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7 / 3.4.3 Traitement comptable des engagements I. engagement des charges et des
produits II. Travaux et opérations
pluriannuels III. traitement des écritures d’
engagement (charges) I. engagement des charges et des produits Nous décrivons ici les règles fixées par le décret et l’arrêté du 14 mars 2005. Reprenons auparavant le texte de l’article L 14-3 : « Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement.. L’engagement est soldé par le règlement. » La distinction entre les opérations courantes et les opérations exceptionnelles doit, ici encore, être respectée. On doit ici encore distinguer les charges courantes des charges exceptionnelles. Les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat (art. DC 3). Le texte ne fournit aucune indication explicite sur les modalités d’enregistrement des charges courantes. Visant « les fournitures et services dont a bénéficié le syndicat », il fait implicitement référence à la livraison de la marchandise ou à l’exécution du service. Or ce critère est sans intérêt dans le cas, très fréquent, des contrats de services prévoyant un paiement par périodes et d’avance. Les redevances sont alors exigibles aux dates stipulées. Elles doivent être engagées à cette date alors que le syndicat ne bénéficiera des services correspondants que postérieurement. Une commande de combustible doit faire l’objet d’un engagement, surtout lorsqu’il existe entre le fournisseur et le syndic une pratique de facturation à un quantième donné de chaque mois. Il s’agit toujours d’une dépense importante. Les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnels comprennent les sommes, versées ou à verser, pour les travaux prévus par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et décidés par l’assemblée générale des copropriétaires. Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations (art. DC 4). Au sujet de l’acompte à la commande, le texte prévoit l’enregistrement de son paiement effectif au débit du compte 409, par le crédit d’un compte de trésorerie. On a oublié semble-t-il, que cet acompte fait l’objet d’une facture. Elle est enregistrée au crédit du 401 de l’entreprise sans que l’on connaisse la contrepartie. Les auteurs spécialistes n’ont pas traité cette question. Le guide de l’ARC indique toutefois, et curieusement, qu’il n’y a lieu d’utiliser le compte 409 que dans le cas d’une opération pluriannuelle [1] La première situation de travaux qui parvient ensuite au syndic comporte d’une part le montant du premier acompte sur travaux et d’autre part l’imputation de tout ou partie, s’il y a lieu, de l’acompte à la commande. La ventilation de cette situation permet la régularisation du compte 409. Ce mécanisme est boiteux. Les prescriptions réglementaires relatives à l’enregistrement des charges ne respectent donc pas le principe légal de la procédure d’engagement juridique. Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l’obligation leur incombant, enregistrées à la date d’exigibilité. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l’assemblée générale des copropriétaires. Les produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent · les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur incombant résultant de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, · les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux, · les subventions notifiées, · les indemnités d’assurance · les loyers des parties communes, · ainsi que les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat suivant affectation décidée par l’assemblée générale des copropriétaires. Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l’exercice de leur exigibilité. Les subventions sont à constater dès leur notification, à l’exception des subventions dont le versement s’effectue sur plusieurs exercices, qui sont à mentionner dans l’état des travaux prévus au premier alinéa du présent article et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, dès leur notification et inscrites en comptabilité sur le fondement des dispositions prévues par la décision accordant la subvention. Pour l’essentiel, les prescriptions réglementaires respectent donc le principe légal de la procédure d’engagement juridique. II. Travaux et opérations pluriannuels Le projet de décret comptable de 2002 comportait un traitement spécifique des « engagements sur exercices futurs » que l’on peut résumer ainsi : lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondants aux travaux et prestations votés à effectuer sur exercices futurs sont mentionnés en « engagements sur exercices futurs » dès la signature du contrat et comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel ces travaux ou prestations sont réalisés. Ce tableau devait être joint à l’annexe 1 de fin d’exercice.
Cette disposition, excellente en son principe, présentait des inconvénients manifestes. Le plus criant était la nécessité de calculer les « provisions copropriétaires restant à recevoir », qui étaient peut-être les provisions restant à appeler. Elle a disparu dans le texte du décret du 14 mars 2005. L’article 4 indique : « Lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés. » L’article 8 indique de son côté : « L’état des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice fait apparaître en fin d’exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération. » L’état des travaux apparaît dans l’annexe 5 sous l’aspect d’un document de fin d’exercice. En colonne E (solde en attente sur travaux) doit apparaître, pour chaque chantier en cours à la fin d’un exercice, un montant égale à la différence entre - le montant des travaux réalisés (C) - le total appels travaux + emprunts et subventions reçus (D) En (C), comment déterminer le montant des travaux réalisés ? Il faut cumuler l’acompte à la commande et les montants facturés dans les situations de travaux adressées au syndic. Les dates à reporter sont celles des dates de constatation de la réalisation et non les dates d’envoi des documents. Par exemple un document daté du 18 novembre 2005 peut comporter « l’état d’avancement des travaux arrêté à la date du 10 novembre 2005 ». En (D), les appels pour travaux figurent pour le montant global appelé. S’y ajoutent les sommes effectivement reçues au titre des emprunts et subventions bénéficiant au syndicat. Les emprunts et subventions bénéficiant aux copropriétaires pris individuellement, même s’ils transitent par les comptes du syndicat, sont traités distinctement. Il paraît logique d’y ajouter les indemnités d’assurance liées aux travaux et affectées à leur paiement. L’avantage du mécanisme est d’obliger le syndic à faire en fin d’exercice un point précis des chantiers en cours. Son inconvénient majeur est de ne pas faire apparaître clairement le solde restant à appeler sur tel ou tel chantier. De plus le total de la colonne E peut correspondre à plusieurs chantiers et doit correspondre globalement au solde du compte 12 dans l’annexe 1. Ce document n’est établi qu’en fin d’exercice. C’est bien normal puisqu’il s’agit de décrire la situation du ou des chantier(s) à cette date. III. traitement des écritures d’ engagement (charges) Comme nous l’avons indiqué plus haut, les textes organisent correctement, pour l’essentiel, l’engagement juridiques des produits. Nous traitons ci-dessous que l’engagement juridique des charges. En l’état des textes, et pour les travaux et opérations relevant de l’article 14-2 il convient d’utiliser la technique du tableau proposée par le projet de décret de 2002. Nous avons suggéré précédemment l’utilisation de sous-comptes d’attente 471 et 472 exclusivement affectés à ce genre d’opérations tout en mentionnant que cette solution n’est certainement pas très conforme à la réglementation comptable établie par le décret et l’arrêté comptable. Après réflexion et observation de comptabilités tenues par des syndics bénévoles (en Excel) nous considérons que ce mécanisme n’est pas satisfaisant. A l’occasion d’une amélioration de ces textes, il sera sans doute nécessaire d’inclure une classe 8. Elle est utilisée en comptabilité commerciale pour les engagements qui sont alors d’une autre nature, comme nous l’avons indiqué plus haut. Le tableau des engagements peut se présenter très simplement comme suit :
A gauche, il faut entendre par travaux engagés ceux qui, régulièrement votés par l’assemblée générale, ont fait l’objet d’un ordre de service. Si un chantier exige l’intervention coordonnée de trois corps d’état, il convient d’indiquer les montants respectifs des trois ordres de service. A droite, il est fait mention des provisions appelées (et donc exigibles), des subventions accordées et des emprunts souscrits. Pour ces derniers, il ne s’agit que d’emprunts du syndicat, ayant fait l’objet d’un contrat signé emportant engagement définitif de l’établissement de crédit. Mais un tableau des engagements réellement utile doit se présenter comme suit :
** (OS) = Acompte joint à l’ordre de service du
13/06/09 On comprend aisément qu’à tout moment, - s’il est servi ponctuellement -, le syndic et le conseil syndical peuvent connaître l’avancement des opérations de financement du chantier et de paiement des entreprises. Il est nécessaire par ailleurs de vérifier l’état des paiements des copropriétaires. On constate qu’en l’espèce il s’agit d’un syndicat de bonne qualité et qu’on peut en dire autant du syndic ! Il fait apparaître à un moment donné les deux aspects distincts de l’engagement : - À l’égard des copropriétaires : la mise en répartition d’un appel de fonds réduit à due concurrence de son montant l’engagement qui devient une charge. - A l’égard des entreprises : tout paiement réduit l’engagement du syndicat Il est intéressant de montrer comment se présentait le tableau à la date du 30 octobre 2009 par exemple :
Ce tableau doit être mis à jour « au fil de l’eau ». L’expérience montre que, depuis des lustres, les comptables de copropriété expérimentés tiennent pour chaque syndicat, d’une manière ou d’une autre, un tableau des charges futures mais certaines, - que l’on pourrait qualifier de charges inéluctables -, dont la date d’exigibilité et le montant sont connus au premier jour de l’exercice. On peut y ajouter celles dont le montant peut être estimé au plus près. Il s’agit des redevances périodiques au titre de contrats divers, des primes d’assurances, des honoraires de gestion courante du syndic, etc… Il s’agit également des charges imposées comme les redevances fiscales ou assimilées. Ces charges doivent donc être engagées. Mais, dans la pratique, elles sont facturées avant la date de leur exigibilité. Il y a donc confusion entre l’enregistrement de la facture et l’engagement juridique. L’engagement doit être néanmoins réalisé lorsque pour des raison diverses, la facture n’a pas été reçue à la date de clôture de l’exercice N. Dans la pratique, elle est souvent reçue par le syndic dans le mois suivant. Elle ne peut être enregistrée qu’en N+1, mais elle peut être exploitée pour passer en N l’engagement au montant exact figurant sur la facture. L’article 3 du décret du 14 mars 2005 dispose que « Les charges constatées
pour les opérations courantes mentionnées à l’article 14-1 de la loi du 10
juillet 1965 susvisée comprennent les sommes, versées ou à verser, en
contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat. »
Il ne s’agit là que d’une partie des charges pour les opérations courantes. Il faut y ajouter les redevances contractuelles périodiques payables d’avance, et les charges imposées de type fiscal. Nous évoquons pour mémoire les charges sociales et assimilées. Elles font l’objet d’un type d’engagement spécifique puisqu’elles sont calculées en même temps que les payes et passées dans les comptes 43 comme dettes du syndicat jusqu’à leur paiement à des dates imposées. L’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 dispose que « Le compte 408 « Factures non parvenues » enregistre le montant de fournitures réceptionnées, de prestations de services effectués ou de travaux réalisés au cours de l’exercice et dont la facture n’a pas été reçue au cours de l’exercice. » L’expression « au cours de l’exercice » signifie « à la date de clôture de l’exercice » même si, occasionnellement, une facture non parvenue à sa date normale peut y être enregistrée avant cette date. Nous avons déjà indiqué que la condition de réception, d’exécution ou de réalisation est inadaptée. Les redevances contractuelles payables d’avance et les redevances fiscales doivent y être enregistrées si les factures ou avertissements ne sont pas parvenus. La procédure d’engagement juridique n’élimine pas le
mécanisme du compte 408. Pour les charges courantes, les engagements pendants à la date de clôture de l’exercice doivent être reportés dans le compte 408. Il s’agit alors d’une opération facile à réaliser. Elle se borne à la collecte des engagements non purgés. On n’est plus dans le cadre de l’opération hâtive qu’est habituellement le listage des factures non reçues en fin d’exercice. |
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