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11 / 3.1 Recouvrement des charges et
provisions I. contrôle des comptes des
copropriÉtaires A. mise en œuvre des garanties IV. recouvrement des
charges dues par un vendeur V. honoraires de
recouvrement du syndic Le syndic est tenu de veiller au respect des dispositions de l’article 10 relatives à la participation des copropriétaires aux dépenses communes. Il dispose pour ce faire des pouvoirs nécessaires. Le rôle du service comptable est ici prépondérant. I. contrôle des comptes des copropriÉtaires On admet habituellement que les sommes dues au syndicat par les copropriétaires doivent être payées dans la quinzaine de la réception de l’appel de fonds. Les sommes non réglées dans ce délai doivent faire l’objet d’une relance ou « lettre de rappel ». Ces relances appellent quelques remarques importantes. L’imputation directe au débiteur les frais de relance, même en présence d’une clause du contrat de gestion l’y autorisant, a été considérée comme abusive [1]. L’article L 10-1, modifié par la loi n° 2006-872 du 13 juillet 2006 range désormais les frais de relance parmi les frais nécessaires … à compter de la mise en demeure ! Or la relance, par nature, précède la mise en demeure. La controverse ancienne subsiste donc d’une autre manière. Le syndic ne doit pas délivrer des relances en rafale pour une même créance. La lettre de relance est une mesure pratique et de courtoisie. Elle n’a aucun effet juridique. Le principe est donc qu’à défaut de paiement dans les huit jours d’une relance, c’est une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception qui doit être effectuée. Elle fait courir les intérêts au profit du syndicat et constitue le premier acte « nécessaire » de la procédure de recouvrement. Si la somme due est importante, la mise en demeure ordinaire doit être suivie à bref délai, de la mise en demeure prévue par l’article L 19. Celle ci doit être délivrée par huissier et permet au syndic de faire inscrire l’hypothèque légale du syndicat sur le(s) lot(s) du débiteur. Il paraît possible de coupler la mise en demeure prévue par l’article 19-2 avec l’une ou l’autre des deux précédentes, en veillant au cumul, mais aussi à la distinction, des formalités propres à ces différentes mises en demeure. Ces mesures rigoureuses imposent au titulaire du service de recouvrement une concertation préalable avec le gestionnaire. Cette remarque s’étend d’ailleurs à l’ensemble du contrôle des positions des copropriétaires. L’automatisme aveugle est prohibé dans cette matière. Il convient de prendre en considération, sans négliger l’intérêt supérieur du syndicat, certaines situations personnelles particulières, comme certaines situations juridiques rendant momentanément inopérante une action en recouvrement. La pratique des actions de conciliation ou de médiation ne peut être écartée. Elle appelle pourtant de sérieuses réserves dans la mesure ou le syndic n’a pas qualité pour transiger au nom du syndicat. Il engage sa responsabilité lorsqu’une conciliation quelconque demeure sans autre effet qu’un retard dans le démarrage d’une action judiciaire appropriée. Une tentative de ce type doit donc aboutir, au minimum, à la reconnaissance de la dette par le débiteur et, dans la mesure du possible, à l’établissement d’un procès verbal de conciliation exécutoire. Ces démarches excèdent le rôle du comptable sauf organisation particulière du cabinet. Il doit par contre veiller au respect d’un échéancier amiable. Le gestionnaire doit reprendre la main dès qu’il s’avère que le débiteur est dans l’impossibilité ou refuse de payer. Il doit disposer d’un dossier comptable précis et conforme aux prescriptions légales permettant de justifier l’existence et le montant de la créance en principal, frais nécessaires et intérêts à la date de sa constitution. Cette tâche incombe au comptable. Le détail de la somme mise en recouvrement, du plus simple au plus complexe, doit être établi par le comptable qui doit distinguer : · Les reprises des soldes antérieurs déjà mis en recouvrement · Les appels provisionnels sur charges courantes · Les appels provisionnels sur charges exceptionnelles · Les soldes de charges courantes après clôture d’exercice · Les soldes de charges exceptionnelles après clôture d’un compte de travaux et les paiements partiels effectués à ces différents titres s’il y a lieu. Ce relevé extracomptable est établi en historique. Il fait apparaître les montants globaux des appels de fonds et, s’il y a lieu, des acomptes versés avec indication des ventilations effectuées entre les différentes natures des débits et crédits. Les ventilations n’ont pas seulement pour objet de rendre le relevé conforme aux exigences nouvelles de la réglementation comptable [2]. Elles permettent au gestionnaire et à l’avocat de déterminer le choix des procédures judiciaires à utiliser. On sait par exemple que la saisine du juge des référés avec demande de déchéance du terme pour les provisions suivantes n’est possible que pour le recouvrement des provisions sur charges courantes. Le relevé doit comporter l’indication des intérêts légaux liquidés à la date de son établissement. Pour la clarté des comptes il convient d’effectuer la liquidation des intérêts à la date de fin du dernier mois précédent. Lorsque des acomptes ont été versés par le débiteur, le relevé doit préciser le mécanisme adopté pour l’imputation de ces paiements partiels. L’article 9 de l’arrêté comptable du 14/03/2005 précise que, par défaut, les paiements sont imputés sur la dette la plus ancienne. Il faut veiller également à l’imputation correcte sur les intérêts dus. Sur ce point la règle du Code civil n’est pas modifiée : un paiement s’impute en premier sur les intérêts liquidés à la date du paiement sur la créance concernée. L’établissement correct de ce relevé est un facteur déterminant de la bonne fin de la procédure de recouvrement. Il doit être accompagné des pièces comptables justificatives. Il s’agit pour l’essentiel des relevés individuels et, le cas échéant, des relevés généraux de charges. Ces pièces sont numérotées et les écritures figurant sur le relevé sont accompagnées d’une référence de renvoi à la pièce justificative. Pour obtenir le paiement des provisions et charges, le syndic dispose de larges pouvoirs. A. mise en œuvre des garanties A titre conservatoire il peut faire inscrire l’hypothèque légale du syndicat. Il lui suffit d’adresser au notaire la mise en demeure spéciale délivrée par huissier par application de l’article L 19 au débiteur et les renseignements d’état civil concernant celui-ci. Pour engager la procédure de recouvrement judiciaire, le syndic n’a besoin d’aucune autorisation de l’assemblée générale. L’article D 55 précise que la dispense s’étend, outre les actions en recouvrement de créance, à la mise en œuvre des voies d’exécution forcée, aux mesures conservatoires et aux demandes qui relèvent du juge des référés. Le syndic ne peut pas, toutefois, engager seul la saisie en vue de la vente d’un lot. La saisie immobilière est en effet une procédure assez lourde et coûteuse. Elle présente la particularité d’imposer au syndicat l’acquisition forcée du lot saisi en l’absence d’enchérisseur lors de la vente par adjudication. On peut noter aussi que lors de la rédaction de l’article D 55, le syndicat ne disposait pas de la forte garantie qu’est le privilège spécial. Il arrivait donc fréquemment que la saisie immobilière diligentée par le syndicat profite avant tout à un créancier inscrit en rang préférable. En contrepartie de ces pouvoirs importants, le syndic est tenu de rendre compte à chaque assemblée des actions introduites. Le syndic doit user avec prudence de ses pouvoirs. Il doit vérifier que la créance invoquée est certaine, liquide et exigible et qu’il n’existe aucun risque de contestation sérieuse. Si le débiteur, à la suite d’une relance, a formulé des contestations, celles-ci doivent avoir été soigneusement vérifiées et jugées sans fondement. Si finalement le débiteur parvient à faire juger qu’il est dans son bon droit, la responsabilité du syndic peut être engagée et le débiteur peut en outre obtenir du syndicat une indemnité en vertu de l’article 700 NCPC. Il peut être dispensé de contribuer aux frais de procédure par application de l’article L 10-1. IV. recouvrement des charges dues par un vendeur Le recouvrement des provisions et charges dues par le vendeur à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot appelle des observations particulières. Le syndic est tenu de fournir au notaire ou à l’avocat poursuivant en cas de vente par adjudication un état daté conforme aux dispositions de l’article D 5. Il fait apparaître, dans sa première partie, les sommes dues par le vendeur soit à titre de provisions ou charges apurées, soit à titre de solde d’une dette payable en dix annuités en vertu de l’article L 33, soit enfin au titre d’avances. A réception de l’avis de mutation prévu par l’article L 20, et en l’absence de règlement des sommes dues, il dispose d’un délai de quinze jours pour former, au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds dans la mesure des sommes dues. Cette opposition vaut au profit du syndicat mise en œuvre du privilège spécial de l’article L 19-1. Avant de demander à l’huissier la délivrance de l’acte, le syndic doit vérifier qu’aucune nouvelle créance n’est devenue exigible depuis l’établissement de l’état daté. En l’absence de paiement à la suite de cette d’opposition, le syndic doit engager une action judiciaire tendant faire ordonner le versement au syndicat des sommes conservées par le notaire ou séquestrées en cas de vente par adjudication. Sous réserve de cette particularité de la demande, l’action se présente comme une action en recouvrement classique L’article L 20 prévoit la possibilité pour le syndic d’établir un certificat attestant que le vendeur est libre de toute obligation à l’égard du syndicat à la date de son établissement. La durée de validité de cette attestation est d’un mois. La délivrance de cette attestation sans que le syndic ait connaissance de la date de signature de l’acte présente l’inconvénient de permettre au notaire de remettre l’intégralité du prix alors qu’une nouvelle créance serait devenue exigible postérieurement à la délivrance du certificat. Le syndic n’est tenu impérativement de délivrer le certificat qu’après réception de la notification de mutation (distincte de l’avis prévu par l’article L 20), et après avoir vérifié que le vendeur n’est débiteur d’aucune dette récente. Il peut toutefois la délivrer à la veille de la signature de l’acte s’il est assuré de la réalité de l’indication donnée. Il peut y porter une mention de réserve pour le cas d’un report imprévu. Pour apprécier l’imputabilité des créances du syndicat, le syndic doit se référer aux dispositions de l’article D 6-2. V. honoraires de recouvrement du syndic On constate que les prestations imposées au syndic par les recouvrements de charges impayées sont relativement lourdes. Elles peuvent engager sa responsabilité. Il est donc parfaitement légitime qu’il perçoive à ce titre une rémunération particulière. Le contrat de syndic ou le barème des honoraires soumis pour approbation à l’assemblée générale doit donc préciser le montant de cette rémunération ou les modalités de son calcul. Elle doit figurer dans la catégorie des honoraires exceptionnels car le syndic ne peut savoir en début d’exercice combien il devra traiter de dossiers. On a prétendu que le recouvrement des charges impayées entrait dans la mission de gestion courante. Il suffit de constater que, même au temps de la taxation administrative des honoraires des syndics, les prestations de recouvrement ont toujours été considérées comme étrangères à la gestion courante. A notre avis, ces honoraires doivent être facturés au syndicat des copropriétaires. Ils constituent des dépenses communes entrant dans la catégorie des charges communes générales au même titre que les dépenses d’administration. Peuvent-ils être imputés au débiteur ? L’article L 10-1 inséré dans le statut par la loi du 13 décembre 2000 semblait aller dans ce sens en indiquant que « les frais nécessaires exposés par le syndicat, à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire, sont imputables à ce seul copropriétaire ». En l’état, la jurisprudence applique ce texte avec une grande restriction. Elle juge majoritairement que les honoraires de recouvrement du syndic peuvent entrer dans le décompte d’une demande établie en vertu de l’article 700 NCPC, au même titre que les honoraires d’avocat. Les juridictions font application de ce texte avec une grande bienveillance quand elles ont pu apprécier la bonne qualité du dossier de recouvrement. |
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