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Pièces justificatives et documents comptables

 

 

I.         mentions impératives sur les pièces comptables

A.       factures

1.        identification de l’emetteur

2.        Identification du bénéficiaire des services ou fournitures

3.        Détail du montant de la facture

4.        informations relatives au paiement à effectuer

B.       Autres pièces comptables (syndicat débiteur)

C.       autres pièces comptables (syndicat créancier)

D.       traitement interne des pièces comptables

1.        informationS relatives au paiement par le syndicat

2.        informations relatives à l’imputation de la charge

II.        obligation de conservation

III.       changement de syndic

 

 

 

L’article 6 du décret comptable est ainsi conçu :

Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble), être datées et conservées par le syndic pendant dix ans sauf dispositions expresses contraires.

En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives sont transmis au successeur, le syndic sortant prenant ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires, pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient.

I.          mentions impératives sur les pièces comptables

Les sources de la réglementation sont variées. Elles répondent à des besoins divers (fiscaux, garanties de compétence et/ou qualification, sécurité financière, etc.). Les pièces comptables, en comptabilité syndicale, doivent au surplus permettre de contrôler qu’elles concernent bien un syndicat de copropriétaires déterminé.

A.        factures

L’article L 441-3 du Code de commerce dispose :

Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation.

Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire.

La facture doit mentionner le nom des parties ainsi que leur adresse, la date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.

La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente ainsi que le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture. Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

L’article L 441-4 précise en outre que « toute infraction aux dispositions de l’article L 441-3  est punie d’une amende de 75 000 euros, qui peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. Les personnes morales peuvent être déclarées responsables pénalement dans les conditions prévues à l’article 121-2 du Code pénal de l’infraction.

La directive européenne n° 2001/115/CE du 20 décembre 2001 prévoit l’harmonisation des conditions d’établissement et de validité des factures au regard de la TVA. Elle doit être transposée avant le 1er janvier 2004. Les professionnels ont été autorisés à appliquer les nouvelles dispositions dès le 1er juillet 2003 [1] mais peuvent utiliser les anciennes dispositions jusqu’au 31 décembre 2003..

 

Ces dispositions ont pour objets généraux la protection des consommateurs et le respect des obligations fiscales. Elles présentent des aspects particuliers dans le domaine de la gestion des syndicats de copropriétaires. Nous rappelons, avant de les décrire, que nos observations portent exclusivement sur des factures d’achat. Le syndicat, n’ayant aucune activité économique, n’a aucune prestation ni livraison à facturer. Les appels de provisions ou de soldes de charges ne sont pas des factures. Il s’agit de décomptes des cotisations [2] dues par les copropriétaires pour la contribution aux dépenses communes.

Les factures doivent satisfaire aux prescriptions suivantes :

1.    identification de l’emetteur

Les règles usuelles d’établissement des factures doivent être respectées pour l’identification de l’entreprise qui a émis la facture (nom commercial, adresse, mentions RCS ou RM, etc.)

Il est possible de vérifier que l’entreprise qui a facturé est bien celle qui avait été désignée par l’assemblée. A un moindre niveau le conseil syndical peut exiger de connaître ses fournisseurs, même si, d’un commun accord, ils sont choisis par le syndic.

2.    Identification du bénéficiaire des services ou fournitures

Les factures doivent comporter l’immatriculation précise du bénéficiaire des services ou fournitures, débiteur du paiement (par exemple « Syndicat des copropriétaires 10 rue Dupont  75nnn Paris »). La règle n’impose pas cette mention à l’emplacement prévu pour l’indication du destinataire postal, mais il doit être possible de vérifier

·         que le bénéficiaire de la prestation ou des fournitures n’est pas le syndic lui-même

·         que le bénéficiaire est bien le syndicat auquel la dépense est imputée (dans le cas ou le syndic est un professionnel administrant plusieurs syndicats).

3.    Détail du montant de la facture

Les factures doivent également mentionner :

·         la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus

·         ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.

Ajoutons que la facture peut comporter une clause excluant tout escompte en cas de paiement avant le terme prévu.

4.    informations relatives au paiement à effectuer

La réglementation impose les mentions suivantes :

·         date à laquelle le règlement doit intervenir,

·         conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente

·         taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.

 

Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé. Le paiement par virement présente l’avantage de faciliter au payeur la preuve du paiement et de sa date.

B.        Autres pièces comptables (syndicat débiteur)

S’agissant des dettes du syndicat, il existe d’autres pièces comptables que les factures. On peut citer notamment :

·         les fiches de paye des salariés

·         les bordereaux de charges sociales ou assimilées qui présentent la particularité d’être établis par le débiteur lui-même

·         les avertissements fiscaux ou assimilés

·         certaines pièces administratives

·         exceptionnellement des tickets de caisse ou notes de frais. A cet égard il est certain que la fourniture des produits d’entretien et assimilés par une entreprise attitrée établissement des bordereaux de livraison et de facturation présente un intérêt évident sur le plan comptable.

·         la copie d’une décision judiciaire condamnant le syndicat à payer une indemnité constitue également une pièce comptable dès lors que le syndicat en effectue spontanément le paiement. D’autres documents peuvent ainsi constituer des pièces comptables justifiant un paiement.

·         les comptes individuels de copropriétaires présentant un solde créditeur sont également des pièces comptables lorsqu’ils donnent lieu à un remboursement effectif.

C.        autres pièces comptables (syndicat créancier)

Les appels de fonds (appels provisionnels et soldes de fin d’exercice) constituent l’essentiel des pièces comptables justifiant les créances du syndicat.

Pour autant, le procès-verbal de l’assemblée ayant approuvé le budget prévisionnel d’un exercice et, s’il y a lieu,  les modalités particulières des appels de fonds demeure le seul fondement juridique de ces appels au titre des provisions ordinaires. Il en va de même du procès-verbal de l’assemblée ayant décidé des travaux et les modalités de leur préfinancement. Les doubles des avis adressés par le syndic  ont le mérite de rendre liquide chaque cotisation en précisant son mode de calcul. Ils peuvent aussi être utilisés comme pièces justificatives à l’occasion d’un recouvrement judiciaire.

Les pièces diverses constituant au profit du syndicat la preuve d’une créance sont également des pièces comptables (Indemnité d’assurance après sinistre, indemnité résultant d’une décision judiciaire, etc.)

D.        traitement interne des pièces comptables

Il s’entend avant tout de l’enregistrement des pièces comptables et des mouvements suivants (encaissements, décaissements, ventilations diverses, etc…).

Ce traitement est facilité par la mention sur chaque pièce de certaines indications. Elles facilitent également les relations entre le gestionnaire et le comptable, puis le contrôle des comptes par le conseil syndical.

1.    information relatives au paiement par le syndicat

Les informations relatives au règlement doivent être reportées sur la facture (date, numéro de chèque et montant). En cas de paiement par acomptes, les informations sur les paiements successifs doivent figurer pareillement. Il est souhaitable que ces mentions soient portées dans un cadre apposé par tampon et lisiblement.

Les informations appropriées sont substituées à ces indications en cas de paiements par virements électroniques ou autres méthodes assimilées. Nous reviendrons sur les règles à respecter dans ce domaine particulier.

2.    informations relatives à l’imputation de la charge

Il est souhaitable également que les informations relatives à l’imputation de la charge (avec ventilation s’il y a lieu) figurent sur la facture sous un format simple qui peut être sa codification en cas de traitement informatisé.

La vérification de la facture peut entraîner des observations au sujet des modalités de sa mise en répartition.

II.         obligation de conservation

Le syndicat est tenu à une obligation de conservation des pièces justificatives pendant dix ans. Elle pèse de fait et de droit sur le syndic ou les syndics successifs. La réforme comporte à cet effet une obligation, pendant ce délai, de transmission par un syndic sortant à son successeur. L’expérience permet de regretter que la loi n’ait pas prévu une obligation de réception des pièces à la charge du syndic nouveau.

Cette obligation est tout à fait justifiée. Elle fait écho au souci exprimé par la recommandation n° 20 de la Commission de la copropriété relative aux archives du syndicat. Pour certaines pièces relatives aux travaux importants, la durée de conservation devrait d’ailleurs être supérieure. On peut évoquer à ce sujet les difficultés d’établissement des carnets d’entretien sérieusement conçus, du fait de la disparition fréquente des dossiers de travaux.

III.        changement de syndic

Nous rappelons les dispositions statutaires relatives à la remise des pièces, dossiers et fonds du syndicat par le syndic sortant au nouveau syndic. Nous avons évoqué à ce sujet l’intérêt pour l’ancien syndic de pouvoir conserver, au moins en photocopies, des pièces lui permettant d’assurer sa défense lorsque son éviction s’accompagne d’un refus de quitus ou d’approbation des comptes présentés. Il est regrettable que le décret du 17 mars 1967 soit muet à cet égard. Il aurait dû imposer à l’assemblée de motiver ces refus, - tout particulièrement le refus d’approbation des comptes -, afin de circonscrire les litiges susceptibles d’apparaître.

L’article 6 du décret du 14 mars 2005 laisse au syndic sortant le soin « de prendre ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires, pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient ». Cette disposition ne peut se suffire à elle-même. Elle devrait être accompagnée de mesures propres à permettre au sortant de déterminer quels documents sont nécessaires à la sauvegarde des ses intérêts. En d’autres termes, il doit être reconnu que tout refus d’approbation des comptes et/ou de quitus préalable à un refus de renouvellement du mandat doit être motivé précisément.

Ces points sont repris dans l’étude consacrée aux obligations du syndic en fin de mandat (remise des pièces et fonds du syndicat).

 

 

 

Mise à jour

13/12/2009

 



[1]  Loi de finances rectificative n° 2002-1576 du 30 décembre 2002

[2] Au sens propre du mot : « somme à verser par les membres d’un groupe en vue des dépenses communes » (Le Robert qui lie le terme à quote-part).