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Schéma élémentaire des
opérations comptables I. appel
d’une provision de 100 € II. réception et paiement de deux factures A. mécanisme de répartition traditionnel B. mécanisme prescrit par le décret du 14 mars
2005 Cette étude est destinée aux profanes. Nous supposons un immeuble composé de deux lots 1 ( 550/1000e ) et 2 (450/1000e ) appartenant à Dupont et Durand. Le syndic effectue un seul appel de 100 € pour l’exercice. Il n’y a que 2 factures à payer au cours de l’exercice. Notez que les numéros figurant dans la colonne de gauche (01, 02, …) sont les numéros des écritures. Dans la comptabilité en partie double, une écriture figure au moins sur deux lignes (débit et crédit). L’écriture 01 figure sur trois lignes car le crédit de 100 € correspond à deux débits (55 + 45). La numérotation des écritures permet de les retrouver dans les différents « livres » comptables. I. appel d’une provision de 100 €
Après ces opérations les deux copropriétaires sont à jour et le syndic dispose d’une somme de 100 € au compte du syndicat. Cette somme figure : - au crédit du compte 701 (produits) car c’est une dette du syndicat envers les copropriétaires - au débit du compte 512 (banque) car c’est une créance du syndicat sur la banque II. réception et paiement de deux factures Le syndic reçoit une facture d’eau de 60 € et une facture EDF de 30 € et les paient.
A ce stade Les factures ont été enregistrées au crédit des comptes des fournisseurs (c’est une dette du syndicat) Les paiements ont été enregistrés au débit de ces mêmes comptes qui sont soldés Il ne reste plus que 10 € au compte bancaire du syndicat Le montant des charges à répartir est de 90 € Les autres comptes (copropriétaires et provisions), n’ont pas été mouvementés pendant cette phase La pratique ancienne connaissait déjà le mécanisme des comptes annuels avec provisions en cours d’exercice. La répartition des charges était effectuée d’une certaine manière. Les nouveaux textes relatifs à la comptabilité des syndicats prescrivent un mécanisme différent. Nous présentons ci dessous les deux
mécanismes. A. mécanisme de répartition traditionnel Les comptes de charges sont soldés, dans chaque catégorie, par le débit des comptes des copropriétaires, chacun pour sa quote-part, dans chaque catégorie. Répartition des charges (régime traditionnel)
A ce stade il reste 10 € en banque, ce qui permet de rembourser théoriquement les copropriétaires dont les trop perçus après répartition sont de 4,50 et 5,50 € respectivement. Vous aurez compris que ce schéma est très simplet mais il montre les mouvements élémentaires d’un petit immeuble sur un exercice. Voici les comptes de chacun des copropriétaires Relevés individuels de comptes (rÉgime
traditionnel)
Ces relevés de comptes permettent aux copropriétaires de vérifier le détail des charges qui leur sont imputés et le remboursement des provisions qui ont été appelées. Dans un immeuble classique il existe souvent plusieurs catégories de charges. Les mêmes indications figurent pour chacune des catégories. B. mécanisme prescrit par le décret du 14 mars 2005 Il consiste à calculer la différence (insuffisance ou trop-perçu), dans chaque catégorie, entre le montant des provisions appelées et celui des charges réelles, puis à répartir exclusivement cette différence. Nous n’avons ici qu’une seule catégorie (charges communes générales) Répartition des charges (nouveau rÉgime)
Les écritures 8 et 9 soldent les comptes de charges 601 et 602) par le débit du compte 701. Ce compte
présente alors un solde créditeur de 10 €. L’écriture 10 solde le 701 par le crédit des comptes 450 des
copropriétaires. Relevés individuels de comptes
Ces relevés de charges ne fournissent aucune autre information que le
solde à répartir (insuffisance ou trop-perçu) dans la catégorie unique de
charges. Lorsque la copropriété est dotée de plusieurs catégories de charges,
on y trouve les soldes à répartir pour chaque catégorie. Cette formule simpliste est particulièrement pénalisante pour les
copropriétaires bailleurs qui ne disposent pas des informations nécessaires
pour l’établissement des décomptes de charges locatives récupérables. Les tableaux qui suivent sont établis en fonction des écritures du mécanisme traditionnel. Le premier montre l’ensemble des mouvements entre les différents comptes. Le second présente les journaux accolés. En fin de cette partie IV nous présentons le modèle d’un journal de banque indépendant Mouvements entre les comptes
Le second présente les journaux accolés. Ce mode de présentation a l’avantage de faciliter la lecture et la compréhension des mouvements. Dans la pratique chaque journal est indépendant. Pour chaque écriture, l’enregistrement principal apparaît en rouge et les contreparties en bleu. Pour l’écriture 01, l’enregistrement principal est celui de l’appel de provision pour charges courantes ( 100 au crédit de 701). Les contreparties sont au débit des comptes 450. On retrouve ici deux journaux principaux : journal de banque et journal des fournisseurs. Nous faisons figurer un journal « provisions » et un journal « charges ». Ils ne sont pas indispensables pour un petit syndicat. Un journal d’opérations diverses (OD) est suffisant pour enregistrer les opérations. Il n’existe pas de journal « copropriétaires ». Le tableau suivant nous montrera pourquoi. Notez que les totaux des colonnes débit et crédit d’un journal sont toujours égaux. Journaux accolés
Le tableau qui suit est identique au précédent, mais nous avons trié les écritures en fonction des numéros des comptes (clé 1) et des numéros d’écritures (clé 2). Nous obtenons ainsi l’amorce d’un grand-livre. Ensuite nous avons reporté dans la colonne « copropriétaires » les enregistrements liés aux comptes 450-01 et 450-02, tels qu’ils figurent dans les différents journaux. comptes de copropriétaires
(450-nn)
(1) Les totaux des colonnes « copropriétaires » ne sont pas égaux car il ne s’agit pas d’un journal mais des comptes individuels tels qu’ils résultent des écritures passées dans les différents journaux Pour chacun des deux comptes 450-01 et 450-02, nous constatons que la totalisation finale fait apparaître les trop-perçus de 5.50 € et 4,50 € que nous avons déterminés plus haut. Les écritures reportées sont celles que Dupont et Durand trouvent sur leurs relevés individuels respectifs. Elles correspondent à des contreparties figurant dans les journaux. Il est rare que l’article d’un compte de copropriétaire corresponde à un enregistrement principal. Une exception est par exemple l’enregistrement d’une indemnité d’assurance perçue par le syndicat pour le compte d’un copropriétaire. Il est alors passé dans le journal des opérations diverses (OD). Voici enfin la présentation normale d’un journal (en l’espèce le journal de banque). journal de
banque
Vous êtes en présence d’un feuillet de journal de banque correctement édité. Il comporte les numéros d’écritures, les dates d’enregistrement, les comptes directement concernés, les contreparties pour chacun des enregistrement, les libellés, une colonne pour les lettrages éventuels, les débits et les crédits. Chez un professionnel, on trouvera en plus le code du syndicat concerné. Les autres journaux ne présentent de la même manière. Le journal fournisseurs est aménagé pour le traitement de la TVA. Dans le grand-livre qui suit, ces écritures sont reclassées dans l’ordre des numéros des comptes affectés et, dans chaque compte par date et/ou numéro d’écriture. Le grand-livre est établi en fonction des écritures du mécanisme traditionnel de répartition.
Quelques
remarques à propos de ce grand livre : En premier lieu
l’intérêt pratique de la numérotation des écritures. Vous pouvez vérifier que
l’écriture n° 10 (en mauve) se retrouve au débit du compte 701, avec en
contrepartie deux crédits dans les comptes des copropriétaires 450-01 et
450-02. Le pointage des écritures est ainsi facilité. Dans ces comptes de copropriétaires, 01 et 02
sont les sous-codes propres aux copropriétaires. Il
ne faut pas confondre cette codification avec celle prévue par l’article 7 du
décret du 14 mars 2005 pour la ventilation en quatre rubriques des comptes
des copropriétaires, qui peut être imposée au syndic par une décision de
l’assemblée générale. Si cette pratique
était imposée dans notre immeuble, le copropriétaire Dupont serait doté de
quatre comptes :
450-01-1, 450-01-2, 450-01-3, 450-01-4, et pour
Durand : 450-02-1, 450-02-2, 450-02-3, 450-02-4 En dernière ligne, les soldes des comptes 401 à 701 sont bien
équilibrés : Le syndicat
dispose encore à la banque de 10 €. Il a reçu 100 € et en a dépensé 90. Ces
10 € sont au débit (le syndicat est créancier de la banque), mais la somme
apparaît dans la colonne crédit pour la présentation du tableau avec des
totaux identiques. En contrepartie le
compte « provisions » est créditeur de 10 € (le syndicat doit
restituer les soldes aux copropriétaires ; il est débiteur). Il peut
éventuellement rembourser les copropriétaires puisqu’il dispose de 10 € à la
banque. |
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