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7 / 6.1 Recouvrement des provisions
et charges I. contrôle des soldes débiteurs
et alerte II. justification de la
demande judiciaire A. décompte détaillé de la dette III. enregistrement
des sommes recouvrées IV. imputation des frais
de procédure A. imputation des frais de recouvrement au débiteur B. exonération du copropriétaire triomphant Le service comptable est chargé de la surveillance des soldes dus par les copropriétaires. Il doit assurer la relance des débiteurs et alerter le gestionnaire de toute position débitrice préoccupante. Il doit, le cas échéant, fournir les éléments comptables nécessaires à la constitution d’un dossier de recouvrement judiciaire. C’est cet aspect de la fonction comptable, souvent négligé, que nous traitons ici. I. contrôle des soldes débiteurs et alerte On admet habituellement que les sommes dues au syndicat par les copropriétaires doivent être payées dans la quinzaine de la réception de l’appel de fonds. Les sommes non réglées dans ce délai doivent faire l’objet d’une relance. Il est bon d’indiquer tout cela sur les appels de fonds. Le syndic ne doit pas délivrer des relances en rafale pour une même créance. La lettre de relance est une simple mesure pratique et de courtoisie. Elle n’a aucun effet juridique. Son coût entre désormais dans les « frais nécessaires » susceptibles d’être récupérés par le syndicat, conformément aux dispositions de l’article L 10-1-modifié par la loi n° 2006- 872 du 13 juillet 2006. A défaut de paiement dans les huit jours d’une relance, c’est une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception qui doit être effectuée. Elle fait courir les intérêts au profit du syndicat.. Si la somme due est importante, la mise en demeure ordinaire doit être suivie à bref délai, de la mise en demeure prévue par l’article L 19. Celle ci doit être délivrée par huissier et permet au syndic de faire inscrire l’hypothèque légale du syndicat sur le(s) lot(s) du débiteur. Cette mesure rigoureuse impose une concertation préalable avec le gestionnaire. Cette remarque s’étend d’ailleurs à l’ensemble du contrôle des positions des copropriétaires. L’automatisme aveugle est ici prohibé. Il convient de prendre en considération, sans négliger l’intérêt supérieur du syndicat mandant, certaines situations personnelles particulières, comme certaines situations juridiques rendant momentanément inopérante, et au moins inopportune, une action en recouvrement. La pratique des actions de conciliation ou de médiation ne peut être écartée. Elle appelle pourtant de sérieuses réserves dans la mesure ou le syndic n’a pas qualité pour transiger au nom du syndicat. Il engage donc sa responsabilité lorsqu’une conciliation quelconque demeure sans autre effet qu’un retard dans le démarrage d’une action judiciaire appropriée. Une tentative de ce type doit donc aboutir, au minimum, à la reconnaissance formelle de la dette par le débiteur et, dans la mesure du possible, à l’établissement d’un procès verbal de conciliation exécutoire. Ces démarches excèdent le rôle du comptable sauf organisation propre au cabinet. Le comptable doit par contre veiller au respect d’un échéancier amiable. Le gestionnaire doit reprendre la main dès qu’il s’avère que le débiteur est dans l’impossibilité ou refuse de payer. Il doit disposer d’un dossier comptable précis et conforme aux prescriptions légales permettant de justifier l’existence et le montant de la créance en principal, frais nécessaires et intérêts à la date de sa constitution. Cette tâche incombe au comptable. II. justification de la demande judiciaire Le détail de la somme mise en recouvrement, du plus simple au plus complexe, doit être établi par le comptable qui doit distinguer : ·
Les reprises de solde antérieur
faisant déjà l’objet d’un recouvrement judiciaire ·
Les appels provisionnels sur charges
courantes ·
Les appels provisionnels sur charges
exceptionnelles ·
Les soldes de charges courantes après
clôture d’un exercice dont les comptes ont été approuvés ·
Les soldes de charges exceptionnelles
après clôture d’un compte de travaux également approuvé. Cette ventilation des sommes dues s’impose déjà lors de la délivrance de la mise en demeure. A. décompte détaillé de la dette Ce relevé extracomptable est établi en historique. Il fait apparaître les montants des appels de fonds et, s’il y a lieu, des acomptes versés avec indication des ventilations effectuées entre les différentes natures des débits et crédits. Les ventilations n’ont pas seulement pour objet de rendre le relevé conforme aux exigences nouvelles de la réglementation comptable. Elles permettent au gestionnaire et à l’avocat de déterminer le choix des procédures judiciaires à utiliser (voir sur ce point notre étude complète sur le recouvrement des charges ) Le relevé doit comporter l’indication des intérêts légaux liquidés à la date de son établissement. Pour la clarté des comptes il convient d’effectuer la liquidation des intérêts à la date de fin du dernier mois précédent. Si le relevé est établi le 17 février, les intérêts sont liquidés à la date du 31 janvier. Lorsque des acomptes ont été versés par le débiteur, le relevé doit faire apparaître le mécanisme adopté pour l’imputation de ces paiements partiels. Il faut veiller en particulier à l’imputation correcte sur les intérêts dus. L’établissement correct de ce relevé est un facteur déterminant de la bonne fin de la procédure de recouvrement. Il doit être accompagné des pièces comptables justificatives. Il s’agit pour l’essentiel des relevés individuels et, le cas échéant, des relevés généraux de charges. Ces pièces sont numérotées et les écritures figurant sur le relevé sont accompagnées d’une référence de renvoi à la pièce justificative. Le relevé doit être accompagné des pièces comptables justificatives. Il s’agit des copies des appels de fonds. Nonobstant la mention, à propos des provisions du charges courantes, d’une simple avis, les comptables doivent considérer que toute demande en paiement d’une cotisation entrant dans le champ de la contribution aux dépenses communes, quelle que soit sa nature, doit se présenter sous la forme d’un appel de fonds en bonne et due forme. Il doit préciser la nature de la somme réclamée, le montant global de l’appel et le mode de calcul de la quote-part incombant au destinataire. Il est souhaitable que les appels de fonds comportent un rappel en historique de la position du compte du copropriétaire. Pour admettre ces exigences qui ne figurent pas dans les textes du statut, il faut comprendre que le Juge doit vérifier le bien fondé de la demande du syndicat et qu’il ne peut effectuer cette vérification au vu de pièces ne présentant entre elles aucune cohérence intrinsèque. Il a été jugé à maintes reprises que la présentation de relevés informatiques peu explicites ne permet pas au syndicat de justifier une action en recouvrement [1] . Il convient également de présenter une copie de la relance invoquée, comme de la mise en demeure et des justifications postales relatives à son expédition, à sa présentation effective et à sa remise ou à son retour pour quelque raison que ce soit. Le syndic poeut produire d’autres documents, s’ils sont susceptibles de venir à l’appui des prétentions du syndicat. Il appartient ensuite au gestionnaire de compléter le dossier en joignant notamment les copies certifiées conformes des procès verbaux d’assemblées justifiant les appels effectués et les autres pièces indispensables pour toute action en recouvrement de charges. III. enregistrement des sommes recouvrées Pendant le cours de la procédure de recouvrement, le comptable informe le gestionnaire de tout paiement effectué par le débiteur et imputable sur les sommes mises recouvrement. Ils doivent être imputés conformément aux règles d’imputation des paiements. Le gestionnaire transmet les indications données à l’avocat. Par ailleurs la décision judiciaire rendue doit trouver son reflet dans la comptabilité du syndicat. Ces opérations sont parfois complexes car on doit tenir compte de la nature de la décision judiciaire et de son caractère définitif ou non. Dans tous les cas, il n’y a pas lieu de reprendre la condamnation en principal si elle correspond exactement au montant de la demande. Ce montant figure déjà au débit du compte du débiteur. Il en de même pour les intérêts déjà passés au débit et validés par le Juge. Les condamnations accessoires (dommage et intérêts, indemnité en vertu de l’article 700 NCPC, remboursement de frais nécessaires liquidés, dépens liquidés) peuvent être enregistrées si le jugement est définitif. Elles sont en principe passées au débit du compte du débiteur par le crédit des charges. Pourquoi « en principe » ? Parce qu’il n’est pas prudent de passer au crédit des charges une somme qui se présente comme une créance non encore effectivement recouvrée. Il convient de passer en engagement la contrepartie L’engagement sera annulé après encaissement effectif. Le paiement complet peut être effectué spontanément par le débiteur. Il peut aussi s’agir d’un paiement sur exécution par huissier. Dans le premier cas les écritures seront régularisées poste par poste, sans omettre la purge du compte de transit. Dans le second les écritures seront régularisées en fonction du compte définitif établi par l’huissier. Il faut à cet égard exiger de l’huissier correspondant un compte détaillé faisant apparaître les paiements encaissés, les acomptes déjà transmis au syndic, les intérêts, frais et dépens décomptés et, de manière explicite les frais de recouvrement payés directement par le débiteur à l’huissier et les « honoraires » imputables au syndicat retenus par l’huissier. On doit signaler à cet égard que les huissiers ne sont pas toujours enclins à fournir des comptes détaillés. Il en est de même pour les commissaires priseurs lorsqu’ils encaissent des fonds après une saisie mobilière. Dans certains cas la décision judiciaire définitive n’accorde pas au syndicat l’intégralité de sa demande en principal, soit parce qu’un paiement effectué par le débiteur a été omis, soit parce qu’un poste (ou plusieurs) a été rejeté. Le compte du débiteur doit alors être rectifié. Le paiement omis doit être recherché et régularisé. Le poste rejeté doit être retranché. Dans ce dernier cas, c’est le gestionnaire qui doit prendre position quant au sort de la somme retranchée qui doit être enregistrée dans un compte d’attente. Il doit informer le conseil syndical et provoquer ultérieurement une décision de l’assemblée sur le sort de la somme litigieuse. Le Juge peut condamner le débiteur en lui accordant des délais de paiement. Cette facilité exceptionnelle est généralement assortie d’une sanction de déchéance du terme à défaut de paiement de l’une quelconque des échéances. Le comptable doit surveiller le respect par le débiteur des ses obligations en « signalant » le dossier de manière appropriée dans le système informatique. Il doit bien entendu alerter le gestionnaire en cas de défaillance du débiteur. On considère habituellement que les paiements périodiques doivent être spontanés. C’est au gestionnaire, sauf organisation propre au cabinet, qu’il appartient de provoquer la constatation de la déchéance du terme. Reste le cas d’une décision satisfaisante mais frappée d’appel sans que l’exécution provisoire ait été ordonnée par le premier Juge. Il faut considérer, à notre avis, que la situation demeure inchangée. La procédure de recouvrement demeure pendante et il faut attendre la décision de la Cour d’appel. Par contre, un arrêt d’appel satisfaisant est exécutoire malgré un pourvoi en cassation. L’exécution ponctuelle est de plus une condition de l’examen du pourvoi. IV. imputation des frais de procédure Le recouvrement des charges, même assorti des facilités que nous avons citées, exige le recours à des procédures judiciaires. Il impose des frais préalables à des syndicats dont la trésorerie est déjà obérée par les retards de paiements. Le législateur n’a pas négligé ces difficultés. Il a également tenté de régler le problème posé par les frais de toute procédure ayant opposé le syndicat à un copropriétaire. L’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 a été modifié par le loi du 13 juillet 2006. L’alinéa 1 était initialement rédigé comme suit : « Par
dérogation aux dispositions du deuxième alinéa de l’article 10, les frais
nécessaires exposés par le syndicat, à compter de la mise en demeure, pour le
recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire, sont
imputables à ce seul copropriétaire » Il a été modifié et le texte complet de l’article est désormais le suivant : « Par
dérogation aux dispositions du deuxième alinéa de l'article 10, sont
imputables au seul copropriétaire concerné « a) Les
frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en
demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure,
pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire
ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le
droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur ; « b) Les
honoraires du syndic afférents aux prestations qu'il doit effectuer pour
l'établissement de l'état daté à l'occasion de la mutation à titre onéreux
d'un lot ou d'une fraction de lot. « Le
copropriétaire qui, à l’issue d’une instance judiciaire l’opposant au
syndicat, voit sa prétention déclarée fondée par le juge, est dispensé de
toute participation à la dépense commune des frais de procédure, dont la
charge est répartie entre les autres copropriétaires. « Le
juge peut toutefois en décider autrement en considération de l’équité ou de
la situation économique des parties au litige. » Observation étant faite que le b) est étranger à notre propos, l’article L 10-1 appelle les observations qui suivent. A. imputation des frais de recouvrement au débiteur La première de ces dispositions, limitée aux procédures de recouvrement, aura l’approbation des copropriétaires. Elle constitue une dérogation explicite aux dispositions générales de la loi du 9 juillet 1991 et apporte une solution à une longue controverse. Le texte visait initialement les « frais nécessaires » à compter de la mise en demeure. Jusqu’à présent, la jurisprudence entendait par « frais nécessaires » « ceux d’un acte dont l’accomplissement est prévu par la loi », antérieurs à l’obtention d’un titre exécutoire. Elle excluait notamment les frais de relance, correspondant à une action de simple convenance, antérieure de plus à l’a mise en demeure. Ils sont désormais considérés comme « frais nécessaires ». L’imputation est subordonnée au caractère justifié du recouvrement. Il ne peut être apprécié qu’après l’obtention d’une décision judiciaire définitive conforme à la demande ou le règlement spontané et complet par le débiteur à un moment de la procédure. Ce n’est donc qu’à ce moment que l’imputation peut être régularisée. Nous maintenons donc le conseil de ne pas procéder d’emblée à des imputations directes qui apparaissent ainsi dans les comptes présentés au Tribunal. Le nouveau texte ne règle pas le problème posé par le
montant des frais réclamés et imputés, lorsqu’il s’agit d’honoraires destinés
au syndic. Sur ce point on a fait valoir que le contrat de mandat du syndic
lie celui-ci au syndicat mais que les copropriétaires ne sont pas liés par ce
contrat. L’argument a été reçu favorablement par la
Cour de cassation. Les Hauts conseillers restent
manifestement dans le cadre strict du mandat du Code civil, sans prendre en
considération qu’il s’agit dans le cas du représentant légal d’uns
institution collective d’un mandat social. Le corset du mandat classique a
déjà craqué à propos de la substitution que le statut de la copropriété
interdit et du remboursement des avances faites par le mandataire, que la
jurisprudence, cette fois, écarte alors que le Code civil l’admet. D’autre part la personnalité
morale du syndicat des copropriétaires n’exclut pas sa transparence
juridique. Nous considérons, pour notre
part, que les clauses tarifaires du contrat de syndic s’imposent aux
copropriétaires au même titre que certaines dispositions incluses dans les
contrats souscrits par le syndicat avec des prestataires de services. Les
praticiens doivent néanmoins prendre en considération la position exprimée
par le jurisprudence. B. exonération du copropriétaire triomphant La seconde laisse perplexe Elle apporte une solution au vieux problème de l’exonération du copropriétaire triomphant, pour toutes les catégories de litiges entre le syndicat et un copropriétaire. Sa portée est limitée, dans le cas de l’article L 10-1 aux litiges concernant le recouvrement des charges et provisions. Elle concerne la « dépense commune des frais de procédure ». Il est entendu que le succès du débiteur dans sa contestation écarte toute possibilité d’imputation des « frais nécessaires ». · Les dépens en sont exclus puisque le syndicat est spécialement condamné à en supporter la charge. · Une indemnité allouée en vertu de l’article 700 NCPC peut compléter cette indemnisation. · Le copropriétaire triomphant peut en outre obtenir l’allocation de dommages et intérêts. Il sera exonéré de toute contribution au paiement de ces frais et il obtiendra de plus le remboursement des sommes qu’il aura payées au titre des honoraires versés à l’avocat et aux autres partenaires du syndicat. Pour mettre en œuvre cette disposition dérogatoire, le syndic doit créer une clé de répartition alors que la loi prohibe le recours aux clés fantômes. Madame, Monsieur Nous avons l’honneur de vous rappeler que votre compte présente à ce jour un solde débiteur de 2 099.65 € savoir : a)
provisions sur charges courantes (art. 14-1) Provision 01/01/2006 562.20 Provision 01/04/2006 562.20 1 124.40 b)
provisions sur travaux (art. 14-2) Appel n° 2 sur travaux 01/01/2006 420.00 Appel n° 3 sur travaux 01/03/2006 420.00 840.00 c)
charges Solde charges exercice 2005 135.25 135.25 Nous vous prions de bien vouloir nous faire parvenir le règlement de la somme sus indiquée dès réception de la présente lettre et vous en remercions à l’avance. Nous attirons votre attention sur les dispositions du statut de la copropriété applicables aux arriérés de charges, reproduites au dos de la présente mise en demeure. Veuillez agréer…. §§§§§§§ statut de la copropriété (extraits) - Article 19 de la loi du 10 juillet 1965 applicable à l’ensemble de la dette : Les
créances de toute nature du syndicat à l'encontre de chaque copropriétaire
sont, qu'il s'agisse de provision ou de paiement définitif, garanties par une
hypothèque légale sur son lot. L'hypothèque peut être inscrite soit après
mise en demeure restée infructueuse d'avoir à payer une dette devenue
exigible, soit dès que le copropriétaire invoque les dispositions de
l'article 33 de la présente loi. Le
syndic a qualité pour faire inscrire cette hypothèque au profit du syndicat :
il peut valablement en consentir la mainlevée et requérir la radiation, en
cas d'extinction de la dette, sans intervention de l'assemblée générale. Le
copropriétaire défaillant peut, même en cas d'instance au principal, sous
condition d'une offre de paiement suffisante ou d'une garantie équivalente,
demander mainlevée totale ou partielle au président du tribunal de grande
instance statuant comme en matière de référé. Aucune
inscription ou inscription complémentaire ne peut être requise pour des
créances exigibles depuis plus de cinq ans. Les
créances visées à l'alinéa 1er bénéficient, en outre, du privilège prévu par
l'article 2102 1° du code civil en faveur du bailleur. Ce privilège porte sur
tout ce qui garnit les lieux, sauf si ces derniers font l'objet d'une
location non meublée. Dans
ce dernier cas, il est reporté sur les loyers dus par le locataire. - Article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 applicable à la somme visée en a) : A
défaut du versement à sa date d'exigibilité d'une provision prévue à
l'article 14-1, les autres provisions prévues à ce même article et non encore
échues deviennent immédiatement exigibles après mise en demeure par lettre
recommandée avec demande d'avis de réception restée infructueuse pendant plus
de trente jours à compter du lendemain du jour de la première présentation de
la lettre recommandée au domicile de son destinataire. Après
avoir constaté le vote du budget prévisionnel par l'assemblée générale des
copropriétaires ainsi que la déchéance du terme, le président du tribunal de
grande instance statuant comme en matière de référé peut condamner le
copropriétaire défaillant au versement des provisions prévues à l'article
14-1 et devenues exigibles. L'ordonnance est assortie de l'exécution
provisoire de plein droit. - Article 36 du décret du 17 mars 1967 applicable à l’ensemble de la dette Sauf
stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre
de l'article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au
taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée
par le syndic au copropriétaire défaillant. Commentaires : Dans ce cas : La somme de 1 124,40 € peut faire l’objet d’un référé tendant à la déchéance du terme (art. L 19-2). Les autres sommes dues ne bénéficient pas de cette facilité. La meilleure solution est de porter l’ensemble du recouvrement devant le Tribunal d’instance ou le Juge de proximité. |
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