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7 / 4.2.1 Guide d’utilisation du plan comptable (Classe 1) Références : art. DC 10 = article 10 du décret comptable du 14 mars 2005-08-30 De même :….art. AC 10 = article 10 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 102 Provisions pour
travaux décidés L’article AC 10 est ainsi rédigé : « Le compte 102 «
Provisions pour travaux » est utilisé pour enregistrer les sommes appelées
pour financer les travaux décidés par l’assemblée générale en attendant le
paiement des travaux correspondants, conformément au vote de l’assemblée
générale des copropriétaires. « Il est crédité des provisions appelées par le débit du compte 450 « Copropriétaire individualisé » ou, s’il a été créé, du sous-compte 450-2 « Copropriétaires - travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles ». Il est débité par le crédit du compte 702 « Provisions pour travaux » au fur et à mesure de la réalisation des travaux. » Le respect de ces prescriptions imposerait les opérations suivantes (hors mouvements de trésorerie) :
Le compte 102 ne présente, à notre avis, d’utilité que lorsqu’un syndic, avec l’accord de l’assemblée générale, exige le préfinancement complet d’un chantier avant de passer l’ordre d’exécution. Dans la majorité des cas un premier appel de fonds est effectué avant le début du chantier. Il permet le versement de l’acompte initial prévu au marché. Les appels de fonds suivants accompagnent l’avancement du chantier. Il est alors plus simple d’enregistrer les appels de fonds au crédit du compte 702nn ouvert pour le chantier concerné. [1] Cette solution est recommandée par la Commission relative à la copropriété (Recommandation 6 du 07/12/2006). On a alors les écritures suivantes :
A l’appui de cette opinion on peut ajouter les arguments suivants : Les indications relatives aux modalités d’approvisionnement du compte 702nn par le débit du 102nn sont fort vagues : « au fur et à mesure de la réalisation des travaux ». De plus, l’article AC 10 indique que le compte 12 reçoit « le solde des opérations sur travaux ou opérations exceptionnelles qui ne peuvent pas être clôturées en fin d’exercice ». Il ne précise pas le ou les comptes à débiter. Cette opération sera confuse s’il existe des fonds sur les comptes 102, d’une part et 702, d’autre part. Une solution intermédiaire est
de prévoir l’enregistrement initial dans le compte 102, accompagné d’un
virement immédiat au compte 702. On ne trouve dans les dispositions du statut aucune trace de la procédure d’engagement imposée par l’article L 14-3. Dans la comptabilité des collectivités territoriales, seules jusqu’à présent à utiliser cette pratique, l’engagement juridique résulte de la signature du marché. Cette définition a été reprise dans les mêmes termes par Madame Caroline Jaffuel, qui a contribué de manière significative à la préparation de la réforme. Elle écrivait [2] : « l’engagement de la dépense résulte de la signature par le syndic du marché conclu en exécution de la décision de l’assemblée générale ». Madame Jaffuel était à l’époque magistrat au Bureau du droit immobilier du Ministère de la Justice et présentait l’avantage de connaître parfaitement les règles et les pratiques du droit immobilier. On peut penser que les auteurs du projet de loi se sont inspirés des principes de la loi LOLF de 2001 relative à la comptabilité publique. Sur ce point M. Laporte estime qu’il n’y a engagement que si le bien a été livré ou si la prestation a été exécutée à la clôture de l’exercice. Or cette condition ne s’applique pas à l’engagement mais à sa liquidation. La comparaison du décret comptable publié avec le projet initial montre bien que le principe imposé par la loi a été finalement écarté, du moins pour les dépenses. La procédure d’engagement, qui doit être pratiquée tout au long de l’exercice, a été réduite à l’enregistrement des factures non parvenues qui n’est effectué qu’au dernier jour de l’exercice. C’est une pratique habituelle de la comptabilité commerciale. Pour un exercice calendaire, elle ne permet pas la prise en considération d’un ordre de service, même important, donné début décembre à exécuter en janvier suivant. Le syndicat est pourtant engagé ! Il aurait alors été préférable de modifier l’article L 14-3, pour éviter aux dispositions réglementaires un risque évident d’illégalité. Il nous est apparu souhaitable de formuler cette observation au seuil de cette étude et de rappeler ci dessous les textes concernés. Article
L 14-3 alinéa 2 : Les charges et les produits du
syndicat prévus au plan comptable sont enregistrés dès leur engagement
juridique par le syndic indépendamment de leur règlement [ Article
DC 4 : Les produits constatés pour les
travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes reçues ou à
recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur
incombant résultant de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée,
les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour
travaux, les subventions notifiées, les indemnités d’assurance et les loyers
des parties communes, ainsi que les produits divers issus des placements
décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat suivant
affectation décidée par l’assemblée générale des copropriétaires. Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l’exercice de leur exigibilité. Article
4 alinéas 2 et 3 du projet initial de décret comptable Lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondants aux travaux et prestations votés à effectuer sur exercices futurs sont mentionnés en « engagements sur exercices futurs » dès la signature du contrat et comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel ces travaux ou prestations sont réalisés. Les travaux décidés par l’assemblée sont également mentionnés dans les engagements. 103 Avances Le traitement comptable de l’abondement des comptes est identique pour toutes les avances (1031 à 1033). L’arrêté du 14 mars 2005 (AC) détaille par contre les opérations liées à l’utilisation des fonds provisionnés..
Le tableau présente : · écriture 01 : la répartition de l’appel de réserve de trésorerie de 1000 entre copro1 et copro2 · écritures 02 et 03 le paiement de l’appel de fonds par chacun des copropriétaires. Les règles diffèrent pour ce qui est de l’utilisation des avances. Utilisation des avances de trésorerie (1031) L’article 10 indique : « Lorsque les sommes figurant au compte 1031 ou éventuellement celles du compte 1033 sont utilisées en règlement de dépenses courantes ou imprévues, le compte 703 est crédité par le débit du compte 1031 ou du compte 1033 selon le cas, des sommes effectivement affectées au règlement de ces dépenses dans la limite du solde disponible de ces comptes. » S’agissant de la réserve de trésorerie (ex-avance permanente de trésorerie et ex-fonds de roulement) le dispositif énoncé trouble la doctrine autant que la pratique. Le compte 703 doit être soldé à la clôture de l’exercice. Que doit-on faire alors des prélèvements effectués sur le compte 1031, dès lors que seules les provisions sur charges doivent être restituées aux copropriétaires en fin d’exercice ? Le principe nous semble être que les avances de trésorerie, lorsqu’il ne s’agit pas de provisions spécifiques, ne sont pas affectées et peuvent être utilisées pour les besoins du syndicat sans qu’il soit tenu compte de leur nature et de leur origine. Ce principe n’interdit pas une gestion financière prudente et équitable. La bonne organisation et la bonne tenue de la comptabilité permettent d’y pourvoir. Si l’assemblée a décidé de constituer une avance de trésorerie spéciale pour les dépenses de chauffage, le syndic doit veiller à ne pas laisser impayées des factures relevant de cette catégorie tout en payant d’autres factures dont le préfinancement n’a pas été correctement établi. Si l’assemblée a décidé la constitution d’une réserve de trésorerie de 1000 €, le compte 1031 doit présenter à tout moment, au crédit, un solde égal à ce montant. A défaut il serait par exemple impossible d’établir correctement un état daté. Les opérations de restitution et reconstitution imposées par la vente d’un lot, seules, imposent un double mouvement. Elles doivent être enregistrées (débit/crédit) simultanément. Le solde reste alors inchangé. Si l’assemblée générale décide le placement de tout ou partie de la réserve de trésorerie, on doit considérer que le syndicat place 1000 € sans incidence de cette décision dans le compte 1031. Ce placement est enregistré distinctement. L’assemblée peut affecter la rémunération du placement. Un « emprunt du syndicat auprès des copropriétaires » a pour objet pratique une augmentation de la réserve de trésorerie rendue nécessaire par une insuffisance manifeste. Les fonds peuvent être utilisés comme ceux constituant la réserve de trésorerie. Il convient de l’enregistrer dans un sous-compte distinct du 1031 [4]. Utilisation d’une provision sur travaux futurs (1032) L’article AC 10 indique : « Lorsque les travaux sont décidés et que leur financement est en partie réalisé par imputation des sommes figurant en avance pour travaux au compte 1032, le compte 1032 est débité du montant affecté à ce financement par le crédit du compte 102 ». Comme indiqué plus haut (voir 102), nous suggérons d’utiliser directement le compte 702 pour éviter des écritures inutiles. Utilisation d’autres avances (1033) Il s’agit en principe d’avances dédiées. Elles ont de plus vocation à être placées ce qui fait disparaître tout problème à propos de leur utilisation. 12 Solde en
attente sur travaux et opérations exceptionnelles Le compte 12 est utilisé en fin
d’exercice pour établir la situation des travaux et opérations
exceptionnelles non achevés à la clôture de l’exercice. L’article AC 10 indique : Le
compte 12 reçoit le solde des opérations sur travaux ou opérations
exceptionnelles qui ne peuvent pas être clôturées en fin d’exercice. Ce
compte est débité en fin d’exercice par le crédit des comptes de charges pour
travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles intéressés. Il est
crédité à l’ouverture de l’exercice suivant par le débit des mêmes comptes. Les
comptes de charges 671 pris en considération sont débités des
facturations et non pas des paiements de factures, enregistrés aux comptes
401nnn des entrepreneurs. Il est
admis que le syndic se réfère à la facturation pour déterminer l’état
d’avancement des travaux, sauf à effectuer des contrôles sur le chantier. Ce
compte est crédité en fin d’exercice par le débit des comptes de produits sur
travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles. Il est débité à
l’ouverture de l’exercice suivant par le crédit de ces mêmes comptes. Son
solde et son détail apparaissent dans l’annexe n° 5 « État des travaux de
l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la
fin de l’exercice ». Son solde est repris dans l’annexe n° 1 « État financier
». Prenons un chantier pour lequel le total des provisions appelées est de 12000 (702-20) et le total des travaux facturés de 7000 (671-20) au 31 décembre 2010. Un paiement de 5000 € a été effectué au profit de l’entreprise. Les écritures seront les suivantes :
RAPPEL : Un solde
créditeur (total crédit > total débit), apparaît dans la colonne
« débit » et vice-versa. En fin d’exercice (31 décembre 2010), le compte 12 est mouvementé comme suit :
On voit que le paiement de 5000 € effectué à l’entreprise
est totalement ignoré dans l’établissement du compte 12. C’est la facturation
seulement qui est prise en compte. Le solde du compte 12 et son détail doivent apparaître dans l’état des travaux de l’article 14-2 votés non encore clôturés au 31 décembre 2010 (annexe 5). Le solde, seul cette fois, doit être repris dans l’état financier (annexe 1). Lorsqu’il existe plusieurs chantiers son clôturés à la fin de l’exercice, il nous semble souhaitable de présenter distinctement la situation de chaque chantier dans le compte 12. Le compte 12 est repris au début de l’exercice 2006. Son solde est annulé au 1er janvier 2011 par passation des écritures inverses. 131 Subventions accordées en instance de règlement Les subventions peuvent provenir de l’État ou des collectivités territoriales, par le biais d’organismes délégués. Le plan comptable ne distingue pas selon que les subventions sont globalement accordées au syndicat des copropriétaires ou accordées à certains copropriétaires mais versées au syndic pourvu d’un mandat conforme aux dispositions de l’article D 39-1. De toute manière les subventions doivent être isolées sur des sous-comptes distincts (131-10, 131-15, etc.) Le décret comptable prévoit ici la mise en œuvre de la procédure d’engagement. Les subventions sont enregistrées dès la notification de la décision accordant la subvention, par le débit du compte 441 (État et autres organismes) ou du, compte 443 (collectivités territoriales). Le compte comportant l’engagement sera soldé à l’occasion du versement. On voit ici l’intérêt de la procédure d’engagement qui permet éventuellement, par simple consultation de la comptabilité, de constater qu’un dossier n’est pas réglé. L’engagement est enregistré même en présence de l’assujettissement du versement à une condition comme l’achèvement des travaux avant une date déterminée. Il pourra être annulé en cas de défaillance de la condition. L’article AC 10 indique : « la constatation en produit au compte 711 est effectuée au fur et à mesure de la réalisation de la charge qu’elle couvre. » Il est donc nécessaire d’ouvrir dans 711 un sous-compte ayant même suffixe que le compte 702 ouvert pour les provisions sur travaux (711-20 dans notre exemple). A la clôture du compte du chantier, il faut veiller à intégrer le solde du 711-20 dans les produits liés au chantier 20. Quand les subventions sont destinées à certains copropriétaires seulement, il n’y a pas lieu bien entendu de ventiler l’engagement au crédit de leurs comptes 450 respectifs. Les appels de fonds sont débités à ces copropriétaires nonobstant la probabilité, voir la certitude de subventions individuelles. Le syndic doit veiller à ce qu’ils ne fassent pas l’objet de relances et a fortiori de recouvrements judiciaires à concurrence du montant de la subvention accordée. Lors du versement des subventions individuelles par l’organisme, les fonds sont conservés par le syndic et les comptes individuels sont crédités à due concurrence. Dans l’exemple ci-dessous, le montant du chantier est de 6000 ; Copro 01 bénéficie d’une subvention de 1000, Copro02 bénéficie d’une subvention de 800.
Groupes
d’écritures
La liquidation de l’engagement est, en comptabilité privée non assujettie aux règles de la comptabilité commerciale et de la comptabilité publique ce que la loi appelle son annulation. S’agissant, comme ici, de l’engagement d’un produit, on vérifie que le montant du paiement reçu est égal à celui de la créance enregistrée. S’il y a une différence, on vérifie si elle est justifiée. Dans l’affirmative, on passe les opérations appropriées en débit et crédit. Dans la négative, on discute avec le débiteur. Nos présentation en tableaux sont commodes pour voir clairement les mouvements comptables mais il ne faut les prendre ni pour un journal ni pour un grand-livre. L’occasion est bonne de présenter côte à côte ces deux « livres comptables ». Vous les trouvez ci-dessous. Dans le journal, toutes les opérations figurent dans une seule colonne double (débit/crédit), dans l’ordre des numéros d’écriture, c’est à dire dans l’ordre chronologique. Dans le grand livre, elles figurent 1°) dans l’ordre primaire des numéros de comptes 2°) dans chaque compte, dans l’ordre secondaire des numéros d’écriture (ordre chronologique). Notez toutefois que cette présentation du grand livre est conforme au principe de son organisation mais que, dans la pratique le grand livre comporte des indications plus complètes. En particulier, chaque ligne précise la contrepartie de l’écriture enregistrée, ce qui facilite les recherches et contrôles. De plus une colonne à droite est affectée à la présentation du solde de chaque compte.
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Mise à jour |
[1] Jurisclasseur copropriété fascicule 250 n° 93
[2] Caroline Jaffuel Le dispositif comptable Loyers et copropriété n° hors série sur la loi SRU mai 2001 p. 7 n° 26
[3] La partie de la phrase mise entre crochets a été supprimée.
[4] M. Laporte estime que les « avances de solidarité » que sont pour lui les « emprunts du syndicat auprès des copropriétaires » doivent enregistrées en 1033.