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Les bonnes résolutions pour 2009 Il faudra, en 2009, ne pas perdre de temps sur des
détails, mais s’attacher au traitement des questions importantes. La gestion des fonds du syndicat : En vertu de l’article 18 de la loi, chaque syndicat de
copropriétaires doit être doté d’un compte bancaire ouvert à son nom. La Cour
de cassation a rappelé par un arrêt du 9 avril 2008 que l’immatriculation de
ce compte doit être ainsi établie : Syndicat
des copropriétaires du 21 rue des Fleurs La règle essentielle est le rang prioritaire de
l’énonciation du syndicat comme titulaire du compte. Il est nécessairement
fait mention du nom et de l’adresse
du syndic pour la domiciliation. Il est possible d’adopter les formules « SDC 21 rue
des Fleurs » ou « Copropriété 21 rue des Fleurs » à la
condition que le terme « chez » figure dans
l’immatriculation pour marquer la domiciliation et écarter une confusion de
titularité. Aucune décision d’assemblée générale n’est nécessaire
pour l’ouverture ou le maintien du compte bancaire séparé. L’assemblée ne doit être saisie que si le syndic
professionnel présente une demande de dispense d’ouverture d’un compte
séparé dans les conditions prévues par les articles 18 de la loi 29-1 du décret du 17 mars 1967. Elle a
pour objet de lui permettre de déposer les fonds syndicaux sur le compte
bancaire unique ouvert à son nom, regroupant les fonds de tous les syndicats
qu’il administre. Pour les copropriétaires,
l’unique avantage de ce mode de gestion est généralement une modération du
montant des honoraires de gestion courante. En contrepartie, le syndicat
renonce à la maîtrise de ses fonds. Pour le syndic, l’avantage primordial est
qu’il peut percevoir la rémunération par le banquier des fonds déposés sur ce
compte unique. La modération des honoraires évoquée ci-dessus est justifiée
par cet avantage dont le montant peut être supérieur à celui de la
modération. Dans le passé, la gestion par compte unique s’accompagnait de
facilités techniques de maniement des fonds. De nos jours, l’évolution des
techniques informatiques a fait disparaître cet avantage. Des virements
groupés peuvent être effectués à partir des comptes séparés. La résolution soumise à l’assemblée générale doit faire
apparaître explicitement la dispense : « L’assemblée décide de dispenser le Cabinet X, désigné en qualité de
syndic, de l’obligation d’ouvrir au nom du syndicat un compte bancaire
séparé. Elle l’autorise à déposer les fonds du syndicat sur un sous-compte
spécial de son compte unique de fonds de mandants
« copropriété » ; cette dispense est accordée pour la durée de
son mandat en cours. » En contrepartie de la dispense, l’assemblée doit exiger
au moins la gestion par sous-compte, qui facilite le contrôle de la
trésorerie, sans toutefois permettre le vérification de la représentation
effective des fonds déposés. A notre avis, la durée de la dispense doit être
liée à celle du mandat. La dispense est renouvelable. Cette résolution doit être accompagnée d’une autre
résolution permettant au syndic de percevoir directement de la banque la
rémunération des fonds déposées, pour la part correspondant à la trésorerie
courant du syndicat. Nous estimons que le banquier doit se faire présenter le
procès de l’assemblée générale accordant la dispense pour ouvrir un nouveau
sous-compte ou le renouveler. Il convient d’écarter les formules alambiquées que
présentent encore certains syndics. Voici un exemple récent :
En l’espèce il y a confusion entre la tenue séparée de la
comptabilité du syndicat, exigée dès 1965, et la gestion des fonds syndicaux.
D’autre part, en l’état des textes, les fonds gérés par compte bancaire
séparé restent couverts par le garant financier. L’objectivité commande
toutefois de noter que le syndic en question n’occulte pas la gestion par
compte unique ouvert à son nom. Cette dernière observation n’est pas vaine. Depuis
plusieurs années, de nombreux syndics professionnels ont présenté les
sous-comptes individualisés comme des comptes bancaires séparés. Or il s’agit
de sous-comptes d’un compte unique ouvert au nom du syndic. Cette
interprétation n’est plus contestée. Le contrat de syndic et les honoraires : La loi du 10 juillet 1965 ignore le contrat de syndic.
Nous traitons néanmoins cette matière dès lors qu’il est entré dans la
pratique, ce qui ne lui confère aucune légalité . Nous renvoyons à nos observations sur l’avis du Conseil
de National de la Consommation dont le mérite ne saurait être méconnu. Les
syndics doivent se conformer à cet avis et les copropriétaires doivent y
veiller. (voir l’avis du CNC) Il convient d’élaguer rigoureusement les postes entrant
dans la catégorie des prestations exceptionnelles. Cette action l’emporte sur
l’exhaustivité de la liste des prestations de gestion courante. Le syndic ne
peut exiger la rémunération d’une prestation exceptionnelle que si elle
figure explicitement dans les postes inclus dans la catégorie exceptionnelle. Les diverses rémunérations doivent être proposées,
stipulées et acceptées en montants hors taxes. Ces montants, seuls,
font l’objet de la convention et demeurent invariables. Pour le surplus, le
syndic est collecteur de fonds pour le compte du Trésor. Mais, pour la bonne
information des copropriétaires, les montants ttc doivent être adjoints,
ainsi qu’une clause de variation du ttc en fonction de l’évolution éventuelle
des taux de taxation, tant à la baisse qu’à la hausse. D’une manière
générale, l’indication d’un montant ht doit être accompagnée de celles du
taux appliqué et du montant ttc Le syndic doit facturer au syndicat des copropriétaires
tous les honoraires auxquels il prétend et il ne peut recevoir d’honoraires
que du syndicat, quelle qu’en soit la nature. Ils doivent être payés au
syndic par le syndicat. Cette règle s’applique à la rémunération des prestations
dites « individuelles » comme les honoraires de recouvrement ou de
mutation, même lorsqu’ils sont imputables au copropriétaire concerné en vertu
de l’article 10-1 de la loi. Cette règle résulte clairement des dispositions du régime
Hoguet, dès lors que le syndic est le mandataire du syndicat et non celui des
copropriétaires. Sur le plan comptable, on doit donc retrouver dans le
compte « fournisseur » du syndic tous les honoraires qu’il a
facturés, à quelque titre que ce soit. Il y a donc confusion entre ce compte
et la liste détaillée des honoraires prévue par l’article 11 II 2°, sauf à ce
que le compte fournisseur soit présenté avec regroupement par rubriques pour
une meilleure lisibilité. L’enregistrement des honoraires imputables en vertu de
l’article 10-1 permet de débiter les charges correspondantes sur les comptes
individuels si les conditions d’imputation sont remplies (notamment pour les
honoraires de recouvrement). Il appartient aux conseils syndicaux, et finalement aux
assemblées, de négocier les honoraires et de rejeter certaines prétentions
excessives, notamment pour ce qui est des honoraires dits de mutation. Mais il faut aussi préciser, puisque le CNC n’a pas cru
devoir le faire, les prestations couvertes par ces honoraires avant d’en
apprécier le coût. Les honoraires de mutation imputables au vendeur doivent
couvrir : - l’établissement de l’état daté et celui de la note
d’informations demandée par le notaire, qui est indispensable, - l’exploitation de l’avis de transfert de copropriété
incluant la modification du fichier des copropriétaires et l’établissement
d’une nouvelle fiche au nom de l’acquéreur - la mise en œuvre des opérations comptables minimales
exigées par toute mutation de propriété d’un lot : apurement du compte
du vendeur, ouverture du compte de l’acquéreur, restitution au vendeur des
avances et reconstitution de celles-ci par l’acquéreur A notre avis, il n’y a pas lieu à restitution partielle
lorsque la vente n’est finalement pas réalisée. Cette énumération permet de concevoir la possibilité pour
le notaire de proposer, hors la vue du syndicat, un partage des honoraires
entre le vendeur et l’acquéreur. Les prestations du syndic présentent un
intérêt indéniable pour l’acquéreur. Mais le syndic ne peut exiger de
celui-ci aucun honoraire puisqu’il a déjà été rémunéré à ce titre. La vérification des comptes de l’exercice : Elle incombe au conseil syndical. Il faut la préparer dès
maintenant pour les syndicats dont l’exercice s’est terminé au 31 décembre
2008. Le conseil syndical peut demander la communication
préalable d’une balance comptable ordinaire pour avoir un premier aperçu de
la situation financière du syndicat. Il peut repérer des situations
anormales, comme par exemple des soldes débiteurs de comptes fournisseurs,
des soldes importants de comptes d’attente et aussi des soldes débiteurs
importants de copropriétaires. Il peut annoncer au syndic des demandes
d’explication à fournir lors du contrôle. Voyez l’étude
7-5-3 qui traite de l’utilisation de la balance générale pour le contrôle
des comptes. Le conseil syndical ne peut imposer au syndic la présence
d’un technicien spécialisé lors du contrôle. C’est la solution officielle,
mais les syndics savent bien que la présence d’un technicien facilite souvent
les contrôles. Le vrai problème est dans la conception que se fait le technicien
de sa mission. Certains d’entre eux viennent en justicier. L’ambiance est
rapidement délétère. Les rapports de ces techniciens pointent fréquemment des
irrégularités mineures mais délaissent des points importants et notamment
l’examen des recouvrements judiciaires en cours ou à effectuer. Lorsque le technicien reste dans le cadre d’un contrôle
objectif, délaissant les babioles et s’intéressant aux éléments principaux
des comptes, son intervention est aussi bénéfique pour le syndic que pour les
copropriétaires. Il sera alors aussi bien accueilli l’année suivante. Les contrôles mettent souvent en lumière des pratiques
abusives. L’une d’elles est présentement l’absence dans le grand-livre du
détail du compte 512 de la banque du syndicat, au motif que la trésorerie du
syndicat est gérée par le compte unique du syndic. Il faut donc savoir que,
même dans ce cas, le compte 512 doit apparaître en détail dans le
grand-livre. Prenez en considération les observations qui précèdent,
vous y verrez déjà un peu plus clair dans la gestion de votre syndicat. |
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