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7 / 1.1 Le cadre institutionnel I. le statut légal de la
copropriété A. Loi du 10 juillet 1965 après la réforme SRU 1. gestion comptable et financière 2. autonomie comptable des syndicats de copropriétaires 3. portée doctrinale de la loi sru C. le décret comptable du 14 mars
2005 2. rappel du cadre légal de la comptabilité du syndicat 3. règles comptables spécifiques D. arrêté comptable du 14 mars 2005 E. recommandation n° 6 de la commission de la copropriÉtÉ II. le statut des
syndics professionnels ( loi hoguet) A. modalités de garantie financière B. montant de la garantie financière 1. coexistence du régime hoguet avec la gestion par comptes séparés 2. la gestion des fonds syndicaux par les syndics copropriétaires III. traitement
automatisé d’informations nominatives B. norme simplifiée propre à la gestion immobilière Il reste fixé par les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 et celles du décret du 17 mars 1967 après incorporation des modifications apportées par la loi SRU. Le nombre important des syndicats de copropriétaires administrés par des professionnels impose d’évoquer également les dispositions de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce. Enfin le développement croissant des systèmes informatisés de gestion soumet les syndics, qu’ils soient professionnels ou copropriétaires, aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (Informatique et libertés), comme au contrôle de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) I. le statut légal de la copropriété Le statut légal de la copropriété est constitué par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. Ces textes ont subi de nombreuses modifications mais, pour ce qui est de la gestion financière et comptable des syndicats, la réforme fondamentale est celle résultant de la loi du 13 décembre 2000 (SRU). A. Loi du 10 juillet 1965 après la réforme SRU Dans sa rédaction initiale, la loi du 10 juillet 1965 ne comportait aucune disposition relative à la gestion financière et comptable. La loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 et le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004 ont apporté des modifications importantes au statut de la copropriété. Nombre d’entre elles concernent notre étude. 1. gestion comptable et financière Les modifications les plus notables tendent à une normalisation des moyens et procédures. Le statut pose désormais en principe la gestion de la trésorerie syndicale par compte séparé, bancaire ou postal, ouvert au nom du syndicat. L’assemblée conserve le droit de dispenser le syndic professionnel d’ouvrir un compte séparé en fixant la durée de cette dispense. Il renforce les fonctions dévolues au budget prévisionnel, dont le domaine est limité aux charges courantes, : - pour la détermination des obligations contributives des copropriétaires - pour la régularité des engagements de dépenses par le syndic. Il prévoit le préfinancement de ce budget par des provisions trimestrielles avec mise en répartition annuelle des charges. Ce mécanisme est assorti d’un moyen de recouvrement spécifique. Il impose la tenue de la comptabilité conformément à un plan comptable identique pour tous les syndicats et de la possibilité de récupération sur le débiteur, des frais de
recouvrement exposés par le syndicat, sous certaines conditions Les syndics seront tenus impérativement d’utiliser la procédure d’engagement, tant pour les produits que pour les
charges. Il confère une importance particulière à la notion de maintenance, qui constitue désormais un critère de classement des dépenses et charges, comme c’est déjà le cas pour les charges locatives récupérables. Il précise certaines distinctions terminologiques entre réserves, avances et provisions et prescrit des modalités strictes de présentation des comptes de fin d’exercice. Il complète les dispositions relatives à la procédure à respecter en cas de mutation de propriété du lot à titre onéreux et à l’établissement des comptes entre vendeur et acquéreur (disparition de « compte prorata temporis » établi par le syndic). 2. autonomie comptable des syndicats de copropriétaires Le dernier alinéa de l’article 14-3 nouveau de la loi du 10 juillet 1965 précise : Les dispositions des articles 1er à 5 de la loi n°98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière ne sont pas applicables aux syndicats de copropriétaires La loi du 6 avril 1998 visée par l’article 14-3 a créé un Comité de réglementation comptable. Elle dispose que « Toute personne physique ou morale soumise à l’obligation légale d’établir des documents comptables doit respecter les règlements du Comité de la réglementation comptable ». Une disposition législative spéciale était donc nécessaire pour exonérer les syndicats de copropriétaires de cette obligation. Cette disposition renforce le particularisme du statut de la copropriété. Les syndicats de copropriétaires devront respecter des règles et pratiques comptables proches de celles édictées ou préconisées par les règlements du Comité de la réglementation comptable sans être assujetti à l’ensemble de cette réglementation très complexe. Il n’est donc plus question de tenter d’assimiler le syndicat à une entreprise sur le plan comptable. 3. portée doctrinale de la loi sru La loi SRU apporte un éclairage nouveau au statut juridique des syndics de copropriété et aux controverses qui perduraient au sujet de la nature et des caractères juridiques du syndicat des copropriétaires. La comptabilité du syndicat n’est plus liée à la personnalité du syndic. Cette autonomie de la comptabilité syndicale reste estompée en cas de gestion par compte unique. Elle ne trouvera son plein épanouissement, le moment venu, que par la proclamation du caractère impératif de la gestion par compte séparé. Elle s’inscrit dans le temps par la procédure d’engagement, comme la gestion financière par la constitution et la gestion des provisions spéciales pour opérations et travaux futurs. La réforme SRU permet de plus la reconnaissance du principe de la continuité comptable en cas de changement de syndic. Sans perdre ses fonctions relatives au contrôle de la bonne exécution du mandat social et à l’obligation contributive pesant sur les copropriétaires, la tenue de la comptabilité apparaît désormais comme un outil de gestion prévisionnelle associé au carnet d’entretien également imposé par la loi SRU. Le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004 a pour objet la mise en conformité du décret du 17 mars 1967 rendue nécessaire par les seules dispositions de la loi SRU. Il comporte les précisions relatives aux travaux dont les coûts sont considérés comme des charges non prévues au budget prévisionnel et insère dans le décret du 17 mars 1967 une section VI (articles 43 à 45-1) consacrée à la comptabilité du syndicat. L’article 43 énonce les dispositions permettant d’adopter le budget prévisionnel soit avant, soit après le début de l’exercice concerné. L’article 44 définit les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel comme celles relatives aux travaux autres que ceux de maintenance. L’article 45 définit les travaux de maintenance. L’article 45-1 définit les charges comme étant les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part et précise la portée de la l’approbation des comptes du syndicat. Il définit également les provisions sur charges et les avances. Il faut ajouter que le décret du 27 mai 2004 comporte par ailleurs certaines dispositions que les comptables doivent connaître. Ainsi les articles 5, 5-1 et 6-2 nouveaux précisent les obligations du syndic à l’occasion de la mutation d’un lot et suppriment notamment la pratique du « compte prorata temporis ». Le décret doit être suivi d’une instruction relative à la comptabilité. Il faut noter encore que le décret d’application, en son article 29, donne un fondement juridique au contrat de mandat du syndic dont il fixe le contenu et les modalités d’approbation par l’assemblée générale. La portée de l’article 29 semble générale mais non n’évoquerons ci dessous que le statut particulier des syndics professionnels C. le décret comptable du 14 mars 2005 Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 a été pris pour l’application des dispositions du statut relatives aux comptes du syndicat des copropriétaires. Nous parlerons à son propos de décret comptable, pour éviter toute confusion avec le décret du 27 mai 2004 modifiant celui du 17 mars 1967 et nous utiliserons le préfixe DC pour la désignation de ses articles (par exemple article DC 7). Rappelons qu’un premier projet avait fait l’objet d’un avis favorable du Conseil national de la comptabilité (avis n° 2002-17 du 22 octobre 2002), assorti de fortes réserves. Le CNC remarquait que ces nouvelles règles étaient inadaptées aux petites copropriétés, qui représentent la moitié environ des syndicats, et la majorité des copropriétés ayant vocation à recourir à l’autogestion ! Il faut tenir compte des modifications apportées à ce projet pour éclairer l’interprétation des nouvelles dispositions. Le décret comptable est accompagné d’un arrêté de même date qui a été substitué à l’instruction administrative initialement prévue. Nous parlerons de même de l’arrêté comptable ave la désignation AC pour ses articles. L’article 1er précise le champ d’application du décret : Les règles comptables spécifiques prévues au présent décret s’appliquent exclusivement aux syndicats des copropriétaires. Elles ne s’appliquent pas, en conséquence, à la comptabilité du syndic qui obéit à ses règles propres, ni à la comptabilité d’autres entités, telles que les unions de syndicats ou les associations syndicales régies par l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée. Les statuts de ces dernières peuvent, toutefois, prévoir que leurs comptes sont tenus conformément aux règles comptables propres aux syndicats des copropriétaires, à l’exception des associations assujetties de plein droit au règlement n° 99-01 du Comité de la réglementation comptable (CRC). La réglementation concerne exclusivement la comptabilité des syndicats de copropriétaires, quelles que soient leur nature (classique, coopératif, etc.) et leur importance (petites copropriétés, groupes d’immeubles, ensembles immobiliers). Les nouvelles règles comptables ne s’imposent ni aux unions de syndicats ni aux associations syndicales régies par la loi du 21 juin 1865. Les statuts de ces dernières peuvent prévoir la tenue de leurs comptes dans les mêmes conditions. Une décision de l’assemblée devra donc réunir la majorité requise pour une modification statutaire. De fait, rien ne s’oppose, même en l’absence de modification statutaire, à ce qu’un professionnel immobilier assistant le conseil de gestion d’une ASL tienne la comptabilité et présente les comptes dans les conditions prévues par la loi SRU. 2. rappel du cadre légal de la comptabilité du syndicat L’article 2 du décret comptable ne reprend pas les dispositions contestables du projet précisant l’objectif de l’établissement des comptes du syndicat. Il se borne à rappeler les principes généraux établis par la loi et notamment la distinction primordiale entre les dépenses courantes, liées au budget prévisionnel, et les dépenses pour travaux et opérations exceptionnelles. En application des articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, le syndicat des copropriétaires approuve les comptes de l’exercice clos et vote, d’une part, le budget prévisionnel concernant les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, d’autre part les dépenses pour travaux prévus par l’article 14-2 et les opérations exceptionnelles selon les règles et les modalités de présentation précisées ci-après, pour l’information des copropriétaires et des tiers. Les comptes de l’exercice comprennent les charges et produits pour les opérations courantes, et les charges et produits pour les travaux mentionnés ci-dessus et les opérations exceptionnelles. En application de l’article 14-3 de la même loi, sont rattachés à l’exercice les produits acquis (produits reçus et à recevoir) et les charges supportées (charges réglées et à régler) au titre de l’exercice. Le dernier alinéa confirme l’application de la procédure d’engagement en imposant le rattachement à l’exercice les produits reçus ou à recevoir et les charges réglées ou à régler. 3. règles comptables spécifiques Le décret fixe ensuite les règles respectivement applicables · aux charges et produits constatés pour les opérations courantes (article DC 3) · aux charges ( y compris les déprécations sur créances douteuses) et produits (y compris les subventions) constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles (article DC 4) · à l’exercice comptable (article DC 5) · aux pièces justificatives (article DC 6) · à la tenue des comptes des copropriétaires (article DC 7) · à la clôture de l’exercice et aux procédures liées, y compris l’établissement des documents (annexes 1 à 5) de synthèse des comptes (articles DC 8 à 10) · à la conservation de ces annexes (article DC 12) Ainsi conçu, le décret comptable a le mérite d’éliminer les
considérations oiseuses figurant dans le projet initial au sujet de
l’établissement des comptes et de sa raison d’être. Il suffit de rappeler ici
que l’établissement des comptes a pour objet -
la mise en œuvre de
la contribution des copropriétaires aux charges collectives -
le respect de
l’obligation de reddition des comptes pesant sur le syndic ; A cet égard il faut distinguer la tenue de la comptabilité, obligation continue, de l’établissement des comptes, obligation périodique liée à la mise en répartition des charges et à la clôture de l’exercice. D. arrêté comptable du 14 mars 2005 Il comporte dans les articles AC 1 à AC 4 le rappel de diverses règles élémentaires de la comptabilité classique dont le respect est imposé au syndic. Nous verrons que la liste est modeste. Ainsi la numérotation des écritures n’est pas prévue. Les experts comptables spécialisés seront sans doute plus exigeants. Une innovation importante est l’apparition tant attendue du plan comptable des syndicats de copropriétaires dans le titre Ii de l’arrêté. Il fera l’objet d’une étude spéciale. On se contentera donc ici de noter que le plan utilise les classes traditionnelles 1, 4, 5, 6 et 7 en adaptant l’organisation des comptes au particularisme des comptabilités syndicales de manière assez heureuse. L’arrêté interdit l’utilisation d’autres comptes et le recours aux règles du plan comptable général des entreprises. Il permet en revanche la création de sous-comptes en fonction des besoins propres à chaque syndicat. L’article AC 9 interdit les compensations entre les comptes dont le solde est débiteur et ceux dont le solde est créditeur. Il impose également l’application de la règle d’imputation des paiements au règlement de la dette la plus ancienne en vertu de l’article 1256 du Code civil mais néglige les autres règles figurant à ce titre dans le Code civil. L’article AC 10 se présente comme un mode d’emploi de différents comptes. Enfin l’article AC 11 impose au syndic de tenir à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. E. recommandation n° 6 de la commission de la copropriÉtÉ Nous rappelons que les recommandations de la Commission sont consultatives. La recommandation n° 6 a été mise à jour en décembre 2006. Elle a pour principale vertu de relever quelques imperfections du décret et de l’arrêté d’application. Elle incite par exemple les syndics à ne pas utiliser le compte 102 pour la centralisation des appels de provisions pour travaux de l’article L 14-2. Il est nécessaire de prendre connaissance de cette recommandation. On ne peut exclure du cadre institutionnel les dispositions relatives aux syndics professionnels figurant dans la Loi Hoguet et son décret d’application. II. le statut des syndics professionnels ( loi hoguet) La loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce et le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 pris pour son application ont eu pour objet primordial la protection des clients des professionnels immobiliers ayant une activité marchande. Sa portée s’étend également aux opérations de gestion immobilière. Ce régime est toujours en vigueur. La loi Hoguet détermine les conditions d’accès aux professions immobilières, notamment celles relatives à la compétence professionnelle et les conditions de délivrance de la carte professionnelle dont le renouvellement est exigé chaque année. Pour ce qui nous concerne, elle organise le régime de la garantie financière que les professionnels doivent apporter à la clientèle, pour la représentation des fonds détenus. A. modalités de garantie financière Nous nous bornerons à indiquer ici que, compte tenu des dispositions modificatives introduites par le décret n° 95-818 du 28 juin 1995, la garantie peut résulter : - d’un cautionnement déposé par le professionnel concerné à la Caisse des dépôts et consignations - d’une caution écrite fournie par une entreprise d’assurance agréée à cet effet - d’une caution écrite fournie par un établissement de crédit habilité à donner caution, qui peut être une société de caution mutuelle régie par la loi du 13 mars 1917 B. montant de la garantie financière Le montant de la garantie financière fixé par la convention ne peut être inférieur au montant maximal des sommes dont le titulaire de la carte professionnelle demeure redevable à tout moment sur les versements et remises qui lui ont été faits à l’occasion des opérations [mentionnées par l’article 1er de la loi susvisée du 2 janvier 1970]. Il s’agit en l’espèce des opérations de gestion immobilière, qu’il s’agisse de gestion locative ou de gestion de syndicats de copropriétaires (ou autres institutions de même type). Ce mécanisme est bien adapté à la pratique de la gestion par compte unique ouvert au nom du syndic, très largement majoritaire à l’époque de sa conception. Il exige la tenue ponctuelle de la comptabilité de chaque mandant. Il faut en effet pouvoir déterminer « à tout moment » le montant des sommes dont le professionnel est redevable aux mandants. Elles correspondent au total des versements et remises, après déduction des paiements régulièrement effectués pour le compte des mandants. Le suivi de la pointe financière est doublement nécessaire : - en cours d’exercice le montant de la garantie financière doit faire l’objet d’un avenant d’augmentation s’il est dépassé par celui de la pointe - en fin d’exercice, il faut déterminer la date exacte de la pointe maximale des fonds détenus car elle doit être indiquée par l’expert-comptable dans l’attestation à présenter à l’appui de la demande de renouvellement de la carte professionnelle. L’organisation des procédures comptables utilisées par le professionnel n’a pas seulement pour objet de satisfaire aux exigences du statut de la copropriété mais également à celles du régime de la garantie financière. Une bonne organisation de la comptabilité peut licitement permettre d’éviter les « pics « de trésorerie qui apparaissent quand le syndic privilégie l’encaissement des fonds de mandants en négligeant de payer les fournisseurs. On ne peut contester les effets bénéfiques du dispositif Hoguet. L’ordonnance n° 2004-634 du 1er juillet 2004 a apporté quelques modifications à ce dispositif déjà trentenaire. La principale concerne le régime de la garantie financière. Celle ci résulte désormais d’un engagement écrit et non plus d’un cautionnement. Le régime du cautionnement permettait aux garants financiers d’invoquer son caractère accessoire et d’opposer différentes exceptions aux prétentions des mandants lésés par un sinistre. Notons en particulier qu’en cas de procédure collective affectant le professionnel les garants ne pourront plus opposer le défaut de déclaration de la créance pour échapper à leurs obligations. Une réforme plus complète est envisagée mais elle devrait porter essentiellement sur les modalités administratives comme la périodicité du renouvellement des cartes professionnelles par exemple. C’est également le régime Hoguet qui détermine les conditions d’accès aux professions immobilières. Les observations qui suivent concernent l’évolution des modalités de garantie financière en fonction des réformes apportées par la loi SRU à la gestion financière syndicale. 1. coexistence du régime hoguet avec la gestion par comptes séparés Dans la pratique le régime de garantie financière prévu par la loi Hoguet est appliqué indifféremment aux professionnels gérant par comptes séparés ou par compte unique. La généralisation souhaitée de la gestion professionnelle par comptes séparés semble ôter toute raison d’être à la garantie financière telle qu’elle était envisagée en 1970. Le syndic professionnel, dans ce cas, ne détient plus de fonds de mandants et se trouve exonéré de toute obligation de les représenter. La sécurité financière des syndicats de copropriétaires s’entend alors de la couverture des risques d’erreurs involontaires ou de détournements volontaires dans le cadre nouveau du simple maniement des comptes bancaires des syndicats. .En l’état, les polices d’assurances de responsabilité civile professionnelle des syndics peuvent couvrir les conséquences dommageables d’erreurs involontaires qui ne pourraient être redressées et même les détournements commis par le personnel des cabinets de gestion. Elles ne couvrent pas les détournements volontaires du professionnel assuré. Les risques encourus sont moins importants qu’en cas de gestion par compte unique.. Mais le risque n’est pas nul et l’on ne peut occulter la question comme c’est encore le cas pour les syndics copropriétaires. 2. la gestion des fonds syndicaux par les syndics copropriétaires Il n’existe aucune garantie des fonds gérés par des syndics copropriétaires, dans les syndicats classiques ou dans les syndicats coopératifs. On considère habituellement qu’une obligation de garantie financière constituerait un obstacle majeur au développement souhaité par certains de l’autogestion. L’argument n’est pas sans valeur. C’est en toute hypothèse le syndicat lui-même qui devrait supporter la charge pratique et financière d’un mécanisme de garantie qui resterait à définir. Il est évident qu’aucun copropriétaire n’accepterait d’ajouter aux soucis de la gestion de l’immeuble la charge d’un engagement personnel quelconque. III. traitement automatisé d’informations nominatives Les traitements automatisés d’informations nominatives utilisés par les syndics de copropriété sont soumis aux dispositions de la loi dite Informatique et Libertés. La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 régit les traitements d'informations nominatives, définies comme celles
qui permettent sous quelque forme que
ce soit, directement ou non, l'identification des personnes physiques
auxquelles elles s'appliquent, que le traitement soit effectué par une
personne physique ou par une personne morale. Les fichiers informatiques exploités par les syndics de copropriété
sont soumis à déclaration préalable. La collecte des
informations fait l'objet de dispositions d'exclusion qui peuvent être
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appartenances syndicales. * quant à la finalité
des informations : la collecte des
informations doit être limitée à celles strictement
nécessaires à la réalisation du but recherché * quant aux modalités
de la collecte : -
les moyens
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et des conséquences d'un refus de réponse, du destinataire de l'enquête,
enfin de l'existence d'un droit d'accès et de rectification. B. norme simplifiée propre à la gestion immobilière La Commission nationale informatique et libertés (CNIL) a récemment modifié la norme simplifiée propre à la gestion immobilière (Délibération CNIL n° 2003-67 du 18 décembre 2003). Les professionnels immobiliers ne doivent pas négliger cet aspect particulier de la réglementation professionnelle. |
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