00043608 CHARTE Ne
sont autorisées que 2)
les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration 3)
l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
7 / 5.2.1 Annexe 1 ; État financier en fin d’exercice L’article 8 du décret
n° 2005-240 du 14 mars 2005 prescrit la présentation des comptes arrêtés à la
clôture de l’exercice sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à
titre obligatoire aux annexes 1, 2, 3, 4 et 5 du décret. Le tableau ci dessous
reproduit fidèlement l’annexe 1 (État financier en fin d’exercice). Établi après
répartition, il « présente l’état des créances et des dettes et
comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi du
10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant
dus ». Nos observations
figurent à la suite du tableau.
Le tableau a pour
objet de présenter la situation en fin de l’exercice 2013. Il doit être joint
à la convocation pour l’assemblée annuelle à tenir dans le courant du premier
semestre 2014. Des listes nominatives doivent être annexées pour
les rubriques suivantes : ·
Copropriétaires – créances douteuses ·
Copropriétaires – sommes restant à
recevoir ·
Copropriétaires – excédents versés ·
Dépréciation des comptes de tiers, Les
syndics, mais aussi les membres des conseils syndicaux doivent connaître les
règles impératives suivantes : Il n’est pas possible de faire figurer d’autres comptes que
ceux existant dans le modèle. Il est seulement possible de faire figurer des
sous-comptes de ceux-ci (procédure recommandée pour mieux informer les
copropriétaires sur certains postes comme indiqué ci-dessous). L’état financier doit être établi après
répartition des insuffisances et trop appelés entre les copropriétaires.
Cette répartition doit être effective. Il est interdit de camoufler les
soldes dans un ou plusieurs compte(s) 47nn ou autres, a fortiori dans une
ligne orpheline (dépourvue d’un numéro de compte). La pratique des lignes orphelines est d’ailleurs prohibée,
a fortiori lorsqu’un montant représente le solde d’écritures diverses en
débit et crédit. La compensation est en effet interdite. Il est recommandé, s’il y a lieu, de faire figurer en 12
les soldes propres à des chantiers distincts. On remarque d’emblée
que les provisions appelées en cours d’exercice au titre des charges du
budget prévisionnel ne figurent pas dans le tableau des dettes alors qu’elles
doivent être restituées aux copropriétaires. La raison est que le
tableau est établi après répartition des charges et
produits. Il doit faire apparaître les soldes entre [(charges –
produits) – provisions], qualifiés d’insuffisances ou trop-versés (en réalité
trop-appelés). Il faut alors admettre que cette répartition s’accompagne
impérativement de la restitution des provisions appelées. Elles ne peuvent
plus apparaître dans le tableau. Mais alors il ne
s’agit pas d’un « état » mais d’un « projet ». Un état financier
décrit une situation comptable et financière acquise et figée à la date de
clôture des écritures sauf à devenir un « plan d’affaires » sous la forme d’une projection dans le
futur commercial. Dans notre domaine,
l’idée n’est pas mauvaise de générer un projet de situation après répartition
des charges mais la confusion des deux documents en un seul va sans nul doute
à l’encontre des règles traditionnelles de la reddition des comptes. Il est facile d’en
donner un exemple à partir du modèle de balance présenté dans le site, si
l’on admet comme hypothèse de travail la reddition des comptes et la
répartition des charges et produits chaque mois, puisque le modèle ne comporte
que le mois de janvier. Les observations qui suivent demeureraient identiques
si la balance comportait un exercice complet. Voir le modèle On peut établir les
tableaux suivants : Tableau
1 : les éléments fournis par la balance Tableau
2 : l’état financier avant répartition qui permet le contrôle de la
situation du syndicat et fournit les renseignements permettant d’établir et
vérifier le tableau suivant. Tableau
3 : la projection de ce que serait la situation du syndicat après
approbation des comptes et de la répartition des charges telles que
présentées. Tableau
4 : ce tableau est une présentation simplifiée de ce que serait l’annexe
1 dans un tel cas. Éléments fournis par la balance
(1)
Situation avant
répartition (2)
Situation après
répartition (3)
Annexe I (4)
On constate en
premier lieu qu’en 45, dans le tableau des dettes, ce sont bien les excédents appelés, soit en l’espèce (3000,00 –
2437,88 = 562,12) qu’il convient de prendre en considération, et non les
excédents versés (2834,00 – 2437,88 = 396,12). L’annexe 1 comporte
impérativement mention dans la tableau « Créances » des sommes
exigibles restant à recevoir, ici 166,00. Ce solde reste
exigible comme provision jusqu’à la date de l’approbation des comptes. C’est
à ce moment seulement qu’il peut y avoir compensation avec la quote-part de
l’excédent. Il serait d’ailleurs
difficile de déterminer exactement le montant total des versements effectués
au seul titre des provisions sur charges du budget prévisionnel. La comparaison des
tableaux 2 et 3 permet de vérifier facilement comment a été déterminé le
montant de l’excédent (ou éventuellement de l’insuffisance) puisque les
termes de l’opération figurent clairement en 2. Ce n’est pas le cas dans
l’annexe 1 et c’est doute son vice le plus critiquable. On peut donc penser
qu’il serait opportun de présenter ces deux documents et de supprimer la
double présentation des charges et produits de l’exercice. Elle est dépourvue
d’intérêt si l’obligation est faite aux syndics de joindre le relevé détaillé
des charges et produits à la convocation. En l’état des textes, beaucoup de
syndics ont conservé la pratique ancienne de cette communication mais
certains ne le font pas. Ceci étant, il faut
mentionner quelques observations relatives à la présentation actuelle de
l’annexe 1. Les totaux I + II, à gauche et à droite,
doivent être égaux. Dans le compte 51
(banque) le signe – placé devant le montant indiqué fait apparaître un découvert
bancaire. Il peut en être de même pour d’autres comptes et notamment le 12. L’annexe I présente
une situation globale fiable, réserve faite de l’absence d’enregistrement
d’un ou plusieurs emprunts en comptabilité. La mention extra comptable
fournit néanmoins une information quant aux soldes restant à rembourser. Mais
elle ne peut pas constituer un document de travail pour la vérification des
comptes. Nous signalons
préalablement l’obligation nouvelle faite au syndic
d’effectuer sans délai, - et avant même l’établissement de cette
annexe, le cas échéant -, un contrôle de la trésorerie du syndicat. La loi du 25 mars
2009 a inséré dans le statut de la copropriété l’article 29-1-A
nouveau ainsi conçu « Lorsqu’à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2, le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le président du tribunal de grande instance d’une demande de désignation d’un mandataire ad hoc. » L’article 27 du décret n° 2010-391 du 20avril 2010 modifiant le décret du 17 mars 1967 (reproduit ci-dessous en B) crée notamment un article 61-2 ainsi conçu : Art. 61-2.-Ne sont pas considérées comme impayées, pour l’application du premier alinéa de l’article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice. Sur les modalités
d’application de l’article 29-1-A, nous renvoyons à l’étude 7-2-8 consacrée aux insuffisances de trésorerie. |
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