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7 / 5.2.5

Annexe 5  État des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non clôturés à la fin de l’exercice 2010

 

 

L’annexe 5 présente la situation des chantiers ou opérations exceptionnelles votés non achevés ou achevés mais dont le compte définitif n’a pu être établi à la date de clôture de l’exercice. Nos observations sont essentiellement consacrées aux comptes de travaux.

L’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 fournit les indications suivantes :

« Le compte 12 reçoit le solde des opérations sur travaux ou opérations exceptionnelles qui ne peuvent pas être clôturées en fin d’exercice.

« Ce compte est débité en fin d’exercice par le crédit des comptes de charges pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles intéressés. Il est crédité à l’ouverture de l’exercice suivant par le débit des mêmes comptes.

« Ce compte est crédité en fin d’exercice par le débit des comptes de produits sur travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles. Il est débité à l’ouverture de l’exercice suivant par le crédit de ces mêmes comptes.

« Son solde et son détail apparaissent dans l’annexe n° 5 « État des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice ». Son solde est repris dans l’annexe n° 1 «  État financier ».

 

 

ÉTAT DES TRAVAUX DE L’ARTICLE 14-2 ET OPÉRATIONS EXCEPTIONNELLES
VOTÉS NON ENCORE CLÔTURÉS À LA FIN DE L’EXERCICE 2013 (Annexe 5 )

Assemblée générale tenue en 2014

 

 

TRAVAUX VOTÉS

TRAVAUX PAYÉS

TRAVAUX RÉALISÉS

APPELS TRAVAUX EMPRUNTS SUBVENTIONS REçUS
AFFECTATION
FONDS TRAVAUX

SOLDE EN ATTENTE SUR TRAVAUX

SUBVENTIONS EMPRUNTS à RECEVOIR

(3)

(3)

(3)

(3)

(3)

A

B

C

D

E = D - C

F

TRAVAUX RAVALEMENT

(1)

TRAVAUX TOITURE

(1)

TOTAL

(2)

 

 

(1)    A détailler par marchés de travaux ou opérations exceptionnelles et par clé de répartition

(2)    Ce solde correspond au solde du compte 12 dans l’annexe n° 1

(3)    Servir la colonne en indiquant le montant et la date pour chaque article

 

 

 

 

 

Notons en premier lieu que les colonnes A, B, C, D, et F doivent comporter le montant et la date pour chaque article.

Le traitement de la colonne A est simple. Il faut y reporter le détail des crédits ouverts par la décision d’assemblée correspondante. En l’état, cette opération ne peut être effectuée que manuellement. On peut penser qu’il en va de même pour d’autres opérations évoquées ci dessous.

 

En colonne B il convient de reporter les paiements effectués. Comme un paiement suppose la réception préalable d’une « facture »,  il est évident que, pour chacun des chantiers, le total de la colonne B ne peut excéder le total de la colonne C.

Nous signalons toutefois le cas fréquent des chantiers pour lesquels la paiement d’un acompte à la commande a été joint à l’ordre de service.

L’arrêté du 14 mars 2005 et la Recommandation n° 6 (7 décembre 2006) négligent la pratique habituelle du paiement d’un acompte à la commande qui doit être enregistré au débit du compte 409 (fournisseurs débiteurs » par le crédit du compte de banque.

L’acompte à la commande n’est pas facturé à proprement parler. Son fondement juridique est une clause du marché précisant les modalités de la commande et celles du paiement des travaux. Cette clause précise le montant de l’acompte à joindre à la commande ou les modalités de son calcul. Le syndic doit donc joindre spontanément l’acompte à l’ordre de service. L’entrepreneur doit lui adresser un reçu de ce versement précisant la ventilation entre le hors taxes et la TVA. A noter que l’acompte ne peut bénéficier de la TVA au taux réduit que si le syndic a joint l’attestation nécessaire à l’ordre de service.

L’acompte à la commande ne doit donc pas figurer dans le 401nn de l’entrepreneur, mais en 409 comme indiqué plus haut.

L’arrêté ne donne aucune précision sur la procédure à respecter ensuite pour l’apurement du compte 409 !

 

Il faut donc rappeler ici le mécanisme habituel d’apurement de l’acompte à la commande. Il doit être imputé sur la ou les premières situations de chantier émises par l’entrepreneur qui doit veiller à effectuer cette opération et à présenter en conséquence ces situations d’avancement du chantier.

Pour un chantier d’un montant de 90 000 € pour lequel un acompte à la commande de 30 000 € a été versé, on doit trouver ainsi :

 

Avancement

Montant

Imputation

A payer

Solde avance

Avance payée

0 %

30000

Situation 1

20 %

18000

18000

0

12000

Situation 2

40 %

18000

12000

6000

0

Situation 3

60 %

18000

0

18000

Etc…

 

Les trois situations de 18000 € doivent être enregistrées au crédit du 401nn de l’entrepreneur.

Les deux imputations de 18000 et 12000 € doivent être constatées par le crédit du 409 et le débit du 401nn de l’entrepreneur. Le 409 est alors purgé.

Les paiements de 6000 et 18000 € sont enregistrés au débit du 401nn de l’entrepreneur par le crédit du compte de banque.

Lors de l’établissement de l’annexe 5 :

- Les montants respectifs de chacune des situations de chantier doivent être reportées dans la colonne C de l’annexe au titre des travaux réalisés.

- Le syndic doit veiller à ne pas omettre le report des paiements effectués par compensation totale ou partielle avec l’acompte payé à la commande.

 

Le traitement de la colonne C est beaucoup plus délicat.

Le texte impose d’y faire figurer, financièrement, l’état d’avancement des travaux !

Une « situation » est définie par DICOBAT comme « un état chiffré et valorisé des travaux que dresse un entrepreneur afin d’obtenir un acompte de règlement sans attendre la fin de ses interventions sur un chantier ; la situation porte la mention des acomptes reçus précédemment ». Il faut tenir compte bien entendu en premier lieu de l’acompte à la commande. Ces modalités de paiement sont définies par le marché contractuel de travaux.

 

Pour certains chantiers, on ne peut pas parler d’état d’avancement des travaux. Ceux-ci sont effectués dans un délai très bref. Ainsi pour le remplacement d’un interphone ou de certains éléments de chaufferie ou de machinerie d’ascenseur. Pour autant, le marché comporte généralement l’obligation de paiement d’un acompte à la commande.

 

L’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 précise en « classe 1 » que le compte 702 est crédité par le débit du compte 102 « au fur et à mesure de la réalisation des travaux ».

Cette procédure est particulièrement complexe. La recommandation n° 6 (7 décembre 2006) indique qu’il convient de ne pas respecter l’article 10 de l’arrêté : « Recommande de porter les provisions sur travaux directement dans le compte 702 sans passer par le compte 102, le solde étant dans le compte 12 lorsque les travaux sont votés et leur exécution commencée ».

On doit considérer a contrario que les provisions appelées avant le début des travaux doivent être enregistrées en 102 et qu’elles doivent y demeurer jusqu’au début des travaux.

 

Attention : la date d’établissement de la situation n’est pas toujours celle de la constatation de l’avancement des travaux. C’est cette dernière date qui doit être reportée dans l’annexe.

Que faire à la date de fin d’exercice si la dernière situation a été établie le 30 novembre 2010 ? Il est possible d’estimer le pourcentage des travaux effectués en décembre. On peut alors en 408 (factures non parvenues) les montants correspondant aux estimations faites. Cette méthode est peu précise. Il est préférable de s’en tenir à la dernière situation reçue.

 

A propos des travaux de l’article 14-2 dont la durée d’exécution est très brève, évoqués plus haut, une difficulté se présente lorsqu’il s’agit de travaux commandés en N avec versement d’un acompte à la commande financé par une provision appelée préalablement, mais dont l’exécution aura lieu en N+1.

Il nous paraît opportun de faire apparaître ce chantier dans l’annexe en passant uniquement la ou les provisions appelée(s) en N sans faire mention d’un quelconque avancement. Dans certains cas il peut y avoir, chez l’entrepreneur, un relatif avancement car le chantier peut exiger des travaux en atelier préalables à l’installation dans l’immeuble. Mais il n’y a pas, dans ce cas, - sauf rares exceptions -, d’établissement de situations d’avancement.

 

Les états d’avancement des travaux, s’ils existent, sont passés au débit du compte 12.

Il en va de même des factures définitives concernant un lot du chantier lorsqu’un autre lot, au moins, n’a pas été clôturé. Le syndic ne peut alors clôturer l’ensemble du chantier.

 

La colonne D est renseignée par les écritures figurant dans les comptes de produits pour travaux (702, 711 et 712), au titre des appels sur travaux, emprunts et subventions reçus. Il faut ajouter, le cas échéant, celles du compte 713 pour les indemnités d’assurance utilisées pour le financement des travaux.

Le titre de la colonne paraît ambigu dès lors qu’il semble faire référence aux appels travaux reçus, comme pour les emprunts et subventions. La terminologie générale du décret et de l’arrêté permet de considérer que l’adjectif « reçus » ne n’applique qu’aux emprunts et subventions. Cette précision justifie la suppression du paragraphe raturé ci-dessous.

Ces écritures sont virées au crédit du compte 12.

 

La colonne E comporte les soldes (colonne D – colonne C) pour chacun des lots et chantiers. Le total de la colonne doit être égal à celui du compte 12.

Les textes ne prévoient dans l’annexe 1 que la présentation d’un solde unique pour le compte 12, même en présence de plusieurs chantiers en cours à la fin de l’exercice. Il est vrai que les copropriétaires peuvent se référer à l’annexe 5 pour obtenir une meilleure information. Nous pensons néanmoins qu’il est préférable de présenter les soldes pour chacun des chantiers avec mention du sous compte correspondant.

 

Si le chantier a commencé en 2009, il convient de faire mention détaillée des écritures de l’exercice 2009.

Le paiement d’un acompte à la commande, passé en colonne B, ne s’accompagne d’aucune écriture en colonne C puisque le chantier n’est pas commencé. Le paiement de cet acompte est passé à sa date dans le compte 409 (fournisseurs débiteurs), au débit, par le crédit du compte de la banque. Le compte 409 est régularisé à la réception de la première situation de l’entrepreneur concerné comme indiqué ci-dessus. Cette situation doit faire mention explicite de la déduction de l’acompte à la commande sur le montant des travaux réalisés à la date de référence figurant sur la situation.

 

La colonne F comporte les subventions et emprunts à recevoir. Rappelons que les subventions font l’objet d’une écriture d’engagement à la date de la notification d’octroi, et que, par contre, les emprunts ne font l’objet d’aucun enregistrement comptable à la date de l’acceptation du dossier par l’établissement financier. Il faut néanmoins faire mention des « emprunts à recevoir » dans cette colonne. Cette mention ne peut résulter que d’une opération extra-comptable.

 

 

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

13/08/2017