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Gestion comptable et financière (généralités)

 

 

I.        L’environnement financier du syndicat

II.       Fonctionnement comptable et financier du syndicat

III.      Charges et produits du syndicat

 

 

On peut se faire une idée grossière mais exacte du mécanisme financier d’un syndicat de copropriétaires en le comparant à celui d’une popote, - ou d’un mess -, d’officiers.

La popote à pour objet de procurer aux officiers les repas et quelques services et avantages divers. Elle ne recherche aucun bénéfice.

Les officiers contribuent aux frais généraux courants en fonction de leurs grades respectifs.

Ils supportent individuellement les coûts de certaines prestations particulières.

À leur arrivée ils versent une avance pour abonder le fonds de roulement de la popote.

A chaque fin de mois le popotier arrête les comptes. Il établit l’inventaire des produits acquis et non consommés. Il vérifie les espèces subsistant dans la cagnotte de la popote. Il doit les présenter et les justifier à ses camarades.

Les soldes sont régularisés après cette vérification. Pour chaque officier : différence entre l’avance versée et les dépenses du mois. Le popotier rembourse les excédents et encaisse les insuffisances.

 

La gestion comptable et financière n’a pas pour objet de faire apparaître un résultat d’exploitation et les modifications de la valeur d’une entité comptable.

Elle a pour objet d’assurer au profit d’un groupement institutionnel de personnes le fonctionnement des mécanismes propres à la réalisation de son objet social :

Contribution des membres au financement des dépenses du groupement

Répartition de ces dépenses conformément aux stipulations de la charte commune.

 

 

 

Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes comme à celles entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun dans les conditions fixées par le statut légal, le règlement de copropriété, et les décisions de l’assemblée générale. Ce mécanisme implique dans les cas les plus simples :

·         des mouvements de fonds internes (paiements des copropriétaires au syndicat)

·         des mouvements de fonds externes (paiements du syndicat à ses fournisseurs)

Le syndic veille à l’approvisionnement et à la sauvegarde de la trésorerie syndicale. Il tient la comptabilité du syndicat et doit à ce titre :

·         enregistrer les recettes et les dépenses,

·         procéder périodiquement à la répartition des charges communes entre les membres de la communauté immobilière

·         en fin de chaque période (exercice), rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de ces missions.

 

La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et le décret n° 67-223 du 17 mars 1967, en leur état initial étaient discrets au sujet de la gestion financière et comptable des syndicats de copropriétaires. La doctrine traditionnelle a respecté cette discrétion. On doit citer néanmoins la sixième Recommandation de la Commission relative à la Copropriété [1]. Les praticiens ont innové. Pendant quarante ans, les syndics professionnels et les auteurs de progiciels dédiés ont conservé le monopole de la conception et de l'exploitation des procédures comptables.

Il était devenu nécessaire de normaliser les règles de la comptabilité des syndicats et tout particulièrement la présentation des comptes présentés aux copropriétaires afin d’en faciliter l’exploitation et le contrôle.

Il était pareillement nécessaire de normaliser les règles concernant la gestion financière des syndicats et le maniement des fonds par les syndics.

L’importance des réformes apportées par la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 (loi SRU) en ce qui concerne la comptabilité et la gestion des fonds syndicaux n’est pas contestable. Nous en rappelons les principales dispositions :

·         La comptabilité du syndicat doit faire apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.

·         Les syndics professionnels doivent gérer la trésorerie par compte séparé ouvert au nom du syndicat. L’assemblée générale peut néanmoins les autoriser à gérer par compte unique.

·         Les syndics professionnels autorisés à gérer plusieurs trésoreries syndicales par compte unique doivent tenir pour chacun d’eux une comptabilité séparée.

·         Le préfinancement des charges est assuré par des provisions trimestrielles, exigibles au premier jour de chaque trimestre.

·         Le rôle du budget prévisionnel, limité aux charges courantes, est renforcé. Il permet la liquidation des appels provisionnels. Pour autant il ne génère aucun plafonnement des engagements comme c’est le cas en droit public.

·         La périodicité annuelle de la répartition des charges est désormais imposée.

·         Le recouvrement des provisions sur charges courantes est doté d’une procédure spécifique qui vient à l’appui des procédures traditionnelles.

·         Dans tous les cas une faculté de récupération sur le débiteur des frais de recouvrement exposés par le syndicat, est ouverte à celui-ci sous certaines conditions

·         La comptabilité syndicale est soumise au respect d’un plan comptable, qui s’inspire du Plan comptable général sans lui être assujetti.

·         La présentation des comptes est soumise à des règles impératives.

·         La procédure d’engagement, au sens juridique du terme, doit être respectée, tant pour les dépenses que pour les recettes.

·         Les comptes particuliers des copropriétaires sont classés dans les comptes de tiers, par nécessité comptable, sans incidence de nature juridique.

Ces dispositions font de chaque syndicat une entité comptable et financière totalement autonome et indépendante. La position, à cet égard, du syndic doit être celle d’un expert-comptable restituant en fin de mission l’ensemble de la comptabilité à son client. Elles permettent le respect du principe de la continuité comptable.

 

Notre matière s’inscrit dans un cadre strict qui se présente en trois éléments

·      Le cadre institutionnel dont il convient de fixer les éléments constitutifs.

·      Le cadre conventionnel établi par les dispositions complémentaires du règlement de copropriété propre à chaque syndicat.

·      Enfin l’environnement et les techniques comptables traditionnelles dont l’utilisation reste indispensable malgré l’autonomie légale de la comptabilité des syndicats.

Nous exposerons les règles désormais applicables, sous réserve de certains reports d’entrée en vigueur, tant à la gestion financière qu’à la gestion comptable des syndicats. Les indications figurant dans le présent chapitre sont limitées aux règles essentielles dont la connaissance est impérative.

 

Avant d’aborder cet exposé, nous avons jugé utile

·      de montrer, en un schéma sommaire, les rapports qui existent entre le syndicat et son environnement social, juridique et  économique.

·      de présenter en un tableau simple le fonctionnement d’un syndicat de copropriétaires dans son rôle d’intermédiaire entre les copropriétaires et leurs partenaires habituels tels qu’ils apparaissent dans le schéma qui précède.

·      d’expliquer ce que sont ces « charges de copropriété » qui seront au cœur de notre étude.

 

I.          L’environnement financier du syndicat

Il peut être schématisé ainsi :

 

Copropriétaire 1

syndicat

Fournisseurs

Copropriétaire 2

Salariés

Copropriétaire n..

Organismes
sociaux

Banque (dépôt)

Organismes
fiscaux

Banque (placement)

Tiers externes

 

 

 

Notez dès à présent que, pour la technique comptable, les copropriétaires sont, à l’égard du syndicat, des tiers que nous qualifierons de tiers internes.

Dans la colonne de gauche figurent des tiers à l’égard desquels le syndicat,

·      bénéficie d’une certaine maîtrise

·      entretient des relations financières bilatérales (dépôts et retraits pour la banque, paiements et remboursements pour les copropriétaires)

Dans la colonne de droite figurent des tiers à l’égard desquels le syndicat ne dispose d’aucune maîtrise naturelle et qui sont en principe toujours des créanciers du syndicat, exception faite des tiers externes (un assureur verse au syndicat des indemnités à la suite d’un sinistre).

 

Le schéma montre bien la fonction essentielle du syndicat : être un intermédiaire incontournable entre les copropriétaires et les autres tiers. C’est un collecteur de cotisations au sens propre du terme : sommes à payer par les membres d’un groupe en vue de couvrir des dépenses communes. Après avoir payé les créanciers il répartit les dépenses entre les membres du groupe en fonction de leurs obligations respectives et solde les comptes individuels.

On peut considérer la banque comme le coffre-fort de la collectivité, dont le contenu n’appartient pas au syndicat qui n’en est que dépositaire. Le syndic, quant à lui, a pour mission de sauvegarder ces fonds et de les manier conformément à leur destination.

 

II.         Fonctionnement comptable et financier du syndicat

 

OPÉRATIONS

TRÉSORERIE

UTILITÉ

Réserve  permanente  de trésorerie

<= 1/6  du budget

+ Avances sur la réserve

Paiements divers

Vote du budget prévisionnel

Montant 2004 :  10 000 €

PRÉFINANCEMENT

dépenses courantes prévues au budget prévisionnel

+ provisions trimestrielles = un quart du budget voté

Paiement des dépenses courantes

dépenses non comprises dans le

 budget prévisionnel

+ provisions selon décision de l’assemblée générale

Paiement des dépenses sur travaux

TRAITEMENT DES DÉPENSES

AU COURS DE L’EXERCICE

Enregistrement des engagements

Cohérence comptable

Enregistrement des factures

Comptes fournisseurs

Annulation des engagements facturés

Cohérence comptable

Paiement des factures

- règlements fournisseurs

Comptes fournisseurs

Constatation provisoire des charges

Contrôle des comptes

Apurement du compte d’un chantier

Contrôle des comptes

A LA CLÔTURE DE L’EXERCICE

État financier après répartition

Annexe n° 1

Compte de gestion général de l’exercice N
Budget prévisionnel de l’exercice N + 2

Annexe n° 2

Compte de gestion courante de l’exercice N
Budget prévisionnel de l’exercice N + 2

Annexe n° 3

Compte de gestion pour travaux et opérations
exceptionnelles hors budget prévisionnel N

Annexe n° 4

État des travaux et opérations exceptionnelles
votés non encore clôturés en fin d’exercice N

Annexe n° 5

Contrôle des comptes

Rapport du conseil syndical

APPROBATION DES COMPTES

Novation dépenses / charges

Exigibilité des soldes

Répartition  soldes individuels

+ / -  soldes individuels

Régularisation des soldes

 

Dans ce tableau nous supposons

·      que les comptes de l’exercice ont été approuvés

·      que les provisions appelées ont été payées intégralement

·      que les factures enregistrées ont été payées

Dans ce cas le solde final est nul.

 

III.        Charges et produits du syndicat

Dans le langage juridique, on appelle charges les obligations liées à un bien ou à une masse de biens. On parle ainsi des charges d’une succession qui pèsent sur un héritier. Elles peuvent aussi être liées à un état : l’article 214 du Code civil traite des charges du mariage.

 

Dans le domaine immobilier, les charges locatives sont apparues sous la forme du remboursement par le locataire au bailleur de taxes prélevées comme prix de services dont le preneur profite. L’exemple classique est la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Le terme s’est étendu ensuite au coût de prestations fournies par le propriétaire lui-même comme le chauffage. La généralisation du remboursement de charges locatives remonte à 1920 environ.

 

Dans le langage de la comptabilité classique les charges et les produits correspondent aux dépenses et recettes du commun des mortels. On peut alors dire grossièrement qu’il y a bénéfice lorsque les produits sont supérieurs aux charges et perte dans le cas contraire.

Les charges sont définies comme « les sommes ou valeurs versées ou à verser en contrepartie de marchandises, approvisionnements, travaux et services consommés par l’entité [2] ainsi que des avantages qui lui ont été consentis »

Les produits sont les recettes. Ils sont définis comme « les sommes ou valeurs reçues ou à recevoir en contrepartie de la fourniture par l’entité de biens, travaux, services ainsi que des avantages qu’elle a consentis ».

En principe les charges et les produits ont pour caractéristique commune d’avoir une contrepartie. Il n’y a donc théoriquement ni appauvrissement ni enrichissement de l’entité. Le principe de la contrepartie comme celui de l’équivalence comportent des exceptions notables.

 

Le syndicat n’est pas une entreprise. Il ne recherche aucun bénéfice et nous verrons qu’il ne peut en principe éprouver aucune perte. Il est, on l’a vu plus haut, un intermédiaire entre les copropriétaires consommateurs et les fournisseurs. Sa structure juridique lui permet, par le truchement de son syndic, de commander des fournitures comme le fioul, d’en répartir le prix entre les copropriétaires chacun selon sa quote-part établie par le règlement de copropriété, de recueillir les cotisations puis de payer le fournisseur. L’organisation financière et comptable des syndicats de copropriétaires a pour objet primordial le bon fonctionnement de ce mécanisme.

 

Dans le monde de la copropriété, les charges sont les dépenses (sommes payées ou à payer aux fournisseurs). Les produits internes sont les cotisations versées au syndic par les copropriétaires. La règle veut que le montant des produits soit égal à celui des charges. Dans certains cas le syndicat bénéficie de produits externes comme les sommes lui revenant à la suite de la mise en location d’une partie commune. Dans la réalité l’organisation comptable du syndicat est bien entendu plus sophistiquée qu’il n’apparaît dans cette description un peu simpliste.

 

En l’état, bornons-nous à indiquer la distinction qu’il convient de faire entre

·      les charges du syndicat

·      et les charges des copropriétaires.

Les charges du syndicat sont, comme dans le cas d’une entreprise, les sommes versées ou à verser en contrepartie de marchandises ou travaux. Toute commande passée par le syndic génère une dette que le syndicat devra payer le moment venu.

Mais le propriétaire d’un parking non chauffé n’est pas tenu de contribuer aux charges du chauffage collectif. Si le syndic lui demande par erreur une contribution à ce titre, il peut refuser de la payer. C’est pourquoi les comptes du syndicat, comportant la répartition des charges syndicales entre les copropriétaires doivent être soumis à leur approbation.

A l’égard des copropriétaires, les « charges » du syndicat demeurent des « dépenses » jusqu’à l’approbation de ce compte par l’assemblée générale. Cette approbation en fait, à l’égard des copropriétaires, chacun pour sa quote-part, des « charges du copropriétaire », dont le solde  doit être régularisé.

Il faut conserver constamment à l’esprit cette distinction pour comprendre les différentes utilisations qui sont faites du terme « charges » dans le statut de la copropriété. On comprend en particulier plus facilement le texte de l’article D 45-1 nouveau : « Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires ». Le caractère définitif est lié à l’approbation des comptes.

 

Afin de permettre au syndic de payer les factures avant leur répartition et l’approbation des comptes  par l’assemblée, le statut impose aux copropriétaires de verser au syndic des provisions trimestrielles calculées en fonction d’un budget prévisionnel préalablement approuvé par l’assemblée. L’ensemble du mécanisme est parfaitement logique.

 

 

 

Mise à jour

03/02/2013

 

 

 



[1]     AJPI mai 1991

[2]  On entend par « entité comptable » toute personne assujettie à la tenue d’une comptabilité.