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7 / 5.1

La répartition des charges et produits

 

 

I.           régime légal de la contribution aux charges

II.          régime conventionnel de la répartition des charges

A.       état de répartition des charges

1.        Définition des catégories de charges

2.        Les états de répartition complexes

B.       les bases de répartition

1.        Les bases de répartition consolidées

2.        Les bases de répartition non consolidées

III.         les grilles de répartition des charges

IV.        mécanisme de la mise en répartition

A.       répartition initiale entre les lots

B.       répartition finale entre les propriétaires de lots

1.        Traitement des groupes de lots

2.        Traitement des lots démembrÉs

3.        Traitement des lots en indivision

a)       les conventions entre indivisaires

b)       le régime légal de l’indivision

C.       mise en répartition des charges

D.       mise en répartition des produits

1.        Exclusion des produits internes (provisions sur charges)

2.        Rôle de l’assemblée générale (affectation des produits)

3.        Indépendance des répartitions de charges et de produits

4.        Produits courants et récurrents

5.        Produits exceptionnels

6.        produit de la vente d’une partie commune

V.         PRÉSENTATION DE la répartition des charges

VI.        mouvements comptables

A.       système traditionnel

B.       incidence du nouveau régime comptable

C.       conclusion

 

 

La contribution des copropriétaires aux dépenses de la collectivité est un principe fondamental du statut de la copropriété.

Le régime juridique de la répartition des charges a pour objet la mise en œuvre du principe de la contribution.

L’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 pose le principe de la contribution, fixe les modalités essentielles de la répartition des charges, et impose aux auteurs des règlements de copropriété l’établissement d’un état de répartition des charges fixant « la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges ».

Dans ce cadre légal, il leur laisse une certaine liberté pour l’établissement de clauses tenant compte de la consistance de l’immeuble et de ses éléments d’équipement.

On ne peut donc négliger l’importance du régime conventionnel de la répartition des charges.

I.          régime légal de la contribution aux charges

La régime légal de la contribution aux charges est fixé par l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965.

Il a été complété à l’occasion de la réforme SRU (Loi du 13 décembre 2000) par l’article 44 modifié du décret du 17 mars 1967 (art. D 44) et par les articles 3 et 4 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 (décret comptable) pris pour l’application de la loi SRU.

 

L’article 10  la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi n°2000-1208 du 13 décembre 2000 dispose :

 

« Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot.

 

« Ils sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article 5.

 

« Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges.

 

« Tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 indique les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges. »

 

Après la réforme SRU, le statut conserve la distinction fondamentale posée par l’article L 10. Mais il faut désormais insérer dans le cadre initial  les sous-classes créées par l’article D 44 et par les articles 3 et 4 du décret comptable. On se trouve alors en présence d’un tableau dont la cohérence n’est pas évidente :

 

Charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun (article L 10 alinéa 1)

o   les dépenses comprises dans le budget prévisionnel qui, d’une manière générale, concourent à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble (D 44)

o   les charges constatées pour les opérations courantes : sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat (décret comptable)

o   les dépenses  non comprises dans le budget prévisionnel, relatives aux travaux sur équipements communs autres que ceux de maintenance, aux travaux d’amélioration , aux études techniques (D 44)

o   les charges pour les travaux et autres opérations exceptionnelles, sommes versées ou à verser pour les travaux prévus par l’article L 14-2 (dépenses non comprises dans le budget prévisionnel) et votés par l’assemblée générale (décret comptable).

 

Charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes (art. L 10 alinéa 2)

o   les dépenses comprises dans le budget prévisionnel qui, d’une manière générale, concourent à la maintenance et à l’administration des parties communes (D 44),

o   les charges constatées pour les opérations courantes : sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié  le syndicat (décret comptable)

o   les dépenses  non comprises dans le budget prévisionnel, relatives aux travaux sur parties communes autres que ceux de maintenance, travaux d’amélioration, études techniques (D 44)

o   les charges pour les travaux et autres opérations exceptionnelles, sommes versées ou à verser pour les travaux prévus par l’article L 14-2 (dépenses non comprises dans le budget prévisionnel) et votés par l’assemblée générale. (décret comptable)

 

Ces dispositions constituent un encadrement strict de portée générale.

Elles doivent être complétées, pour chaque syndicat de copropriétaires, par des dispositions appropriées insérées dans son règlement de copropriété.

 

II.         régime conventionnel de la répartition des charges

Le régime conventionnel est constitué par les clauses du règlement de copropriété relative à la répartition des charges entre les copropriétaires.

L’article 1er modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 est ainsi conçu :

« Le règlement de copropriété mentionné par l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée comporte les stipulations relatives aux objets visés par l’alinéa 1er dudit article ainsi que l’état de répartition des charges prévu au troisième alinéa de l’article 10 de ladite loi.

« Cet état définit les différentes catégories de charges et distingue celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble, celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs et celles entraînées par chaque service collectif.

« L’état de répartition des charges fixe, conformément aux dispositions de l’article 10 (alinéa 3) et, s’il y a lieu, de l’article 24 (quatrième alinéa) de la loi du 10 juillet 1965, la quote-part qui incombe à chaque lot dans chacune des catégories de charges ; à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges. »

 

 

La répartition des charges entre les copropriétaires doit être effectuée conformément aux dispositions de l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété (art. D 1).

Ces dispositions, - seraient-elles illégales -, demeurent applicables tant qu’elles n’ont pas été modifiées soit par une décision régulière de l’assemblée générale, soit par une décision judiciaire passée en force de chose jugée.

Le syndic ne peut créer des grilles de répartition que dans la mesure où elles sont conformes à une catégorie de charges définie dans l’état de répartition des charges, mais non accompagnée du tableau correspondant. Il y a exception toutefois lorsque la création d’une grille a pour objet la mise en œuvre d’une disposition du statut de la copropriété telle que l’article L 10-1 pour ce qui est de l’exonération des frais de procédure au profit du copropriétaire triomphant dans un litige avec le syndicat.

La tolérance par les copropriétaires, pendant une durée plus ou moins longue, de l’utilisation d’un mode de répartition non conforme à celui figurant dans l’état de répartition n’est pas créatrice d’une règle opposable. C’est à tort que l’on a cru pouvoir émettre un avis contraire en vertu d’un arrêt de la Cour d’appel de Rennes du 17/01/2002 [1] . Dans ce cas, en effet, la Cour s’est bornée à retenir que les comptes irrégulièrement établis avaient été approuvés successivement par l’assemblée générale. La Cour, en énonçant : « les résolutions sont donc désormais définitives à l’égard du copropriétaire qui ne les a jamais contestées dans les conditions prévues par l’article 42 de la loi du 10 juillet » , adopte de plus la conception extensive des effets juridiques de l’approbation des comptes. A contrario, l’arrêt exprime que le copropriétaire aurait obtenu satisfaction s’il avait contesté la décision d’approbation

Le syndic doit, en vertu de son obligation de conseil, signaler l’illégalité d’une clause de l’état de répartition mais ne peut lui substituer une grille de répartition légale de son propre chef.

 

A.        état de répartition des charges

Au sens propre du terme, l’état de répartition des charges comporte des dispositions qui se suffisent à elles-mêmes  pour permettre la mise en œuvre du mécanisme de répartition.

Ce n’est pas le cas des bases de répartition auxquelles nous consacrons ci dessous une étude particulière.

 

L’état de répartition des charges inclus dans le règlement de copropriété

définit les différentes catégories de charges

distingue

celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble (article L 10 alinéa 2)

celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs (article L 10 alinéa 1)

celles entraînées par chaque service collectif (article L 10 alinéa 1).

fixe « la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges », comme le prévoit le dernier alinéa de l’article L 10.

à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges »

 

1.         Définition des catégories de charges

Les catégories groupent les charges qui sont réparties selon une même base de répartition (charges spéciales bâtiment A par exemple).

Une catégorie est attachée à une partie commune ou à un ensemble de parties communes, à un élément d’équipement commun ou à un ensemble d’éléments d’équipement commun, à des service(s) lié(s) ou indépendants. Dans un groupe d’immeubles il peut exister des grilles de même nature selon la localisation des parties ou éléments de rattachement (ascenseur bâtiment A, ascenseur bâtiment B).

A des parties communes spéciales doivent être attachées des grilles de répartition spéciales, mais le règlement de copropriété peut aussi établir des grilles de répartition spéciales pour des parties communes non spécialisées. Il en est ainsi a fortiori pour les éléments d’équipement commun qui n’ont d’utilité qu’à l’égard de certains lots seulement (ascenseur, chauffage).

L’article L 10 distingue deux catégories de charges

celles relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes, réparties « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article [L] 5 ». Ces valeurs relatives se retrouvent dans les quotes-parts des parties communes respectivement attachées à chaque lot, pour lesquelles on utilise couramment l’expression « tantièmes de copropriété ».

celles entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun , réparties en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot

 

Pour l’application de ce texte, l’article D 1 semble conférer aux charges entraînées par chaque service collectif un régime particulier. Il est vrai que la notion de service présente ici des aspects différents. Dans un immeuble en copropriété, les services peuvent être assurés

soit par des éléments d’équipement commun

soit par des personnes, salariés du syndicat ou  prestataires contractuels[2].

soit par des concessionnaires[3]  ou prestataires de services

Le service s’entend ainsi principalement de la prestation de confort fournie par un élément d’équipement commun. La chaudière est un élément d’équipement commun. Le chauffage est un service.

Mais des services sont également assurés soit par des personnes salariées comme la gardienne (gardiennage et entretien de propreté) ou par des prestataires de services extérieurs (entretien de propreté ou des espaces verts).

 

Dans les cas les plus simples, les charges peuvent n’être relatives qu’à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes. Elles sont alors réparties « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots », c’est à dire en fonction des tantièmes des parties communes respectivement attachés à chacun des lots.

Le règlement se borne alors à indiquer « les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges » En l’espèce le règlement renvoie à une base unique , la quote-part des parties communes, parce qu’il n’existe qu’une seule catégorie de charges.

2.         Les états de répartition complexes

Les immeubles sont généralement plus complexes. Le règlement de copropriété est alors plus explicite. L’état de répartition des charges « fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges » sous la forme d’un tableau en deux colonnes : liste des numéros des lots concernés et liste des tantièmes de charges affectés à chaque lot dans la catégorie. Voici un exemple :

CHARGES DE CHAUFFAGE

 

Lot 02

68

Lot 03

72

Lot 04

45

Lot

Total 

1000

Les charges de conservation peuvent également être groupées en catégories différentes, soit parce qu’il existe des parties communes à certains copropriétaires seulement, soit parce qu’il existe plusieurs bâtiments sans organisation en syndicats secondaires.

B.        les bases de répartition

Une base de répartition s’entend d’une caractéristique commune à tous les lots (la surface habitable par exemple), objectivement appréciable, permettant, en fonction de sa valeur relative par rapport à celles attachées aux autres lots, de calculer la quote-part contributive de chaque lot dans la catégorie de charges concernée.

Il peut s’agir de sa surface, de son volume chauffé, des surfaces chauffantes installées. Dans ce cas le règlement de copropriété indique par exemple que « les charges relatives au chauffage central de l’immeuble (entretien de la chaufferie, combustible, etc.) seront réparties entre les propriétaires des lots n° 1 à 35 en fonction des surfaces chauffantes installées ».

Le tableau des quotes-parts a été établi mais il n’a pas toujours été inséré dans le règlement de copropriété. Il n’a donc pas été publié. Il est superflu d’insister sur les inconvénients de cette méthode.

1.         Les bases de répartition consolidées

La consolidation d’une base de répartition exige l’établissement d’un relevé effectué par un technicien compétent.

Il doit établir pour chacun des lots la liste complète des radiateurs installés et, en fonction de leurs caractéristiques techniques, calculer la surface chauffante de chaque radiateur puis le total des surfaces chauffantes pour chaque lot. Il doit ensuite établir un tableau faisant apparaître pour chacun des lots n° 1 à 35 le total des surfaces chauffantes. Ce tableau constitue le projet de grille de répartition à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. Cette approbation ne peut être refusée que pour des motifs techniques solidement établis.

La décision d’approbation doit être accompagnée d’une décision d’insertion de la grille de répartition ainsi établie dans l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété. Une copie du procès verbal de l’assemblée accompagnée de la grille de répartition approuvée sera déposée au rang des minutes du notaire ayant reçu le règlement de copropriété et publiée à la Conservation des hypothèques. La nouvelle grille de répartition sera ainsi opposable aux tiers, notamment aux futurs acquéreurs et locataires.

2.         Les bases de répartition non consolidées

Dans certains cas, cette procédure n’a pas été entièrement respectée. Le tableau a été établi mais il n’a pas été publié et parfois même il n’a pas été soumis à l’approbation de l’assemblée générale. Il a été exploité par le syndic. Les comptes ont été approuvés au fil des années, ce qui ne suffit pas à lui conférer l’opposabilité nécessaire. Le défaut de consolidation de la base de répartition rend possibles des modifications de l’installation dans les parties privatives, souvent effectuées sans autorisation ni même concertation, qui génèrent des conflits lorsque le propriétaire du lot prétend à une réduction de sa quote-part contributive. Or les approbations successives des comptes de charges ne purgent pas le vice juridique.

Il reste toujours possible de consolider une base de répartition mais cette régularisation, si elle est effectuée dans un environnement conflictuel, rend parfois nécessaire l’intervention d’un expert judiciaire. De plus, sa tardiveté interdit au syndicat de se prévaloir des infractions commises au détriment de la collectivité.

 

Les indications qui précèdent montrent que la répartition des charges et produits exige l’existence dans le règlement d’un système cohérent et permanent de critères et de quotes-parts contributives. Il est constitué par les « grilles de répartition ».

 

C.        les grilles de répartition des charges

 

Une grille n’est apparemment qu’un simple tableau. Elle présente néanmoins le caractère particulier de toujours comporter une organisation chiffrée. Elle se distingue ainsi du tableau statique par une fonction dynamique qui lui est propre.

On entend par « grille de répartition des charges » un tableau présentant l’organisation constante de la  répartition des charges et produits entre les lots en fonction des quotes-parts contributives qui leurs sont affectées par le règlement de copropriété dans chacune des catégories de charges.

Dans la figure ci-dessous, la grille de répartition apparaît dans la partie gauche (trame jaune)

 

Grille de répartition

Fonction
dynamique

Lot

Quotes-Parts

Contribution

Lot  1

450

1237,50

Lot  2

550

1512,50

1000

2750,00

Sa fonction dynamique est de permettre la répartition immédiate d’une dépense de 2750 € entre les lots 1 et 2 conformément aux disposition de l’état de répartition des charges.

Dans une catégorie de charges déterminée, on appelle également base de répartition le total des quotes-parts (ici 1000)

On appelle « masse à répartir » le montant total des dépenses incluses dans la catégorie.

 

Comme il a été indiqué plus haut, les grilles de répartition figurent dans l’état de répartition des  charges inclus dans le règlement de copropriété initial. Certaines grilles peuvent avoir été incluses postérieurement lorsqu’il a été procédé à la liquidation d’une base de répartition indiquée dans le règlement de copropriété initial sans établissement de la grille correspondante.

 

Le syndic doit utiliser les grilles de répartition figurant dans le règlement de copropriété. Il ne peut créer de nouvelles bases que pour les besoins d’une obligation légale. C’est le cas pour la réalisation d’un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires car il ne doit pas effectuer d’appel de fonds au copropriétaire débiteur dont la dette a rendu l’emprunt nécessaire ou encore dans le cas où un copropriétaire triomphant a été exonéré de toute contribution aux frais de la procédure.

 

III.        mécanisme de la mise en répartition

La répartition des charges entre les copropriétaires comporte deux opérations distinctes :

En premier lieu le syndic doit procéder au classement des dépenses entre les différentes catégories énumérées dans l’état de répartition des charges figurant au règlement de copropriété. Il s’agit d’une prestation intellectuelle exigeant parfois un choix raisonné entre deux options. Elle aboutit à la détermination chiffrée du contenu de chaque rubrique et de chaque catégorie. Les totaux calculés constituent les « masses à répartir ». Cette opération se poursuit tout au long de l’exercice.

En second lieu, une opération purement technique, souvent automatisée, permet la répartition des masses entre les copropriétaires au prorata de leurs obligations contributives. Cette opération n’est réalisée qu’à la fin de l’exercice.

 

La clôture de l’exercice exige en premier lieu le parachèvement de la répartition des charges et produits conformément à l’article L 10.

A la répartition virtuelle et immédiate en cours d’exercice, l’opération substitue une répartition matérialisée par

·      un état général des charges et produits de l’exercice.

·      des comptes individuels déterminant, pour chaque copropriétaire, sa quote-part dans chacune des catégories de charges et produits et sa position financière à l’égard du syndicat après imputation des provisions appelées [4] en cours d’exercice.

 

La répartition des charges et produits caractérise la spécificité du syndicat de copropriétaires. Dans une société, le résultat est un solde comptable autonome générant des obligations notamment fiscales. Les associés ne participent aux bénéfices ou aux pertes qu’en fonction des décisions de l’assemblée générale .

La répartition des charges met en œuvre les grilles de répartition établies pour chacune des catégories de charges conformément à l’état de répartition figurant au règlement de copropriété.

 

La répartition des charges et produits est effectuée entre les lots. L’article 10 de la loi impose de préciser dans le règlement de copropriété « la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges ». Il n’est possible de procéder au regroupement des cotisations sur la personne qu’au terme de cette opération..

 

La mise en répartition des charges effectuée en fin d’exercice est matérialisée par l’établissement

d’un relevé général des charges et produits courants de l’exercice annuel, ventilé par catégories et rubriques

le cas échéant des comptes de travaux ou opérations exceptionnels clôturés en cours ou en fin de l’exercice

d’un relevé individuel propre à chaque copropriétaire comportant

le calcul des cotisations sur charges courantes et le cas échéant, des parts sur produits courants en fonction des quotes-parts attachées à ses lots.

le cas échéant, le calcul des charges sur travaux exceptionnels ou opérations exceptionnelles dont les comptes ont été clôturés en cours ou en fin de l’exercice.

 

Elle fait apparaître globalement sur les relevés individuels, par catégories :

Au débit :

le montant total des charges courantes imputables

le montant total des charges exceptionnelles imputables

Au crédit

le montant total des produits courants, hors appels provisionnels

le montant total des produits exceptionnels, hors appels provisionnels

le remboursement des provisions sur charges courantes

le remboursement des provisions sur charges exceptionnelles, s’il y a lieu

et finalement le solde individuel global, créditeur ou débiteur.

Nous verrons plus loin qu’il serait inadmissible de ne faire apparaître dans les relevés individuels que la quote-part individuelle dans le « résultat » (insuffisance ou excédent) de la comparaison entre le montant des charges et celui des provisions appelées. 

A.        répartition initiale entre les lots

L’article L 18 impose au syndic « de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat ainsi que la situation de trésorerie du syndicat ». Le texte concerne avant tout les professionnels administrant plusieurs syndicats, mais il est applicable en réalité à tous les syndics. Il exprime l’obligation de considérer la personne comme pivot exclusif du système comptable. Cette obligation s’étend aux partenaires, créanciers et débiteurs du syndicat, et tout particulièrement aux fournisseurs, au sens le plus large du terme.

La comptabilité, telle que conçue par la loi du 10 juillet 1965, a pour double objet de faire apparaître à tout instant, et au moins périodiquement :

la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, sous la forme d’un solde global pour tous les lots appartenant à un même copropriétaire. Cette position peut toutefois être ventilée par groupes de lots appartenant à un même copropriétaire.

la situation de trésorerie du syndicat 

 

La personne copropriétaire est au cœur des traitements comptables. Les informaticiens ont donc retenu pour l’élaboration des progiciels dédiés le rôle privilégié de la personne et l’obligation impérative de son unicité dans le fichier. Chaque personne est dotée d’un code, ce qui permet de remédier aux problèmes d’homonymie.

 

Le mécanisme de la répartition des charges impose une dérogation au principe de la comptabilité par personne. La répartition des charges ne peut être faite qu’entre les lots car c’est aux lots seulement que le règlement de copropriété affecte les quotes-parts déterminant les cotisations.

A cet effet, le règlement de copropriété comporte toujours, serait-ce sous une forme simplifiée, un état descriptif de division qui énumère et décrit chacun des lots, précise son emplacement exact dans l’immeuble (étage, escalier, etc. ) et la quote-part des parties communes qui lui est attachée (74/1000 par exemple) et lui affecte enfin un numéro. Cet état descriptif de division se présente, pour le régime de la publicité foncière, sous la forme d’un tableau récapitulatif..

Le fichier des copropriétaires, qui comporte la liste des lots dont chacun est propriétaires, permet le regroupement des cotisations dues par chaque copropriétaire pour l’ensemble de ces lots.

B.        répartition finale entre les propriétaires de lots

La répartition des charges entre les lots étant achevée, il convient de regrouper les résultats afférents aux lots appartenant à une personne déterminée. Ce regroupement doit être effectué pour tous les copropriétaires.

L’opération ne pose aucun problème particulier. Manuellement, un syndic bénévole regroupe les comptes des lots 6 (appartement), 22 (chambre individuelle) et 44 (cave) du copropriétaire Dupont et totalise les charges par rubriques et catégories. Il peut utiliser une feuille de tableur prétraitée. L’ordinateur d’un syndic professionnel effectue automatiquement les opérations nécessaires s’il a été correctement configuré et renseigné.

Ces trois lots, qui sont des fractions de l’immeuble dans la terminologie de la publicité foncière, auraient été constitués en un lot autrefois. Ils constituent de nos jours un groupe de lots. Les lots accessoires 22 et 44 sont liés au lot principal 6.

Une même personne peut être propriétaire de plusieurs lots principaux dans un immeuble, ainsi que des lots accessoires correspondants. Si ces lots sont loués, ce copropriétaire souhaite recevoir un compte séparé pour chaque groupe de lots, afin de pouvoir justifier les décomptes de charges locatives  présentés à ses locataires.

Le mécanisme de la répartition peut être schématisé pour le cas très simple d’un immeuble à deux groupes de deux lots (appartement et chambre) appartenant l’un à Dupont, l’autre à Durand. Les données constantes du traitement sont fournies par le fichier de l’immeuble et le fichier des copropriétaires.

1 - fichier de l’immeuble

2 - fichier des copropriétaires

lot

nature

tant.

compte

noms

lots

tant

total

1

appartement

47

450-1

Dupont

1

47

2

appartement

35

3

10

57

3

chambre

10

450-2

Durand

2

35

4

chambre

8

4

8

43

100

100

100

Le fichier des charges à répartir fournit le total des dépenses à répartir dans l’unique catégorie 10 « charges générales ».

La base de répartition est en centièmes. La masse à répartir est de 377 €. La valeur de l’unité (1/100) est donc 3,77. Le tableau 4 montre le mécanisme de répartition par lot.

3 - charges à répartir

4 – répartition entre les lots

cat.

charges
générales

lot

unité

tantièmes

quote-part

10

entretien  hall

257

1

3,77

X

47 =

177,19

10

électricité

120

2

3,77

X

35 =

131,95

10

total

377

3

3,77

X

10 =

37,70

4

3,77

X

8 =

30,16

valeur unité

3,77

100

377,00

Le tableau 5 montre la répartition finale entre les deux copropriétaires.

5 - Comptes des copropriétaires

compte

noms

lots

charges

quote-part

450-1

Dupont

1 + 3

177,19 + 37,70

214,89

450-2

Durand

2 + 4

131,95 + 30,16

162,11

 

1.         Traitement des groupes de lots

Les groupes de lots sont organisés de différentes manières.

Soit, comme dans l’exemple précédent, les lots 6 (appartement), 22 (chambre individuelle) et 44 (cave) du copropriétaire sont groupés logiquement.

Soit le propriétaire bailleur de plusieurs lots principaux a indiqué les lots accessoires qu’il entendait attacher à chacun des lots principaux.

Dans tous les cas le traitement de ces groupes comporte :

la rattachement à la personne du propriétaire

la désignation des lots composant le groupe

la totalisation cohérente des quotes-parts de charges et produits

l’établissement d’un relevé de charges (et produits) propre au groupe de lots

2.         Traitement des lots dont la propriété est démembrée

Un lot de copropriété peut faire l’objet d’un démembrement qui laisse la propriété à une personne mais confère certains de ses attributs à une autre personne. Deux démembrements nous intéressent à ce titre : l’usufruit et le droit d’habitation.

Dans les deux cas, le nu-propriétaire et le propriétaire du bien grevé de droit d’habitation, d’une part, l’usufruitier et le bénéficiaire du droit d’habitation, d’autre part, sont titulaires d’un droit réel. A ce titre ils sont tous membres du syndicat des copropriétaires et tenus à contribuer aux charges communes. Mais ils ne sont pas unis dans une personne morale et le principe de la comptabilité par personne ne heurte à une évidente difficulté.

Les praticiens y avaient porté remède en insérant dans le règlement de copropriété une clause précisant celui des deux partenaires qui devait être l’interlocuteur privilégié du syndicat (usufruitier ou nu-propriétaire, propriétaire du bien grevé ou bénéficiaire du droit d’habitation). Elle était complétée par une clause leur imposant une obligation solidaire au paiement des charges.

La loi de 1965 leur a imposé la désignation d’un mandataire commun pour tout ce qui concerne la convocation et la tenue des assemblées générales. Elle n’a rien prévu pour ce qui concerne la répartition et le paiement des charges. La jurisprudence postérieure a cru devoir déclarer non écrites les clauses du règlement de copropriété relatives aux modalités de contribution aux charges et à la solidarité. Elle a imposé, de fait, au syndic d’établir un compte pour chacun des partenaires.

Cette obligation ne peut être sérieusement respectée puisque le syndic ne connaît pas les conventions intervenues entre les parties et ne pouvait se constituer arbitre de litiges éventuelles. Dans la pratique, les syndics ont adressé les comptes au mandataire commun (généralement l’usufruitier et le propriétaire du bien grevé) en étendant ses pouvoirs dans la formule de désignation. La jurisprudence a récemment évolué en admettant la validité des clauses désignant le destinataire des comptes et des clauses de solidarité [5].

Le syndic peut donc adresser les comptes à l’un des deux partenaires. Il leur appartiendra de faire leurs comptes entre eux.

3.         Traitement des lots en indivision

On retrouve une difficulté identique lorsque la propriété du lot est indivise entre plusieurs personnes.

a)     les conventions entre indivisaires

La loi n° 76-1286 du 31 décembre 1976 a toutefois permis aux indivisaires d’établir des conventions relatives à l’exercice de leurs droits respectifs et, pour tout dire d’organiser l’indivision (articles 1873-1 à 18 du Code civil). Pour autant l’indivision, malgré la possibilité de désigner un gérant de l’indivision, n’est pas dotée de la personnalité morale.

Les indivisions organisées n’étaient pas jusqu’à présent pas majoritaires. De plus le caractère organisé d’une indivision n’était pas toujours connu des syndics. Ceux-ci ont pratiqué comme en matière d’usufruit, adressant les comptes au mandataire commun. La jurisprudence a également écarté les clauses insérées dans les règlements de copropriété (en particulier celles de solidarité des indivisaires) et imposé aux syndics d’adresser des comptes à chaque indivisaire en fonction de sa quote-part de l’indivision.

De manière identique, la jurisprudence a évolué favorablement et, à tout le moins, reconnu la validité des clauses de solidarité. Cette solution évite au syndic d’avoir à assigner de nombreuses personnes lorsque les charges d’un lot indivis demeurent impayées [6].

b)     le régime légal de l’indivision

La loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 favorise l’organisation des indivisions en créant un « régime légal de l’indivision » par modification des articles 815-1 à 815-14 du Code civil et renvoi aux dispositions des articles 1873-1 à 18 susvisés.

Le premier alinéa de l'article 815-3 est remplacé par sept alinéas ainsi rédigés :

« Le ou les indivisaires titulaires d'au moins deux tiers des droits indivis peuvent, à cette majorité :

« 1° Effectuer les actes d'administration relatifs aux biens indivis ;

« 2° Donner à l'un ou plusieurs des indivisaires ou à un tiers un mandat général d'administration ;

« 3° Vendre les meubles indivis pour payer les dettes et charges de l'indivision ;

« 4° Conclure et renouveler les baux autres que ceux portant sur un immeuble à usage agricole, commercial, industriel ou artisanal.

« Ils sont tenus d'en informer les autres indivisaires. A défaut, les décisions prises sont inopposables à ces derniers

Le régime légal permet de pallier le silence ou l’opposition d’un indivisaire. Les co-indivisaires titulaires d’au moins deux tiers des droits indivis peuvent prendre des décisions relatives au bien indivis et les rendre opposables aux autres co-indivisaires.

Ils peuvent en particulier donner un mandat général d’administration soit à l’un d’eux soit à un tiers.

 

C.        mise en répartition des charges

Dans l’hypothèse d’une gestion totalement informatisée, que nous retiendrons ici, la mise en répartition des charges est automatisée. Le programme assure le classement des charges par catégories et rubriques en fonction des codifications saisies lors de l’enregistrement de chaque facture. Cette affirmation lapidaire mérite quelques indications complémentaires et une observation préalable.

Une observation d’abord : si nous traitons de la répartition des charges dans le cadre de la clôture des comptes, mais il s’agit d’une opération qui se poursuit tout au long de l’exercice au fur et à mesure de l’enregistrement des factures. C’est la ponctualité régulière de l’ensemble des opérations comptables qui permet de « tirer » à chaque instant une situation fiable de la trésorerie et des opérations du syndicat.

 

Venons en au traitement informatisé. Il est effectué généralement en utilisant les fonctionnalités d’une base de données appropriée. Nous retiendrons toutefois pour nos explications une procédure semi-automatique utilisant un tableur. Cette technique est en effet mieux connue des non-professionnels.

La procédure de répartition des charges comporte une phase statique et une phase dynamique.

 

La phase statique, pour un syndicat déterminé, comporte le pré-établissement d’une feuille de calcul reproduisant de manière appropriée

d’une part l’état de répartition des charges avec ses catégories de charges et ses rubriques

d’autre part la liste des lots avec les quotes-parts qui leur sont affectées pour chacune des catégories de charges.

La feuille de calcul doit comporter également des cellules contenant les formules nécessaires

au calcul des totaux de rubriques et de catégories

au calcul du total général des charges du syndicat

au calcul des quotes-parts afférentes à chaque lot pour chacune des catégories

au calcul du total général des charges pour chaque lot

Les mêmes dispositions doivent être prises pour le traitement des produits.

 

La phase dynamique. L’enregistrement manuel d’une première facture (libellé, montant, etc.) dans la plage correspondant à la rubrique dédiée dans la catégorie appropriée génère un sous-total de rubrique, un sous-total de catégorie et un total des charges de l’immeuble. Ces résultats sont provisoires, dans l’attente d’autres enregistrements.

Il génère également les montants des quotes-parts afférentes à chaque lot dans cette rubrique de charges. Au fur et à mesure de l’enregistrement des factures l’opérateur voit s’établir la répartition des charges de l’exercice.

Si nous reprenons l’exemple précédent, l’enregistrement de la facture d’entretien du hall, donnera les résultats suivants :

 

3 - charges à répartir

4 – répartition entre les lots

cat.

charges
générales

lot

unité

tantièmes

quote-part

10

entretien  hall

257

1

2,57

X

47 =

120,79

10

2

2,57

X

35 =

89,95

10

total

257

3

2,57

X

10 =

25,70

4

2,57

X

8 =

20,56

valeur unité

2,57

100

257,00

 

L’enregistrement, à la suite, de la facture d’électricité donnera les résultats suivants :

 

3 - charges à répartir

4 – répartition entre les lots

cat.

charges
générales

lot

unité

tantièmes

quote-part

10

entretien  hall

257

1

3,77

X

47 =

177,19

10

électricité

120

2

3,77

X

35 =

131,95

10

total

377

3

3,77

X

10 =

37,70

4

3,77

X

8 =

30,16

valeur unité

3,77

100

377,00

 

La répartition entre les lots est effectuée en temps réel.

La situation est différente si on utilise un logiciel professionnel. Les enregistrements sont conservés dans les fichiers comptables, mais la répartition est effectuée à la demande. Il est généralement possible d’effectuer une répartition provisoire en cours d’exercice pour l’un des syndicats administré par un professionnel.

Notez néanmoins que la théorie de la répartition immédiate des charges demeure applicable au profit d’un fournisseur ou entrepreneur créancier impayé. Il peut procéder au recouvrement de sa créance à l’encontre des copropriétaires, chacun pour sa quote-part, même si de fait, le dépense n’a pas été mise en répartition.

Il est possible de procéder de la même manière s’il existe deux catégories de charges 10 et 15. Il suffit de prévoir un tableau 4 bis pour la catégorie 15 et de prévoir les liaisons nécessaires. Dans la pratique, ces ventilations entre catégories sont effectuées au moyen d’un traitement analytique (voir 7/4.4).

 

Un syndic bénévole peut tenir la comptabilité d’un petit immeuble sur un tableur. La feuille de calcul devra comporter des plages appropriées pour la tenue de la trésorerie et celle des comptes de fournisseurs. Les fichiers d’immeuble (liste des lots et des copropriétaires entre autres) devront également être créés.

Les progiciels dédiés à la gestion professionnelle sont, quant à eux, des bases de données organisées pour ce type de comptabilité et plus généralement pour répondre à tous les besoins de la gestion syndicale. La normalisation comptable permet l’uniformisation des plans comptables préétablis qu’ils comportaient.

L’enregistrement des écritures s’accompagne de la saisie des codes permettant le classement automatique des écritures dans les catégories et rubriques souhaitées. Il génère toutes les écritures de contrepartie (par exemple dans le compte fournisseurs). Les progiciels de bonne qualité comportent des aides à la saisie qui facilitent considérablement le travail des comptables.

Certaines pièces comptables exigent une réflexion préalable à l’enregistrement et surtout des précisions fournies par le gestionnaire de l’immeuble. Elles peuvent faire l’objet d’un classement provisoire en compte d’attente qu’il ne faut pas oublier de régulariser dès que cela est possible.

D.        mise en répartition des produits

Le mécanisme de la répartition est identique à celui que nous venons de décrire pour la répartition des charges. La seule différence réside dans la position des montants qui viennent au crédit des comptes des copropriétaires et non plus au débit. La répartition des produits impose des observations d’un autre ordre.

Les règlements de copropriété ne traitent que rarement cette éventualité. Les produits à répartir sont exceptionnels et il faut d’ailleurs préciser en premier lieu leur nature.

1.         Exclusion des produits internes (provisions sur charges)

Les produits internes (provisions sur charges courantes) sont régularisées en fin d’exercice mais ne sont pas répartis au sens propre du terme. Ils sont restitués.

Le mécanisme, pourtant, est bien celui d’une répartition de produit. C’est pourquoi il faut veiller, lors du traitement informatique, à utiliser la clé de répartition utilisée pour les appels de provisions. Un appel provisionnel effectué avec la clé « charges communs générales » ne doit pas être remboursé en utilisant la clé « charges bâtiment B » !

Une autre difficulté se présente lorsque la consistance d’un lot a été modifiée pendant le cours de l’exercice (division de lot ou réunion de lot).

2.         Rôle de l’assemblée générale (affectation des produits)

L’affectation des produits externes fait généralement l’objet d’une décision de l’assemblée générale, surtout lorsqu’il s’agit d’un produit exceptionnel comme le prix de la vente d’une partie commune. L’assemblée peut décider d’affecter la somme encaissée à la constitution d’une provision spéciale ou au contraire sa mise en répartition soit immédiate, soit à l’occasion d’un appel de fonds périodique.

Les conséquences comptables de la décision doivent être traitées sans délai. Elles ne présentent pas de difficultés majeures.

3.         Indépendance des répartitions de charges et de produits

La mise en répartition des produits et celle des charges doivent demeurer indépendantes. Les copropriétaires doivent avoir connaissance de la liste complète des charges comme de la liste complète des produits sans qu’une opération préalable de compensation partielle puisse affecter la qualité de l’information.

L’obligation d’indépendance des écritures subsiste lorsque la nature d’un produit le lie à une charge. C’est le cas d’une indemnité versée par un assureur (produit) par rapport à la charge des travaux de réparation consécutifs au sinistre. Encore faut-il établir judicieusement le lien : à la suite d’un dégât d’eau, l’indemnité couvre les travaux de remise en peinture d’une partie commune, et non les travaux de réparation de la couverture, qui ne sont pas pris en charge par l’assurance. Il faut, en toute hypothèse, faire apparaître aussi bien le montant de la facture (charge) que celui de l’indemnité (produit) pour assurer une information satisfaisante.

L’affectation d’un produit peut également résulter d’une décision de l’assemblée générale.

4.         Produits courants et récurrents

Ces produits sont utilisés, sous réserve d’encaissement effectif, conformément à la décision prise à leur sujet par l’assemblée générale. S’ils sont mis en répartition à l’occasion des appels de fonds périodiques, la règle d’indépendance des mises en répartition doit être respectée. Les relevés individuels doivent porter mention de l’appel de fonds, d’une part, de la mise en répartition des produits d’autre part.

5.         Produits exceptionnels

Les mêmes prescriptions sont applicables lorsque la mise en répartition est effectuée en application d’une décision de l’assemblée générale. La compensation joue de plein droit avec les soldes débiteurs éventuels des copropriétaires, sous la seule réserve que les écritures compensées apparaissent distinctement dans la comptabilité et dans les relevés individuels. Le syndic doit alors veiller à stopper les procédures de recouvrement de charges en cours.

En vertu de la théorie de la répartition immédiate, on doit admettre que la compensation a joué à la date de la dernière opération : si un copropriétaire était débiteur de 1 000 euros depuis le 1er janvier, la compensation jour à la date du 12 mars qui est celle de l’encaissement par le syndicat d’une indemnité lui revenant pour une quote-part de 800 euros. A compter du 13 mars, il n’est plus débiteur que de 200 euros.

6.         produit de la vente d’une partie commune

Notons que le produit de la vente d’une partie commune est doté d’un régime particulier fixé par l’article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965 : « Les sommes représentant le prix des parties communes se divisent de plein droit entre les copropriétaires dans les lots desquels figuraient ces parties communes et proportionnellement à la quotité de ces parties afférentes à chaque lot. La part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remis directement par le syndic et ce, nonobstant l’existence de toute sûreté grevant son lot. » La répartition « de plein droit » est réalisée immédiatement dès la signature de l’acte de vente et le syndic doit effectuer les paiements sans aucun délai.

Si l’assemblée a décidé l’affectation intégrale du prix à une opération quelconque, le syndic doit :

- en premier lieu, effectuer un appel de fonds de ce montant, réparti en fonction des quotes-parts des parties communes. Cet appel est porté globalement au crédit d’un compte approprié ouvert pour l’opération envisagée (un compte de placement par exemple), par le débit des comptes 450 des copropriétaires.

- en second lieu répartir le prix par le crédit des comptes 450 et le débit du compte sur lequel a été enregistré le paiement du prix.

Les comptes des copropriétaires portent ainsi la trace des deux opérations comptables sans que leurs soldes soient modifiés.

Dans le cas contraire, le syndic établit des chèques au profit des copropriétaires.

Il n’y a pas lieu de conserver purement et simplement les fonds au compte bancaire du syndicat pour conforter la trésorerie.

 

IV.       PRÉSENTATION DE la répartition des charges

Les modèles annexés au décret comptable ne concernent pas les relevés généraux et particuliers de charges adressés aux copropriétaires mais les documents de synthèse à établir en fin d’exercice pour l’approbation des comptes. Ces contraintes porteront nécessairement sur la présentation des relevés de charges. La lecture de tous les documents en sera facilitée.

Les modèles présentés ci après paraissent, à quelques variantes près, être utilisés majoritairement. Ils répondent, en tout cas aux exigences les plus courantes de ceux qui sont appelés à les exploiter sans avoir une pratique quotidienne de la copropriété.

Les comptes doivent impérativement respecter les catégories de charges, telles qu'elles sont établies par le règlement de copropriété. Au sein de ces catégories, les charges sont constituées en sous groupes par rubriques en fonction de leur nature :

Charges communes générales (Catégorie)

EDF Services généraux 03/04/06                                 1.100 

EDF Services Généraux 06/06/06                                 1.050

   Total (Rubrique EDF)                                                                          2150

Cie des Eaux 05/04/06                                                   1.960 

Cie des Eaux 08/06/06                                                   1.350

   Total (Rubrique Eau)                                                                           3310

   Total Charges communes générales                                                                            5460

Charges Bâtiment A  (Catégorie)

EDF Ascenseur A 03/04/06                                            1.320

EDF Ascenseur A 06/06/06                                            1.220

   Total (Rubrique ascenseur)                                                                2540

[….]

La présentation de la catégorie « charges bâtiment A » peut être affinée par l’utilisation d’une sous catégorie Ascenseur A qui distinguera les rubriques « contrat d’entretien » et « EDF ». Cela facilite le regroupement des différentes rubriques « EDF » dans le budget prévisionnel.

Le classement par catégories et rubriques est facilité par le traitement analytique des charges (Voir 7 / 4.4)

Voyez un relevé général des charges traditionnel (sans prendre en considération les libellés !)

 

La mise en répartition des charges est matérialisée par

un relevé général des charges (et produits) commun à tous les lots et comportant, outre la liste ordonnée de tous les articles du compte, des sous totaux par rubriques et par catégories

un relevé individuel de charges (et produits) propre à chaque groupe de lots appartenant à un même copropriétaire, qui comporte la détermination des quotes-parts incombant à ce groupe et un historique comptable depuis la dernière mise en répartition .

Le relevé individuel doit permettre à chaque copropriétaire de vérifier les bases utilisées pour le calcul de sa cotisation : assiette, quote-part et résultat du calcul. Les catégories et sous-catégories et les masses financières correspondantes doivent figurer dans le même ordre sur le relevé général et sur le relevé individuel.

L’absence d’une catégorie ou d’une sous-catégorie dans le relevé individuel est justifiée par le fait que le copropriétaire concerné ne contribue pas aux charges correspondantes.

 

Il est courant de trouver dans le relevé général une catégorie « charges privatives ».

Il arrive fréquemment qu’une intervention technique soit demandée par le syndic sans qu’il soit possible au départ de connaître l’origine exacte de l’anomalie. Elle peut se trouver sur une partie privative et le syndic ne l’apprend qu’à réception du rapport technique et de la facture. Dans ce cas, le syndic procède néanmoins au paiement de l’entrepreneur (en sa qualité d’auteur de la demande d’intervention) mais il impute la charge au débit du copropriétaire concerné.

On retrouve également dans cette catégorie les régularisations effectuées sur les charges déterminées par comptage (notamment pour la consommation d’eau chaude sanitaire). Il peut être opportun de les faire figurer dans une rubrique distincte.

 

La lecture comparative des deux relevés permet également aux copropriétaires de vérifier qu’ils ne sont pas appelés à contribuer aux charges d’une rubrique qui ne les concerne pas.

 

Le relevé individuel comporte en outre :

le rappel de la composition du groupe de lots traité avec mention des tantièmes généraux correspondant à chaque lot

le rappel (position à la clôture de l’exercice) des quotes-parts des avances appelées pour le groupe de lots (réserve de trésorerie, provision sur travaux futurs, etc.).

le rappel en historique de la situation du copropriétaire à l’égard du syndicat. 

Voyez un relevé individuel des charges, qui correspond au relevé général ci dessus.

 

V.        mouvements comptables

Il nous faut maintenant indiquer les mouvements comptables constatant la répartition des charges. L’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 dispose : « à l’arrêté des comptes, [le compte 450] est débité ou crédité de l’excédent ou de l’insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701 ».

Pour les uns, les traitements du système traditionnel ne sont conformes ni à l’esprit du nouveau texte ni à sa lettre. C’est le « résultat », seul, qui doit être mis en répartition.

Pour d’autres, le système couramment utilisé dans le passé pour le traitement des comptes annuels répond aux exigences de l’article 10.

Nous avons adopté cette dernière solution. Elle est exposée ci après, mais nous rappelons néanmoins les arguments invoqués par les tenants d’une certaine modernité.

 

A.        système traditionnel

Les comptes (6nnn) de charges sont crédités par le débit des comptes 450nn des copropriétaires. C’est la répartition des charges. Un mouvement inverse permet la répartition des produits affectés.

Le compte 701 est débité par le crédit des 450nn (remboursement des provisions).

 

compte

libellé

6 nn Charges

701

450 copro

banque

Appels prov.

01

701

prov.charges

400,00

01

450-1

prov.charges

228,00

01

450-2

prov.charges

172,00

paiements

02

450-1

paiement prov.

228,00

02

512

paiement prov.

228,00

03

450-2

paiement prov.

172,00

03

512

paiement prov.

172,00

charges

04

611

entretien hall

257,00

05

602

électricité

120,00

répartition

06

450-1

Entretien hall

146,49

06

611

Entretien hall

146,49

07

450-2

Entretien hall

110,51

07

611

Entretien hall

110,51

08

450-1

électricité

68,40

08

602

électricité

68,40

09

450-2

électricité

51,60

09

602

électricité

51,60

Rembt provision

10

701

rembt prov.

400,00

10

450-1

rembt prov.

228,00

10

450-2

rembt prov.

172,00

 

377,00

377,00

400,00

400,00

777,00

800,00

400,00

 

 

Nous avons repris notre exemple précédent. Le compte de banque comporte, pour contrepartie, les paiements sur provisions pour charges courantes. Il ne joue aucun rôle dans le mécanisme de répartition.

Les comptes de l’exercice font apparaître un trop perçu sur provision de 800 – 777 = 23 € pour l’ensemble des copropriétaires. Que sont devenus ces 23 € ? Il suffit d’éditer le grand-livre pour le savoir :

 

compte

libellé

6nn Charges

701

450 copro

soldes

01

450-1

prov.charges

228,00

02

450-1

paiement prov.

228,00

06

450-1

Entretien hall

146,49

08

450-1

électricité

68,40

10

450-1

rembt prov.

228,00

Totaux 450-1

442.89

456,00

13,11

01

450-2

prov.charges

172,00

03

450-2

paiement prov.

172,00

07

450-2

Entretien hall

110,51

09

450-2

électricité

51,60

10

450-2

rembt prov.

172,00

Totaux 450-2

334,11

344,00

9,89

450

Copropriétaires

777,00

800,00

23,00

05

602

électricité

120,00

08

602

électricité

68,40

09

602

électricité

51,60

04

611

entretien hall

257,00

06

611

Entretien hall

146,49

07

611

Entretien hall

110,51

6

Charges

377,00

377,00

0

01

701

prov.charges

400,00

10

701

rembt prov.

400,00

701

Provisions

400,00

400,00

0

 

Nous constatons qu’ils apparaissent sagement au crédit de chacun des copropriétaires, pour respectivement 9,89 et 13,11 euros. Ils apparaîtront à leur crédit sur un prochain relevé.

Notez que, pour des raisons de commodité, nous avons laissé de côté le compte de banque qui est sans intérêt pour notre exposé.

Le compte des produits est soldé.

Le compte des charges est soldé.

Cette méthode permet de présenter aux copropriétaires un compte de fin d’exercice reproduisant tous les mouvements comptables de l’exercice.

 

Dans son ouvrage «  Comptabilité et gestion financière des copropriétés » [7] M. Philippe Schnepf présente avec une grande clarté une solution conforme aussi bien à la pratique ancienne qu’au texte de l’article 10 de l’arrêté.

Le mécanisme est très simple :

Les comptes de charges sont soldés par le débit du compte 701

Le traitement analytique des charges permet d’effectuer cette opération ligne par ligne dans chacun des comptes de charges 6nnn. Il ne s’agit pas d’un crédit global de l’ensemble des comptes 6 qu’on ne saurait où le placer.

Cette opération fait apparaître le solde du compte 701 comme un « résultat ». Soit une insuffisance si le montant des charges est supérieur à celui des provisions appelées, soit un excédent dans le cas contraire.

Ce n’est pas le résultat qui est réparti entre les copropriétaires.

D’une part les charges sont débités aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part, en fonction des catégories et rubriques, par le crédit du 701 et le débit des 450nn des copropriétaires.

D’autre part les provisions appelées sont restituées aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part, par le débit du 701 et le crédit des 450nnnn.

Cette seconde opération entraîne fatalement la répartition du « résultat » entre les copropriétaires, chacun pour sa quote-part.

Au final le compte 701 est soldé compte l’ont été les comptes 6 à l’issue de première opération.

 

B.        incidence du nouveau régime comptable

Le nouveau régime comptable impose-t-il une autre méthode de répartition ?

 

M. Picault [8] présente dans son ouvrage une  interprétation de l’article 10. Selon lui la méthode imposée « consiste à comparer le montant des charges réelles au montant des provisions appelées et à n’enregistrer en comptabilité que la différence positive ou négative, cette différence devant être calculée pour chacun des copropriétaires compte tenu des millièmes de répartition le concernant dans chacune des rubriques de charges de copropriété ». Ces soldes sont reportés en 701, au débit pour un excédent, au crédit pour une insuffisance.

Il observe que, dans les annexes 2 et 3, du décret du 14 mars 2005 les excédents ou insuffisances des appels effectués par rapport aux charges courantes réelles doivent apparaître distinctement.

Il ajoute que l’article D 45-1 nouveau impose cette interprétation en précisant que « sont nommées provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes du syndicat ».

Par « solde » on entend aussi bien un « arrêté de compte » que son résultat final. Il est constant que l’approbation des comptes  interdit toute révision ultérieure de ces comptes [9] , sauf pour inexactitude ou erreur matérielle justifiant l’application de l’article 1269 NCPC. C’est bien la vertu primordiale d’un arrêté de comptes.

 

Dans le statut de la copropriété, le solde visé par l’article D 45-1 est le solde global au niveau du syndicat. La jurisprudence proclame que l’approbation des comptes par l’assemblée générale ne vaut pas approbation des modalités de répartition appliquées par le syndic [10] . Un copropriétaire ayant approuvé « les comptes » conserve le droit de contester son compte. L’article D 45-1 précise de même que « l’approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires ».

Il est donc certain que la décision de l’assemblée ne rend définitif que le solde global du syndicat. Cette décision est inefficiente à l’égard des soldes des catégories de charges ou aux soldes attachées aux lots et, finalement, à l’égard des  copropriétaires eux-mêmes.

 

On obtient bien entendu le même résultat au niveau des comptes individuels mais les inconvénients sont nombreux.

Le premier est d’ordre mathématique. Dans de nombreux syndicats, les bases de répartition sont en dix-millièmes, en cent-millièmes, voire en millionièmes.

Pour 57 cent-millièmes, par exemple, les valeurs absolues inférieures à 17, 55 € ne peuvent pas être traitées. En effet (17,54 x 57) / 100.000 = 0,0099978.

Le seuil s’aggrave bien entendu si l’on passe à 25 cent-millièmes pour lequel il est de 40 €.

Or le système doit être en mesure de traiter les écarts les plus modestes en réduisant au plus strict minimum les effets d’arrondis.

De toute manière, dans des ensembles pourvus d’une dizaine de catégories de charges, les copropriétaires ne trouveront sur leurs comptes qu’une liste de 6 ou 8 soldes qui seront peu significatifs à leurs yeux. Ils devront reconstituer leur propre compte à partir des données fournies, avec de grands risques d’erreur.

Ces inconvénients n’existent pas dans le système traditionnel où le solde le plus modeste reste la différence entre deux masses de montants significatifs.

 

L’UNPI 13, organisation de syndics bénévoles suggère la solution suivante

« A la clôture de l’exercice, on affecte les comptes 713, 714 et 716 selon les recommandations de l’A.G., aux comptes 60, 61, 62, 63 & 64.

« Puis on solde les comptes 60, 61, 62, 63 & 64 par le compte 701.

« Puis on solde le compte 701 par le compte 455-1.

Dans son ouvrage, l’ARC indique (p. 331) que les comptes des classes 6 et 7 sont «  répartis par l’utilisation des clés de répartition. Ces comptes sont donc soldés ». Faut-il entendre par là l’utilisation du mécanisme traditionnel ? C’est peu probable. En page 237, la répartition des charges ne figure pas au rang des « grandes opérations comptables ». En outre, dans le grand-livre de clôture figurant dans l’ouvrage, c’est le montant total des charges qui figure au crédit du compte 701 !!!!

Dans le Jurisclasseur copropriété, M. Laporte adopte la même solution que la nôtre. Les comptes de charges et de produits sont soldés par la répartition d’une part, le remboursement des provisions d’autre part.

 

Il faut donc conserver le mécanisme ancien et faire apparaitre sur les relevés individuels

- Le détail  des charges réparties avec la quote-part du lot dans chaque catégorie

- Le détail de la restitution des provisions appelées

Le tableau qui suit présente de manière simpliste ce mécanisme :

 

 

Compte individuel de M. DUPONT

450-1

Entretien hall

257,00

57/100

146,49

450-1

Électricité

120,00

57/100

68,40

450-1

Rembt provisions.

228,00

Solde à votre crédit

13,11

228,00

228,00

Compte individuel de M. DURAND

450-2

Entretien hall

257,00

43/100

110,51

450-2

Électricité

120,00

43/100

51,60

450-2

Rembt provisions.

172,00

Solde à votre crédit

9,89

172,00

172,00

 

 

C.        incidence du terme suspensif (approbation des comptes)

 

Le solde des charges n’est exigible qu’après l’approbation des comptes par l’assemblée générale.

Sous cette forme claire, vous ne la trouverez ni dans la loi ni dans le décret.

Elle impose une interprétation exégétique de l’article 45-1 du décret ainsi conçu : « Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part. »

L’assemblée approuve le compte des dépenses dont la liste ordonnée figure dans le relevé général joint à la convocation.

Cette approbation transmue les dépenses en charges. Les juristes évoquent plutôt une novation.

Il ne peut y avoir d’action en recouvrement contre les copropriétaires que pour des provisions ou « le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes » aux termes de l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967. Il s’agit du solde (charges – provisions) qui est dû au syndicat si charges > provisions.

L’article 6-2 précise en outre que le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes.

 

Pour conférer au mécanisme de la répartition des charges un régime juridique de droit commun nous avons songé initialement à celui des obligations conditionnelles ; Mais à la réflexion c’est sans nul doute le régime des obligations à terme prévu par les articles 1185 et suivants du Code civil qu’il faut prendre en considération.

Le terme est un évènement futur et certain. Il est suspensif lorsque l’exécution de l’obligation est suspendue jusqu’à la survenance de l’évènement (ici l’approbation des comptes). C’est la différence essentielle avec l’obligation conditionnelle : c’est alors l’obligation elle-même, - et pas seulement son exécution -, qui est suspendue.

La source du terme est généralement conventionnelle mais elle peut être la loi comme dans notre cas.

L’obligation existe à la date du 31 décembre 2013 (arrêté des comptes).

Pour la même raison le paiement du débiteur effectué par erreur avant l’échéance du terme n’est pas répétible. Cette règle était applicable dans le passé lorsque les syndics diffusaient les comptes avant l’assemblée générale. Une grande partie des copropriétaires payait le solde d’insuffisance avant la tenue de l’assemblé générale. Par contre la rectification des comptes sur décision de l’assemblée profite à tous les copropriétaires même dans le cas d’un paiement erroné.

La prescription de l’obligation à terme ne court pas pendant le temps couru de la naissance de l’obligation à la réalisation du terme.

 

 

Les opérations comptables doivent refléter cette situation juridique. Le syndic est alors confronté à des obligations contradictoires :

 

Les comptes ont été arrêtés au 31 décembre 2013 par exemple. Le travail a été réalisé en fin du mois de janvier 2014. Le syndic doit songer à convoquer une assemblée générale qui aura notamment pour objet d’approuver les comptes de l’exercice 2013, de voter le budget prévisionnel de l’exercice 2015, etc

En accord avec les copropriétaires l’assemblée est fixée au 22 avril 2014 ;

 

Les travaux comptables effectués en janvier 2014 permettent de constater au 31 décembre 2013 la situation du syndicat se présentait comme suit :

 

Situation du syndicat au 31 décembre 2013

°

compte

libellé

6nn Charges

701

450 copro

soldes

Totaux 450-1

442.89

456,00

13,11

Totaux 450-2

334,11

344,00

9,89

450

Copropriétaires

777,00

800,00

23,00

6

Charges

377,00

377,00

0

01

701

prov.charges

400,00

10

701

rembt prov.

400,00

701

Provisions

400,00

400,00

23,00

 

 

Au  1er janvier 2014 les copropriétaires auront été invités à verser leur quote-part de la provision à échéance du 1er janvier 2014 soit 100 €.

 

Provision de 100 € exigible le 1er janvier 2014

3 - provision à répartir

4 – répartition entre les lots

cat.

charges
générales

lot

unité

tantièmes

quote-part

10

Provision au 01/01/14

100

1

1,00

X

47 =

47,00

10

2

1,00

X

35 =

35,00

10

total

100

3

1,00

X

10 =

10,00

4

1,00

X

8 =

8,00

valeur unité

1,00

100

100,00

 

 

Quel sort doit-on réserver aux soldes individuels « révélés »par la répartition des charges pendant la période courant jusqu’à la date de l’assemblée générale compte tenu des contraintes suivantes !

Le syndic doit préparer en vue de la convocation de l’assemblée générale appelée à approuver les comptes :

Les annexes présentant les comptes du syndicat au 31 décembre 2013 dont l’annexe 1 qui est l’état financier après répartition ;

Le relevé général des charges et produits de l’exercice classés dans les catégories et rubriques de l’état de répartition. Ce document n’est pas cité dans l’article 11. Sa notification est imposée par la notion de reddition de compte. Le compte doit comporter le détail minutieux de l’emploi qui a été fait des fonds remis à celui qui doit rendre compte.

Le relevé individuel présentant le solde (excédent ou insuffisance) propre à chaque copropriétaire et les modalités de son calcul dans chacune des catégories qualifié de projet d’état individuel de répartition par l’article 11 II 5° du décret du 17 mars 1967.

 

Le syndic ne doit pas faire apparaître les soldes dans les relevés diffusés aux copropriétaires avant l’approbation des comptes par l’assemblée soit le 22 avril 2014.

 

Dans la pratique il doit effectuer la répartition qui sera enregistrée à la date du 31 décembre 2013.

Il doit éditer le relevé général des charges de l’exercice

Il doit éditer les relevés individuels ( projet d’état individuel de répartition)

Il doit éditer les annexes.

Ces documents seront joints à la convocation.

 

A ce stade nous sommes toujours dans la comptabilité de l’exercice 2013 qui n’a pas fait l’objet d’une clôture provisoire.

Les comptes 450 des copropriétaires comportent :

Le cas échéant des soldes antérieurs non réglés au 31 décembre 2013

Les soldes révélés par la répartition des charges

Ils ne comportent aucune mention relative à la provision exigible le 1er janvier 2014, car il s’agit d’une opération de l’exercice 2014.

 

Il est temps d’ouvrir l’exercice 2014 et de clôturer provisoirement l’exercice 2013.

Pour les comptes 450, le syndic ne peut passer en à nouveaux au 1er janvier 2014 que les soldes antérieurs non réglés au 31 décembre 2013.

 

Les soldes résultant de la répartition des charges demeurent masqués. Mais ils doivent néanmoins passer en à nouveaux puisque les créances existent. Un problème est que le plan comptable actuel ne prévoir aucun compte pour ces créances affectées d’un terme.

 

Nous pouvons néanmoins indiquer qu’après l’approbation effective des comptes, les soldes seront régularisés dans les 450 des copropriétaires à partir du compte de refuge, et ce à la date du 23 avril.

 

 

Mise à jour

17/09/2014

 

 

 



[1] CA Rennes 17/01/2002 Loyers et cop octobre 2002 n° 257 ; Notez que la rédaction du résumé de l’arrêt est trompeuse.

[2] Les entreprises de nettoyage d’immeubles par exemple

[3] Concession du service de la restauration dans une résidence du troisième âge par exemple

[4] Le solde individuel est établi en fonction des provisions appelées, qu’elles aient été payées ou non. On retrouve l’incidence des retards de paiement dans le solde antérieur du compte individuel.

[5]  Cass. civ. 23/02/2002 Administrer  août-septembre 2000 note Capoulade ; CA Paris 23 B 12/12/2002 Loyers cop 2003 163

[6]  CA Paris 23 B 31/01/2002 et 21/02/2002

[7] Les presse du Midi Administrer 2007

[8] Gérard Picault Copropriété les nouvelles règles de comptabilité p. 114

[9] Cass. civ. 3e 27/04 et 09/11/1988 Loyers et copropriétés 1988 n° 349 et 1989 n° 91

[10] Cass. civ. 3e 06/07/1994 Loyers et copropriété 1994 n° 359