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Les activités accessoires des syndics professionnels

le problème des filiales

 

 

 

Voir la mise à jour du 28 juin 2008 à la suite

Voir la mise à jour du 6 février 2009 à la suite

 

Dans un de ses célèbres « abus », l’Association des responsables de copropriétés (ARC) a relancé récemment la controverse relative aux filiales créées par certains syndics professionnels importants, pour l’exploitation d’activités diverses : assurance, maîtrise d’œuvre, contrôle technique, mesurage et diagnostic, sécurité, etc.

 

En l’espèce une filiale de la société syndic réalise des contrôles techniques d’ascenseurs et son intervention est également proposée pour la maîtrise d’œuvre des travaux à réaliser. Une autre filiale effectue des études concernant la sécurité des immeubles.

L’ARC a recueilli les doléances de différents conseils syndicaux de copropriétés administrées par ce syndic. D’après les indications données, le cabinet en question ferait procéder par sa filiale à un audit des ascenseurs sans accord de l’assemblée générale. L’audit révélerait toujours la nécessité de travaux fort importants. Le syndic proposerait ensuite à l’assemblée générale de confier à sa filiale une mission d’appel d’offres assortie d’un contrat de maîtrise d’œuvre comportant une rémunération calculée à raison de 7% ht du montant des travaux.

Les déclarants précisent en outre qu’il apparaît que le syndic aurait conclu avec sa filiale un contrat de maîtrise d’œuvre avant même la décision de l’assemblée, sans qu’une mise en concurrence avec d’autres bureaux d’études ait été effectuée conformément aux dispositions de l’article 21 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965. L’ARC fait observer que le syndicat se trouve lié par l’engagement irrégulier du syndic. On peut répliquer que dans ce cas particulier, l’engagement, incontestable à l’égard d’un fournisseur ordinaire, pourrait être facilement mis à néant.

 

Il n’entre pas dans nos intentions de donner un avis sur ce cas pratique. L’exposé des faits n’a pas été soumis à la contradiction éventuelle du syndic concerné. Cela prive, en l’état, l’information d’intérêt réel, sans pour autant interdire un complément d’information. On peut penser que la publication de l’abus dans le site de l’ARC provoquera une réaction.

Dans le même esprit, nous précisons que c’est en son sens commun que nous utilisons le terme « filiale » car cette qualité juridique n’est pas formellement établie. Il est notoirement connu que ce cabinet dispose depuis longtemps d’architectes salariés et que de nombreux syndicats de copropriétaires semblent avoir été satisfaits de leurs interventions. L’existence de quelques difficultés contentieuses dont on trouve la trace dans la jurisprudence ne contredit pas cette affirmation. Dans toutes les branches, les meilleurs professionnels sont exposés à des difficultés de ce genre.

 

Pour autant, l’exercice d’activités accessoires par des filiales de cabinets de syndics importants est une réalité incontestable.

On connaît l’existence de filiales exerçant la fonction de courtier d’assurances. Une pratique fréquente est l’établissement d’une police dite « police portefeuille » établie au nom du syndic. Elle est susceptible de couvrir tout syndicat « déclaré » par le syndic qui aura préalablement résilié la police propre au syndicat, conclue dans le passé avec un assureur déterminé. Il est fréquent de constater que la résiliation a été effectuée sans autorisation de l’assemblée et sans même la consultation du conseil syndical. L’initiative du syndic est alors très contestable.

En admettant que la couverture des risques soit aussi étendue que celle assurée par la précédente police propre au syndicat, et même, que le montant de la prime soit satisfaisant, - conditions pas toujours vérifiées -, le mécanisme de la police portefeuille présente un inconvénient majeur. La garantie disparaît si le mandat du syndic n’est pas renouvelé, selon des modalités (de délai en particulier) qui sont rarement portées à la connaissance des copropriétaires.

On peut penser au contraire que ce mécanisme assure aux syndicats assurés un suivi particulièrement efficace des sinistres. L’expérience montre que ce n’est pas toujours le cas.

 

Une autre pratique est, comme dans « l’abus » de l’ARC, l’exercice par une filiale du syndic de l’activité de maîtrise d’œuvre. Il faut distinguer ce cas de celui, voisin, de l’intervention d’un architecte salarié travaillant exclusivement pour le syndic. On peut y voir, comme évoqué ci-dessus, l’avantage d’une excellente qualité des prestations fournies. Il est évident que le syndic est le premier intéressé à la bonne réalisation des chantiers.

 

Les filiales de ce type se multiplient. Nous n’en ferons pas ici l’inventaire car notre propos est avant tout de faire le point des difficultés qui peuvent apparaître à l’occasion de ces interventions. Nous retenons comme hypothèse de travail que le syndic a pour légitimes soucis :

·        La qualité des prestations fournies par sa filiale

·        Le caractère raisonnable de sa rémunération

·        La rentabilité normale de ses activités, qu’elles soient directes ou indirectes

 

Il faut rappeler en premier lieu le cadre juridique dans lequel peuvent intervenir des entreprises liées  d’une manière ou d’une autre au syndic, qu’il soit professionnel ou non. L’article 39 du décret du 17 mars 1967 est ainsi conçu :

Toute convention entre le syndicat et le syndic, ses préposés, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, la personne liée à lui par un pacte civil de solidarité ou ceux de son conjoint au même degré, doit être spécialement autorisée par une décision de l'assemblée générale.

Il en est de même des conventions entre le syndicat et une entreprise dont les personnes mentionnées à l'alinéa précédent sont propriétaires ou détiennent une participation dans son capital, ou dans lesquelles elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées.

Le syndic, lorsqu'il est une personne morale, ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l'assemblée générale, contracter pour le compte du syndicat avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital.

Les décisions d'autorisation prévues au présent article sont prises à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic est tenu ainsi à une obligation de déclaration spontanée des liens qui l’unissent à une filiale ou à une entreprise quelconque. La validité de la convention est soumise à une autorisation spéciale de l’assemblée générale donnée à la majorité de l’article 24, même si l’objet de la convention relève d’une majorité plus importante.

Force est de constater que les dispositions de l’article D 39 ne sont pas toujours respectées par les syndics, qu’ils soient professionnels ou non.

 

Par ailleurs, le syndic est également tenu par l’ensemble des dispositions du statut de la copropriété, et notamment celles relatives à la mise en concurrence. Il est logique que ce point particulier soit évoqué dans « l’abus » relaté par l’ARC (réserve faite, bien entendu, de sa réalité dans le cas exposé).

Est-il possible d’insérer dans le contrat de syndic une stipulation relative à la maîtrise d’œuvre des travaux futurs ? Il est difficile de répondre formellement. D’un côté l’assemblée est libre de ses décisions. D’un autre côté, la tendance est présentement à qualifier facilement d’abusives les clauses de ce genre. Ce n’est pas toujours dans l’intérêt bien compris des copropriétaires.

 

Finalement, c’est surtout en cas de survenance de difficultés dans l’exécution des prestations que le défaut d’indépendance du syndic se présente comme un inconvénient majeur.

Après un sinistre, l’assureur refuse de couvrir pour une raison quelconque. Le syndic également courtier se trouve fatalement dans une position difficile. Il est vrai qu’un courtier est aussi le mandataire de l’assuré, donc du syndicat. Mais, dans ce cas, le syndic courtier, malgré son « poids » relatif,  se trouve quand même dans une situation de dépendance vis à vis de l’assureur. Il ne peut qu’hésiter à l’assigner en Justice si ses démarches amiables ont échoué.

La situation est plus difficile encore lorsque la copropriété se trouve amenée à engager une instance judiciaire contre son maître d’œuvre, filiale de la société syndic. Celle ci a pour mission de mettre en exergue les fautes commises dans l’exécution de la mission et d’en rapporter la preuve ! La situation est identique dans le cas d’un architecte salarié du syndic.

 

C’est cette considération (perte d’indépendance du syndic) qui nous conduit à déconseiller aux syndicats de copropriétaires d’accepter l’intervention d’une filiale du syndic, quel que soit son domaine d’activité. Il ne s’agit pas tant d’une manifestation de méfiance à l’égard du syndic que d’une mesure générale de prudence.

 

Mais il serait inopportun de légiférer pour interdire ce mécanisme qui, pour des ensembles immobiliers importants, peut permettre à un syndic de présenter un bouquet de prestations présentant des avantages significatifs

C’est aux syndics qu’il appartiendra d’en user avec prudence, et de veiller à la régularité des décisions,  à la qualité des prestations et à leur rémunération équitable.

 

 

Mise à jour du 28 juin 2008

 

 

Nous avons écrit ci-dessus : Finalement, c’est surtout en cas de survenance de difficultés dans l’exécution des prestations que le défaut d’indépendance du syndic se présente comme un inconvénient majeur.

 

Nous avons relaté dans l’actualité « Les accidents d’ascenseur », l’accident survenu le 7 juin 2008.

Un grave accident s’est produit dans un immeuble parisien, 57 avenue du Maine. Les victimes sont des techniciens de l’entreprise chargée d’effectuer des travaux sur l’appareil. L’un a été tué, un autre a été grièvement blessé par la chute de la cabine qui les a écrasés.

Bien évidemment, nos pensées vont avant tout aux victimes et à leurs familles, quelles que puissent être les causes de l’accident. Celles-ci seront déterminées par l’enquête diligentée. Il n’est donc pas question, en l’état, d’évoquer les responsabilités engagées.

 

A défaut d’informations officielles, des indications ont été diffusées sur le contexte de cette malheureuse affaire. Elles ont été accompagnées de réactions qu’il faut enregistrer avec la prudence qui s’impose.

 

Avec l’accord de l’assemblée générale des copropriétaires, l’étude et la maîtrise d’œuvre des travaux ont été confiées à une « filiale » de la société exerçant la fonction de syndic. Trois devis ont été présentés. L’un des ascensoristes (reconnu sur le marché) a été choisi après s’être aligné sur le moins-disant.

Les travaux auraient été effectués en sous-traitance par une société roumaine ou, du moins, employant des salariés roumains. La qualification du sous-traitant n’est en l’état, pas mise en cause. Il n’existe aucune présomption d’emploi dissimulé ou d’irrégularités à l’égard de la législation du travail. Les causes exactes de l’accident ne sont pas connues ou, du moins, n’ont pas été révélées.

Il est néanmoins évident que la chute de la cabine a une ou plusieurs causes. Les travaux de mise en conformité avaient été effectués et que les travaux en cours avaient pour but de remédier à des dysfonctionnements divers.

En l’état, les informations diffusées ne laissent apparaître aucune irrégularité d’ordre juridique ou technique. L’intervention dans la maîtrise d’œuvre d’une filiale de la société syndic n’est en rien prohibée. Elle poserait sans doute des problèmes dans la mesure où pourrait apparaître un conflit d’intérêt entre le syndic chargé d’assurer la défense du syndicat maître d’ouvrage et sa filiale maître d’œuvre. C’est l’inconvénient que nous avons déjà signalé à propos d’une organisation présentant par ailleurs un certain intérêt.

 

Cette affaire, bien qu’en l’état il n’y ait aucune présomption de responsabilité à la charge du syndic ou de sa filiale, met en relief les difficultés que l’on peut augurer au cours de l’enquête pénale et de l’expertise technique certainement ordonnée.

Il est évident que le syndicat concerné connaîtrait également des difficultés si les travaux avaient été conçus et surveillés par un maître d’œuvre totalement indépendant du syndic. Mais il disposerait d’une entière liberté de manœuvre dans le cadre de la procédure, en ce compris la liberté de mettre en cause, à tort ou à raison, la responsabilité de tel ou tel.

Ajoutons que le syndic peut avoir été aussi le courtier d’assurance du syndicat (ce que nous ignorons dans le cas cité).

Le syndicat peut, bien entendu, reprendre sa liberté pour maîtriser sa procédure. C’est alors au prix de la perte d’un syndic qui peut avoir été un excellent gestionnaire. Son successeur commencerait son mandat dans des conditions difficiles, avec la charge d’une affaire dramatique et comportant des conséquences pratiques et économiques assez lourdes.

 

On peut certes espérer qu’en l’espèce les opérations du syndic et de la filiale s’avéreront inattaquables, et même que les liens du syndic avec l’assureur permettront une indemnisation rapide et complète.

Ce qui aura été vrai dans le cas cité, ne le sera pas toujours !

 

C’est pourquoi on peut s’inquiéter de voir la spirale des « filialisations » de ce type s’amplifier.

 

 

 

Mise à jour du 06/02/2009

 

 

La Cour d’appel de Versailles, par un arrêt du 21 janvier 2009, confirme les observations que nous avions formulées. L’arrêt concerne le syndic cité à propos de l’accident d’ascenseur survenu dans un immeuble de l’avenue du Maine et sa filiale mais il est totalement étranger aux suites de cette affaire.

Nous signalons de plus que si l’arrêt a été rendu par une chambre correctionnelle de la Cour d’appel, c’est uniquement parce que le syndic avait considéré comme diffamatoires les critiques formulées par une organisation de consommateurs dans sa revue. Il l’avait assignée à comparaître à ce propos devant le Tribunal correctionnel de Nanterre.

 

La Cour relève que

« Le cabinet X.. ne conteste pas détenir des intérêts dans le capital de la société Y.. et faire intervenir cette société dans le cadre d’audits des ascenseurs des copropriétés avec lesquelles il est lié par contrat, sans délibération spéciale de l’assemblée générale des copropriétaires, mais soutient la légalité de cette pratique, au motif que ses liens avec la société Y.. figureraient aux contrats  initialement signés avec les syndicats de copropriétaires, et souligne que seule la moitié du chiffre d’affaires de la société Y.. est générée par ses contrats avec les copropriétés dont elle assure la gestion.

« Il en résulte que l’intervention de la société Y.., hors toute délibération spéciale de l’assemblée générale, est établie et reconnue par le cabinet X.., l’article [de la revue] rappelant en page 29 l’obligation résultant sur ce point de l’article 39 du décret du 17 mars 1967.

Elle énonce ensuite que

« Le tribunal correctionnel a ainsi justement rappelé que « le syndic lorsqu’il est une personne morale, ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte du syndicat avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital » , et précisé que « la seule information donnée aux copropriétaires par le Cabinet X.. sur la qualité de filiale de la société Y.. ne satisfait pas aux règles légales ».

« L’imputation [par 60 Millions de Consommateur] de ce fait exact, au cabinet X.., se présente comme l’illustration d’un conflit d’intérêts et poursuit le même objectif que le décret qui est d’éviter toute collusion afin d’assurer le jeu de la concurrence, dans l’intérêt financier des copropriétaires. (…) Ceci ne saurait dès lors constituer une diffamation ».

 

Dès lors que le syndic a reconnu que la société Y est une filiale, on ne peut que souscrire aux affirmations de la Cour d’appel de Versailles.

La mention dans le contrat de syndic des liens existant entre le syndic X.. et sa filiale Y.. manifestait un souci de transparence à porter au crédit du syndic. Mais le contrat de syndic est rarement porté à la connaissance des acquéreurs d’un lot de copropriété.

Par ailleurs l’article D 39 impose une procédure très stricte qui comporte l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale d’une question spéciale portant sur l’autorisation à donner au syndic de contracter avec une entreprise « filiale » et un vote distinct à ce sujet.

La seule mention dans le contrat de syndic d’une relation de ce type ne saurait répondre aux conditions imposées par le texte. L’inscription de la question à l’ordre du jour est sensée attirer l’attention des copropriétaires. La nécessité d’un vote implique un débat préalable. C’est alors en toute connaissance de cause que les copropriétaires autorisent ou non le syndic.

 

Pour la mise en œuvre du texte, il faut s’en tenir à la lettre du texte qui énonce de manière exhaustive les partenaires potentiels du syndicat  visés par le texte :

- le syndic, ses préposés, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, la personne liée à lui par un pacte civil de solidarité ou ceux de son conjoint au même degré (alinéa 1)

- une entreprise dont les personnes mentionnées à l'alinéa précédent sont propriétaires ou détiennent une participation dans son capital, ou dans lesquelles elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées (alinéa 2)

- une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans le capital du syndic, lorsqu’il est une personne morale

 

Curieusement, on ne trouve pas mention du conjoint du syndic, personne physique, mais seulement de ses préposés, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus !!!!

L’épouse du syndic ne figure pas parmi les préposés, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus. Les alliés sont les personnes unies par un lien de parenté résultant du mariage : un époux et son beau-frère par exemple. Les époux, légalement tenus à l’entraide réciproque, ne sont pas des alliés. Il n’y a entre ces derniers qu’une obligation naturelle d’assistance.

L’épouse n’est pas la personne liée à lui par un pacte civil de solidarité !

A propos de l’alinéa 2, le Dictionnaire permanent de gestion immobilière mentionne «  le syndic ou ses proches » (V° Syndic n° 387). C’est ajouter au texte un mot qui n’y figure pas.

 

 

Il serait souhaitable de distinguer clairement les deux problèmes traits par l’article D 39 :

- interventions occasionnelles d’un proche du syndic

- interventions systématiques (entreprises), voire permanentes (banques et assureur),  de sociétés filiales du syndic ou dont il est une filiale.

 

Certains sont favorables, pour le second cas, à une interdiction absolue.

Les syndics importants n’ont pas caché, depuis plusieurs années, leur intention de constituer des « packs » de gestion comportant, avec la gestion et l’administration, la fourniture de services aux immeubles et aux personnes.

Tout cela mériterait une plus grande attention.

 

 

 

 

Mise à jour

07/02/2009