Étude 7-5-3-4

00043608

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Balance de clôture comme guide du contrôle des comptes
et de la gestion

Nous indiquons dans le tableau qui suit, dans l’ordre des comptes du plan comptable des syndicats, le contenu potentiel de chaque compte et les vérifications qui peuvent, le cas échéant, être effectuées.

N’oubliez pas que

· la balance en fin d’exercice est établie après répartition des charges et produits

· la balance générale, pour un compte déterminé comporte successivement le total des débits de l’exercice, le total des crédits de l’exercice et enfin le solde dans la colonne des débits si total débits > total crédits et dans celle des crédits dans le cas contraire. Le solde est = 0 si les deux totaux sont égaux.

· selon les différents comptes il est normal que le solde soit au débit (banque), ou au crédit (avances) ou nul.

· vous devez pouvoir retrouver dans le grand-livre le détail des écritures d’un compte.

· un compte peut comporter des sous-comptes. Ils sont assujettis aux mêmes contrôles que ceux préconisés pour le compte principal

· en présence d’une balance il ne faut pas rechercher d’emblée la contrepartie d’une écriture. Il suffit de consulter le grand-livre.

Abréviations : OPEX = opération exceptionnelle QP = quote-part
AF = appels de fonds PTF = provisions sur travaux futurs GL = grand-livre

Les indications figurant pour un compte (103 par exemple) sont applicables aux
sous-comptes (1031, 1032, 1033 par exemple)

comptes	nomenclature	contenu et vérifications
102	provisions pour travaux décidés	ct : appels pour travaux 14-2 ou prélèvements sur PTF dt : virements à 702 Solde débiteur anormal
103	Avances	ct : montant global de l’avance dt : remboursement de l’avance supprimée Sous/:comptes nécessaires si avances différentes Vérifier cohérence des clés entre AF et emploi ou restitution.
1031	Avances de trésorerie	Le montant de l’avance doit demeurer constant. A la restitution d’une QP lors d’une vente doit correspondre sa reconstitution par l’acquéreur.
1032	Avances travaux (PTF)	Si fonds placés : vérifier la cohérence 1032<> 501 ou 502 [1].
1033	autres avances	Contrôler l’utilisation des sous/comptes et leur affectation
12	Solde en attente sur travaux 14-2 ou opération exceptionnelle non clôturés	ct : « solde en attente sur travaux » de l’annexe 5 dt : écritures et solde débiteurs anormaux Sous-comptes souhaitables si plusieurs chantiers Vérifier les différents comptes travaux
13	Subventions	Règles communes : Solde débiteur anormal Sous/comptes par nature de subventions souhaitables Vérifier le dossier des subventions demandées
131	Subventions au syndicat accordées non perçues	ct : montant de la subvention (par le dt de 441 ou 443) dt :à l’encaissement virement à 711ct
131nn	Subvention accordée à copropriétaire non perçue	ct : montant de la subvention (par le dt de 441 ou 443 dt :à l’encaissement virement à 450nn concerné [2]
40	Fournisseurs Y compris le syndic	Chaque fournisseur doit avoir un compte 401 affecté Le syndic est doté du premier compte pour ses honoraires Solde débiteur anormal ; vérifier la cause Vérifier les délais de paiement Bordereaux détaillés en cas de paiements groupés
401nn	Factures parvenues	ct : montant ttc des factures par le débit d’un 6nnn (charges) dt : paiement des factures [3] par le crédit de la banque
408	Factures non parvenues	ct : montant estimé de la facture à recevoir par dt d’un compte 6nnn dt :annulation à réception de facture par le crédit du 401 [4] Un solde débiteur est anormal
409	Fournisseurs débiteurs Voir 7-4-2-2 compte 409 acompte à la commande	dt : paiement d’un acompte à la commande (pas de facture) ct : Abondement du 401nn (au dt) pour paiement d’une situation Un solde créditeur est anormal : Vérifier la date de l’acompte et la situation de l’affaire en cours.
42	Personnel salarié	Vérifier l’ensemble du dossier, notamment les arrêts pour maladie ou autre et la perception des indemnités
421	Rémunérations dues	ct : Salaire brut par débit de 641 dt : Retenues sur salaires : QP salariales en 43 °°°°°°Voir le traitement des avantages en nature
43	Sécurité sociale et autres organismes sociaux	Ct : Par dt de 421 (QP sal.) et 642nn (QP patr.) Dt : Par ct de 512 (banque) au paiement des cotisations
431	Sécurité sociale	Solde créditeur admissible en fin d’exercice
432nn	Autres organismes soc.	Nécessité d’un sous compte pour chaque organisme
44	État et collectivités territoriales	Vérifier l’ensemble du dossier ; voir si pénalités Soldes débiteurs anormaux
441	Subvention à recevoir	dt : montant d’une subvention notifiée par crédit du 131 ct : paiement de la subvention par dt de la banque
442	Impôts et assimilés
443	Collectivités. territ. aides	dt : montant d’une subvention notifiée par crédit du 131 ct : paiement de la subvention par dt de la banque
45	Copropriétaires	-Si l’AG a opté pour la ventilation en 4 postes, vérifier qu’elle est faite
450nn		-Soldes débiteurs ou créditeurs normaux après répartition -Vérifier débiteurs anormaux et actions du syndic
459	Copropriétaires créances douteuses	Le compte 450nn correspondant doit être à solde nul Concertation avec le syndic nécessaire avant AG
46	Débiteurs et créditeurs divers	-Créances ou dettes certaines du syndicat. -Vérifier prescription éventuelle d’un solde vendeur en 462
461	Débiteurs divers	dt Exemple : indemnité fixée après sinistre
462	Créditeurs divers	ct Exemple : solde vendeur adresse inconnue
47	Comptes d’attente	-Sommes en attente d’imputation exclusivement -Doit être soldé ou justifiable ligne à ligne à la clôture. -Vérifier les affaires correspondantes soigneusement
471	Compte d’attente débiteur	Veiller à ce que les créances (471) et les dettes (472) soient placées dans des sous comptes sans possibilité d’un solde par compensation.
472	Compte d’attente créditeur
48	Compte de régularisation	-Régularisation des charges et produits constatés d’avance (en 6nn ou 7nn), imputables en tout ou partie sur N+1 Vérifier le fractionnement
486	Charges payées d’avance	au dt par le crédit de la charge (6nn) correspondante
487	Produits encaissés d’avance	au ct par le débit du produit (7nn) correspondant
49	Dépréciation des comptes de tiers	Voir nos indications relatives aux procédures de dépréciations (décision d’AG nécessaire). Concertation nécessaire syndic / CS.
491 492	Dépréciation des comptes de tiers	tiers copropriétaires (491) tiers externes (492).
50 501 502	Fonds placés compte à terme Autre compte	Vérifier le respect des décisions d’AG, la rémunération du placement et la distinction entre compte à terme (501) et autre compte (502)
51	Banque (disponible)	Vérifier la nature du compte (séparé ou non), le rapprochement bancaire, les dates d’émission de paiement et celles d’encaissement
60 à 65n	Comptes de charges courantes	dt : montant des factures par ct des fournisseurs ct : régularisations diverses, imputations sur N+1, solde en fin d’exercice contrôle des factures et des imputations par nature
66	Charges financières des emprunts, agios ou autres	voir la procédure spécifique pour les emprunts. contrôler les éléments de calcul de l’annuité
661	Remboursement d’annuité d’emprunt du syndicat	dt : montant payé de l’annuité par le ct de la banque
662	Charges financières, agios	dt : frais de banque, agios, etc. à contrôler
67 671 672	Charges travaux 14-2 Décidés par l’AG Urgents	dt : mémoires travaux ou sommes dues pour une OPEX. vérification des comptes détaillés présentés à l’appui vérifier distinction entre travaux décidés (671) ou urgents (672).
673	études techniques, diagnostics, consultation	idem que dessus
677	pertes sur créances irrécouvrables	Voir nos indications sur la dépréciation des créances
678	charges exceptionnelles	Vérifier les pièces justificatives ; peut comporter les charges liées à une OPEX non décidée par l’AG
68	dotation aux dépréciations sur créances douteuses	Voir nos indications sur la dépréciation des créances Vérifier les éléments en fin d’exercice N-1 ; concertation avec le syndic
70	appels de fonds
701	provisions pour charges courantes	ct : montant global de la provision appelée dt : annulation en fin d’exercice contrôler la conformité des appels avec la décision d’AG
702	provisions pour travaux 14-2 et OPEX	idem que dessus
703	avances	ct : prélèvements sur les avances (1031 et 1033) vérifier la régularité de ces prélèvements (décision AG)
704	remboursement d’annuités d’emprunt	Ct : montant réparti de l’annuité par le débit des 450 nnn Compensation en fin d’exercice avec 661
71	autres produits	Dans les cas ci dessous, vérifier que les engagements passés ont bien été soldés, le cas échéant.
711	Subventions	ct : encaissement de subvention accordée au syndicat dt : par le paiement des travaux
712	Emprunts	ct : encaissement d’un emprunt obtenu, ou enregistrement d’un paiement direct effectué par le préteur à un entrepreneur dt : par le paiement des travaux effectif ou reporté (paiement direct)
713	Indemnité d’assurance	ct : encaissement d’une indemnité d’assurance dt : paiement de travaux liés ou virement au destinataire ou 702 pour un chantier
714	Produits divers	ct : encaissement de produits divers, dont intérêts sur paiement tardif d’AF. vérifier la liquidation des intérêts dus par des copropriétaires [5]
716	Produits financiers	ct : encaissement de la rémunération des placements - vérifier les pièces justificatives
718	Produits exceptionnels	ct : encaissement de produits exceptionnels
78	Reprise de dépréciation sur créances douteuses	Voir nos indications sur la procédure de dépréciation

En vertu de l’article 11 de l’arrêté du 11 mars 2005, « le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand-livre, le livre journal, les deux balances et, les cas échéant, les journaux auxiliaires.

Bien que cette indication soit curieusement omise dans l’arrêté, le syndic doit également tenir à disposition les pièces justificatives , en ce compris les dossiers de certaines opérations..

La balance à utiliser pour l’opération sus indiquée est la balance dans l’ordre des numéros de comptes.

Mise à jour

05/10/2014

[1] Si 1032 > 50n : Une partie des fonds appelés n’a pas été virée au compte de placement !

[2] Dans ce cas le syndic agit en qualité de mandataire du copropriétaire concerné (art. D 39-1). Il a été par ailleurs débité des appels de fonds.

[3] Les acomptes payés non facturés sont enregistrés en 409

[4] Si le montant de la facture ne correspond pas à celui de l’estimation, il convient de porter en 401 la régularisation nécessaire avec contrepartie dans le compte de charges approprié.

[5] La liquidation des intérêts échus doit être effectuée en fin d’exercice. Mais il s’agit généralement de créances qui doivent être passées en compte « débiteurs divers. » La procédure est donc assez lourde et justifie un seuil d’exécution.