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7 / 5.2.1

Annexe 1 ; État financier en fin d’exercice

 

L’article 8 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 prescrit la présentation des comptes arrêtés à la clôture de l’exercice sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes 1, 2, 3, 4 et 5 du décret.

Le tableau ci dessous reproduit fidèlement l’annexe 1 (État financier en fin d’exercice). Établi après répartition, il « présente l’état des créances et des dettes et comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant dus ».

Nos observations figurent à la suite du tableau.

 

État financier après répartition au 31 décembre 2013

Situation financière et trésorerie

2012

2013

2012

2013

Trésorerie

Provisions et avances

50 Placements

102  Provisions travaux

103  Avances

51 Banque

1031 Avance trésorerie

1032 Avances travaux

53 Caisse

1033 Autres avances

105 Fonds de travaux

 

 

 

 

 

 

12  Solde sur travaux

131 Subventions à affecter

Trésorerie disponible I

 Total I

Créances

Dettes

2012

2013

2012

2013

40 Fournisseurs

42 Personnel

42 Personnel

43 Organismes sociaux

43 Organismes sociaux

44 État et coll. territoriales

44 État et coll. territoriales

45 Copropriétaires

exigibles à recevoir

45 Copropriétaires

excédents à restituer

459 Copropriétaires douteux

46 Débiteurs divers

46 Débiteurs divers

47 Comptes d’attente

47 Comptes d’attente

48 Comptes à régulariser

48 Comptes à régulariser

49 Dépréciation sur tiers

Total II

Total II

Total général I + II

Total général I + II

Emprunt montant restant dû

 

 

Le tableau a pour objet de présenter la situation en fin de l’exercice 2013. Il doit être joint à la convocation pour l’assemblée annuelle à tenir dans le courant du premier semestre 2014.

Des listes nominatives doivent être annexées pour les rubriques suivantes :

·         Copropriétaires – créances douteuses

·         Copropriétaires – sommes restant à recevoir

·         Copropriétaires – excédents versés

·         Dépréciation des comptes de tiers,

 

Les syndics, mais aussi les membres des conseils syndicaux doivent connaître les règles impératives suivantes :

Il n’est pas possible de faire figurer d’autres comptes que ceux existant dans le modèle. Il est seulement possible de faire figurer des sous-comptes de ceux-ci (procédure recommandée pour mieux informer les copropriétaires sur certains postes comme indiqué ci-dessous).

L’état financier doit être établi après répartition des insuffisances et trop appelés entre les copropriétaires. Cette répartition doit être effective. Il est interdit de camoufler les soldes dans un ou plusieurs compte(s) 47nn ou autres, a fortiori dans une ligne orpheline (dépourvue d’un numéro de compte).

La pratique des lignes orphelines est d’ailleurs prohibée, a fortiori lorsqu’un montant représente le solde d’écritures diverses en débit et crédit. La compensation est en effet interdite.

Il est recommandé, s’il y a lieu, de faire figurer en 12 les soldes propres à des chantiers distincts.

 

On remarque d’emblée que les provisions appelées en cours d’exercice au titre des charges du budget prévisionnel ne figurent pas dans le tableau des dettes alors qu’elles doivent être restituées aux copropriétaires.

La raison est que le tableau est établi après répartition des charges et produits. Il doit faire apparaître les soldes entre [(charges – produits) – provisions], qualifiés d’insuffisances ou trop-versés (en réalité trop-appelés). Il faut alors admettre que cette répartition s’accompagne impérativement de la restitution des provisions appelées. Elles ne peuvent plus apparaître dans le tableau.

 

Mais alors il ne s’agit pas d’un « état » mais d’un « projet ».

Un état financier décrit une situation comptable et financière acquise et figée à la date de clôture des écritures sauf à devenir un « plan d’affaires »  sous la forme d’une projection dans le futur commercial.

Dans notre domaine, l’idée n’est pas mauvaise de générer un projet de situation après répartition des charges mais la confusion des deux documents en un seul va sans nul doute à l’encontre des règles traditionnelles de la reddition des comptes.

Il est facile d’en donner un exemple à partir du modèle de balance présenté dans le site, si l’on admet comme hypothèse de travail la reddition des comptes et la répartition des charges et produits chaque mois, puisque le modèle ne comporte que le mois de janvier. Les observations qui suivent demeureraient identiques si la balance comportait un exercice complet. Voir le modèle

On peut établir les tableaux suivants :

Tableau 1 : les éléments fournis par la balance

Tableau 2 : l’état financier avant répartition qui permet le contrôle de la situation du syndicat et fournit les renseignements permettant d’établir et vérifier le tableau suivant.

Tableau 3 : la projection de ce que serait la situation du syndicat après approbation des comptes et de la répartition des charges telles que présentées.

Tableau 4 : ce tableau est une présentation simplifiée de ce que serait l’annexe 1 dans un tel cas.

 

Éléments fournis par la balance (1)

1031 Avance de trésorerie

500,00

1032 Avance travaux

9500,00

4010 Fournisseurs

2437,88

4010 Fournisseurs

2437,88

4091 Fournisseur acompte commande

1000,00

4092 Fournisseur acompte commande

9120,00

4500 Copropriétaires

3000,00

4500 Copropriétaires

2834,00

4720 Indemnité sinistre

1000,00

5121 Banque

13834,00

5121 Banque

12557,88

60nn Charges à répartir

2437,88

7010 Provisions appelées

3000,00

31829,76

31829,76

 

Situation avant répartition (2)

1031 Avance de trésorerie

500,00

1032 Avance travaux

9500,00

4010 Fournisseurs

4091 Fournisseur acompte commande

1000,00

4092 Fournisseur acompte commande

9120,00

4500 Copropriétaires

166,00

4720 Indemnité sinistre

1000,00

5121 Banque

1276,12

60nn Charges à répartir

2437,88

7010 Provisions appelées

3000,00

14000,00

14000,00

 

Situation après répartition (3)

1031 Avance de trésorerie

500,00

1032 Avance travaux

9500,00

4010 Fournisseurs

4091 Fournisseur acompte commande

1000,00

4092 Fournisseur acompte commande

9120,00

4500 Copropriétaires (solde exigible)

166,00

4500 Copropriétaires (solde à approuver)

3000,00 – 2437,88

562,12

4720 Indemnité sinistre

1000,00

5121 Banque

1276,12

60nn Charges à répartir

0,00

7010 Provisions appelées

0,00

11562,12

11562,12

 

Annexe I (4)

1031 Avance de trésorerie

500,00

1032 Avance travaux

9500,00

5121 Banque

1276,12

Totaux I

1276,12

10000,00

4500 Copropriétaires (solde exigible)

166,00

4500 Copropriétaires (solde à approuver)

562,12

4010 Fournisseurs

4091 Fournisseur acompte commande

1000,00

4092 Fournisseur acompte commande

9120,00

4720 Indemnité sinistre

1000,00

Totaux II

10286,00

1562,12

Totaux I + II

11562,12

11562,12

 

On constate en premier lieu qu’en 45, dans le tableau des dettes, ce sont bien les excédents appelés, soit en l’espèce (3000,00 – 2437,88 = 562,12) qu’il convient de prendre en considération, et non les excédents versés (2834,00 – 2437,88 = 396,12). L’annexe 1 comporte impérativement mention dans la tableau « Créances » des sommes exigibles restant à recevoir, ici 166,00.

Ce solde reste exigible comme provision jusqu’à la date de l’approbation des comptes. C’est à ce moment seulement qu’il peut y avoir compensation avec la quote-part de l’excédent.

Il serait d’ailleurs difficile de déterminer exactement le montant total des versements effectués au seul titre des provisions sur charges du budget prévisionnel.

 

La comparaison des tableaux 2 et 3 permet de vérifier facilement comment a été déterminé le montant de l’excédent (ou éventuellement de l’insuffisance) puisque les termes de l’opération figurent clairement en 2. Ce n’est pas le cas dans l’annexe 1 et c’est doute son vice le plus critiquable.

 

On peut donc penser qu’il serait opportun de présenter ces deux documents et de supprimer la double présentation des charges et produits de l’exercice. Elle est dépourvue d’intérêt si l’obligation est faite aux syndics de joindre le relevé détaillé des charges et produits à la convocation. En l’état des textes, beaucoup de syndics ont conservé la pratique ancienne de cette communication mais certains ne le font pas.

 

Ceci étant, il faut mentionner quelques observations relatives à la présentation actuelle de l’annexe 1.

 

Les totaux I + II, à gauche et à droite, doivent être égaux.

Dans le compte 51 (banque) le signe – placé devant le montant indiqué fait apparaître un découvert bancaire. Il peut en être de même pour d’autres comptes et notamment le 12.

 

L’annexe I présente une situation globale fiable, réserve faite de l’absence d’enregistrement d’un ou plusieurs emprunts en comptabilité. La mention extra comptable fournit néanmoins une information quant aux soldes restant à rembourser. Mais elle ne peut pas constituer un document de travail pour la vérification des comptes.

 

Nous signalons préalablement l’obligation nouvelle faite au syndic d’effectuer sans délai, - et avant même l’établissement de cette annexe, le cas échéant -, un contrôle de la trésorerie du syndicat.

La loi du 25 mars 2009 a inséré dans le statut de la copropriété l’article 29-1-A nouveau ainsi conçu

« Lorsqu’à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2, le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le président du tribunal de grande instance d’une demande de désignation d’un mandataire ad hoc. »

 

L’article 27 du décret n° 2010-391 du 20avril 2010 modifiant le décret du 17 mars 1967 (reproduit ci-dessous en B) crée notamment un article 61-2 ainsi conçu :

Art. 61-2.-Ne sont pas considérées comme impayées, pour l’application du premier alinéa de l’article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice.

 

Sur les modalités d’application de l’article 29-1-A, nous renvoyons à l’étude 7-2-8 consacrée aux insuffisances de trésorerie.

 

 

Mise à jour

17/09/2014