné du montant nécessaire par débit du 102

 

La complexité de ce mécanisme est critiquée à juste titre, abstraction faite de sa lourdeur.

Elle est en contradiction éventuelle avec l’article 4 du décret qui exige l’enregistrement des provisions au titre de l’exercice de leur exigibilité. Or une provision exigible en novembre 2006 sera vraisemblablement utilisée en 2007. C’est à ce moment qu’il faudra débiter le compte 102 pour créditer le compte 702.

Dans ce même cas, en fin de l’exercice 2006, elle ne serait pas virée au compte 12 qui est seulement alimenté par les comptes de charges et de produits.

Une critique plus péremptoire encore, et valable pour les chantiers clôturés en fin d’exercice ou pluriannuels, est qu’elle risque de perturber le mécanisme de remboursement des provisions qui doivent conserver une totale cohérence comptable, puisque les modalités de leur répartition peuvent être différentes. A suivre les préconisations de l’arrêté, on se bornerait à puiser seulement dans le compte 102 les montants exacts nécessaires pour payer les mémoires successifs, qui ne correspondraient. On pourrait même utiliser les fonds disponibles versés par les copropriétaires du bâtiment B pour payer un mémoire du bâtiment A alors que le syndic a omis d’effectuer un appel propre à ce bâtiment !

Il est donc suggéré d’effectuer l’enregistrement initial des appels de fonds dans le compte 102, accompagné d’un virement immédiat au compte 702 [3] .

 

Un compte 131 (subventions accordées en instance de versement) si le syndicat doit bénéficier d’une ou plusieurs subventions globales.

Dans ce cas, la procédure d’engagement juridique est utilisée. Le compte 131 est crédité, dès notification de la subvention, par le débit du compte 441 ou du compte 443 selon que la subvention est allouée par l’État ou par une collectivité territoriale. L’arrêté précise ensuite « que la constatation en produit au compte 711 est effectuée au fur et à mesure de la réalisation de la charge qu’elle couvre.

Problème ici encore ! Il nous semble difficile de passer en produit une subvention dont le montant n’a pas encore été versé.

Ce versement est enregistré  au crédit du 441 par le débit de la banque. C’est alors seulement qu’il est possible et imposé de débiter le 131 pour créditer le 711.

Dans la plupart des cas le montant du 711 sera utilisé pour le paiement de partie d’un mémoire dû par le syndicat. Il ne correspondra quasiment jamais à une dette précise. C’est un inconvénient notable du défaut de regroupement des produits affectés à un chantier déterminé.

 

Le cas particulier des copropriétaires bénéficiant à titre individuel de subventions versées directement au syndicat, ou  des copropriétaires qui auraient désigné le syndic comme mandataire ne semble pas prévu dans les textes comptables.

Ces subventions ne doivent pas, à notre avis, être constatées en engagement puisque les bénéficiaires sont les copropriétaires eux-mêmes.

Les versements sont passés bien entendu au débit de la banque. Ils doivent figurer au crédit des comptes 450 des intéressés mais, par ailleurs, le syndicat conserve les fonds car les copropriétaires concernés n’auront pas manqué de déduire le montant de la subvention individuelle notifiée des appels de fonds qu’ils auront reçus. L’équilibre des comptes sera assuré par la réduction des soldes débiteurs des bénéficiaires.

Cette opération exige néanmoins du syndic qu’il vérifie que le crédit porté au compte d’un copropriétaire ne rendra pas ce compte créditeur de manière significative. Il pourrait être compensé avec un ou plusieurs appels de provisions courantes.

 

On pourrait penser qu’il faut également ouvrir un compte dans la classe 1 si le syndicat a prévu d’effectuer un emprunt en son nom propre.

Ce n’est pas le cas. En effet les textes comptables ont négligé l’enregistrement d’un emprunt du syndicat ! Ils ne prescrivent que

·         l’enregistrement du versement de l’emprunt au crédit du 712 par le débit de la banque

·         le traitement des remboursements d’annuités

·         l’indication du montant des annuités restant dues dans l’annexe 1 en fin d’exercice.

Pourtant le syndic doit indiquer dans l’annexe 5 (colonne F) le montant des subventions et emprunts à recevoir. Pas de problème pour les subventions, qui font l’objet d’une écriture d’engagement à réception de la notification d’octroi, mais où donc aller trouver en comptabilité le solde à recevoir d’un emprunt pour lequel l’accord de l’établissement prêteur n’a pas été enregistré.

Certains y voient une simplification. Nous y voyons une réelle insuffisance. L’obligation au remboursement de l’emprunt est une dette à terme importante. Il est anormal de ne pas en trouver la trace dans l’état des dettes et créances.

 

Note JPM 29/09/2014

La loi n° 2012-387 a créé un régime légal des emprunts du syndicat des copropriétaires. Voir 7-6-3-2

Le principe fondamental est l’exigence d’une décision unanime des copropriétaires. En outre l’objet de l’emprunt est limité au financement :

de travaux régulièrement votés concernant les parties communes

de travaux d’intérêt collectif sur parties privatives régulièrement votés

des actes d’acquisition conformes à l’objet du syndicat et régulièrement votés

Il peut s’agir d’acquisitions mobilières ou immobilières.

Le principe comporte deux dérogations permettant une décision majoritaire d’emprunter :

Emprunt collectif pour le préfinancement de subventions publiques

Lorsque l’emprunt a pour unique objectif le préfinancement de subventions publiques accordées au syndicat pour la réalisation de travaux votés concernant les parties communes ou de travaux d’intérêt collectif sur parties privatives

 

Emprunts individualisés

Lorsque l’emprunt a pour objet le financement

soit des travaux concernant les parties communes ou de travaux d’intérêt collectif sur parties privatives

soit des actes d’acquisition conformes à l’objet du syndicat

L’emprunt est alors souscrit au bénéfice des seuls copropriétaires décidant d’y participer

 

 

 

Dans la classe 4 (Fournisseurs) : des comptes 401nn pour les intervenants non encore titulaires d’un compte. Il n’y a pas lieu d’ouvrir un compte nouveau pour un entrepreneur déjà enregistré au niveau du syndicat. Les mémoires et factures sont enregistrés au crédit du compte 401nn par le débit du compte 671nn du chantier. Les paiements aux entrepreneurs et autres intervenants sont enregistrés au débit des comptes 401nn par le crédit de la banque En fin de chantier chaque compte 401nn est soldé par le règlement du solde dû à l’intervenant ou par la restitution d’un trop-perçu. Nous traiterons plus loin du problème posé par la retenue de garantie.

Il faut également utiliser le compte 409 pour l’enregistrement d’un acompte à la commande, payé le plus souvent avant le commencement des travaux.

 

Dans la classe 6 un compte 671nn (charges exceptionnelles) pour l’enregistrement au débit des mémoires et factures (contrepartie au crédit du compte fournisseurs). Il sera le compte du chantier.

Dans la classe 7, un compte 702nn (produits exceptionnels) pour l’enregistrement (au crédit) du montant global de chaque appel de fonds (contrepartie par le compte 102nn comme indiqué plus haut ). Pour ceux qui préfèreront suivre la suggestion de ne pas utiliser le compte 102, la contrepartie sera constituée par les comptes 450 des copropriétaires.

 

On pourrait penser qu’en fin de chantier, les comptes 671nn et 702nn  devraient comporter des soldes identiques, l’un au débit, l’autre au crédit de la balance de clôture. Faute de compte de regroupement des produits, cela ne peut se produire que lorsqu’il n’y a pas d’autres comptes de produits à faire jouer. Or nous avons vu que les subventions sont en 711 et les emprunts en 712. Il faut ajouter en cas d’affectation aux travaux d’une indemnité d’assurance, un compte 713.

B.        engagement

Le décret impose la procédure d’engagement tant pour les dettes que pour les créances.

1.         engagement (dettes)

Le montant total du crédit ouvert pour l’opération de ravalement devrait être porté en engagement (dettes). La date de cet enregistrement serait en principe celle de la signature des marchés.

En l’état des textes, la procédure d’engagement des travaux exceptionnelles n’est ni prévue ni possible. Le syndic doit remédier à cette lacune par un traitement extra-comptable sous la forme d’un tableau qui sera joint à l’annexe 5. C’est une mesure de bonne gestion. Elle est en outre commandée par la prudence juridique car le silence du décret et de l’arrêté ne prive pas d’effet la règle posée par l’article L 14-3.

Le tableau des engagements présente les conséquences juridiques et financières des décisions prises par l’assemblée générale. Il convient de déduire de l’engagement les sommes disponibles au titre d’une ou plusieurs provisions sur travaux futurs dont l’affectation aux travaux aura été décidée par l’assemblée.

Le montant de l’engagement peut être réduit à l’occasion de chaque appel de fonds global. Il doit l’être également lorsqu’un emprunt, une indemnité d’assurance ou une subvention sont affectés au préfinancement.

Si l’opération s’étend sur plusieurs exercices, le solde de l’engagement en fin de l’exercice N doit figurer comme engagement sur exercice futur. Il en de même en cas de réalisation par tranches successives, même en cours d’exercice quand il y a passage d’une tranche à une autre. Les écritures sont, le cas échéant, reprises sur l’exercice suivant.

2.         engagement (créances)

L’octroi d’une subvention au syndicat doit être enregistré en engagement (créances) dès notification de la décision au syndic, même si le paiement est prévu à terme.

Il en est de même pour une indemnité d’assurance affectée aux travaux.

Les subventions ou prêts accordés individuellement aux copropriétaires, même par le truchement du syndic autorisé à cet effet ne sont pas passés en engagement.

C.        garantie de paiement des entrepreneurs

Le syndicat des copropriétaires n’est pas soumis à l’obligation de garantie de paiement prévue par l’article 1799-1 du Code civil en application de la loi n° 94-475 du 10 juin 1994 et du décret n° 99-658 du 30 juillet 1999. En effet cette obligation est liée aux marchés privés passé pour des besoins professionnels.

Le syndicat peut avoir intérêt à fournir volontairement une garantie de paiement car les entrepreneurs affectent leurs devis d’une coefficient parfois significatif au titre du risque de paiement tardif. L’offre de garantie de paiement est effectuée sans frais lorsqu’il s’agit seulement d’affecter par privilège un prêt à un entrepreneur qui sera réglé directement par l’établissement de crédit.  La garantie de paiement peut justifier une réduction sur le devis proposé.

L’immobilisation au profit de l’entrepreneur de la créance du syndicat sur l’établissement de crédit (après acceptation de l’offre de prêt) doit être traduite dans la comptabilité.

III.        mouvements et opérations

Il s’agit des mouvements de fonds et opérations diverses entre les copropriétaires et le syndicat, puis entre celui-ci et les intervenants. Il s’agit aussi accessoirement des mouvements liés à des financements externes.

A.        financement global

Il s’agit de mouvements affectant

-          tous les copropriétaires,

-          ou tous les copropriétaires d’une partie commune spéciale.

1.         appels de fonds

Le montant global de tout appel de fonds est porté au crédit du compte 102nn ravalement par le débit des comptes 450nn des copropriétaires (selon quote-part). Comme indiqué plus haut, les fonds sont virés immédiatement au crédit du 702nn par le débit du 102nn.

2.         prélèvement sur provision pour travaux futurs

Le montant global du prélèvement est porté au crédit du compte 102nn par le débit du compte 1032 ( provisions sur travaux futurs ). La somme est virée au 702 comme dans le cas d’un appel de fonds.

Ce prélèvement doit être effectuée avec précaution lorsqu’il existe des modes des répartition différents.

Il faut noter que les provisions pour travaux futurs peuvent avoir été constitués pour des travaux précis. Si ces travaux font l’objet d’une répartition particulière des coûts, les provisions sont généralement appelées en fonction de la grille de charge dédiée. Ce n’est pas toujours le cas !

3.         emprunt du syndicat

Nous avons indiqué plus haut que les textes ne prévoient que l’enregistrement du versement de la somme empruntée au crédit du 712 par le débit de la banque.

Il ne semble pas interdit d’améliorer la présentation des comptes du syndicat en utilisant une compte 462nn (créditeurs divers) pour faire apparaître le montant initial du prêt et les opérations de remboursement, tout en respectant la procédure de traitement des flux de trésorerie correspondant au remboursement des annuités. Il est alors nécessaire de créer un compte 461nn (débiteurs divers) sur lequel seraient enregistrées les montants globaux des annuités à rembourser. Ces deux comptes seraient régularisés chaque année lors du remboursement d’une annuité.

Ce mécanisme, admettons-le, n’est pas très orthodoxe, mais il aurait l’avantage de remédier à l’insuffisance du texte.

 

4.         subvention au syndicat

Dans ce cas, la procédure d’engagement juridique est utilisée. Le compte 131 est crédité, dès notification de la subvention, par le débit du compte 441 ou du compte 443 selon que la subvention est allouée par l’État ou par une collectivité territoriale. L’arrêté précise ensuite « que la constatation en produit au compte 711 est effectuée au fur et à mesure de la réalisation de la charge qu’elle couvre.

Il est souvent impossible matériellement de respecter cette obligation. Nous conseillons donc le virement immédiat au crédit du compte 711 par le débit du 131 dès que le versement de la subvention a été effectué.

5.         paiement des entreprises par l’établissement de crédit

Il s’agit d’un mode de financement particulier : le contrat de prêt au syndicat stipule que l’organisme de crédit paiera directement les entreprises à due concurrence du montant prêté. Les écritures appropriées doivent être passées, au vu des pièces justificatives, pour refléter ces opérations externes dans la comptabilité du syndicat. Le schéma des enregistrements n’est pas modifié. Les libellés doivent permettre une identification rapide. Les comptes financiers ne sont pas mouvementés. Les mouvements décrits ci-dessous.

B.        financements individuels

Dans tous les cas, les comptes des copropriétaires emprunteurs à titre individuel ou bénéficiaires d’une subvention individuelle sont débités de leurs quotes-parts respectives des appels de fonds.

Nous avons indiqué plus haut les modalités de traitement des versements effectués entre les mains du syndic. Les fonds ainsi encaissés par le syndicat sont employés à la couverture des appels individuels sans que les comptes des copropriétaires puissent devenir créditeurs. Dans ce cas, en effet, la subvention pour travaux pourrait compenser des appels de fonds au titre des charges courantes.

C.        paiements aux intervenants

Les intervenants sont les entreprises, l’architecte, et s’il y a lieu le bureau d’études et le coordinateur SPS. Le syndicat peut aussi supporter des frais administratifs (droits de voirie par exemple). Ajoutons le syndic pour ses honoraires .

1.         Paiement par le syndic

Les paiements sont effectués au vu de pièces justificatives ; mémoires ou bordereaux de situation visés par l’architecte, factures ou avertissements administratifs.

a)        acompte à la commande

L’acompte à la commande est payé avant le début des travaux. Il est enregistré par le débit du 409 (fournisseurs débiteurs) et le crédit de la banque. La dette de l’entrepreneur, enregistrée en valeur, est juridiquement une dette de fournitures et de prestations.

En fonction de l'avancement des travaux, et en tout cas lors de la réception de la première situation au plus tard, il faut  :

 

1) passer la même somme au crédit du fournisseur par le débit du compte de charges travaux ouvert

2) passer encore la même somme au débit du compte fournisseur par le crédit  du 409

 

A ce stade : le 409 est soldé et le compte fournisseur aussi, à concurrence de l'acompte à la commande ;

 

La première situation doit comporter un montant établi en fonction de l'avancement des travaux et la déduction de l'acompte à la commande. Le syndic ne comptabilise que la différence qui, à réception de la demande, va au crédit du compte fournisseur par le débit du compte de charges travaux.

Le paiement de cette différence est enregistré au débit du compte fournisseur et au crédit de la banque.

A ce stade : le compte fournisseur est à zéro ; le compte de charges travaux a enregistré un coût correspondant à la première situation.

b)        acomptes sur situations à l’avancement

Le montant dû est inscrit, à réception de la pièce, au crédit du compte 401nn (fournisseur concerné) par le débit du compte 671nn (ravalement).

Le montant du paiement effectué est inscrit au débit du compte 401nn (fournisseur concerné) par le crédit de la banque. Si le paiement d’une facture ou situation est effectué en plusieurs fois, le cumul des acomptes doit correspondre à une pièce déterminée. Il faut éviter l’imputation d’un paiement à deux pièces différentes.

D’une manière générale, le paiement par traites est fortement déconseillé aux syndics, professionnels ou non. Pour les premiers, il ne peut, à notre avis, être envisagé qu’en cas de gestion par compte séparé.

Les situations suivantes et le solde du chantier sont enregistrés comme indiqué par les écritures 2 et 4 ci dessous.

c)        tableau des mouvements

 

512

409

401

671

01

409

Acompte commande

1200

01

512

Acompte commande

1200

02

401nn

Situation 1

1500

02

671

Situation 1

1500

03

409

Régularisation

1200

03

401nn

Régularisation

1200

04

401nn

Paiement sit 1

300

04

512

Paiement sit 1

300

1500

1200

1200

1500

1500

1500

 

Écriture 01 : enregistrement du paiement de l’acompte à la commande

Écriture 02 : enregistrement de la situation n° 1

Écriture 03 : régularisation de l’acompte à la commande. Le compte 409 est soldé

Écriture 04 : enregistrement du paiement de [situation 1 acompte à la commande]

 

2.         Paiement par l’établissement de crédit (prêt au syndicat)

Il est nécessaire dans ce cas de créer dans ce cas un compte de banque 512nn au nom de l’établissement prêteur.

Les mémoires ou situations doivent être adressés au syndic pour permettre l’enregistrement au crédit du compte 401nn du fournisseur et au débit du compte 674nn du chantier. Ils sont ensuite adressés pour règlement à l’établissement de crédit qui doit informer le syndic des paiements effectués pour lui permettre de les reporter dans la comptabilité du syndicat.

A réception de l’avis de l’établissement prêteur, il convient

·         en premier lieu de constater le versement fictif du prêt au crédit du compte 712nn par le débit du compte 512nn créé, pour le montant payé.

·         en second lieu de constater le paiement du fournisseur au débit du 401nn par le crédit du compte 512nn créé, pour le même montant.

Le syndic procède de la même manière pour les paiements successifs. En fin d’opération le total des paiements effectués par l’établissement prêteur est égal au montant du prêt qui figure au crédit du 712nn.

Ce montant est viré par le débit du 712nn au crédit d’un compte 462nn (créditeurs divers) qui est utilisé comme précédemment indiqué. On voit mal comment procéder autrement si l’on s’en tient strictement au mécanisme réglementaire.

3.         Paiement en cas de cession de la créance professionnelle (Loi Dailly)

Les entrepreneurs et fournisseurs ont la faculté de céder les créances qu’ils peuvent avoir sur leurs clients. Ce mécanisme est utilisé en cas de tension de trésorerie de l’entreprise ou pour garantir un découvert bancaire. Le recours à la cession de créance doit attirer l’attention du syndic qui doit veiller strictement au bon achèvement du chantier. On ne doit pas pour autant condamner a priori une entreprise qui utilise une garantie de financement parfaitement légale.

La loi du 2 janvier 1981 est présentement codifiée sous les articles L 313-23 et suivants du Code monétaire et financier.

Ce mécanisme ne modifie pas la procédure comptable liée au paiement. Il est toutefois recommandé d’ouvrir un compte fournisseur bis lié à l’opération pour permettre son contrôle. On constate assez fréquemment une différence entre le montant cédé et le solde dû à l’entrepreneur, du fait d’un paiement récemment effectué par le syndic. Cette difficulté doit être traitée sans délai.

Les syndics doivent prendre en considération toute notification d’un bordereau de cession de créance professionnelle, faite par un établissement financier. Ils doivent en particulier vérifier la position du compte fournisseur à la date de réception de la notification et faire valoir sans délai tous les paiements réguliers effectués au profit de l’entrepreneur créancier cédant.

Si l’entrepreneur concerné effectue, ou a effectué des travaux au profit de plusieurs syndicats (ou autres catégories de mandants) administrés par un syndic professionnel, celui ci doit vérifier que la notification respecte la ventilation des différentes créances. On doit considérer à notre avis que la notification doit être effectuée au mandat pris en la personne de son mandataire et non à ce dernier.

Sous ces réserves, les mouvements sont enregistrés comme dans le cas d’un paiement ordinaire.

IV.       compte définitif du chantier

Il est établi en premier lieu par l’architecte à l’intention du syndic. Il peut comporter des plus-values (travaux supplémentaires), des moins-values (travaux non exécutés, coûts réduits), ou la constatation du non-emploi ou de l’emploi partiel d’une provision pour travaux imprévus incluse dans le crédit global ouvert par l’assemblée. Le compte de l’architecte doit être accompagné des dernières pièces de règlement émises par les intervenants.

Le syndic vérifie ce compte et ajoute les frais justifiés non inclus dans le compte de l’architecte (frais administratifs et autres honoraires y compris ceux du syndic).

Les écritures appropriées doivent être passées pour assurer une parfaite cohérence entre le compte de l’architecte, complété le cas échéant, et la comptabilité de la copropriété. Les plus values et moins values doivent être clairement identifiables.

Le compte définitif du chantier fait l’objet d’un document extra comptable à soumettre au conseil syndical et à l’assemblée (voir modèle ci dessous).

A.        plus values et actualisations

Le coût définitif des travaux excède parfois le montant des crédits ouverts. Ce dépassement trouve son origine dans l’exécution de travaux supplémentaires ou dans l’application de clauses contractuelles de réactualisation.

1.         Travaux supplémentaires

Les travaux supplémentaires d’un coût significatif doivent faire l’objet d’une décision de l’assemblée portant ratification. L’exigibilité de la mise en répartition est subordonnée à cette formalité. Ils peuvent toutefois s’insérer dans une provision pour imprévus constituée initialement. Dans ce cas un poste est en dépassement mais le préfinancement est assuré. Il est hautement souhaitable qu’une concertation avec le conseil syndical ait précédé cette procédure.

La pratique de la ,provision pour imprévus est souvent critiquée. Elle constituerait une incitation aux dépassements de prévisions permettant l’accroissement  des honoraires de l’architecte et du syndic. Nous retenons comme hypothèse de travail la parfaite conscience professionnelle des intervenants et rejetons cette critique. Il  serait plus justifié d’évoquer parfois l’insuffisance de l’étude préparatoire du chantier. Mais le plus généralement, les travaux supplémentaires  sont imposés ou suggérés par des constatations impossibles avant la mise en route des travaux. L’utilisation de la provision en accord avec le conseil syndical évite alors la nécessité d’une assemblée générale.

Les mémoires établis à ce titre sont traités comme les autres. Ceux qui nécessitent une ratification de l’assemblée doivent apparaître clairement. Il est possible d’ouvrir un sous-compte provisoire 671nn à cet effet.

2.         Incidence correcte de clauses contractuelles

Les marchés peuvent comporter des clauses de réactualisation des coûts. Les montants facturés peuvent être enregistrés et inclus séparément dans le compte.

B.        moins values

Le coût définitif des travaux peut, au contraire, être inférieur aux prévisions. C’est le cas lorsque certains travaux prévus se sont avérés inutiles ou encore quand une provision pour imprévus n’a pas été utilisée  ou l’a été partiellement.

1.         Travaux non exécutés

Il peut s’agir de travaux prévus par prudence mais qui se sont avérés inutiles. Il est conseillé de faire apparaître ces postes dans le compte récapitulatif extra comptable. Ils n’exigent aucun traitement comptable particulier sauf s’ils donnent lieu à l’établissement d’un avoir par l’entreprise. Celui ci est enregistré au débit du compte 401nn du fournisseur et au crédit du compte 671nn (travaux). Il s’agit en effet d’une réduction de charges et non d’un produit.

2.         Emploi partiel d’une provision pour imprévus

Le traitement comptable exige des précautions lorsque des grilles de répartition différentes sont utilisées.

La provision pour imprévus est généralement répartie en fonction de la grille des charges générales. Si les fonds sont partiellement utilisés pour le paiement de travaux supplémentaires répartie selon une autre grille, il faut veiller à restituer la totalité de la provision d’une part, et répartir le coût des travaux supplémentaires d’autre part, en ajoutant les frais accessoires (honoraires d’architecte et de syndic notamment).

C.        pénalités

Les marchés peuvent prévoir des pénalités soit à la charge du maître d’ouvrage (retards de paiement), soit à la charge de l’entreprise (retards dans l’exécution des travaux). Il ne s’agit pour le syndicat, ni de moins-values ni de plus-values mais d’indemnités à payer ou recevoir. Elles ne modifient pas le coût des travaux et doivent être enregistrées comme charges ou produits exceptionnels.

Le syndicat tenu à payer une pénalité pour retard de règlement peut se retourner contre les copropriétaires qui auraient payé tardivement les appels pour travaux. Cette pratique  est fréquente à l’occasion de procédures de recouvrement de charges. Le syndicat est en droit d’ajouter à la demande principale une demande accessoire d’allocation de dommages et intérêts. Le syndic doit être en mesure de produire le décompte précis des pénalités » supportées par le syndicat.

Elles doivent donc apparaître distinctement dans le compte récapitulatif du chantier.

 

La loi NRE du 15 mai 2001 comporte des dispositions relatives aux délais de paiement qui figurent dans les articles L 440-1, l 441-6 et L 442-6 du Code de commerce.

Il appartient aux fournisseurs et entrepreneurs d’apprécier l’opportunité de demander le paiement des pénalités de retard. Bien que la créance correspondante existe de plein droit, ils ne sont pas tenus de les comptabiliser au titre de l’exercice da facturation du chantier. La comptabilisation peut en être retardée à la date du paiement effectif [4] . Les créanciers peuvent donc en consentir l’abandon total ou partiel.

L’intérêt des clients bons payeurs est de traiter avec un entreprise faisant payer les pénalités plutôt qu’avec une entreprise forfaitisant les risques de paiement tardif dans ses devis.

Les pénalités ne sont pas assujetties à la TVA. Elles doivent néanmoins être facturées.

A défaut d’indication de taux dans le marché elles sont calculées  sur l’assiette des montants ttc impayés, au taux de droit commun constitué par celui « appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 7 points de pourcentage » [5] .

Les praticiens conseillent de faire référence au taux légal utilisé pour le calcul des intérêts moratoires dus par un client public multiplié par un coefficient pouvant être 3 à 5.

D.        apurement du compte

L’apurement du compte s’entend de la vérification des différents comptes affectés.

1.         Contrôle administratif et comptable

L’apurement du compte impose le contrôle en parallèle des rubriques comptables et des pièces de gestion. Il faut vérifier pourquoi un compte de subvention ou d’emprunt n’est pas soldé, régulariser un dossier en suspens, virer une somme disponible, etc. La situation du dossier d’assurance dommage ouvrage doit être vérifiée. L’examen d’une comptabilité bien tenue facilite le dépistage d’anomalies administratives.

2.         Paiement des soldes dus aux intervenants - retenues de garantie

Il est effectué sous réserve des retenues de garantie, à défaut de caution bancaire présentée par l’entreprise. Les sommes constituant des retenues de garantie doivent être considérées par le syndicat comme indisponibles. Il peut être opportun de les mettre à l’abri d’une éventuelle saisie-attribution à l’encontre du syndicat en les consignant. 

En comptabilité classique, les retenues de garantie ordinaires sont enregistrées au crédit d’un compte 4017nn  ouvert au nom de l’entreprise, par le débit du compte 401nn de cette même entreprise sans mouvement financier (sauf en cas de consignation). Le plan comptable des syndicats de copropriétaires permet l’ouverture d’un tel sous-compte.

En cas de consignation un compte de banque nouveau est ouvert. Le mouvement précédent est accompagné d’un mouvement financier par le crédit de la banque ordinaire et le débit du compte bancaire de consignation.

A l’expiration du délai de garantie, et en l’absence de réserve, le paiement effectif à l’entreprise est enregistré par le débit du compte 4017nn et le crédit du nouveau compte de banque. Ces deux comptes sont soldés.

3.         Plus values soumises à ratification

Les travaux supplémentaires engagés sans autorisation de l’assemblée doivent être soumis à sa ratification. Le syndicat, de toute manière, est tenu au paiement des entreprises. Il a la faculté de reprocher au syndic un engagement irrégulier d’en refuser la mise en répartition et d’engager la responsabilité financière du syndic.

On peut prétendre que la ratification des travaux supplémentaires dont le coût est imputé sur la provision pour imprévus n’est pas juridiquement nécessaire. Le vote de la provision vaudrait mandat à au syndic et/ou au conseil syndical de les utiliser au mieux des intérêts du syndicat, sur les conseils de l’architecte. Il faut alors, par prudence, que la résolution prévoit au minimum la consultation du conseil syndical.

E.        approbation du compte

L’approbation d’un compte de travaux doit, à notre avis, présenter également les effets d’un quitus propre à l’opération concernée. Il convient de rédiger les résolutions dans cet esprit pour éviter qu’un refus de quitus général fondé sur les incertitudes de la gestion courante ne puisse remettre en cause une opération exceptionnelle. Ce processus impose la transparence du compte et la mise en relief des postes dont la consolidation juridique est nécessaire (travaux supplémentaires réalisés sans décision préalable).

Il est souhaitable de consacrer à ces postes une délibération et une résolution particulière, portant ratification des initiatives du syndic et visant les avis de l’architecte et, le cas échéant, du conseil syndical. L’ensemble du compte est ensuite soumis au vote de l’assemblée.

L’approbation permet la mise en répartition du solde global.

V.        mise en répartition du solde

Rien ne s’oppose à la mise en répartition du solde avant l’approbation du compte par l’assemblée. Cette solution est, sur le plan pratique, recommandée dès lors que le compte a été approuvé par le conseil syndical. Elle est a fortiori préférable lorsque l’approbation ne semble appeler aucune difficulté prévisible et plus encore lorsque les soldes individuels apparaissent créditeurs. Toutefois le syndic doit préciser que les soldes débiteurs ne sont pas exigibles en l’état.

De toute manière, les copropriétaires doivent connaissance avant l’assemblée du compte général mais aussi de ses incidences sur les comptes individuels.

Le solde peut être créditeur ou débiteur. Dans ce dernier cas, les quotes-parts ne sont exigibles qu’après l’approbation mais les copropriétaires satisfaits peuvent les payer sans attendre.

Le décret exige la ventilation des soldes individuels entre soldes sur gestion courante et soldes sur travaux. Les dispositions appropriées doivent être prises pour respecter cette obligation. Cette ventilation exige, dans certains cas une analyse des débits et crédits d’un compte individuel. Elle peut s’avérer impossible lorsque des acomptes périodiques ont été payés sans que le débiteur ait précisé l’imputation. On applique alors les règles d’imputation classiques.

 

L’approbation du compte des travaux a pour vertu d’en figer les éléments.

Elle consolide les postes relatifs aux dépassements du crédit ouvert et, dans la mesure du nécessaire, ceux relatifs à l’emploi de la provision pour imprévus ;

Elle rend exigibles les soldes individuels, créditeurs ou débiteurs.

 

L’approbation peut s’accompagner de réserves qui doivent être motivées par des considérations juridiques ou comptables, à l’exclusion de considérations techniques. Si la qualité des travaux fait l’objet de critiques, le syndicat dispose de moyens appropriés pour faire valoir ses droits et garanties.

Le rejet global d’un compte de travaux exceptionnels ne peut être justifié que par les défectuosités de sa présentation, qui  ne permettent pas aux copropriétaires d’apprécier la conformité du compte avec les décisions initialement prises par l’assemblée.

La meilleure solution pour éviter ce genre de difficulté est d’inviter le conseil syndical à procéder préalablement à la vérification du compte établi.

VI.       vente d’un lot en cours de chantier

La vente d’un lot après le vote de travaux par l’assemblée, avant le début des travaux ou  en cours de chantier, exige une attention particulière du syndic pour l’établissement de l’état daté prévu par l’article D 5. Il convient de se reporter à ce texte et aux indications que nous donnons à propos des mutations de lot. Le souci primordial doit être alors l’information complète du notaire rédacteur et des parties.

Les nouvelles dispositions de l’article D 6-2 simplifient le travail du syndic pour ce qui est des comptes respectifs du vendeur et de l’acquéreur. La notification du transfert de propriété impose au syndic la clôture du compte du vendeur et l’ouverture d’un compte au nom de l’acquéreur. Tous les appels de fonds pour avances et provisions devenues exigibles postérieurement à la réception de la notification du transfert de propriété par le syndic doivent être payés par l’acquéreur. Il appartient ensuite aux parties d’établir entre elles, et hors intervention du syndic, un compte conforme aux conventions portées dans l’acte de vente, qui sont inopposables au syndicat.

VII.     modèles

Nous présentons ci-dessous, pour un chantier simple

·         un tableau extracomptable des engagements

·         un compte de chantier

·         l’annexe 4 correspondant à ce compte .

 

Le tableau présente les engagements enregistrés en fonction des contrats signés (marché, police DO et contrat d’architecte. En contrepartie viennent les factures reçues par le syndic pour annulation de progressive des engagements.

Le compte de chantier est aussi  un document extracomptable. Il reprend des éléments qu’on doit trouver pareillement dans la comptabilité du syndicat. Les copropriétaires ne peuvent en effet se contenter des éléments comptables sommaires habituellement fournis. L’annexe 4 ne fournit pas toutes les informations dont les copropriétaires peuvent avoir besoin pour certaines catégories de travaux.

 

Tableau des engagements

libellé

dates

débit

crédit

AG  couverture crédit 35 000 répartition 01

17/04/13

OS OPARCH

20/06/13

2 600

Police DO

20/06/13

1 400

OS Dupont

11/07/13

33 000

Syndic

700

Total engagements

37 700

Prime DO

29/06/13

1 354

Mémoire Dupont

11/07/13

10 500

Mémoire Dupont

28/08/13

10 500

Mémoire Dupont

21/09/13

10 500

Mémoire Dupont

29/10/13

725

Note OPARCH

29/06/13

900

Note OPARCH

21/09/13

850

Note OPARCH

29/10/13

828

Hono syndic

644

Écart  de liquidation

899

 

37 700

 

 

Dans le compte ci dessous on vérifie que le solde à appeler (1801) est égal à

[crédit ouvert (37 700) – appels de fonds (35 000] – écart de liquidation (899)

 

 

 

 

Syndicat  3  rue  de  la  riviÈre

Travaux de couverture (AG 17/04/2013)

Intervenants

paiement

mémoire

Ets Dupont Couverture
12 rue la Tour 75021 Paris

Réfection toiture
Mémoire 23-45 du 12/10/13

32 225

Règlement du

11/07/13

10 500

Règlement du

28/08/13

10 500

Règlement du

21/09/13

10 500

Règlement du

29/10/13

725

32 225

Assurance DO
Cie Assur Police 22367

1 354

Règlement du

29/06/13

1 354

Ct OPARCH Architecte

34 rue Duru  75022 Paris

Facture 143-05 du 14/10/13

2 578

Règlement du

29/06/13

900

Règlement du

21/09/13

850

Règlement du

29/10/13

828

2578

M. Gérant, syndic

Facture 225 du 25/10/13

644

Règlement du

29/10/13

644

Total chantier
dont TVA 4416 €

36 801

Appels de fonds

Appel n° 1

01/06/13

17 500

Appel n° 2

01/08/13

17 500

Solde à appeler

1 801

36 801

 

 

 

 

Annexe 4

Exercice N

Exercice N  réalisé à approuver

Dépenses
votées

Dépenses

Provisions
appelées

Solde

TRAVAUX DE L’ARTICLE 14-2

Travaux de  couverture

Charges communes générales
Devis Dupont couverture
Assurance DO
Honoraires architecte
Honoraires syndic


33 000
1 400
2 600
700

Charges communes générales
Mémoire Dupont couverture
Assurance DO
Honoraires architecte
Honoraires syndic


32 225
1 354
2 578
644

Produits affectés
Appel de fonds 01/06/13
Appel de fonds 01/08/13


17 500
17 500

Net

Total travaux de couverture

37 700

36 801

35 000

1 801

OPÉRATIONS EXCEPTIONNELLES

Néant

Total opérations exceptionnelles

TOTAL TRAVAUX  EXCEPTIONNELS

37 700

36 801

35 000

1 801

 

 

 

 

Mise à jour

29/09/2014


29/09/2014

 



[1]  Au sens figuré du terme

[2]  Il s’agit ici des ouvrages de différentes natures et non pas des lots de copropriété.

[3] En ce sens Picault Copropriété : les nouvelles règles de comptabilité page 138 et Laporte Jurisclasseur copropriété fasc. 250 n° 103

[4] Projet de loi de finances rectificative pour 2005 conformant la loi rectificative pour 2002.

[5] Taux « Main refinancing opérations » à rechercher sur http://ecb.int