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Les brèves de JPM

JPM 01  L’ultime paragraphe de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965

Ainsi conçu : « Quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic. ». Ce texte juridiquement incohérent viole en outre le glossaire.

La révocation d’un mandataire social ne peut trouver sa source dans la désignation de son successeur ! La révocation du syndic exige une décision spécifique prise en vertu de l’article 25, qui n’a pas été modifié. L’ordre du jour d’une assemblée ne peut comporter la désignation d’un nouveau syndic sans, prioritairement, la question de la révocation du syndic dont le mandat est en cours. Il fallait écrire « extinction du mandat » et non pas « révocation »

L’objet réel de ce texte est de préciser le fonctionnement des mandats de 15 à 18 mois dont la durée effective n’excède pas 12 mois, périodicité légale des assemblées annuelles. En cas de non-renouvellement du mandat du syndic X…, l’assemblée doit désigner son successeur Y… puis fixer la date commune à l’extinction du mandat de X… et au début du mandat de Y…, et la durée de celui-ci. Cette date est en principe celle de l’assemblée mais peut être aussi bien une date postérieure en fin de mois ou de trimestre.

Or, pris à sa lettre erronée, le texte semble permettre un contournement frauduleux de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Certains s’en réjouissent ouvertement. 19/09/2014

JPM 02   Pas de garantie financière pour un syndic non détenteur des fonds ?

L’article 3-2° de la loi Hoguet impose au syndic professionnel de «  justifier d’une garantie financière permettant le remboursement des fonds, effets ou valeurs déposés et spécialement affectée à ce dernier »

L’art. 29 du décret Hoguet dispose que « le montant de la garantie financière fixé par la convention [avec le garant ndlr] ne peut être inférieur au montant maximal des sommes dont le titulaire de la carte professionnelle demeure redevable à tout moment sur les versements et remises qui lui ont été faits… » 

Le syndic professionnel d’un syndicat doté d’un compte bancaire séparé ne détient pas la trésorerie syndicale. Il n’a rien à rembourser ; il n’est redevable à aucun moment d’une somme quelconque envers le syndicat 19/09/2014

JPM 03   L’absorption de la société syndic ; un risque de revirement ?

 

À propos de la transmission des mandats de syndic sans autorisation préalable de l’assemblée générale en cas de fusion absorption nous avons signalé que la Cour d’appel de Paris admet la légalité de cette pratique en se fondant sur les dispositions des articles L 236-1 et ss. du Code de commerce qui posent le principe de la transmission universelle de patrimoine générée par la fusion absorption, en ce compris des mandats de syndic s’il y a lieu..

La Cour de cassation juge au contraire que la transmission universelle de patrimoine ne peut s’appliquer aux mandats de syndic. Le caractère « intuitu personae » du mandat (Cf Giverdon) fonde l’interdiction faite au syndic de se faire substituer, édictée par l’article 18 de la loi. L’absorbante doit avoir été désignée régulièrement par l’assemblée.

Cette solution satisfaisante dans la pratique est juridiquement infondée. L’activité de syndic est civile. Le statut naturel du syndic professionnel est civil. L’exercice de cette activité par des sociétés commerciales a été admis, mais les syndicats de copropriétaires qui font choix d’une société commerciale comme syndic doivent supporter les inconvénients liés aux dispositions du Code de Commerce ! Notamment ceux du mécanisme des fusions-absorptions.

Nous avons découvert la thèse de M. Adamou Albortchire consacrée au « Sort des contrats dans les opérations de fusions et de scission de sociétés commerciales » (Paris 2005). Elle vient à notre appui avec le chapitre consacré à « l’indifférence de principe de la nature intuitu personae du contrat en cas de fusion et scission ». L’auteur rappelle le silence du législateur français quant à l’exclusion de principe des contrats conclus intuitu personae de la règle de la transmission universelle de patrimoine et l’interdiction faite au juge interprètant la loi de réduire sa substance en introduisant des exigences qui ne s’y trouvent pas.

Les copropriétaires doivent donc soit éviter de désigner comme syndic une société susceptible d’être « absorbée », soit accepter les inconvénients liés à ce choix. Il est également loisible au législateur d’interdire aux sociétés de ce type l’exercice de l’activité de syndic de copropriété, ou mieux favoriser le développement des cabinets civils.   19/09/2014

Voir le chapitre I « Indifférence de principe de la nature intuitu personae du contrat en cas de fusion et scission »

JPM 04   Le relevé général des charges et produits
Document primordial pour l’information de tous les copropriétaires avant une assemblée appelée à approuver les comptes de l’exercice précédent. Il doit être joint à la convocation.

L’art. 1993 C civ. régit la reddition de compte : « tout mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion, et de faire raison au mandant de tout ce qu’il a reçu en vertu de sa procuration … » ; Ce qui vaut pour le mandataire social.

Le syndic doit présenter à l’assemblée la liste complète des dépenses courantes et recettes mises en répartition pour l’exercice échu. Les articles du compte sont classés par catégories, rubriques et dates des factures. Les copropriétaires peuvent ainsi vérifier la nature et le montant de chaque dépense ou recette, ainsi que les modalités de sa répartition.

Ce relevé doit être présenté au conseil syndical lors du contrôle des comptes avant convocation de l’assemblée. Après « redressement » s’il y a lieu, il doit être joint à la convocation avec un relevé propre à chaque copropriétaire (projet d’état individuel de répartition des comptes visé par l’art. 11-II-5° du décret du17/03/67 modifié ). Ces relevés deviennent opposables en cas d’approbation pure et simple des comptes par l’assemblée générale. Les soldes sont alors exigibles.

Les textes du 14 mars 2005 négligeaient le relevé général. Le Code civil l’impose. Le décret n° 2010-391 du 20 avril 2010 impose le relevé individuel et, fatalement, le relevé général qui est son indispensable support.

Face aux annexes 2 et 3 qui ne présentent que des montants globaux dont les éléments constitutifs restent masqués, le relevé général des charges se présente comme le seul document assurant l’information préalable des copropriétaires et la réelle transparence de la gestion du syndicat.   13/10/2014

JPM 05   Avec le compte séparé, la garantie financière est privée de raison d’être

Article 3 de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 modifié par LOI n° 2014-366 du 24 mars 2014

« Les activités visées à l’art. 1 ne peuvent être exercées que par les personnes physiques ou morales titulaires d’une carte professionnelle. Cette carte ne peut être délivrée qu’aux personnes physiques qui satisfont aux conditions suivantes :

« 1° Justifier de leur aptitude professionnelle ;

« 2° Justifier d’une garantie financière permettant le remboursement des fonds, effets ou valeurs déposés et spécialement affectée à ce dernier, y compris les sommes versées au fonds de travaux mentionné à l’article 14-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis … »

Article 29 du décret Hoguet du 20 juillet 1972

« Le montant de la garantie financière fixée par la convention ne peut être inférieur au montant maximal des sommes dont le titulaire de la carte professionnelle demeure redevable à tout moment sur les versements et remises qui lui ont été faits à l’occasion des opérations mentionnées par l’article 1er de la loi susvisée du 2 janvier 1970.

« […]

« Sauf circonstances particulières dûment justifiées, le montant de la garantie financière ne peut être inférieur au montant maximal des sommes détenues au cours de la précédente période de garantie, calculé conformément aux dispositions des deux précédents alinéas.

La loi ALUR impose la gestion des fonds syndicaux par un compte bancaire séparé, sans modification des textes susvisés. Or le syndic ne détient plus les fonds. Il n’a rien à rembourser. A tout moment il n’est redevable de rien envers le syndicat ! Le régime Hoguet de garantie financière est devenu sans objet. Il reste à protéger les syndicats contre d’éventuels prélèvements abusifs par le syndic manieur des fonds. Autre problème !   15/10/2014

JPM 06   Quatre vérités sur les comptes d’attente

Guide du Particulier n° 100 p.96 : «s’il existe un compte d’attente dans la copropriété le syndic doit l’apurer (c'est-à-dire le vider) en fin d’exercice ». C’est faux !   Il est regrettable d’exposer les syndics à des critiques infondées.

Vérité 1 : « le compte 47 « compte d’attente » doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut justifié ligne à ligne » (art. 10 de l’arrêté). L’obligation de « vidage » est un ragot de palier qui a la vie dure.

Vérité 2 : Il faut purger les comptes d’attente des écritures devenues injustifiées ; en maintenir d’autres en veillant  à les distinguer et les renseigner. La pratique des sous-comptes est conseillée. On ventile les 47 par nature dans l’annexe 1.

Vérité 3 : Interdiction de camoufler dans les 47 les insuffisances et trop-perçus à répartir. On doit les trouver, répartis, dans les 450 des copropriétaires. En cas de difficultés avec le logiciel, il faut les distinguer clairement  dans le 47.

Vérité 4 : On doit maintenir pendant dix ans en 47 (ou 46) les soldes créditeurs des copropriétaires vendeurs qui n’ont pu les percevoir après la signature de l’acte. Il faut un sous-compte pour chaque opération. La pratique ancienne de les faire disparaître avant expiration de ce délai est critiquable, a fortiori quand le syndic conserve les fonds à son profit.

Le plan comptable est dépourvu de comptes de passage (58 notamment). On est tenté d’utiliser les 47 à cet usage. C’est moindre mal pour respecter la partie double. Mais il faut renseigner les écritures pour faciliter les contrôles. Les conseils syndicaux doivent vérifier soigneusement les comptes d’attente et faire rectifier les écritures incorrectes, surtout quand le contrôle fait apparaître des débits et crédits compensés en un solde unique ! Faute gravissime !!!    17/10/2014

JPM 07   L’ARC doit savoir que la liste détaillée des rémunérations du syndic figure obligatoirement de manière distincte dans le relevé général des charges

L’ARC publie un nouveau décret relatif à la présentation de l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, au visa de l’art. 11 II 2° du décret du 17 mars 1967. Le tableau à établir et notifier distingue apparemment les sommes payées par le syndicat et celles payées directement par les copropriétaires.

Le syndic ne peut recevoir de rémunération que de son mandant (le syndicat).

Les frais individualisables sont facturés au syndicat, qui paie le syndic, puis débités au copropriétaire concerné. La contrepartie est un produit venant au profit du syndicat. On trouve donc dans le relevé général des charges et produits le détail complet des sommes facturées par le syndic classées chronologiquement dans les comptes  621 à 6223. On y trouve pareillement les montants imputés privativement dans le compte de produits 714.

Cette présentation répond pleinement aux exigences de l’art. 11 II 2° sans nécessité d’un document superfétatoire.

Un message récent d’un comptable « intervenant pour l’ARC » donne une piste. Il évoque « le célèbre relevé général des dépenses, un pale ersatz de document comptable fait uniquement pour prouver les dépenses de la copropriété et en rien un document comptable, pour moi inutile et surtout fauteur de trouble ». Il est vrai que dans « la comptabilité pour tous » (ouvrage de l’ARC) on ne trouve pas trace d’un relevé général des charges.

JPM   08  Les prestations facultatives de gestion courante

Certains syndics proposent aux syndicats un service d’assistance « 7 jours sur 7, 24 h sur 24 ». En cas d’accord de l’assemblée, la prestation entre dans le domaine de la gestion courante : prévisible et récurrente puisqu’elle est permanente. Elle justifie une rémunération spécifique qui vient s’ajouter à la rémunération fixée pour les prestations impératives de gestion courante. Le syndic propose une rémunération ht de 6000 € pour la gestion  courante portée à 6250 € ht avec l’assistance. Le montant ttc est réparti entre tous les copropriétaires au prorata des tantièmes.

Le cas de l’accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés présente la particularité d’être facultatif pour les syndicats mais impératif pour le syndic qui doit le proposer. L’assemblée ne peut rejeter cette proposition qu’à la majorité de l’article 25. Ce rejet ne peut justifier qu’une modeste réduction de la rémunération puisque la loi impose au syndic l’engagement de l’investissement et des frais de maintenance. Le dispositif prévu par la loi est aussi mal venu que trop précipité pour son entrée en vigueur !

Dans la pratique le syndic doit proposer d’une part la rémunération couvrant les prestations impératives y compris l’accès en ligne sécurisé, et d’autre part, s’il y a lieu, une ou plusieurs prestation(s) facultative(s) avec les coûts respectifs susceptibles d’être ajoutés à la rémunération de base pour fixer le montant définitif de l’honoraire de gestion courante.

Cette opération doit être soigneusement distinguée de la présentation du tableau des honoraires exceptionnels tels que ceux pour les mutations de lots, les contentieux, etc….

JPM   09  La désignation du syndic

Le projet de contrat de syndic établi par le groupement PLURIENCE  appelle d’emblée une vive critique :

« ART. 3. FONCTIONS : Le Syndicat des copropriétaires donne mandat au Syndic ci-dessus, qui l’accepte, d’exercer la mission de syndic de l’immeuble ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967 modifiés.

« ART. 4. DURÉE : Le présent contrat est conclu pour une durée de…mois. Il entrera en vigueur le … et prendra fin le …»

La loi (art. 25) mentionne la désignation du syndic par l’assemblée générale, soit la collation d’un mandat social. Il n’y a pas lieu de substituer à la désignation un « mandat à X d’exercer la mission de syndic ».

En outre la désignation doit préciser la durée du mandat social conféré qui ne peut faire l’objet d’un scrutin distinct.

Enfin elle doit également comporter l’approbation de la rémunération du syndic et des modalités d’exercice de ce mandat social, définies en un « contrat de syndic » qui aura été annexé à la convocation. 

Nous allons insérer ce projet de contrat important puisque PLURIENCE groupe les entités de syndics professionnels les plus importantes. Il appelle d’autres observations fondamentales. Nous avons mis en exergue celles sus exposées qui tiennent à la sauvegarde de la qualité institutionnelle de la fonction de syndic de copropriété. 21/11/2014

JPM   10   Le « contrat de syndic »

Le syndic ne tient sa fonction que de la désignation, qui fixe la durée du mandat social et la rémunération forfaitaire du syndic professionnel. Accessoirement le « contrat de syndic », adopté par la même résolution

 détermine les modalités d’exécution du mandat social

 rappelle le montant de la rémunération forfaitaire et précise le régime de certaines des modalités.

 comporte en outre le barème détaillé de la rémunération des prestations exceptionnelles

On ne doit trouver dans le contrat aucune liste des prestations de gestion courante. Elle figure dans un texte réglementaire. Au demeurant toute prestation ne figurant pas dans le barème des prestations exceptionnelles, est réputée couverte par l’honoraire forfaitaire (sauf le cas d’une prestation nouvelle imposée en cours de l’exercice)

La durée du contrat de syndic est fatalement identique à celle du mandat social. Elle est écourtée à même carat en cas d’extinction anticipée de celui-ci. Le contrat de syndic peut être modifié en cas de renouvellement du mandat social

Le contrat de syndic doit être concis, clair et complet. Deux ou trois pages doivent y suffire.

A noter que cette organisation est, sous réserve de la taxation à l’époque, identique à celle qu’on retrouve dans l’arrêté préfectoral (Paris) du 8 Octobre 1969 dont une annexe listait « les opérations effectuées par les syndics d’immeubles dans le cadre d’une administration normale de ces immeubles ». L’arrêté précisait que toutes autres prestations de service assurées à titre collectif ou individuel donnent lieu à des honoraires librement débattus entre les parties ». Il fixait enfin un pourcentage par tranche pour les honoraires sur travaux décidés par l’assemblée générale.

JPM   11   Le budget prévisionnel du syndicat de copropriétaires

La modernité (1764) du terme « budget » masque l’antiquité du souci de déterminer les besoins financiers d’une institution (dépenses probables), puis rechercher les moyens de se procurer les ressources nécessaires  à sa pérennité.

L’art 34 al. 2 du décret du 17/03/1967 a validé la pratique de l’établissement d’un budget prévisionnel par le syndic. L’art. 11- 2° impose de l’annexer à la convocation pour « toute assemblée appelée à voter les crédits du prochain exercice. » Pour les syndicats ayant fait choix de la répartition annuelle des charges, l’art. 35 permettait au syndic d’exiger le versement :

- Au début  de l’exercice d’une provision n’excédant pas le quart du budget prévisionnel voté pour cet exercice s’il y a une avance permanente de trésorerie ou la moitié du budget prévisionnel dans le cas contraire.

- En cours d’exercice, de provisions trimestrielles ne pouvant excéder le quart du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un document de gestion. Il fixe l’assiette du mécanisme de préfinancement des dépenses courantes. Ce budget d’exploitation n’est pas impératif. Le syndic peut engager une dépense justifiée en dépassement. Le budget est utilisé par les copropriétaires bailleurs pour la fixation des provisions sur charges locatives récupérables.

L’art. 14-1 de la loi SRU du 13/12/2000 et l’art. 43 du décret du 27/05/2004 précisent que le budget prévisionnel porte sur les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble pour un exercice de douze mois. Il doit être voté, « chaque année » avant le début de l’exercice qu’il concerne, dans un délai de 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice précédent. L’art. 43  prévoit un dispositif de secours quand ce délai n’a pas été respecté. On ne peut y recourir qu’à titre exceptionnel et sur motivation.

Il est tenu compte du montant du budget prévisionnel pour déterminer les petits syndicats pouvant bénéficier de dérogations pour leur administration et la tenue de leur comptabilité et pour fixer la contribution au futur fonds pour les travaux.

Le budget prévisionnel est établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical, en fonction des données de l’exercice précédent et des évolutions prévisibles. Il peut être actualisé au cours de l’exercice concerné lors de l’assemblée annuelle. Les provisions à échoir sont alors rectifiées. Le syndic, seul responsable, n’est pas tenu par les avis du conseil syndical.

Les copropriétaires doivent verser au syndicat, le premier jour de chaque trimestre (date d’exigibilité), des provisions égales au quart du budget voté. Le syndic doit rappeler ces échéances par un avis antérieur. Il prend la forme d’un appel de fonds. Le recouvrement de ces provisions bénéficie d’une procédure prévue par l’article 19-2 de la loi. Son usage est déconseillé.

L’importance du budget prévisionnel est souvent négligé par les syndics qui se contentent d’appliquer « à la louche » des coefficients modificateurs, mais aussi par les copropriétaires qui s’en désintéressent ou, au contraire, les manipulent.

Cet exposé pourra être complété en fonction des dispositions des décrets d’application de la loi ALUR. 15/12/14

JPM   12   Une névrose obsessionnelle :   la mise en concurrence des syndics (ALUR)

La « version ALUR » du l’art. 21 de la loi de 1965 exige une mise en concurrence avant toute désignation d’un syndic, fût-ce par renouvellement du mandat d’un syndic en place depuis quinze ans à la plus grande satisfaction du syndicat !!

« Au cas où l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, celle-ci est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic, faisant notamment état des frais afférents au compte bancaire séparé, effectuée par le conseil syndical, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet. »

Le Conseil ne tient pas à perdre son temps trois mois avant la tenue de l’assemblée. Le syndic ne va pas se chercher des concurrents ! La prépondérance accordée aux frais bancaires modestes, voire inexistants, se présente comme un syndrome inquiétant. Rien d’autre ici qu’un boulevard pour les opposants systématiques, au grand dam de la collectivité sereine.

Le conseil syndical peut proposer de ne pas procéder à la mise en concurrence mentionnée au troisième alinéa lorsque le marché local des syndics ne permet pas cette mise en concurrence. Le syndic notifie cette proposition aux copropriétaires dans un délai leur permettant de demander l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet. La proposition du conseil syndical ne fait pas l’objet d’une question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée.

Le marché local des syndics ? Hautain mépris de l’auteur. Le délai permettant aux copropriétaires de présenter des candidats ? C’est quatre mois au minimum ! D’autant qu’on ne sait pas comment le conseil peut prendre régulièrement cette décision et la notifier au syndic qui lui-même devra envoyer des dizaines, voire centaines de notifications inutiles et coûteuses.

Faut-il enfin rappeler qu’une mise en demeure sérieuse impose un descriptif détaillé communiqué aux syndics consultés. Cette condition  n’est pas remplie dans le cas des syndics consultés par des copropriétaires.

JPM 13   Adoptez le compte séparé en 2015

L’obligation de gestion de la trésorerie syndicale par le truchement d’un compte bancaire séparé entrera en vigueur le 26 mars 2015. Elle s’appliquera aux mandats en cours à compter de leur renouvellement.

En cas d’exercice calendaire (01/01/2014 au 31/12/2014) l’assemblée annuelle doit être tenue au plus tard le 30 juin 2015.

Il faut donc veiller à ce que cette assemblée soit tenue après le 26 mars 2015 ou prendre accord avec le syndic pour une date plus proche avec ouverture du compte séparé et détermination en conséquence de la rémunération du syndic.

En cas d’exercice (01/10/2013 au 30/09/2014), l’assemblée annuelle doit être tenue au plus tard le 31 mars 2015. Il faut donc tenir l’assemblée entre le 26 et le 31 mars 2015 ( !!!).  Si le mandat a été renouvelé pour un an avec dispense le 15 janvier 2015, il faudra attendre la prochaine assemblée annuelle sauf accord avec le syndic pour une date antérieure.

À noter que le passage en compte séparé exige l’établissement à sa date d’une situation de trésorerie détaillée comportant un état de rapprochement bancaire. Contrairement à ce qui est affirmé, ce document peut être établi dans le cas de gestion par compte unique. Chaque mouvement est décrit par un bordereau des montants et syndicats concernés.

Il est raisonnable d’admettre que la date de mise à exécution du nouveau mécanisme corresponde à une date de clôture périodique (fin de mois ou fin de trimestre) sans attendre plus de quatre mois. Juridiquement le syndic est libre de proposer une augmentation de sa rémunération forfaitaire plus ou moins sensible fondée sur le changement du mode de gestion. Pratiquement le passage au compte séparé doit être préparé soigneusement par le CS et le syndic. 19/01/2015

JPM 14  Le gestionnaire en assemblée générale

Dans de nombreux cas les copropriétaires ne connaissent que le gestionnaire de leur immeuble. Il « tient » également les assemblées générales. Quelques copropriétaires, membres ou non du conseil syndical, connaissent également le (ou la) comptable. Dans les meilleurs cas ils ont eu l’occasion d’un entretien avec le « patron ».

Un gestionnaire de copropriété doit avoir un bon niveau de connaissances dans les domaines juridique, technique et comptable. Il n’est ni avocat, ni architecte ni expert-comptable mais il doit être en mesure de discuter avec chacun d’eux sans risquer le ridicule de la méconnaissance des jargons qui leurs sont propres. Un problème récurrent est l’encadrement strict des activités des gestionnaires par une gouvernance dont le principal souci n’est pas forcément la garantie d’une gestion éclairée des biens collectifs. Maints gestionnaires souffrent du mode de gestion imposé par l’employeur. Il arrive fréquemment que l’assemblée ne puisse obtenir des réponses claires et nettes aux questions simples posées sans agressivité. Le gestionnaire ne peut que promettre une réponse de sa hiérarchie. Cette situation n’est pas tolérable. Elle s’aggrave lorsque les instructions données sont juridiquement contestables et susceptibles de préjudicier aux mandants.

Les conseils syndicaux doivent donc anticiper en traitant les questions importantes à l’occasion des réunions tenues au cabinet du syndic pour la préparation de l’assemblée (contrôle des comptes et ordre du jour). Il est alors possible de présenter des projets de résolutions susceptibles de recevoir l’agrément d’une majorité suffisante.

Il faut privilégier les cabinets dont les gestionnaires, sans être des fondés de pouvoir, disposent d’une marge de manœuvre permettant d’accepter la rectification d’une erreur comptable ou la modification d’une clause du contrat de syndic. La grille des emplois de la branche pourrait comporter une disposition favorisant l’évolution souhaitée.

JPM 15  Indépendance et clôture des exercices comptables

La comptabilité du syndicat a pour objet primordial la mise en œuvre de la participation des copropriétaires aux charges dans les conditions prévues par l’art.10 de la loi de 1965. L’art. 43 du décret de 1967 précise : « le budget prévisionnel couvre un exercice de douze mois ». L’art. 5 du décret du 14 mars 2005 ajoute : « Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice.

Le principe de l’indépendance des exercices impose le rattachement de chaque charge et chaque produit à l'exercice qui le concerne et à cet exercice seulement. Le « résultat de l’exercice » n'est pas déterminé à partir des flux de trésorerie, mais à partir des dates d'engagement juridique. Les « comptes de régularisation » permettent l’affectation de charges constatées d’avance (prime d’assurance portant sur l’exercice en cours et sur le suivant) ou de produits encaissés d’avance.

Il commande également la mise en œuvre à la date d’arrêté des comptes d’une « procédure de clôture destinée à figer la chronologie et garantir l’intangibilité des enregistrements », imposée par l’art. 5 al. 2 de l’arrêté du 14 mars 2005. La clôture permet seulement le report des soldes de certains comptes et leur reprise en « à nouveaux » sur l’exercice suivant.

Certains syndics ne respectent pas l’obligation de clôture. Il est facile de détecter cette infraction : dans le grand-livre chaque compte comporte au premier jour de tout exercice, en débit et crédit, un « solde antérieur » alors que l’on ne doit trouver normalement que des « à nouveaux » sur quelques comptes. On constate aussi la présence de comptes ne comportant aucune écriture pour l’exercice en cours mais seulement les soldes antérieurs issus d’exercices passés.

Cette infraction contrarie la pratique courante d’utiliser le grand-livre par lecture directe et contrôles des totalisations. Elle facilite la passation d’écritures frauduleuses puisqu’il reste possible en 2015 de passer une écriture sur 2014. Apparemment les garants financiers ne relèvent pas ces infractions. Ce qui justifie la modification de l’art. 3 de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 : « Seuls les garants financiers ayant mis en place des procédures de contrôle internes, au moyen d’un référentiel et de modèles de suivi des risques, sont habilités à délivrer la garantie financière ». Dans cet esprit, et dans le seul but de régulariser sereinement la situation, il n’est pas interdit de demander au garant financier une intervention, plutôt que de saisir la Commission de contrôle, qui d’ailleurs est à ce jour purement virtuelle. 14/03/2015

 

JPM 16  Honoraires au titre des mutations de lots et contenu de l’état daté

Une sinistre farce : le contenu de l’état daté

Les prestations imposées au syndic par une mutation de lot ne sont ni prévisibles ni récurrentes. Elles comportent l’établissement de l’état daté et de la note complémentaire, le traitement  de la notification de transfert de propriété (modification des fichiers) et celui de l’avis financier (apurement du compte vendeur et opérations corrélatives). Ces prestations n’entrent pas dans le champ de la rémunération forfaitaire.

L’arrêté du Préfet de police de Paris du 24 juillet 1967 stipulait à la suite de l’énoncé des  prestations courantes « que toutes autres prestations de service assurées à titre collectif ou individuel, par le syndic, pour le compte des copropriétaires donnent lieu à des honoraires librement débattus entre les parties ». Dans les normes usuelles de la CSAB Paris et Île de France en 1969 on trouvait au titre des mutations les renseignements à fournir au notaire, l’établissement de l’état daté et celui du compte prorata temporis après la vente.

Le rapport du Conseil National de la Consommation du 18 février 1997 établit que sont des prestations particulières les questionnaires adressés par les notaires, la modification du fichier des copropriétaires et le calcul de la situation des copropriétaires par application de la règle du prorata temporis.  

Dans la loi SRU du 13 décembre 2000 l’art 10-1 nouveau ne traite en a) que des frais de recouvrement.

On prétend alors que le syndic n’est pas tenu de traiter la note complémentaire. C’est au notaire de rechercher les renseignements demandés au syndic ! Ces excès sont parfois suivis par une jurisprudence ligotée.

La loi du 13 juillet 2006 complète l’article 10-1 par un « b) Les honoraires du syndic afférents aux prestations qu’il doit effectuer pour l’établissement de l’état daté à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot ou d’une fraction de lot. » Phrase malheureuse ! Car on lit dans le rapport n° 3089 présenté par M. Hamel, député, au nom de la Commission des affaires économiques :

« En effet, préalablement à la vente d'un lot de copropriété, le syndic est tenu d'accomplir plusieurs tâches spécifiques en lien avec la mutation immobilière, qui se traduisent par l'élaboration de documents individualisés, comme « l'état daté », destinés à informer les parties à la vente et le notaire sur les sommes versées ou à verser par le syndicat, et à communiquer au vendeur et à l'acquéreur une information sur les procédures en cours, sur l'état de l'immeuble et sur d'autres renseignements administratifs. Considérant qu'il est légitime que ces honoraires soient supportés par le seul vendeur puisque ces prestations sont effectuées à son seul profit, le Sénat a prévu dans le dernier alinéa de cet article que les honoraires afférents aux prestations que le syndic effectue pour l'établissement de « l'état daté » sont imputables au seul copropriétaire concerné, alors qu'actuellement, ces honoraires doivent être répartis entre tous les copropriétaires, comme l'a rappelé récemment la Cour de cassation. » Le pluriel de documents est éloquent.

L’article 10-1 modifié par la Loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 dite ALUR, énonce que « Par dérogation aux dispositions du deuxième alinéa de l’article 10, sont imputables au seul copropriétaire concerné :

a) ……

b) Les honoraires du syndic afférents aux prestations qu’il doit effectuer pour l’établissement de l’état daté à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot ou d’une fraction de lot. Les honoraires ou frais perçus par le syndic au titre des prestations susmentionnées ne peuvent excéder un montant fixé par décret ; » Cette prescription est diarrhéique dans un texte législatif.

Conclusion

L’honoraire de mutation du syndic assure la rémunération des prestations minimales exigée par le transfert de propriété d’un lot, en ce compris l’état daté, la note complémentaire et les formalités générées par la notification du transfert de propriété. Les frais supportés par le syndicat sont imputables au vendeur. L’acte peut en prévoir le partage entre les parties.

Rien ne justifie que l’honoraire de mutation soit réservé aux mutations à titre onéreux.

Le plafonnement de cette rémunération impliquerait l’incapacité des copropriétaires réunis en assemblée générale à négocier certains postes du contrat de syndic. Le plafond serait immédiatement un plancher au détriment des syndicats bénéficiant d’un tarif inférieur.

Les prestations sont identiques pour toutes les mutations, quel qu’en soit l’objet. Il serait raisonnable d’envisager une majoration attachée aux transferts de lots importants pour permettre une minoration attachée aux transferts de lots modestes.

JPM 17  Reddition des comptes : les documents à notifier aux copropriétaires

L’expression « reddition des comptes » n’existe pas dans le statut de la copropriété !

La reddition des comptes est régie par l’art. 1993 C. civ : « Tout mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion, et de faire raison* au mandant de tout ce qu'il a reçu en vertu de sa procuration, quand même ce qu'il aurait reçu n'eût point été dû au mandant. ». à ce titre le syndic doit produire un relevé général des charges et produits de l’exercice, comportant les charges et produits classés par catégories et rubriques. L’omission du moindre article vicie la reddition des comptes.

Elle doit être soumise au contrôle du conseil syndical qui doit rendre compte par écrit de sa mission.

La répartition des charges est régie par le décret du 14 mars 2005 : « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges. » Ce mécanisme ne présentant que des soldes (écritures compensées) invérifiables est illégal.

Le relevé général des charges fait apparaître les masses à répartir, en débit et crédit s’il y a lieu, dans les rubriques et catégories. Ces masses  sont réparties entre les copropriétaires.

Les relevés individuels font apparaître les quotes-parts détaillées dans les charges et produits ainsi que la restitution des provisions appelées, et, fatalement, les excédents ou insuffisances dans chaque catégorie et le solde global. Chaque copropriétaire peut ainsi contrôler la répartition de ses charges de bout en bout.

L’approbation des comptes est régie par le décret du 14 mars 2005 ; ils doivent être présentés pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent en cinq annexes (modèles imposés) :

Annexe 1 : état financier après répartition**

Annexe 2 : charges par nature au sein du compte de gestion général et du budget prévisionnel.

Annexe 3 : compte de gestion pour opérations courantes ; ventilation analytique par catégories de charges

Annexe 4 : compte de gestion pour travaux de l’art. 14-2 et opérations exceptionnelles clôturés

Annexe 5 : état des travaux de l’art.14-2 et opérations exceptionnelles non clôturés à la fin de l’exercice

La convocation pour l’assemblée appelée à approuver les comptes de l’exercice échu doit comporter

Le relevé général des charges et produits de l’exercice

Les annexes 1 à 4 et l’annexe 5 s’il y a lieu

Les documents accessoires aux annexes (notamment liste des positions des copropriétaires après répartition)

Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical (notamment pour le contrôle des comptes)

L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération

*  Raison : du latin ratio compte ; mais « rendre compte » est indiquer ce que l’on a fait après réception d’un ordre
** La répartition doit être effective, avec virement des excédents ou insuffisances aux comptes 450 !

JPM 18  Le syndic virtuel ?  Une solution illégale

L’assistance virtuelle ? Une solution bénéfique

Qu’est ce qu’un syndic virtuel, pouvant avoir son siège à 100 kilomètres de l’immeuble ?

Nous ne pouvons mieux faire que de reprendre la présentation qu’en fait le Cabinet SERGIC, syndic classique de bonne réputation, qui a inventé ce concept pour les petits immeubles.

« Choisir Syndic One®, c’est l’assurance de payer moins cher ! Nos prix, parmi les plus bas du marché, vous permettent d’économiser jusqu’à 50% des honoraires de gestion.

« Une part importante des honoraires d’un syndic professionnel est consommée en déplacements et en temps passé sur la résidence. Pour réduire ces coûts, Syndic One® est fondé sur une répartition astucieuse des tâches pour une gestion plus cohérente par rapport aux besoins des petits immeubles.

« Nous, syndic professionnel, assurons la gestion comptable et administrative et garantissons le respect des normes  réglementaires.

« Vous, copropriétaires, assurez la présence dans l'immeuble et tenez les réunions. »

Cet exposé suffit à établir qu’en l’état des textes du statut de la copropriété il est interdit à l’assemblée générale de désigner légalement un syndic virtuel.

D’une part, il lui est impossible d’effectuer une partie des missions dévolues au syndic par la loi de 1965, parmi les plus importantes. Il en est dispensé par le dispositif.

D’autre part, l’art. 18 de la loi interdit au syndic de se faire substituer. Il permet seulement à l’assemblée de donner une délégation de pouvoir à une fin déterminée. Elle ne peut porter sur un ensemble d’actions relevant de l’administration du syndicat ou la gestion de l’immeuble. Les pouvoirs du syndic ne peuvent être délégués ni à un « copropriétaire référent » ni au conseil syndical dépourvu de personnalité juridique.

Il est par contre possible aux professionnels immobiliers d’apporter une assistance efficace aux syndics bénévoles ou coopératifs comme d’ailleurs aux responsables d’ASL. Cette pratique est déjà ancienne et devrait s’étendre. Dans ce cas le professionnel n’est pas syndic. Il assiste le syndic.  18/05/2015

JPM 19   Le syndic professionnel courtier ou agent d’assurance ?

Un syndic agent de Galian ne peut pas souscrire pour un syndicat qu’il administre


Du point de vue pratique, nous avons toujours condamné l’exercice par les syndics du courtage d’assurance pour le compte des copropriétés qu’ils administrent. A fortiori quand ils prennent la coupable initiative de résilier une police en cours pour lui substituer une police accompagnée pour eux d’une part de prime. Notre argument pratique est que le syndic doit conserver son indépendance pour défendre le syndicat contre l’assureur à l’occasion de tout sinistre. On ne saurait enfin ignorer les pratiques inadmissibles de certains syndics dans ce domaine d’activité.

Galian est une Société coopérative de caution mutuelle à capital variable régie par la loi du 13 mars 1917 et les textes subséquents, agréée par le Comité des Etablissements de Crédit en qualité de Société Financière issue de l’ancienne Caisse de garantie de la FNAIM. Fournissant aux syndics la garantie financière, elle propose également des polices multirisques et des polices dommage-ouvrage pour les syndicats de copropriétaires.

Galian propose aux syndics, garantis ou non par elle, de devenir intermédiaire en assurance (IAS) à son profit ! D’où une vive mais maladroite réaction de l’ARC. Galian, fait preuve d’une égale inculture juridique.

L’article 66 du décret Hoguet interdit au syndic « de recevoir directement ou indirectement, d’autres rémunérations, à l’occasion des opérations dont il est chargé, que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans le mandat ou la décision de nomination, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées » Tout syndic recevant une rémunération en contrepartie de la souscription d’une police Galian, - opération dont il serait chargé -, par un syndicat qu’il administre est fatalement en infraction. Ce texte interdit l’opération proposée par Galian, sans que les informations fournies aux copropriétaires au titre de l’art. 4-1 de la loi Hoguet ou de l’art. 39 du décret du 17 mars 1967  puissent permettre de surmonter cette interdiction.

On peut ajouter subsidiairement que l’obligation de mise en concurrence y fait également obstacle. Le lien étroit qu’aurait le syndic avec l’un  des proposants la rendrait suspecte. Notons enfin qu’en cas de litige à propos d’un sinistre, le syndic serait à la fois représentant du syndicat assuré et représentant de l’assureur. 13/07/2015

JPM 20   Compte bancaire séparé ou compte individualisé ?

Pourquoi proposer de conserver l’ancien numéro du compte unique ?

À propos de « Ouverture d’un compte bancaire séparé (art.25) » question inscrite à l’ordre du jour d’une assemblée générale, un syndic propose l’adoption de la résolution suivante :

« L’assemblée générale des copropriétaires, informée par le Syndic des dispositions de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, décide d’ouvrir un compte bancaire séparé auprès d’un établissement bancaire choisi par le syndic. Le syndic mettra les relevés de compte à disposition du Conseil Syndical. Les intérêts produits par le compte sont acquis au Syndicat.

« Ce compte bancaire bénéficie de la garantie financière de la COMPAGNIE EUROPEENNE DE GARANTIES ET CAUTIONS dont le cabinet … est adhérent. La copropriété disposant d’un compte bancaire individualisé, l’assemblée générale autorise le syndic à conserver le numéro de compte précédemment attribué pour le futur compte séparé. »

Le numéro de compte précédemment attribué ne peut être que celui de l’ancien compte unique ouvert au nom du syndic. De fait, il est finalement question d’un « compte individualisé »,  c'est-à-dire d’un sous-compte de l’ancien compte unique. La même proposition est faite à tous les syndicats administrés par ce syndic. En l’état des textes, la résolution proposée est illicite.

La Chancellerie a songé dans le passé à adopter le principe de la gestion par comptes individualisés. Il suffit d’établir un régime apportant une grande sécurité aux mandants avec notamment le contrôle semestriel par un expert comptable de la cohérence des comptabilités syndicales avec les relevés de la banque du syndic, détenant tous les comptes. 13/07/2015

JPM 21   Compte séparé et attribution d’un numéro d’Identifiant Créancier SEPA

Un message ambigu de l’ARC

 

L’ARC a relevé que certains syndics pratiquant le prélèvement automatique des provisions continuent d’utiliser à cet effet  leur compte bancaire unique alors que le syndicat est titulaire d’un compte bancaire séparé. Les syndics invoquent l’impossibilité dans laquelle s’est trouvée la Banque de France de procurer en temps utile aux syndicats de copropriétaires des numéros d’Identifiant Créancier SEPA faute d’avoir été consultée par les « auteurs » de la loi ALUR. L’ARC a cru devoir saisir l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) de ce qu’elle considère apparemment comme un « abus ».

L’association a publié le 7 juillet 2015 un message sous le titre « L’autorité de contrôle prudentiel et de résolution  confirme les propos de l’ARC » qui laisse espérer une condamnation aussi vigoureuse que celle publiée après l’affaire URBANIA. Or la lettre de l’ACPR se borne à indiquer qu’il ne faut pas espérer une solution rapide : « Les modalités actuelles d’attribution de l’ICS sont en cours de modification par le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaires (CFONB) afin que des identifiants soient attribués en 2015-2016 à l’ensemble des copropriétés » ! Elle confirme en réalité les indications données par les syndics. Cette situation est effectivement regrettable. Voir message de l’ARC   13/07/2015

JPM 22  Convocation par un copropriétaire : un miroir aux alouettes

L’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 comporte désormais l’alinéa suivant

« Dans tous les autres cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l’assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic. A défaut d’une telle convocation, le président du tribunal de grande instance, statuant par ordonnance sur requête à la demande de tout intéressé, désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui est notamment chargé de convoquer l’assemblée des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic.  »

Pour beaucoup c’est une réforme majeure de la loi Macron : Plus besoin d’administrateur provisoire ! Grands vivats !!

Comme nous, Me Laurent GAY, Avocat au  Barreau de Marseille, met en garde la foule profane dans un article de la communauté Village-Justice. Il écrit notamment :

« Dès lors, de multiples difficultés se profilent : concours entre plusieurs convocations de copropriétaires différents, difficultés sur le lieu ou la date de la réunion, transmission du ou des projets de contrats de syndic, possibilité d’inscrire d’autres questions à l’ordre du jour, tenue de l’assemblée elle-même (calcul des majorités, secrétariat de la séance, ...), etc.

« N’est-il pas périlleux de laisser la charge d’une assemblée générale si importante à un non-professionnel, dans une matière où la forme prime si souvent sur le fond ?

On peut concevoir qu’un autre copropriétaire ait la même idée et qu’un troisième suive la procédure habituelle : requête afin de désignation d’un administrateur provisoire.  Voyez l’intégralité de l’article :

http://www.village-justice.com/articles/Feu-article-Decret-mars-1967,20387.html#0e36MgGO10CEIjJD.99

JPM 23  L’état financier au 31 décembre 2014 n’informe pas sérieusement un acquéreur signant une promesse de vente en mars 2016 !

L’article L721-2 du CCH énumère les documents relatifs à la situation financière de la copropriété et du copropriétaire vendeur devant être annexés à la promesse de vente d’un lot de copropriété :

a) Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel payées par le copropriétaire vendeur au titre des deux exercices comptables précédant la vente ;

b) Les sommes pouvant rester dues par le copropriétaire vendeur au syndicat des copropriétaires et les sommes qui seront dues au syndicat par l'acquéreur ;

c) L'état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs ;

d) Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot principal vendu et le montant de la dernière cotisation au fonds versée par le copropriétaire vendeur au titre de son lot.

La réforme ALUR tend à l’amélioration de l’information des acquéreurs. A propos de c), l’acquéreur Dupont devant traiter en mars 2016 souhaitera connaître la situation financière du syndicat à cette époque et non pas au 31 décembre 2014, au vu des seuls documents détenus par le vendeur : ceux annexés à la convocation pour l’assemblée générale tenue le 14 mai 2015 !!!

Selon Universimmo, c’est pourtant la solution figurant dans une ordonnance ayant pour objet d’écarter la notion de pré-état daté et la rémunération réclamée à ce titre par les syndics. Or tout syndic assurant la tenue ponctuelle des écritures syndicales avec la procédure d’engagement juridique est en mesure d’éditer sans délai une balance détaillée précisant la situation financière du syndicat, pour un coût modeste.

Les notaires et les agents immobiliers doivent être en mesure d’exploiter ce document qui peut être annexé à l’acte. Il engage la responsabilité du syndicat et du syndic. A noter que si le législateur s’en tient à une mesure inefficace, il n’est pas interdit aux acquéreurs d’exiger la production d’une balance détaillée avant de signer la promesse.    02/08/15

JPM 24  Sus à la mise en concurrence triennale du syndic

Une ingérence blessante et génératrice de truquages

Le nouvel alinéa 3 de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 sera à partir du 8 novembre 2015 ainsi conçu :

« Tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue** de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet. Toutefois, le conseil syndical est dispensé de procéder à cette mise en concurrence lorsque l’assemblée générale annuelle qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic après mise en concurrence obligatoire décide à la majorité de l’article 25 d’y déroger. Cette question est obligatoirement inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale concernée. »

Depuis un siècle, les copropriétaires n’ont pas attendu le législateur pour rechercher plusieurs propositions quand ils envisagent de changer de syndic. Ils sont aussi capables de conserver un syndic pendant vingt ans et plus quand ils en sont satisfaits. Le principe d’une obligation triennale de mise en concurrence du syndic est blessant pour les copropriétaires pris pour des incapables majeurs. Il impose aux conseils syndicaux une charge nouvelle bien inutile.

Si l’obligation porte sur l’assemblée à tenir au printemps 2019, l’ordre du jour de celle à tenir au printemps 2018 devra comporter une question relative à la dispense à accorder au conseil syndical de procéder à une mise en concurrence pour l’assemblée annuelle suivante !!! Beaucoup de temps perdu alors que le conseil syndical a tant à faire pour l’immeuble.

En présence d’un syndic dont le renouvellement ne fait aucun doute, les conseils syndicaux bricoleront la mise en concurrence avec l’aide du syndic et même de ses confrères, à charge de revanche. Tant et si bien que les mauvais copropriétaires trouveront un motif de paralyser la gestion en tentant d’obtenir l’annulation des assemblées.

Il est souhaitable d’obtenir la disparition de ce dispositif néfaste sans s’en tenir à une simple chute en désuétude,

** Bévue de rédaction : c’est convocation qu’il faut lire et même bien avant, dans la pratique.

JPM 25  Rétablir la primauté de l’art. 14-3 de la loi : l’engagement juridique

L’article 14-3 de la loi dispose « Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique, indépendamment de leur règlement. L'engagement est soldé par le règlement. » Il précise in fine que les dispositions de la réglementation comptable classique ne sont pas applicables aux syndicats de copropriétaires. De fait l’engagement juridique est une innovation récente.

L’Assemblée nationale a modifié ainsi le projet de loi : « Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès acceptation du devis ou, en cas d'absence de devis préalable, dès réception de la facture, indépendamment de leur règlement. L'engagement est soldé par le règlement. »

La commission des lois du Sénat a critiqué l’amendement et confirmé « De même, ce n'est pas la réception de la facture qui vaut engagement de la dépense mais la passation de la commande au fournisseur ». Le Sénat a décidé de revenir au texte initial. En seconde lecture l’Assemblée nationale s’est ralliée au Sénat.

Les auteurs du décret et de l’arrêté du 14 mars 2005 ont méprisé le principe énoncé par la loi. Il a pour objet de faire apparaître les dettes syndicales dès leur naissance pour améliorer la qualité de l’information des copropriétaires et tiers intéressés (acquéreurs notamment). L’intérêt bien compris des copropriétaires est de faire respecter la loi par les syndics. Le Conseil National de la Transaction et de la Gestion Immobilières (CNTGI) se doit d’obtenir rapidement la mise en conformité des textes incriminés.  27-10-2015

JPM 26  Le point sur les frais de reprographie

En 7.1.1 le contrat de syndic « tout sauf » indique que « Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire. ».

A contrario les frais de reprographie et d’administration afférents aux prestations particulières peuvent être facturés par le syndic. Les modalités de leur rémunération doivent être indiquées dans le contrat.

C’est donc à tort que la DDPP des Yvelines a indiqué à l’ARC qu’elle relevait le caractère illicite de la mention de ces frais dans le contrat de syndic évoqué ci-dessous (Bafouer le droit …). Le contrat incriminé comporte le texte du point 7.1.1 pour les frais afférents aux prestations du forfait. Il mentionne par ailleurs un coût unitaire pour les photocopies liées à des prestations particulières. Il est donc conforme au texte.

Une controverse avec l’ARC à ce sujet ! Voir l’article au pied de : Bafouer le droit

JPM 27  Le point sur les délégations de l’assemblée au conseil syndical
hormis les dérogations (petits immeubles, résidences avec services, etc…)

La loi du 10 juillet 1965 permet à l’assemblée générale d’adopter à la majorité de l’article 25 (a) les décisions concernant toute délégation du pouvoir de prendre l'une des décisions visées à l'article 24 ».

En vertu de l’article 21 du décret du 17 mars 1967, une délégation de pouvoir donnée par l'assemblée générale au conseil syndical ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé. Cette détermination impose à l’assemblée d’énoncer pour l’essentiel la nature de l’acte ou le contenu de la décision. La délégation ne portera que sur des modalités dans le cadre imposé. L’assemblée ne peut pas laisser au conseil syndical le soin de décider un ravalement sans avoir adopté un descriptif précis et un coût maximal. Nous sommes ici dans le cas d’une opération ou décision unique.

En ajoutant « Cette délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l'objet et fixe le montant maximum. » l’article 21 déroge à cette unicité. L’objet est en général la réalisation de travaux de réparation urgents nécessités par un incident imprévisible. Le plafond est fixé en ht par opération. Plusieurs incidents de ce type peuvent en effet survenir au cours d’un même exercice. L’ampleur de l’opération est déterminée par la nature du sinistre et le minimum à réaliser pour y remédier. (Cf. CA Paris 23e ch. B 28 juin 2001 Sdc 10/14 rue de Cambrai Paris Loyers et copropriété 2002 n° 48)

Il est recommandé d’avoir recours systématiquement à ce type de délégation qui n’écarte pas le dispositif prévu par l’article 37 du décret pour des incidents plus importants relevant des pouvoirs propres du syndic.

L’assemblée ne peut pas renoncer à son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic à l’occasion d’une délégation. Le conseil syndical doit rendre compte à l’assemblée de l’exécution des délégations qui lui ont été accordées dans le rapport écrit de ses activités qui doit être impérativement annexé à la convocation pour l’assemblée générale annuelle. Il faut veiller au respect de cette obligation.

JPM  28  Le point sur les procurations données au gardien pour une assemblée

Une pratique contestable, mais juridiquement légale

L’art. 22 al. 4 de la loi de 1965 interdit de donner mandat de représentation à l’assemblée au syndic, à son conjoint, à son partenaire lié à lui par un Pacs, et à ses préposés.

Le syndicat des copropriétaires est l’employeur du gardien (Cass. Soc. 2e ch. 2 juin 2005 n° 03-20011) qui est donc le préposé du syndicat, et non celui du syndic comme l’affirme à tort l’ARC, qui en déduit l’interdiction de donner un pouvoir pour l’assemblée au concierge, pris à tort comme préposé du syndic.

L’ARC prétend en outre que la Cour de cassation aurait confirmé sa position. Elle cite comme extrait de l’arrêt du 7 mai 2014 (3e ch civ. N° 13-11-743) la phrase suivante « « Les gardiens et employés d’immeuble sont des préposés du syndic et à ce titre ne peuvent pas détenir de pouvoir en assemblée générale ». Solution reprise aveuglément par un site dédié aux gardiens et concierges (Voir La Maison du bonheur)

Or cette phrase ne figure pas dans l’arrêt. L’affaire ne concerne pas une concierge mais la salariée d’une société-mère qui exerçait de fait, au sein d’une filiale à 100 %, l’activité de gestionnaire d’une copropriété administrée par la filiale. C’est à juste titre que les pouvoirs détenus par cette personne pour une assemblée de cette copropriété ont été invalidés bien qu’elle n’ait pas été salariée de la filiale syndic. (voir l’arrêt)

Nous en restons donc à la solution fournie par le Ministre du Logement à M Herbillon, député en 1998 : « Un gardien d'immeuble peut par contre disposer d'un droit de vote dans la mesure où il a reçu un mandat, l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 permettant au copropriétaire de déléguer son droit de vote à toute personne de son choix qu'elle soit ou non membre du syndicat ». Voir RM 9423 AN 06/04/1998

Cette réponse ancienne a été confirmée à M Tétart député le 16 juillet 2013 : « Compte tenu de cette limite voulue par le législateur pour éviter tout contrôle de l’assemblée générale des copropriétaires ou une certaine forme de clientélisme, il n’apparaît pas nécessaire d’introduire une disposition générale visant à interdire aux gardiens d’immeubles de détenir des pouvoirs de copropriétaires. Cette position est corroborée par le fait que, s’agissant des gardiens d’immeubles, un certain nombre de copropriétaires estiment trouver un avantage supplémentaire à confier leur représentation à ces derniers, témoins quotidiens de la gestion de leur immeuble et de la vie dans leur copropriété. »

 Voir RM 21727 du 16-07-2013 et l’article de Me Vallat  17/11/2015

JPM 29  Le point sur les avis du conseil syndical

Le conseil syndical (CS) est un collège, groupement occasionnel ou permanent de personnes ayant mêmes pouvoirs et qualités pour remplir une mission déterminée. Le modèle type est le collège d’experts judiciaires. Pour la Cour de cassation** : « Il est de bonne pratique, dans les cas les plus complexes, de désigner un collège d’experts et de charger l’un d’eux d’en assurer la coordination ou la présidence ». Le Code de procédure civile régit les expertises judiciaires.

Le CS est doté de règles de fonctionnement. Il élit son président parmi ses membres. Le respect de ces deux prescriptions conditionne la régularité de ses décisions.

1 - Il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. C’est un aspect du rôle d’assistance au syndic.

2 - L’art. 21 al. 2 de la loi prescrit : « L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du CS est rendue obligatoire. » L’article 11 du décret du 17 mars 1967 (D 11) impose de joindre à la convocation les avis du CS sur les marchés et contrats figurant à l’ordre du jour.

3 - Le CS peut se prononcer, par un avis écrit, sur tout projet de contrat de syndic. Si un tel avis est émis, il est joint à la convocation de l'assemblée générale, concomitamment avec les projets de contrat concernés. Sur ce point important, les avis du CS sont hautement souhaitables.

4 – En cas d’urgence, l’art. D 37 indique que le syndic peut, dans ce cas, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du CS, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux. [A noter qu’à ce moment le montant du devis est rarement connu !]

5 – En présence d’une union de syndicats, l’art. D 63 prescrit : « le syndic soumet, préalablement pour avis à l'assemblée générale des copropriétaires du syndicat concerné ou, le cas échéant, au CS, les questions portées à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'union. » Cette disposition est hautement critiquable en ce qu’elle porte atteinte aux prérogatives de l’assemblée générale.

6 - A propos des résidences avec services, l’art. 41-2 de la loi prescrit : « Lorsqu'il ne reçoit pas de délégation à cet effet, le CS donne obligatoirement son avis sur le projet de convention en vue de la fourniture de services spécifiques lorsqu'elle est confiée à un tiers ». Cet avis doit également être annexé à la convocation avec le projet de convention (art. D 11 12°)

Sauf pour 1 le bon sens impose l’avis écrit. La loi l’impose explicitement ou implicitement (en annexe à la convocation). La tenue d’un recueil des avis écrits imposés du CS, recommandée jusqu’à présent, figure  désormais en II 6° de l’annexe des prestations de gestion courante au contrat de syndic.

Le syndic n’est pas lié par l’avis du CS. Il peut avoir ensuite à justifier sa position.

L’avis du CS n’est pas une décision. Il mentionne les avis des conseillers majoritaires. L’usage collégial est de faire figurer dans le compte-rendu les avis des minoritaires.

Il y a faute manifeste à laisser sans réponse écrite une demande d’avis présentée par le syndic. C’est en principe la responsabilité du président qui est en cause. Ici encore le respect strict du formalisme présente l’avantage d’éclairer objectivement les circonstances d’un incident de gestion.

Le défaut d’établissement du compte-rendu de mission du CS prévu par l’art. D 11 II 4° pour annexion à la convocation est grave. Sa lecture au cours de l’assemblée ne peut remédier à l’insuffisance de l’information des copropriétaires s’étant fait représenter. Elle peut justifier une contestation de l’approbation des comptes.

** Cour de cassation Recommandation de bonne pratique juridictionnelle 15/16 novembre 2007 

JPM 30  Le point sur les procurations données au gardien pour une assemblée

Une pratique contestable, mais juridiquement légale

L’ARC : nouvelle interprétation erronée de l’article 22 de la loi de 1965

En réponse à notre brève du 17/11/2015 (voir ci-dessous) l’ARC soutient à nouveau que le gardien est le préposé du syndic. Dans sa note du 27/11/2015 elle énonce : « Depuis la loi ALUR du 24/03/2014 cette question semble définitivement tranchée puisque l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’à présent, ni les préposés, ni les salariés du syndic ne peuvent porter de pouvoirs ». L’ARC ajoute « Cette précision met donc fin au débat puisque le préposé du syndic ne peut plus être confondu avec son salarié et qu’il est dit qu’il ne peut détenir de pouvoir ». Cette relation de la modification législative est infidèle

L’art. 22 ancien énonçait : « Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire.

Ce paragraphe est maintenu dans l’art. 22 nouveau qui comporte en outre le paragraphe suivant

« Les salariés du syndic, leurs conjoints ou partenaires liés par un pacte civil de solidarité et leurs ascendants ou descendants qui sont également copropriétaires de l’immeuble bâti ne peuvent pas porter de pouvoirs d’autres copropriétaires pour voter lors de l’assemblée générale. »

Ce texte nouveau, caractérisé par une origine profane, - « ne peuvent pas porter de pouvoirs » -, ne vise que les salariés du syndic propriétaires d’un lot dans l’immeuble concerné. Il ne présente aucun intérêt pratique puisque le champ de l’interdiction est exclusif de toute qualité portant dérogation.

Nous nous trouvons donc en présence d’une phrase imaginée, comme dans le cas de la citation prétendument extraite de l’arrêt du 7 mai 2014 (3e ch civ. N° 13-11-743). Il faut s’en tenir à la solution de la légalité d’une procuration remise au gardien.  Voir RM 21727 du 16-07-2013 et l’article de Me Vallat   06/12/2015

JPM 31  Un notaire peut-il réaliser la vente d’un lot en se contentant de mentionner dans l’acte que le syndicat est dépourvu de syndic ?

L’arrêt CA Montpellier du 13-09-2012 (RG: 10/05422) indique que « l’acte de vente de Madame Y...du 17 février 2003 mentionne en page 14 que la copropriété dont dépendent les biens vendus n’a pas de syndic ». Il est rare de trouver dans un arrêt la preuve d’une telle anomalie, plus fréquente qu’on ne le croit. Cette situation dénote une gestion peu rigoureuse. Elle nous semble imposer au notaire de provoquer la désignation d’un administrateur provisoire, à la diligence du vendeur. La réalisation de la vente suivra.

En l’absence d’un syndic, le notaire ne peut obtenir ni l’état daté ni la note d’information usuelle ni le certificat de l’art. 20. Il ne peut notifier ni le transfert de propriété ni l’avis financier faisant courir le délai d’opposition. Il est stupéfiant qu’un notaire cumule les risques générés par ces inconvénients gravissimes.

Purger le vice impose un retard et le risque d’un avortement de l’opération ? Il y a fatalement un ou plusieurs responsables : le syndic « sortant » ? Les membres du conseil syndical ? L’ensemble des copropriétaires, dont le vendeur ? Dans l’espèce citée M Georges X.. était en cause comme constructeur vendeur (au titre de la garantie des vices cachés) mais aussi comme « ancien syndic ». La prudence que nous recommandons peut générer un préjudice dont la réparation sera demandée au(x) responsable(s).

L’imprudence de certains notaires qui passent outre peut ultérieurement placer l’acquéreur dans une situation difficile. Dans le même genre nous rappelons la pratique critiquable et fréquente de procéder à la division en copropriété d’une maison sans établir, - en sus de l’état descriptif de division -,  un règlement de copropriété ni veiller à la désignation d’un syndic. 

JPM 32 Le coût d’une révocation injustifiée du syndic

Par jugement du 10 janvier 2007, le  TGI de Bobigny a déclaré abusive la résiliation du contrat de syndic conclu entre la SAS Guy Z... et le syndicat des copropriétaires de la résidence XXX , condamné ledit syndicat à payer au Cabinet Guy Z... 10.000 € de dommages et intérêts et 1.500 € au titre de l’article 700 du Code de procédure civile, et ordonné l’exécution provisoire ; Le syndicat des copropriétaires a interjeté appel.

La Cour d’appel relève « qu’elle [la résiliation] se fonde essentiellement sur un “rapport” de 6 pages d’une « Association des responsables de copropriété » qui aurait réalisé un contrôle des comptes de l’exercice 2004 réalisé19 avril 2005 de 10 heures à 13 heures soit sur 3 heures seulement “à l’immeuble” ; que tant le contrôle que l’établissement du rapport ont été non contradictoires ; que le rapport, succinct et confus, paraît incriminer principalement le prédécesseur de Guy Z…, un Cabinet SAGEFRANCE ;

« que l’auteur du rapport déclare que la situation des impayés “est très inconfortable puisque 1/3 des appels ne sont pas payés” ; que ceci, eu égard à la sociologie des lieux, ne saurait être imputé à faute au syndic ;

« qu’il reproche au Cabinet Guy Z... d’avoir engagé des travaux d’ascenseur, tout en reconnaissant qu’ils avaient été votés en 2002 ; que s’agissant d’un immeuble de grande hauteur, ce reproche apparaît peu sérieux ; que ce rapport ne suffit pas à établir les fautes de gestion du Cabinet Z... ni même à justifier une expertise ; »

Au final le jugement est confirmé par la Cour d’appel qui ajoute 4000 € au titre de l’art. 700 CPC, soit au total 15.500. Le syndic réclamait 50 000 € soit le montant de ses honoraires pour la période amputée. La Cour lui rétorque qu’il ne peut récupérer que sa marge estimée et pas ses frais généraux sur cette période. Ce raisonnement est d’autant plus contestable qu’il s’agissait d’une copropriété importante. Au jour de la révocation le syndic conserve pour une certaine durée la charge des frais sans aucune contrepartie. Il existe donc bien un préjudice indépendant de la marge estimée dans le cas particulier d’un mandat important.

Voir l’arrêt complet CA Paris 27/03/2008-1 et nos commentaires

JPM 33  Le traitement des charges locatives récupérables dans les copropriétés

Une tâche de gestion courante dans l’intérêt de la communauté immobilière

Nous saluons la qualité de l’étude juridique consacrée à cette question par l’UFC Que Choisir 92 Nord :
https://www.ufc-quechoisir-92nord.fr/index.php/location-bail/charges-les-charges-recuperables

Mais UFC s’en tient à l’inopposabilité aux locataires des comptes de charges approuvés par l’assemblée sans tenter d’en faire des justificatifs au sens de l’art. 23 de la loi de 1989. Notre projet est en ce sens.

Il existe une cohérence manifeste entre les critères de récupérabilité et le classement des dépenses syndicales. Il est possible d’améliorer le plan comptable en conséquence. UFC note que le combustible n’est récupérable que pour la part consommée. Mais omet que telle est bien la règle comptable : le coût d’une livraison en fin d’exercice doit être ventilé sur l’exercice suivant (Compte 486). Un exemple au hasard.

Dans le contrat de syndic Il faut ajouter par une clause spécifique le traitement affiné des charges locatives récupérables dans la gestion courante. Les copropriétaires non bailleurs eux-mêmes y trouveront leur compte. On peut en espérer un affinement du traitement des budgets prévisionnels, fondements des provisions syndicales mais aussi des provisions locatives.

Le syndicat est tenu de fournir à chaque copropriétaire les informations nécessaires à l’exploitation de son lot, dès lors qu’elle est conforme au règlement de copropriété. Cette disposition égalitaire vaut pour les charges récupérables aussi bien que pour la TVA en ses aspects divers. La comptabilité du syndicat doit donc permettre la présentation et s’il y a lieu l’extraction des informations dont l’exploitation finale demeure à la charge du copropriétaire intéressé. Cela exige du syndic une parfaite connaissance de ces régimes.

On pourra alors considérer que les comptes approuvés par l’assemblée sont des justificatifs légaux. Ce qui n’interdit pas au locataire d’exercer un recours identique à celui ouvert à son bailleur par l’art. 45-1 du décret au titre de son compte individuel. Ces observations mériteront des précisions complémentaires.

JPM 34  « Copropriétés : vers une transition juridique ? »

Sous ce titre, le Ministère de l’Écologie et le Ministère du logement, via le PUCA (Plan, Urbanisme, Construction, Architecture), lancent un appel à propositions de recherche « prévoyant, dans le cadre de la transition énergétique, à la lumière d’expériences d’autres pays, une exploration des pistes de modification du cadre juridique visant à faciliter la remise en état des immeubles selon une dynamique de projet collectif adaptée aux immeubles et aux ménages concernés » En effet, « le cadre juridique français établi aurait des effets induits allant à l’encontre de la capacité du copropriétaire à intervenir pour protéger et entretenir son patrimoine ». A partir des conditions juridiques existantes et des dysfonctionnements observés dans les copropriétés, les travaux de recherche développeront une approche globale de la copropriété tant sur le plan juridique que sur les plans fonctionnel, économique ou sociologique… !!   Nous en reparlerons !

Voir l’appel à propositions de recherche    15/10/2015

JPM 35  L’inobservation des dispositions du règlement de fonctionnement du conseil
syndical (RFCS) entraîne l’inexistence de sa décision sur délégation de l’assemblée

Un arrêt oublié : CA Paris 23e ch. B du 7octobre 1994 (Sté européenne de financement et d’investissements immobiliers SEFIM c/ Syndicat Artois gestion Abcias) fournit des enseignements précieux. Nous reprenons la relation de l’arrêt fournie par Loyers et copropriété mars 1995 n° 138.

L’assemblée avait délégué au CS l’autorisation au syndic d’engager une procédure contre SEFIM.

Le RFCS exigeait la désignation de trois membres au moins du conseil syndical ; les décisions collectives du CS devaient être prises en réunion sur convocations adressées aux membres par LRAR , comportant l’ordre du jour de la réunion, à la majorité simple des membres présents ou représentés.

En fait le CS ne comportait que deux membres. Ceux-ci se sont contentés d’adresser chacun au syndic une lettre lui donnant autorisation d’engager l’action judiciaire. La Cour d’appel a repris pour le CS la solution appliquée aux conventions écrites qui, même signées par tous les copropriétaires, ne peuvent se substituer à une décision prise en assemblée générale.

La Cour juge que « le conseil syndical, à aucun moment, n’a émis l’accord préalable exigé par l’assemblée générale ; il s’ensuit que le syndic a introduit l’action sans avoir respecté les conditions mises à l’examen de cette dernière. »

JPM 36  Le syndic doit détenir un chéquier du syndicat

Il permet de prouver l’existence d’un compte bancaire séparé

Dès lors que le syndicat des copropriétaires est pourvu d’un compte bancaire séparé, le syndic, même s’il effectue la majorité des mouvements financiers par virements, doit détenir un chéquier du syndicat. Le conseil syndical doit y veiller car c’est à la lecture d’une formule de chèque qu’il est possible d’avoir la seule preuve pertinente de l’existence d’un compte séparé. Le chèque doit mentionner exclusivement le « syndicat des copropriétaires 2 rue des Roses », par exemple, en première ligne de la mention de titularité. On ne doit pas y trouver la moindre mention du syndic. Celui-ci ne peut apparaître éventuellement qu’en seconde ligne. On peut alors affirmer que le compte est ouvert au nom du syndicat. Celui-ci peut se prévaloir de l’existence d’un compte séparé. Tout mouvement incompatible effectué par la banque peut être contesté avec succès.

Rien ne peut justifier le refus du syndic à la demande de présentation du chéquier. Ni l’utilisation de lettres-chèques ni celle des virements ordinaires. Dans la pratique, le syndic peut d’ailleurs avoir à payer par chèque certaines dépenses plutôt que de précéder par débours. Nous suggérons donc aux syndics enregistrant des questions relatives à la nature véritable du compte de brandir immédiatement le chéquier du syndicat. Il doit être transmis le cas échéant à un successeur. 03/01/2016

JPM 37  Le logiciel du syndic n’est pas opposable aux copropriétaires

« Mon logiciel ne le fait pas »est une réponse fréquente chez les syndics. Souvent mensongère, parfois exacte. Dans notre domaine, les fournisseurs spécialisés sont présumés connaître toutes les opérations imposées aux syndics par la loi et les règlements. Ce corpus fournit un véritable cahier des charges qui ne peut être complété par le client qu’à propos de l’importance du parc administré. Ainsi le fournisseur ne peut ignorer l’exigence d’un dispositif de clôture de l’exercice par l’art. 5 de l’arrêté du 14 mars 2005.

Un autre aspect concerne les options bureautiques et notamment l’établissement des procès-verbaux d’assemblée générale. Pour un syndic soucieux de la bonne qualité du travail, pas d’autre méthode que l’utilisation de ses propres modèles en traitement de texte. Le modèle peut être adapté avant l’assemblée (ordre du jour et projets de résolution). Il est complété en cours d’assemblée. Il est alors possible d’ajouter de brèves, - et souvent utiles -, observations au tableau inaltérable des décisions et des votes.

Encore maintenant bien des syndics sont confrontés à des modèles impératifs issus du progiciel. Ils présentent des insuffisances notoires ou des mentions contestables comme l’interdiction de donner un ordre de service avant l’encaissement de la totalité des provisions pour un chantier de travaux.

Nous reviendrons sur ces questions dans les mises à jour « ALUR » des études concernées

JPM 38  Comment savoir si le syndic clôture les exercices comptables

Le syndic doit rattacher les charges et produits à l’exercice concerné et respecter l’indépendance des exercices. L’arrêté du 14/03/2005 (art. 5) dispose : « une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d’arrêté des comptes ».

Il faut vérifier que le grand-livre ne comporte que deux catégories de comptes:

- ceux mouvementés au cours de l’exercice

- ceux présentant en début d’exercice un « à nouveau » en crédit ou débit, non soldé en fin d’exercice.

La procédure de clôture n’est pas respectée lorsque le grand-livre comporte des comptes avec à nouveaux égaux au débit et au crédit, non mouvementés en cours d’exercice. On constate également que les comptes normalement mouvementés comportent en début d’exercice des à nouveaux égaux au débit et au crédit. Il en résulte que les totalisations finales du compte ne correspondent pas à celles des écritures de l’exercice mais incluent en sus les montants des à nouveaux indésirables. On constate enfin que le total du grand-livre est d’un montant extravagant car il cumule les écritures depuis l’entrée en fonction du syndic !

L’infraction à l’obligation de clôture est souvent la marque d’une légèreté dans la gestion. Elle peut aussi faciliter des irrégularités portant un grave préjudice à votre copropriété. Dans tous les cas elle paralyse le contrôle des comptes puisque le grand-livre ne présente pas les totalisations propres à l’exercice contrôlé.

Vous trouverez en 7-3-2 des exemples permettant de déceler l’omission de clôture des comptes. Il faut combattre vigoureusement cette mauvaise pratique.   31/03/2016

JPM 39..L’interdiction de fumer dans les parties communes d’une copropriété

Il y a eu controverse à propos de l’application des dispositions des articles L 3511-7 et R 3511-1 du Code de la Santé publique. Nous reproduisons la réponse ministérielle (Logement) n°119753 AN du 15 mai 2007 faîte à M JeanJean député.

Texte de la QUESTION :
M. Christian Jeanjean attire l’attention de M. le ministre de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement sur l’article 1er du décret n° 2006-1386 du 26 novembre 2006 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usages collectifs. L’article mentionné s’applique « dans tous les lieux fermés et couverts qui accueillent du public ou qui constituent des lieux de travail ». Les syndicats de copropriété pouvant employer du personnel (gardiens ou employés) appelés à travailler dans les parties communes fermées, il lui demande de bien vouloir lui indiquer s’ils sont concernés par cette disposition et s’ils doivent imposer l’interdiction de fumer dans les parties communes fermées, tels les halls d’entrée et cages d’escalier, étant entendu que la mesure concerne naturellement les parties de la loge affectées au travail du gardien.


Texte de la REPONSE :
En application de l’article 1er du décret n° 2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, il est désormais interdit de fumer « dans tous les lieux fermés et couverts qui accueillent du public ou qui constituent des lieux de travail ». Cette disposition d’ordre général concerne évidemment les parties communes ouvertes au public tels les halls d’entrée, cages d’escalier, ascenseurs d’un immeuble collectif qu’il soit en copropriété ou non. Elle s’applique également aux personnels employés par les syndicats de copropriété, dès lors que ces personnes exercent leurs activités dans ces parties communes ouvertes au public.

 

Le site d'information du gouvernement sur l'interdiction de fumer dans les lieux publics précisait de même que dans les « immeubles relevant de la loi n°65-557 (immeubles en copropriété), les parties telles que les halls d'entrée, les parkings, les voies d'accès, les éléments d'équipement commun tels les ascenseurs, qui ne sont ni à usage privatif, ni à usage exclusif, sont a contrario considérées comme à usage collectif. Elles rentrent donc dans le champ d'application du décret. Elles constituent des lieux de travail pour les gardiens d'immeuble, le personnel d'entretien, les postiers, les livreurs, les agents EDF, etc., et, dans la mesure où elles sont couvertes et fermées, il est donc interdit d'y fumer en application du décret du 15 novembre 2006. »

Les textes sont les articles L 3511-7 et R 3511-1 du Code de la santé publique, en sus l’article R 3511-6 pour l’affichage d’un panneau conforme au modèle fourni par l’arrêté  du 1er décembre 2010  (NOR: ETSP1030748A).  24/03/2016

JPM 40  Le sort du carnet d’entretien lors d’un changement de syndic

Des pratiques critiquables

Comme le registre des procès verbaux, le carnet d’entretien est un document appartenant au syndicat des copropriétaires. Le syndic le détient pour en assurer la conservation et la mise à jour sans avoir le droit d’y insérer son identité autre part que dans la zone d’information dédiée au syndic en place.

La pratique est tout autre car nombreux sont les syndics qui, dès leur nomination, créent un nouveau carnet d’entretien en l’ornant de leur blason commercial. Or le principe est que le nouveau syndic reçoit de son prédécesseur un carnet d’entretien qu’il devra tenir à jour sans modifier la consistance du support.

En l’état le décret du 17 mars 1967 ne permet pas la tenue du carnet d’entretien sous la forme électronique, mais une évolution est possible sur ce point. Le statut de la copropriété ne comporte aucune disposition relative à la normalisation des supports électronique. Néanmoins la plupart des fichiers de ce type peut être reprise par un successeur.

JPM 41 GDF-SUEZ (ENGIE) et les syndicats de copropriétaires

Nous avons évoqué les problèmes juridiques posés par l’offre FideloConso de GDF-SUEZ.

ENGIE vient de remporter l’appel d’offres national de FONCIA. Soit un contrat assurant à 950 copropriétés (1000 points de livraison) administrées par FONCIA des économies de 10 à 15%. Pour ce genre d’opération FONCIA a créé PROWEN, société par actions simplifiée à associé unique, qui se positionne comme une société de courtage en énergie et propose ses services (achats groupés, consultation, expertise, élaboration d’offres) à ses clients sans aucune facturation supplémentaire pour la copropriété. La commission de courtage est supportée par le fournisseur retenu. Il est indiqué qu’en 2014 FONCIA avait déjà organisé un appel d’offres groupé pour 2600 copropriétés, dont 75 % avaient accepté la proposition formulée.

Dans le même genre on a connu les contrats « Gold » du Cabinet Loiselet, d’une autre manière la méthode « Fifty » de Vilogi et aussi, autrefois, les polices d’assurances « portefeuille » du cabinet Urbania. Ces mécanismes mériteraient de bénéficier d’une meilleure information des copropriétaires tant pour les avantages que pour les inconvénients qu’ils présentent. Sic pour une question ancienne à propos des polices « portefeuille » :

Quel est le sort du syndicat qui ne renouvelle pas le mandat du syndic ? 27/01/2016

 

L’offre FideloConso de GDF SUEZ et le statut de la copropriété

GDF SUEZ facture directement aux copropriétaires la fourniture du gaz naturel pour le chauffage et la production d’eau chaude sanitaire. À défaut de paiement par un ou plusieurs copropriétaires, et après épuisement des moyens amiables, le syndicat des copropriétaires doit effectuer le paiement des sommes impayées au profit du fournisseur !!!!!!     Voir l’article                13-01-16 

JPM 42 La désignation du syndic ne vaut que pour l’avenir
L’assemblée du 14 avril 2016 ne peut pas désigner le syndic avec effet au 1er janvier 2016

La Cour de cassation a approuvé la Cour d’Appel d’Aix en Provence ayant jugé que « la désignation du syndic ne vaut que pour l’avenir et ne peut rétroagir » (Cass. civ. 3e 17-07-1996 n° 94-15140). Dans le même sens CA Versailles 09-07-1992 Administrer août 1993 note Guillot).

La pratique de désigner le syndic en fixant la durée du mandat à 18 mois, du 14 avril 2016 (date de l’assemblée) au 14 octobre 2017 est ancienne. Le but est de permettre au syndic de convoquer l’assemblée annuelle à une date postérieure au 30 juin 2017 s’il a été impossible de la tenir à l’époque habituelle.

Une pratique nouvelle est, à même date d’assemblée, de désigner le syndic pour 18 mois à compter du 1er janvier 2016 jusqu’au 30 juin 2017 !!! Le but est de décompter les honoraires adoptés par l’assemblée sur la totalité de l’exercice 2016 et pas seulement à compter du 15 avril 2016.

Il est logique de rattacher les honoraires à l’exercice. C’est prévu dans le budget prévisionnel. Il suffit d’en faire mention dans la résolution. Point n’est besoin de recourir à un effet rétroactif qui est illicite.

JPM 43 Heurs et malheurs de la Commission de contrôle : un vrai faux départ

L’avis du Conseil d’État du 13 avril 2016 relatif au projet de Loi « Égalité et Citoyenneté » a été publié. L’article 33 comporte autorisation au Gouvernement d’élaborer des Ordonnances dont l’une serait consacrée au statut de la Commission de contrôle des activités de transaction et de gestion immobilière :

9° Procéder à toutes les modifications nécessaires de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce afin de :

a) Conférer la personnalité morale à la commission de contrôle des activités de transaction et de gestion immobilières mentionnée à l’article 13-5 de cette loi et définir les modalités de son financement ;

b) Redéfinir la composition et les règles de nomination des membres de la commission de contrôle des activités de transaction et de gestion immobilières ;

c) Redéfinir le contenu de l’information devant être délivrée à la personne mise en cause avant toute décision de la commission afin qu’elle soit informée des griefs retenus à son encontre, redéfinir les conditions dans lesquelles les décisions disciplinaires prononçant une mesure d’interdiction temporaire peuvent être accompagnées de mesures de contrôle et de formation, redéfinir les attributions respectives de la commission et de son président en matière de suspension provisoire et préciser la nature des décisions disciplinaires devant être transmises à la chambre de commerce et d’industrie ;

d) Modifier le contenu et les accès au répertoire mentionné à l’article 13-10 de cette même loi pour assurer une plus grande efficacité dans l’exécution des sanctions et le contrôle par les chambres de commerce et de l’industrie des conditions d’accès à ces professions lors de la délivrance des cartes et de leur renouvellement ;

Le Conseil d’État n’a formulé aucune observation. Il est ainsi en désaccord avec l’ARC qui y voit un « amendement cavalier », étranger à l’objet global du projet de Loi, et donc voué au désaveu du Conseil constitutionnel. En vérité, le projet montre le bien-fondé des critiques qu’avec d’autres nous avons formulées sur un texte faisant injure au droit français. Il s’agit pour l’essentiel de redéfinir les modalités procédurales de fonctionnement de la Commission et d’assurer la sauvegarde des droits fondamentaux de la défense en présence d’un organe dont nous avons écrit qu’il rappelle de mauvais souvenirs.

Le projet montre en outre que les géniteurs de la Commission de contrôle, après la disparition de la Commission relative à la copropriété affligée par la gratuité de son fonctionnement, ont omis de prévoir le financement de la nouvelle instance.

Il s’agit enfin de redéfinir la composition et les règles de nomination des membres de la commission de contrôle ! Tout est donc à refaire au moment où la Cour de cassation vient de renvoyer au Conseil constitutionnel une nouvelle QPC relative à la règle « non bis in idem » et au risque de double peine lié à la coexistence des Autorités Administratives Indépendantes et des Juridictions nationales traditionnelles.

Voir l’étude d’impact du texte et le budget prévu pour la Commission

JPM 44  La lettre recommandée papier multidestinataires

Une lettre recommandée peut être adressée à deux ou trois personnes résidant à la même adresse avec exigence des deux ou trois signatures pour la remise effective de la lettre. Ce mécanisme doit être utilisée avec prudence sur le plan juridique. Voici les indications de La Poste :

7.3 Distribution en cas de destinataires multiples (Lettre recommandée nationale)

Une Lettre recommandée nationale peut être adressée à deux ou trois destinataires maximum résidant à la même adresse, moyennant l’acquittement d’un tarif spécifique (cf. grille tarifaire en vigueur). Une étiquette de La Poste portant la mention « plusieurs signatures » doit alors être apposée sur le support recommandé. Lorsque tous les destinataires sont présents, tous doivent signer la preuve de distribution et, le cas échéant, l’avis de réception.

En cas d’absence de tous les destinataires, un avis de passage est déposé par le préposé à la distribution dans la boite aux lettres des destinataires et la Lettre recommandée nationale est mise en instance.

En cas d’absence d’un des destinataires, le(s) destinataire(s) présent(s) signe(nt) la preuve de distribution et, le cas échéant, l’avis de réception. Le facteur indique alors, quel que soit le nombre de signataires présents, la date de première présentation. Un avis de passage est déposé à domicile ou en boîte aux lettres et la Lettre recommandée nationale est mise en instance.

La Lettre recommandée nationale est remise au dernier signataire ayant émargé. La date de distribution est celle de ce dernier émargement.

Si la Lettre recommandée nationale n’est pas distribuable ou si toutes les signatures n’ont pu être recueillies, la Lettre recommandée est retournée à l’expéditeur.

Le défaut d’acquittement de l’option multidestinataire s’interprète comme la volonté d’adresser le courrier à l’un ou l’autre des destinataires. 30/04/2016

 JPM 45  Des idées pour la Commission de contrôle
un professionnel favorable essuie les plâtres

Un très honorable syndic professionnel parisien, M.Sylvain Elkouby, dirigeant du Cabinet Viala Fleury se distingue en vantant les mérites de la Commission de contrôle. Face aux syndicats professionnels timides, aux médiateurs incompétents et aux juridictions coûteuses et indulgentes les copropriétaires découragés pourront enfin se tourner vers la Commission de contrôle qui, au-delà de son rôle répressif, aura des vertus préventives, la peur du gendarme suffisant à prévenir bon nombre d’imprudences ou de négligences. L’auteur la voit comme « une instance externe, sorte de juridiction spéciale à l’image des prud’hommes, présidée par un magistrat et constituée paritairement de représentants des parties en opposition » Il n’explique pas comment sera vérifiée la compétence des membres.  Voir la Vie immo 30/05/16

Le même jour, M. Elkouby tombe dans les rets d’un abus de l’ARC ! Un projet de résolution émanant de son cabinet comporterait simultanément la création du fonds travaux et l’allocation au syndic d’une rémunération de n% pour sa gestion. Voir l’abus 4113

Faut-il une commission à budget de 500.000 € pour régler ce litige ? Bien sur que non. Lançons-nous ! Ici l’ARC a raison (ce n’est pas toujours le cas) si le litige est bien conforme à son exposé. La gestion du fonds travaux relève de la gestion courante. De toute manière les deux résolutions devraient être distinctes. S’il y a lieu les observations contradictoires seront les bienvenues et publiées comme telles. Tout cela n’affectera pas la qualité bien connue des prestations de gestion assurées par le cabinet Viala Fleury.

D’où l’idée d’une instance de médiation sur Internet qui pourrait parfaitement assurer une instruction contradictoire de ce genre de litige et la publication anonymisée de ses avis. 02/06/16

 

 

 

 

 

Mise à jour

22/05/2016