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les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration 3)
l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
7 / 1.3 Environnement
et techniques comptables B. livres
et pièces comptables II. traitements
comptables automatisés A. caractères
généraux du traitement 1. paramètres
de la comptabilité 3. création
de l’état de répartition des charges IV. les
exigences de l’arrêté du 14 mars 2005 Le respect des procédures élémentaires de comptabilité n’est pas une
nouveauté pour les syndics. Les niveaux de qualification sont variés, qu’il
s’agisse des professionnels ou des non-professionnels. Nous insérons ici un
petit aide-mémoire pouvant intéresser également ceux qui lisent et contrôlent
les comptes. Nous évoquons ici la notion de compte et le mécanisme de la
comptabilité en partie double, puis les traits principaux du bilan des
entreprises, dans la mesure où ils peuvent se retrouver dans la comptabilité
syndicale caractérisée par l’absence de tout résultat. L’agenda le plus modeste comporte, pour chaque journée, un tableau permettant
l’enregistrement des recettes et dépenses ménagères. Il se présente en trois
colonnes qui permettent de noter, ligne par ligne ·
La nature d’une opération (colonne 1) ·
Le montant correspondant en recettes (colonne 2) ou en dépenses
(colonne 3) La dernière ligne permet de totaliser
chacune des colonnes 2 et 3
Tableau 1 : Compte
caisse de Sophie Ce tableau est le compte de ménage de
Sophie réservé aux opérations en espèces. Notons tout de suite que les
positions : recettes à gauche et dépenses à droite sont impératives. Plus
généralement la pratique comptable positionne Nous reviendrons plus loin (3 : la partie double) sur ces
positions impératives et leur justification. Comme Sophie dispose également d’un compte
bancaire, elle doit tenir un second compte pour noter les encaissements et
paiements effectués par la banque.
Tableau 2 : Compte
banque de Sophie Les professionnels utilisent des comptes pour toutes les opérations
qu’ils doivent effectuer, même lorsqu’il ne s’agit pas de mouvements
financiers. Chaque compte est identifié par un nom (banque, caisse, nom de
fournisseur, etc.) et par un code numérique. Le code d’un compte professionnel n’est pas attribué au hasard. Il a
été nécessaire de créer un plan comptable pour normaliser la présentation des
comptes professionnels organisés en classes, elles-mêmes subdivisées de
manière cohérente. La classe 5
est affectée aux comptes
financiers, la subdivision 53 aux fonds de caisse, la subdivision 531
à la caisse principale, la subdivision 5311
à la caisse principale en euros la subdivision 5314 à la caisse
principale en devises Le compte (tableau 1) de Sophie serait donc le compte 531101
Caisse Sophie dans le monde professionnel. Elle peut avoir une cagnotte qui
serait le 531102. Elle peut encore détenir des dollars dans un compte 531401. On comprend aisément que la numérotation des comptes facilite leur
classement manuel ou informatisé. Le solde d’un compte est la différence entre le total de la colonne
« crédit » et celui de la colonne « débit ». Le solde est débiteur quand le total des débits est supérieur à celui
des crédits Le solde est créditeur quand le total des crédits est supérieur à
celui des débits Dans une balance comptable, pour assurer l’égalité des totaux de
colonnes, un solde débiteur figure dans la colonne « crédit » et
réciproquement un solde créditeur apparaît dans la colonne
« débit ». Dans un grand-livre le solde d’un compte apparaît séparément En principe un journal ne comporte pas de solde. L’apparition d’un
solde est une anomalie qui exige une vérification. La pratique comptable utilise la convention selon laquelle les
écritures sont passées en débit (à gauche) ou en crédit (à droite). Un compte
déterminé, la banque par exemple, diminue à droite (crédit) et augmente à
gauche (débit). Lorsque Sophie remet en banque le chèque de Jacques, le solde de son
compte bancaire augmente. Or ce solde est une dette de la banque à l’égard de
Sophie qui peut à tout moment retirer ses fonds. Les sommes figurant en débit
(à gauche) dans la comptabilité de Sophie sont des créances de Sophie sur la
banque. Ses dépenses payées par chèque figurent en crédit (à droite) dans sa
comptabilité. Le débit effectif du chèque fait baisser le solde de son compte
bancaire. Dans une comptabilité de type professionnel le compte « banque »
de Sophie se présenterait sous des intitulés différents pour les colonnes 2
et 3 :
Tableau 3 : 531101 Banque Sophie Le mécanisme de la partie double consiste à passer, en contrepartie de
chaque écriture au crédit dans un compte une écriture de même montant avec même
libellé au débit dans un autre compte et réciproquement. L’existence d’un compte de fournisseurs
permet de passer la contrepartie des deux écritures de dépenses :
Tableau 4 : 401100 Fournisseurs Sophie Dans ce compte les fournisseurs sont groupés par simplification. L’appel de prime d’assurance reçu par Sophie est enregistré au crédit
du compte fournisseurs (Sophie est débitrice). Le paiement de la prime est
passé au débit du compte fournisseurs. La vérification de ce compte permet à
Sophie de vérifier qu’elle ne doit rien à ses fournisseurs. Revenons à notre précédente indication : La pratique comptable
positionne À
gauche : les débits, emplois et
actifs Le bilan d’une entreprise est la description
détaillée et chiffrée
Le mécanisme de la comptabilité en partie
double permet de présenter les observations relatives à l’emprunt de manière
plus satisfaisante. Aussi bien à l’actif qu’au passif chaque compte se
présente en débit et crédit :
Notons en passant que le solde du compte emprunt ne peut être que
créditeur (l’emprunt n’est pas totalement remboursé) ou nul (l’emprunt est
remboursé). Un solde débiteur est une anomalie : le remboursement final
comportait également un paiement d’intérêts qui n’a pas été ventilé
correctement. La comptabilité en partie double permet de retrouver facilement
des erreurs de ce genre. A l’inverse d’autres comptes ne peuvent être que débiteurs ou nuls.
C’est le cas pour les comptes « terrains » ou
« matériel » à l’actif. La règle est générale : ·
les soldes des comptes d’actif sont
débiteurs ou nuls, ·
les soldes des comptes de passif sont
créditeurs ou nuls Le bilan d’une entreprise comporte en outre les comptes d’exploitation,
qui reprennent les charges et produits liés à l’activité courante de
l’entreprise. Les charges sont les dépenses imposées par cette activité :
loyers, salaires et charges sociales, fournitures, impôts et taxes, etc. Les produits sont les sommes provenant de la vente des produits
fabriqués à la clientèle. Au pied du bilan, les totaux des soldes des comptes sont différents.
La différence constitue le résultat de l’exercice. Dans les meilleurs
cas le total de l’actif est supérieur au total du passif. Le résultat est
alors positif. Le compte résultat est un compte du passif présentant alors un
solde créditeur. Ce solde est la contrepartie globale de différents postes des comptes
d’exploitation dans la plupart des cas. Les règles de la comptabilité des syndicats de copropriétaires sont
conformes à celles que nous venons d’examiner. Mais le syndicat de
copropriétaires n’exerce pas une activité commerciale ou industrielle. Il ne
cherche pas à faire des bénéfices et la notion de résultat n’existe pas dans
notre domaine. C’est la raison pour laquelle certains principes de la
comptabilité traditionnelle n’y trouvent pas application. Autre particularité, le syndicat n’a pas, en principe, à se soucier du
financement de ses charges. Elles sont réparties entre les copropriétaires et
le syndicat n’est finalement, à ce titre, qu’un intermédiaire entre les
copropriétaires et les fournisseurs et autres créanciers de la communauté. Ainsi apparaît le particularisme comptable et financier du syndicat,
pleinement reconnu par la réforme SRU. B.
livres et pièces comptables Le syndic est astreint à la tenue des livres comptables usuels. La réglementation des traitements
comptables automatisés doit être également respectée. De nos jours, on parle plus facilement de
documents que de livres comptables. Les documents élémentaires de toute
comptabilité sont : ·
Le journal général ·
Les balances
comptables ·
Le grand-livre Le document fondamental de toute comptabilité
est le journal dans lequel sont portées
par ordre chronologique toutes les écritures comptables. Chaque mouvement
donne lieu à la passation d’une écriture qui comporte, ·
sa date, ·
son numéro ·
le numéro de la
pièce comptable la justifiant ·
l'indication de sa
nature (libellé), ·
les numéros des
comptes crédités et débités ·
le montant au crédit
ou au débit. journal
Pour la commodité de l'exploitation et des vérifications,
on établit habituellement, outre le journal général, des journaux
auxiliaires. Les écritures des journaux auxiliaires doivent
être reprises dans le journal général sous la forme d’une centralisation
quotidienne comportant le cumul, pour chacun des journaux auxiliaires des
mouvements en débit et crédit de la journée. On peut citer comme journaux
auxiliaires courants ·
le journal des
achats ·
le journal des
ventes ·
le journal de banque ·
le journal de paye
des salaires ·
le journal des
opérations diverses (régularisations sans mouvements de fonds) Le grand-livre est constitué par l’ensemble des
comptes généraux et auxiliaires, dans l’ordre des numéros de comptes. Chaque compte comporte en première ligne, s’il y
a lieu, la reprise de l’à nouveau en début d’exercice. Il comporte ensuite, pour l’exercice en cours,
la reprise des écritures des journaux triées ·
par le numéro de
compte en clé principale ·
par la date en clé
secondaire En fin de chaque compte doivent apparaître les totaux
des débits et des crédits et le solde du compte. L’édition du grand-livre doit en outre
comporter des sous-totalisations par sous-classes et classes et une
totalisation générale. Elle est réalisée sur papier, de préférence en continu
sans saut de page entre chaque compte. Il est toutefois possible d’éditer un
compte par page. L’édition mensuelle du grand livre est impérative. Chaque édition mensuelle reprend pour chaque compte l’à nouveau au
dernier jour du mois précédant mais il est préférable, à notre avis, de
reprendre l’ensemble des écritures depuis le début de l’exercice. Cela permet
l’archivage des éditions antérieures. Voici un exemple
très élémentaire de grand-livre : GRAND-LIVRE
L'ensemble des comptes du syndicat est regroupé
en une balance qui récapitule pour
chaque compte, le total des débits et des crédits ainsi que les soldes.
L'égalité nécessaire des différents soldes permet de déceler les erreurs à vérifier.
La balance doit comporter pour chaque
compte : ·
le numéro de compte ·
l’intitulé du compte ·
le total des
mouvements en débit et crédit depuis le début de l’exercice y compris les
écritures d’à nouveau ·
le solde du compte,
débiteur, créditeur ou nul ·
la date du dernier
mouvement Les syndics professionnels gérant plusieurs
trésoreries syndicales par compte unique doivent établir une balance générale
des syndicats concernés. Elle facilite la détection des erreurs d’imputation
entre syndicats et le contrôle de la représentation des fonds détenus. Il est de règle que toute écriture comptable doit être justifiée par
une pièce comptable comme une facture par exemple. Le statut de la copropriété comporte des dispositions particulières à
ce sujet. Nous le retrouverons en (7 / 3) d’une manière complète. II.
traitements comptables automatisés Les systèmes de traitements comptables automatisés dédiés ne sont
soumis à aucune réglementation autre que celle prévue par la loi Informatique
et libertés. Il appartient donc à chaque professionnel de s’assurer qu’un
système proposé répond donc aux exigences de la fonction et d’obtenir sur ce
point les garanties nécessaires. La plupart des progiciels classiques comportent des traitements
permettant la constitution et l’édition de documents comptables facilitant la
réalisation des contrôles imposés par la réglementation Hoguet. A.
caractères généraux du traitement L’article 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (Informatique et libertés) définit le traitement comme
« tout ensemble d’opérations réalisées par des moyens automatiques,
relatif à la collecte, l’enregistrement, l’élaboration, la modification, la
conservation et la destruction des données ». L’exploitation d’un système de traitement ·
exige des entrées, ensemble des
informations à fournir pour le traitement, ·
permet des sorties, ensemble des résultats
obtenus à l’issue du traitement. Le système doit assurer ·
la saisie intégrale, l’enregistrement
chronologique et la conservation des données de base. ·
la disponibilité des informations et
l’édition à tout moment de documents et états ·
le contrôle de l’exactitude des données et
de la fiabilité des routines de traitement Il doit interdire ·
la suppression d’une écriture enregistrée ·
l’ajout, la modification ou la suppression
d’écritures dans les comptes d’un exercice clôturé ·
le masquage d’un ou plusieurs comptes lors
de la consultation ou de l’édition d’états La comptabilité des syndicats de
copropriétaires exige de recourir à la pratique de la clôture provisoire de
l’exercice et à celle de l’ouverture provisoire de l’exercice suivant. Le
système doit assurer la fiabilité et la cohérence de cette pratique et la
parfaite isolation des exercices jusqu’à la clôture et l’ouverture
définitive. On qualifie classiquement de fichier tout ensemble de données, mais il
est courant de subordonner l’existence d’un fichier à l’organisation et à la
structuration des données. Les fichiers
comptables sont constitués par : ·
les paramètres de la comptabilité ·
les données permanentes ·
les informations de positions ·
les informations de mouvements 1.
paramètres de la comptabilité Ils comportent les instructions données au système pour lui permettre
de répondre point par point aux exigences de la prestation à effectuer. Le paramétrage
est effectué par l’utilisation des options offertes à l’utilisateur par des
boîtes de dialogue. Il lui suffit d’indiquer son choix. On peut citer comme exemples de paramètres les intitulé et code de
chaque journal, la longueur des numéros de comptes, les options relatives à
la centralisation des écritures, au calcul ou au contrôle de la TVA, les
traitements avec ou sans historique, etc. Il s’agit avant tout du plan comptable et de sa structure. Dans les
logiciels spécialisés, les données permanentes comportent également celles
relatives à la division de l’immeuble, à l’état de répartition des charges et
à la liste des copropriétaires ou ayants-droit. L’insertion de ces données est une nécessité propre à la comptabilité
syndicale qui doit permettre la mise en répartition des charges et produits
entre les copropriétaires. Elles comportent exclusivement, pour chaque numéro de compte, le cumul
des débits et des crédits et éventuellement le solde. Il s’agit des écritures comptables à proprement parler. Les données de
ce fichier sont indispensables à la quasi-totalité des traitements. La
protection de l’intégrité de ce fichier doit être assurée en permanence ·
par l’enregistrement immédiat de chaque
nouvelle écriture saisie ·
par les procédures usuelles de sauvegarde Les systèmes de gestion de syndicats de copropriétaires n’ont pas une
vocation exclusivement comptable. Ils assurent également la constitution ·
de fichiers de données relatives à
l’immeuble ·
de fichiers de données relatives à la
division de sa propriété ·
de fichiers de données relatives à la
contribution aux charges ·
de fichiers de données relatives aux
propriétaires des lots La gestion comptable du syndicat des copropriétaires présente la
particularité d’inclure le mécanisme essentiel de la répartition des charges
entre les copropriétaires. Le traitement spécifique ·
utilise à cet effet des données
permanentes en provenance de fichiers extracomptables en sus des codes de
regroupement et des liaisons entre comptes. ·
comporte des opérations de répartition qui
ne sont pas d’ordre purement comptable ·
produit finalement des états (comptes
généraux et individuels de charges) qui sont peu ou prou assimilables à des
factures et dont les résultats constituent bien des écritures qui doivent
être reprises automatiquement dans la comptabilité syndicale. Vous
trouverez en fin de cette étude des indications plus détaillées sur la
création des fichiers de gestion. Les entrées sont les informations nécessaires à la réalisation
parfaite des traitements désirés. La saisie est effectuée manuellement ou de
manière automatique ou semi-automatique. Un lecteur de codes à barres est un
outil de saisie. Les entrées alimentent aussi bien les fichiers permanents (liste des
lots) que les fichiers de mouvements (remises de chèques). Les sorties sont les résultats obtenus à l’issue d’un traitement
quelconque. Elles peuvent apparaître à l’écran mais elles ont vocation à l’édition
sur papier surtout quand elles présentent un caractère obligatoire comme
l’édition périodique du grand-livre de fin de mois. Il est de même nécessaire d’éditer sur papier les appels de fonds, les
relevés généraux de charges et les relevés particuliers de copropriétaires. Les sorties de documents comptables (journaux, balances, grand-livre)
doivent respecter des règles permettant de contrôler leur fiabilité et leur
intégrité. On doit y trouver la date d’arrêté de compte, une pagination
continue, des totaux de bas de page et reports en haut de page suivante, des
totaux généraux en fin de document en solde, débit et crédit, sans
compensation. Le système doit permettre de faire apparaître les anomalies après
réalisation d’un traitement. Des zones appropriées sont insérées à cet effet
dans les masques. Dans certains cas, le traitement peut aider l’opérateur à
trouver l’origine de l’erreur. Par exemple la référence du règlement d’un copropriétaire
est celle de l’immeuble 220 alors que la trésorerie mouvementée est celle de
l’immeuble 430. Les systèmes comportent fréquemment des routines de rapprochement
automatique des écritures qui peuvent être utilisées avec une relative
prudence. Il est indispensable que le rapprochement puisse conserver un
caractère provisoire jusqu’à vérification de tous les comptes. La sécurité des traitements s’entend de l’exactitude des données et
des résultats (conformité des informations de mouvements avec les pièces
comptables et conformité des résultats avec les informations permanentes). Elle s’entend aussi ·
de la conservation des données
(sauvegardes) ·
de la protection des données contre les
intrusions de tiers non autorisés ·
de l’exécution ponctuelle des corrections
et des clôtures périodiques. La réalisation de sauvegardes périodiques est imposée en premier lieu
par les assureurs. L’une au moins des copies de sauvegarde doit être
conservée en un lieu différent de celui de l’exploitation. Il est prudent de considérer que le programme de sauvegarde doit être
intégré à l’application de gestion. Dans la pratique c’est l’ensemble des
fichiers du syndic qui doit être sauvegardé Le syndic, professionnel ou non, doit assurer la confidentialité des
données personnelles. A cette obligation imposée par la loi Informatique et
libertés doit s’ajouter le souci constant de ne pas permettre à des tiers
d’accéder sans contrôle ni autorisation aux données, même purement
comptables, qu’il détient. Les erreurs constatées doivent être corrigées sans délai, par extourne
(contre-passation) sans effacement. Une journée doit être clôturée avant le début des saisies de la
journée suivante. Un décalage d’une journée est toléré pour les chèques et
les remises en banque. La clôture d’une journée est définitive. Nous nous proposons ici de fournir les indications élémentaires
relatives aux fichiers que doit créer le syndic pour assurer la gestion d’un
immeuble en copropriété. Ces informations concerneront avant tout les
fichiers comptables mais nous étendront nos observations aux autres
catégories de fichiers qui peuvent faciliter la tâche du syndic. Nous prendrons comme exemple un immeuble très simple. Vous constaterez
qu’il suffit d’assimiler le mécanisme d’une organisation élémentaire pour
traiter ensuite sans difficulté des immeubles plus complexes. Notre immeuble est situé à Paris 32 rue Dupont. Dans notre exemple le syndic est un syndic professionnel. En informatique, l’immeuble c’est avant tout un code qui va
l’identifier. La fiche de l’immeuble doit par ailleurs comporter un certain
nombre de renseignements qui lui sont propres. Le code de l’immeuble peut comporter au plus 5 caractères, dont les
deux premiers au moins doivent être des lettres. Il faut éviter en effet
éviter toute confusion avec les codes comptables qui ne comportent que des
chiffres. Nous retiendrons comme code DU034. Il faut ensuite préciser son nom et son adresse dans les zones
appropriées : · SDC 32 rue
Dupont · 32 rue Dupont · 75021 ·
Paris Le raccourci « SDC » pour Syndicat des copropriétaires,
permet de réduire la longueur de l’enregistrement. Dans certains documents,
le logiciel permet sa conversion pour une meilleure présentation. Notre immeuble est titulaire d’un compte bancaire séparé. Une zone
permet d’enregistrer le RIB (relevé d’identité bancaire) du syndic qui
comporte le code de la banque, celui de l’agence bancaire et le numéro du
compte en 11 caractères. La gestion par exercices comptables impose de préciser les dates de
début et de fin de l’exercice comptable. Les mentions sont celles de
l’exercice en cours soit 01/01/04 et 31/12/04. Les données indispensables étant ainsi fournies, il est possible de
« créer de nouvel immeuble ». Cette création génère automatiquement
la création d’autres fichiers, sous une forme élémentaire qui devra, dans
certains cas être complétée ou affinée. Nous aurons finalement les nouveaux
éléments suivants : L’immeuble Le syndicat des copropriétaires Le plan comptable du syndicat Les journaux principaux La mention du professionnel en qualité de syndic Un compte fournisseur au nom du syndic pour les honoraires Il faut indiquer le nombre de lots. Ce nombre doit être celui figurant dans le
règlement de copropriété, compte tenu des modificatifs ultérieurs s’il y a
lieu. Le délai de paiement admis pour le règlement des appels de fonds La nécessité d’éditer avec chaque appel de fonds le compte en
historique de chaque copropriétaire depuis le précédent appel (case à cocher) Les références des organismes sociaux s’il y a lieu Les intitulés des différentes clés de répartition du syndicat, avec
mention du total des tantièmes et le type de clé (tantièmes ou compteur). Le
détail des clés de répartition sera enregistré à un autre stade de la
création. La date à laquelle a débuté, débute ou débutera le mandat du syndic La nature et la date des
différents contrats souscrits par le syndicat ainsi, bien entendu que le nom
du fournisseur. Ces indications pourront être fournies après la création. Le
nom du fournisseur devra par ailleurs figurer, en termes strictement
identiques, dans la liste des comptes de fournisseurs. Le masque informatique guide l’exécutant. Il comporte les zones
suivantes : Groupe Bâtiment Escalier Ces indications ont pour objet de préciser le découpage de l’immeuble.
Dans certains cas il existe plusieurs groupes d’immeubles, ou plusieurs bâtiments
(A, B, C) ou plusieurs escaliers. Notre petit immeuble ne connaît pas ces
divisions. La pratique est alors de porter la mention « 1 » dans
chaque zone. Vous devez entrer ensuite la liste des lots. La grille comporte au
minimum les zones : Numéro du lot : ce numéro constitue également un code qui,
associé à celui de l’immeuble, sera fréquemment utilisé, en particulier pour
la répartition des charges. Dans notre cas, il se présentera en deux
chiffres : 01, 02, 03, etc. Type : les logiciels présentent habituellement une liste
déroulante dans laquelle vous devez choisir un type (appartement, cave,
garage, etc.) Étage : il est indiqué par 0 (rez-de-chaussée), le numéro réel de
l’étage ou une valeur négative s’il s’agit d’une cave ou d’un parking en
sous-sol. Position : il s’agit de préciser la position du lot. Par exemple
un lot dans l’escalier au premier étage à droite (1D). Principal : il est important de savoir s’il s’agit d’un lot
principal (appartement) ou d’un lot accessoire (cave, chambre de domestique).
Cette indication est donnée en général au moyen d’une case à cocher. Ces indications nous suffisent. Nous verrons plus loin que d’autres
renseignements peuvent figurer dans le fichier des lots. 3.
création de l’état de répartition des charges Il s’agit ici de constituer dans le système de données permanentes un
reflet fidèle de l’état de répartition des charges figurant dans le règlement
de copropriété. a)
l’état descriptif de
division et l’état de répartition des charges Il faut distinguer l’état descriptif de division de l’immeuble de
l’état de répartition des charges. L’état descriptif de division énumère les lots. Il les décrit et
indique leur position dans l’immeuble. Il indique également la quote-part des
parties communes générales attachées au lot, et, le cas échéant, les
quotes-parts des parties communes spéciales. L’état de répartition des charges indique, pour chaque lot, la
quote-part contributive du lot dans chaque catégorie de charges. b)
création des clés de
répartition : les catégories Les catégories de charges groupent les charges soumises à une même clé
de répartition. Il s’agit par exemple des charges générales du bâtiment A
assujetties au régime prévu par l’article 10 alinéa 2. Nous reprenons le terme de catégorie justement employé par la loi mais
vous pourrez trouver dans la pratique d’autres termes : masses ou
centres par exemple. Ces catégories dénommées correspondent à des clés
numérotées. Il convient de reprendre les différentes clés de répartition et, pour
chacune d’entre elles, indiquer le numérateur de la quote-part correspondant
au lot En principe une catégorie de charges entrée dans le fichier doit
correspondre à une catégorie existant dans le règlement de copropriété. Dans
la pratique il n’en va pas de même. Il est parfois nécessaire de créer une
nouvelle clé pour affiner la répartition, voire pour respecter une
prescription légale. C’est le cas lorsqu’un copropriétaire ayant triomphé
dans une procédure engagée contre le syndicat a été dispensé par le jugement
de contribuer aux frais de cette procédure. Sur ce point le comptable, après
avoir signalé l’anomalie, se conforme aux instructions du gestionnaire. Dans certains cas, la quote-part contributive est égale pour tous les
lots. Toutes les quotes-parts sont égales à 1. Les rubriques groupent, au sein d’une catégorie, des charges de même
nature (EDF, chauffage, etc.). Elles permettent une présentation correcte des
charges. Il est de plus possible d’effectuer un tri par dates de factures au
sein d’une rubrique. L’utilisation des rubriques permet également l’éclatement de certaines
charges pour la détermination des charges locatives récupérables (gardiennage
par exemple). Les rubriques sont dénommées et codifiées (lettre + 2 chiffres) dans
l’ordre souhaité de la présentation des comptes : R01 Gardiennage
(75%) R02 Gardiennage
(25%) R03 Électricité Ce classement doit être adapté à toutes les catégories de charges. Il
est donc nécessaire de faire figurer en fin de liste les rubriques spécifiques
à certaines catégories de charges (parkings par exemple). La création de l’immeuble a entraîné la création du syndicat des
copropriétaires comme personne. Les copropriétaires, les fournisseurs, les organismes fiscaux et sociaux,
les salariés sont aussi des personnes qui doivent figurer dans le fichier.
Une des principales difficultés résulte de l’unicité impérative de la
personne dans l’ensemble des fichiers. On pense immédiatement aux
possibilités d’homonymie (nom et prénom). Par ailleurs une même personne peut
être copropriétaire dans plusieurs immeubles administrés par le même syndic. Dans le premier cas, l’utilisation du second prénom permet de
surmonter la difficulté. A défaut il faut avoir recours à deux présentations
différentes : J-C Dubois et Dubois J-C par exemple. L’utilisation
d’espaces est déconseillée car cet artifice n’est pas perceptible à l’écran.
La référence de la personne créée est attribuée automatiquement par le
logiciel. La création d’une personne impose de renseigner les
zone suivantes : Type : il s’agit de distinguer les personnes physiques
des personnes morales. En général l’écran offre un choix par case à cocher. Civilité : ici encore l’écran offre un choix par liste
déroulante (Monsieur, Madame, etc.). Pour les personnes morales la civilité
« Messieurs » apparaissant par défaut n’est pas reportée sur les
adresses. Nom : enregistrez le nom ou la dénomination de la
société. Il faut veiller à la qualification correcte de la société. Lorsqu’il
s’agit d’une société civile immobilière, il convient de prévoir
l’enregistrement du nom du gérant pour la reproduction sur les adresses
postales. Prénom(s) Il est possible généralement d’enregistrer des renseignements
complémentaires et notamment des indications de numéros de téléphone, de
télécopie, une adresse de courriel, etc. Ce fichier permet également l’enregistrement des renseignements d’état
civil et, pour les sociétés, le numéro Kbis
d’inscription au Registre du commerce, ainsi que différentes indications
usuelles. Il permet encore d’enregistrer le RIB de la personne. Cela est
indispensable lorsque les appels de fonds sont réglés par prélèvement
automatique. Il est généralement possible de rattacher des personnes à un groupe
tel qu’une indivision ou désormais les partenaires d’un PACS. La qualité de membre d’un conseil syndical doit figurer dans le
fichier immeuble pour éviter les confusions concernant une personne
copropriétaire dans plusieurs immeubles. IV. les exigences de
l’arrêté du 14 mars 2005 L’arrêté comptable impose la tenue de la comptabilité en partie
double. Il rappelle que dans ce cas tout mouvement ou variation enregistré
dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une
équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des
différents comptes affectés par cette écriture. Il rappelle ainsi qu’une
écriture se présente en deux lignes ou plus dont les valeurs cumulées, au
débit et au crédit sont impérativement égales. Le syndic doit tenir un livre journal et un grand livre des comptes du
syndicat. Le livre journal, pièce maîtresse du dispositif, doit être tenu
conformément aux dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983. Il
enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière
sur le fonctionnement du syndicat. On entend classiquement par « finances » l’ensemble des
ressources et des charges. Les opérations ayant une incidence financière ne
comprennent donc pas seulement les mouvements de trésorerie (encaissements et
paiements) mais aussi les actes, - voire les faits-, juridiques générant des
créances (produits)ou des dettes (charges) au profit
ou la charge du syndicat. Le recours imposé à la procédure d’engagement exige
l’enregistrement de ces actes juridiques avec la valorisation correspondante. Les dispositions applicables du décret n° 83-1020 sont les
suivants : Article 2 Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal, un grand livre
et un livre d'inventaire. Le livre-journal et le livre d'inventaire peuvent, à la demande du
commerçant, être cotés et paraphés dans la forme ordinaire et sans frais, par
le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, du tribunal de grande
instance statuant en matière commerciale, au registre duquel le commerçant
est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié
par le greffier sur un registre spécial. Des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre-journal
et de livre d'inventaire ; dans ce cas, ils doivent être identifiés,
numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute
garantie en matière de preuve. Article 3 Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont
enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal. Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et
l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce
justificative qui l'appuie. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours
d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative
unique. Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini au
document visé à l'article 1er. Toutefois, les personnes mentionnées aux articles L. 123-25 et L. 123-28
du code de commerce peuvent procéder à l'enregistrement comptable des
encaissements et des paiements en retenant la date de l'opération figurant
sur le relevé qui leur est adressé par un établissement de crédit ou la
poste. Article 4 Les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et
ventilées selon le plan de comptes du commerçant. Article 5 Le livre-journal et le grand livre sont détaillés en autant de
journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce
l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont
centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand
livre. Le syndic doit en outre éditer deux balances générales des
comptes : ·
l’une éditée selon la nomenclature comptable ·
l’autre selon les clés de répartition des charges
prévues par le règlement de copropriété. Cette disposition de l’article AC 2 sera
très contraignante pour les syndics copropriétaires ne disposant pas d’un
système informatique approprié. Les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises dans les
comptes dont l’intitulé correspond à leur nature. On sait que, d’une manière générale, les commerçants et autres
professionnels récupèrent la TVA figurant dans les factures des fournitures
et services qu’ils utilisent. Ils ont le droit de la déduire de la TVA
générée par leur activité. Ils sont redevables ensuite de la différence entre
la TVA à déclarer au titre de leur activité et la TVA déductible au titre de
leurs charges. Ils passent donc en comptabilité le montant hors TVA de leurs
charges. Le syndicat des copropriétaires n’est pas assujetti à la TVA. Il ne
peut pas déduire la TVA liée aux travaux et fournitures constituant les
charges de copropriété. La situation est généralement identique en ce qui
concerne les copropriétaires pour les lots à usage d’habitation. Il est donc
normal que les factures soient passées TVA incluse. Toutefois certains lots sont à usage professionnel, commercial ou
industriel. Les propriétaires de ces lots peuvent avoir vocation à déduire la
TVA. La solution peut être identique pour les locataires exerçant une
activité dans ces lots, pour les charges locatives qu’ils sont tenus de
rembourser au propriétaire bailleur. A ce titre, la transparence fiscale du
syndicat est admise et l’article AC 3 précise que « le montant et le
taux des taxes sont indiqués lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ont
déclaré être assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). L’arrêté met fin à une controverse ancienne sur l’obligation qu’avait
ou non le syndic de procéder à l’extraction de la TVA sur les charges. Sous
la condition d’une déclaration préalable du copropriétaire concerné, il
impose cette extraction qui prend alors la forme d’une prestation
particulière justifiant une rémunération laissée à la seule charge du ou des
intéressés. Dans la pratique, la majorité des syndics professionnels ont pris le
parti de faire apparaître systématiquement la TVA sur les charges aussi bien
les comptes généraux que dans les comptes individuels. Il va de soi que la
rémunération correspondante est incluse dans les honoraires de gestion
courante. Elle est modeste car la plupart des logiciels professionnels
réalisent cette opération. On note, quand même, que l’extraction de la TVA
impose une codification supplémentaire, donc un coût significatif. Notons également que l’arrêté ne prend pas
en considération le dispositif temporaire du taux réduit applicable à
certains travaux communs. Dans ce cas, la présence de lots à usage commercial
ou assimilé impose au syndic un traitement particulier. L’article AC 4 impose pour tout enregistrement comptable un libellé
permettant une identification de la pièce justificative qui l’appuie,
notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de
l’appel de fonds et son objet. En revanche l’indication sur les factures,
mémoires et situations de la ou des dates de paiement reste facultative. Il
est conseillé de considérer cette faculté comme une obligation. L’article 5 prescrit la tenue des documents comptables sans blanc et
sans altération. Il interdit à juste titre l’effacement d’une écriture
erronée. La rectification doit être effectuée par annulation de l’écriture. Dans le même esprit, l’article AC 9 interdit toute compensation entre
des comptes dont le solde est débiteur et des comptes dont le solde est
créditeur. Enfin l’article AC 11 impose que les documents comptables soient
établis au nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble. Ils précisent leur
contenu et la référence de l’exercice comptable auquel ils se rapportent. Ces
mentions sont destinées à facilité le contrôle, l’archivage et la remise
éventuelle des pièces à un successeur. Le texte renforce ainsi l’autonomie de
la comptabilité de chaque syndicat administré par un professionnel. |
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