00043608

 

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Schéma élémentaire des opérations comptables
 de l’appel d’une provision jusqu’à la répartition des charges
 journaux   et  grand-livre

 

 

I.        appel d’une provision de 100 €

II.       réception et paiement de deux factures

III.      répartition des charges

A.       mécanisme de répartition traditionnel

B.       mécanisme prescrit par le décret du 14 mars 2005

IV.      Journaux

V.       Grand livre

 

 

Cette étude est destinée aux profanes.

Nous supposons un immeuble composé de deux lots 1 ( 550/1000e ) et 2 (450/1000e ) appartenant à Dupont et Durand. Le syndic effectue un seul appel de 100 € pour l’exercice. Il n’y a que 2 factures à payer au cours de l’exercice.

 

Notez que les numéros figurant dans la colonne de gauche (01, 02, …)  sont les numéros des écritures. Dans la comptabilité en partie double, une écriture figure au moins sur deux lignes (débit et crédit).  L’écriture 01 figure sur trois lignes car le crédit  de 100 € correspond à deux débits (55 + 45). La numérotation des écritures permet de les retrouver dans les différents « livres » comptables.

 

I.               appel d’une provision de 100 €

 

compte

libellé

banque

provision

copptaires

charges

fournisseurs

01

70 1

provision charges 14-1

 

 

 

100

 

 

 

 

 

 

01

450-01

appel provision Dupont

 

 

 

 

55

 

 

 

 

 

01

450-02

appel provision Durand

 

 

 

 

45

 

 

 

 

 

02

450-01

de Dupont chèque

 

 

 

 

 

55

 

 

 

 

02

512

de Dupont chèque

55

 

 

 

 

 

 

 

 

 

03

450-02

de Durand chèque

 

 

 

 

 

45

 

 

 

 

03

512

de Durand chèque

45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

totaux

100

 

 

100

100

100

 

 

 

 

 

Après ces opérations les deux copropriétaires sont à jour et le syndic dispose d’une somme de 100 € au compte du syndicat.  Cette somme figure :

- au crédit du compte 701 (produits) car c’est une dette du syndicat envers les copropriétaires

- au débit du compte 512 (banque) car c’est une créance du syndicat sur la banque

 

II.             réception et paiement de deux factures

Le syndic reçoit une facture d’eau de 60 € et une facture EDF de 30 € et les paient.

 

compte

libellé

banque

provision

copptaires

charges

fournisseurs

 

512

reprise de solde

100

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

701

reprise de solde

 

 

 

100

 

 

 

 

 

 

04

401-01

Fac cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60

04

601

Fac cie des eaux

 

 

 

 

 

 

60

 

 

 

05

401-01

à Cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

60

 

05

512

à Cie des eaux

 

60

 

 

 

 

 

 

 

 

06

401-02

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

06

602

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

30

 

 

 

07

401-02

à EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

30

 

07

512

à EDF

 

30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

totaux

100

90

 

100

 

 

90

 

90

90

 

A ce stade

Les factures ont été enregistrées au crédit des comptes des fournisseurs (c’est une dette du syndicat)

Les paiements ont été enregistrés au débit de ces mêmes comptes qui sont soldés

Il ne reste plus que 10 € au compte bancaire du syndicat

Le montant des charges à répartir est de 90 €

Les autres comptes (copropriétaires et provisions), n’ont pas été mouvementés pendant cette phase

 

III.           répartition des charges

La pratique ancienne connaissait déjà le mécanisme des comptes annuels avec provisions en cours d’exercice. La répartition des charges était effectuée d’une certaine manière.

Les nouveaux textes relatifs à la comptabilité des syndicats prescrivent un mécanisme différent.

Nous présentons ci dessous les deux mécanismes.

 

A.      mécanisme de répartition traditionnel

Les comptes de charges sont soldés, dans chaque catégorie, par le débit des comptes des copropriétaires, chacun pour sa quote-part, dans chaque catégorie.

Répartition des charges (régime traditionnel)

 

compte

libellé

banque

provision

copptaires

charges

fournisseurs

 

512

solde banque

10,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

601

solde eau

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

 

 

602

solde EDF

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

 

 

701

solde provision

 

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

08

601

Répartition eau

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

08

450-01

Eau Dupont

 

 

 

 

33,00

 

 

 

 

 

08

450-02

Eau Durand

 

 

 

 

27,00

 

 

 

 

 

09

602

Répartition EDF

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

09

450-01

EDF Dupont

 

 

 

 

16,50

 

 

 

 

 

09

450-02

EDF Durand

 

 

 

 

13,50

 

 

 

 

 

10

701

Rembt provision

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

 

10

450-01

Rembt Dupont

 

 

 

 

 

55,00

 

 

 

 

10

450-02

Rembt  Durand

 

 

 

 

 

45,00

 

 

 

 

 

 

totaux

10,00

 

100,00

100,00

90,00

100,00

90,00

90,00

 

 

 

 

contrôle des soldes

 

10,00

 

 

10,00

 

 

 

 

 

 

A ce stade il reste 10 € en banque, ce qui permet de rembourser théoriquement les copropriétaires dont les trop perçus après répartition sont de 4,50 et 5,50 € respectivement.  Vous aurez compris que ce schéma est très simplet mais il montre les mouvements élémentaires d’un petit immeuble sur un exercice. Voici les comptes de chacun des copropriétaires

Relevés individuels de comptes (rÉgime traditionnel)

 

450-02

Compte de charges Durand

 

09

450-02

quote-part eau Durand

 

 

27,00

 

11

450-02

quote-part EDF Durand

 

 

13,50

 

13

450-02

rembt provision Durand

 

 

 

45,00

 

 

totaux

 

 

40,50

45,00

 

 

solde à restituer

 

 

4,50

 

 

450-01

Compte de charges Dupont

 

08

450-01

quote-part eau Dupont

 

 

33,00

 

10

450-01

quote-part EDF Dupont

 

 

16,50

 

12

450-01

rembt provision Dupont

 

 

 

55,00

 

 

totaux

 

 

49,50

55,00

 

 

solde à restituer

 

 

5,50

 

 

Ces relevés de comptes permettent aux copropriétaires de vérifier le détail des charges qui leur sont imputés et le remboursement des provisions qui ont été appelées. Dans un immeuble classique il existe souvent plusieurs catégories de charges. Les mêmes indications figurent pour chacune des catégories.

 

B.     mécanisme prescrit par le décret du 14 mars 2005

Il consiste à calculer la différence (insuffisance ou trop-perçu), dans chaque catégorie, entre le montant des provisions appelées et celui des charges réelles, puis à répartir exclusivement cette différence. Nous n’avons ici qu’une seule catégorie (charges communes générales)

 

Répartition des charges (nouveau rÉgime)

compte

libellé

banque

provision

copptaires

charges

fournisseurs

 

512

reprise solde banque

10,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

601

reprise solde eau

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

 

 

602

reprise solde EDF

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

 

 

701

reprise solde provision

 

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

08

601

Répartition eau

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

08

701

Répartition eau

 

 

60,00

 

 

 

 

 

 

 

09

602

Répartition EDF

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

09

701

Répartition EDF

 

 

30,00

 

 

 

 

 

 

 

10

701

Répartition trop perçus

 

 

10,00

 

 

 

 

 

 

 

10

450-01

Trop perçu Dupont

 

 

 

 

 

5,50

 

 

 

 

10

450-02

Trop perçu Durand

 

 

 

 

 

4,50

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

totaux

10,00

 

100,00

100,00

 

10,00

90,00

90,00

 

 

 

 

contrôle des soldes

 

10,00

 

 

10,00

 

 

 

 

 

 

Les écritures 8 et 9 soldent les comptes de charges 601 et 602)  par le débit du compte 701. Ce compte présente alors un solde créditeur de 10 €.

L’écriture 10 solde le 701 par le crédit des comptes 450 des copropriétaires.

Relevés individuels de comptes

450-02

Compte de charges Durand

 

10

450-02

Trop-perçu Durand

 

 

4,50

 

 

 

solde à restituer

 

 

4,50

 

 

450-01

Compte de charges Dupont

 

10

450-01

Trop-perçu Dupont

 

 

5,50

 

 

 

solde à restituer

 

 

5,50

 

 

Ces relevés de charges ne fournissent aucune autre information que le solde à répartir (insuffisance ou trop-perçu) dans la catégorie unique de charges. Lorsque la copropriété est dotée de plusieurs catégories de charges, on y trouve les soldes à répartir pour chaque catégorie.

Cette formule simpliste est particulièrement pénalisante pour les copropriétaires bailleurs qui ne disposent pas des informations nécessaires pour l’établissement des décomptes de charges locatives récupérables.

 

IV.          Journaux

Les tableaux qui suivent sont établis en fonction des écritures du mécanisme traditionnel.

Le premier montre l’ensemble des mouvements entre les différents comptes.

Le second présente les journaux accolés.

En fin de cette partie IV nous présentons le modèle d’un journal de banque indépendant

 

Mouvements entre les comptes

compte

libellé

banque

provision

copptaires

charges

fournisseurs

01

701

provision charges

 

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

01

450-01

appel Dupont

 

 

 

 

55,00

 

 

 

 

 

01

450-02

appel Durand

 

 

 

 

45,00

 

 

 

 

 

02

450-01

de Dupont

 

 

 

 

 

55,00

 

 

 

 

02

512

de Dupont

55,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

03

450-02

de Durand

 

 

 

 

 

45,00

 

 

 

 

03

512

de Durand

45,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

04

401-01

Fac cie eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

04

601

Fac cie eaux

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

 

05

401-01

à Cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

05

512

à Cie des eaux

 

60,00

 

 

 

 

 

 

 

 

06

401-02

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

06

602

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

 

07

401-02

à EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

07

512

à EDF

 

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 

08

601

Répartition eaux

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

08

450-01

quote-part Dupont

 

 

 

 

33,00

 

 

 

 

 

08

450-02

quote-part Durand

 

 

 

 

27,00

 

 

 

 

 

09

602

Répartition EDF

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

09

450-01

quote-part Dupont

 

 

 

 

16,50

 

 

 

 

 

09

450-02

quote-part Durand

 

 

 

 

13,50

 

 

 

 

 

10

701

Rembt provision

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

 

10

450-01

rembt Dupont

 

 

 

 

 

55,00

 

 

 

 

10

450-02

rembt  Durand

 

 

 

 

 

45,00

 

 

 

 

 

 

totaux

100,00

90,00

100,00

100,00

190,00

200,00

90,00

90,00

90,00

90,00

 

 

contrôle soldes

 

10,00

 

 

10,00

 

 

 

 

 

 

 

Le second présente les journaux accolés.

Ce mode de présentation a l’avantage de faciliter la lecture et la compréhension des mouvements.

Dans la pratique chaque journal est indépendant.

Pour chaque écriture, l’enregistrement principal apparaît en rouge et les contreparties en bleu. Pour l’écriture 01, l’enregistrement principal est celui de l’appel de provision pour charges courantes ( 100 au crédit de 701). Les contreparties sont au débit des comptes 450.

On retrouve ici deux journaux principaux : journal de banque et journal des fournisseurs.

Nous faisons figurer un journal « provisions » et un journal « charges ». Ils ne sont pas indispensables pour  un petit syndicat. Un journal d’opérations diverses (OD) est suffisant pour enregistrer les opérations.

Il n’existe pas de journal « copropriétaires ». Le tableau suivant nous montrera pourquoi.

Notez que les totaux des colonnes débit et crédit d’un journal sont toujours égaux.

 

Journaux accolés

compte

libellé

journal
banque

journal
provision

copptaires

journal
charges

journal
fournisseurs

01

701

provision charges

 

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

01

450-01

appel provision Dupont

 

 

55,00

 

 

 

 

 

 

 

01

450-02

appel provision Durand

 

 

45,00

 

 

 

 

 

 

 

02

450-01

de Dupont chèque

 

55,00

 

 

 

 

 

 

 

 

02

512

de Dupont chèque

55,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

03

450-02

de Durand chèque

 

45,00

 

 

 

 

 

 

 

 

03

512

de Durand chèque

45,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

04

401-01

Fac cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

04

601

Fac cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

05

401-01

à Cie des eaux

60,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

05

512

à Cie des eaux

 

60,00

 

 

 

 

 

 

 

 

06

401-02

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

06

602

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

07

401-02

à EDF

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

07

512

à EDF

 

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 

08

601

Répartition eaux

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

08

450-01

quote-part Dupont

 

 

 

 

 

 

33,00

 

 

 

08

450-02

quote-part Durand

 

 

 

 

 

 

27,00

 

 

 

09

602

Répartition EDF

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

09

450-01

quote-part Dupont

 

 

 

 

 

 

16,50

 

 

 

09

450-02

quote-part  Durand

 

 

 

 

 

 

13,50

 

 

 

10

701

Rembt provision

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

 

10

450-01

rembt Dupont

 

 

 

55,00

 

 

 

 

 

 

10

450-02

rembt Durand

 

 

 

45,00

 

 

 

 

 

 

 

 

totaux

190,00

190,00

200,00

200,00

 

 

90,00

90,00

90,00

90,00

 

 

Le tableau qui suit est identique au précédent, mais nous avons trié les écritures en fonction des numéros des comptes (clé 1) et des numéros d’écritures (clé 2). Nous obtenons ainsi l’amorce d’un grand-livre. Ensuite nous avons reporté dans la colonne « copropriétaires » les enregistrements liés aux comptes 450-01 et 450-02, tels qu’ils figurent dans les différents journaux.

 

comptes de copropriétaires  (450-nn)

compte

libellé

journal
banque

journal
provision

copptaires

journal
charges

journal
fournisseurs

04

401-01

Fac cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

05

401-01

à Cie des eaux

60,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06

401-02

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

07

401-02

à EDF

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01

450-01

appel provision Dupont

 

 

55,00

 

55,00

 

 

 

 

 

02

450-01

de Dupont chèque

 

55,00

 

 

 

55,00

 

 

 

 

08

450-01

quote-part eau Dupont

 

 

 

 

33,00

 

33,00

 

 

 

09

450-01

quote-part EDF Dupont

 

 

 

 

16,50

 

16,50

 

 

 

10

450-01

rembt provision Dupont

 

 

 

55,00

 

55,00

 

 

 

 

 

 

Sous-totaux 450-01

 

 

 

 

104,50

110,00

 

 

 

 

01

450-02

appel provision Durand

 

 

45,00

 

45,00

 

 

 

 

 

03

450-02

de Durand chèque

 

45,00

 

 

 

45,00

 

 

 

 

08

450-02

quote-part eau Durand

 

 

 

 

27,00

 

27,00

 

 

 

09

450-02

quote-part EDF Durand

 

 

 

 

13,50

 

13,50

 

 

 

10

450-02

rembt provision Durand

 

 

 

45,00

 

45,00

 

 

 

 

 

 

Sous totaux 450-02

 

 

 

 

85,50

90,00

 

 

 

 

02

512

de Dupont chèque

55,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

03

512

de Durand chèque

45,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

05

512

à Cie des eaux

 

60,00

 

 

 

 

 

 

 

 

07

512

à EDF

 

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

04

601

Fac cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

08

601

Répartition eaux

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

06

602

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

09

602

Répartition EDF

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01

701

provision charges courantes

 

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

10

701

Remboursement provision

 

 

100,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Solde  (1)

 

 

 

 

10,00

 

 

 

 

 

 

 

totaux

190,00

190,00

200,00

200,00

200,00

200,00

90,00

90,00

90,00

90,00

 

(1) Les totaux des colonnes « copropriétaires » ne sont pas égaux car il ne s’agit pas d’un journal mais des comptes individuels tels qu’ils résultent des écritures passées dans les différents journaux

 

Pour chacun des deux comptes 450-01 et 450-02, nous constatons que la totalisation finale fait apparaître les trop-perçus de 5.50 € et 4,50 € que nous avons déterminés plus haut. Les écritures reportées sont celles que Dupont et Durand trouvent sur leurs relevés individuels respectifs. Elles correspondent à des contreparties figurant dans les journaux. Il est rare que l’article d’un compte de copropriétaire corresponde à un enregistrement principal. Une exception est par exemple l’enregistrement d’une indemnité d’assurance perçue par le syndicat pour le compte d’un copropriétaire. Il est alors passé dans le journal des opérations diverses (OD).

Voici enfin la présentation normale d’un journal (en l’espèce le journal de banque).

journal de banque

Date

compte

Contre
partie

Libellé

 

banque

02

jj/mm/aa

512

450-01

de Dupont chèque

 

55,00

 

02

jj/mm/aa

450-01

512

de Dupont chèque

 

 

55,00

03

jj/mm/aa

512

450-02

de Durand chèque

 

45,00

 

03

jj/mm/aa

450-02

512

De Durand chèque

 

 

45,00

05

jj/mm/aa

512

601

à Cie des eaux

 

 

60,00

05

jj/mm/aa

401-01

512

à Cie des eaux

 

60,00

 

07

jj/mm/aa

512

602

à EDF

 

 

30,00

07

jj/mm/aa

401-02

512

à EDF

 

30,00

 

 

 

 

 

totaux

 

190,00

190,00

 

Vous êtes en présence d’un feuillet de journal de banque correctement édité. Il comporte les numéros d’écritures, les dates d’enregistrement, les comptes directement concernés, les contreparties pour chacun des enregistrement, les libellés, une colonne pour les lettrages éventuels, les débits et les crédits. Chez un professionnel, on trouvera en plus le code du syndicat concerné.

Les autres journaux ne présentent de la même manière. Le journal fournisseurs est aménagé pour le traitement de la TVA.

 

Dans le grand-livre qui suit, ces écritures sont reclassées dans l’ordre des numéros des comptes affectés et, dans chaque compte par date et/ou numéro d’écriture.

 

V.            Grand livre

Le grand-livre est établi en fonction des écritures du mécanisme traditionnel de répartition.

 

 

401-01

Fournisseur Cie eaux 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

04

401-01

Fac Cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

05

401-01

à Cie des eaux

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

 

 

 

Totaux

 

 

 

 

 

 

 

 

60,00

60,00

 

 

Solde

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

401-02

Fournisseur EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06

401-02

Fac EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

07

401-02

à EDF

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

 

 

 

Totaux

 

 

 

 

 

 

 

 

30,00

30,00

 

 

Solde

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

450-01

Copropriétaire Dupont