|
7 / 4.2.6
Traitement analytique des charges
Le traitement
analytique des charges a pour objet :
· d’établir
la liste détaillée des charges et produits de l’exercice en respectant le
classement par catégories imposé par l’état de répartition des charges
figurant dans le règlement de chaque immeuble
· d’organiser
au sein de chaque catégorie un classement secondaire par rubriques en
fonction de la nature des dépenses et, le cas échéant, de leur régime
juridique.
· de
calculer les totaux des charges et produits par catégories. Ils constituent
les « masses » entre les lots conformément aux grilles de
répartition figurant dans le règlement de copropriété.
Prenons l’exemple
d’une copropriété comportant trois lots 01, 02 et 03.
L’état de
répartition des charges inclus dans le règlement de copropriété indique que toutes
les charges sont réparties au prorata des tantièmes de copropriété à
l’exclusion des charges de chauffage réparties au prorata des volumes
chauffés. On dispose alors des éléments suivants :
|
lots
|
tantièmes
généraux
|
charges
communes
|
|
charges
chauffage
|
|
|
01
|
200
|
200
|
|
215
|
|
|
02
|
320
|
320
|
|
355
|
|
|
03
|
480
|
480
|
|
430
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1000
|
1000
|
|
1000
|
|
Il y a donc deux catégories de charges,
caractérisées chacune par une base de répartition spécifique :
· les
tantièmes généraux pour les charges communes générales
· les
volumes chauffés pour les charges de chauffage
La comptabilité de l’exercice révèle les
dépenses suivantes :
|
code
|
compte
charge
|
libellé
|
montants
|
|
601000
|
Eau
|
117
|
|
602000
|
Electricité
services généraux
|
68
|
|
602000
|
électricité
chaufferie
|
81
|
|
603140
|
combustible
fioul
|
980
|
|
606000
|
Produits
d’entretien
|
35
|
|
615230
|
Maintenance
plomberie
|
87
|
|
615626
|
contrat d’entretien extincteurs
|
54
|
|
615640
|
contrat
d’entretien chauffage (hors P3)
|
185
|
|
616100
|
Prime
d’assurance
|
156
|
|
621100
|
Honoraires
syndic gestion courante
|
760
|
|
621300
|
Frais de poste
|
22
|
|
|
|
|
Dans cette liste,
les dépenses sont classées dans l’ordre du plan comptable des charges
(comptes 60), c’est à dire par nature. Il existe deux factures
d’électricité : l’une pour les services généraux doit être répartie en
fonction des tantièmes généraux, l’autre pour la chaufferie, doit être
répartie au prorata des surfaces chauffées.
Pour assurer un
classement correct, il suffit d’établir un plan de comptes analytiques
conforme à l’état de répartition des charges :
|
1
|
Charges
communes générales
|
Catégorie
|
|
11500
|
Frais
d’administration
|
Rubrique
|
|
12100
|
Travaux
d’entretien
|
Rubrique
|
|
15100
|
Prestations
générales
|
Rubrique
|
|
65400
|
Charges
chauffage
|
Catégorie
|
Il convient d’affecter à chaque dépense le code analytique approprié
|
code
|
compte
charge
|
libellé
|
montants
|
|
15100
|
601000
|
Eau
|
117
|
|
15100
|
602000
|
Electricité
|
68
|
|
65400
|
602000
|
électricité
chaufferie
|
81
|
|
65400
|
603140
|
combustible
fioul
|
980
|
|
15100
|
606000
|
Produits
d’entretien
|
35
|
|
12100
|
615230
|
Maintenance
plomberie
|
87
|
|
65400
|
615626
|
contrat d’entretien extincteurs
|
54
|
|
65400
|
615640
|
contrat
d’entretien chauffage (hors P3)
|
185
|
|
11500
|
616100
|
Prime
d’assurance
|
156
|
|
11500
|
621100
|
Honoraires
syndic gestion courante
|
760
|
|
11500
|
621300
|
Frais de poste
|
22
|
Et d’effectuer le tri du tableau en utilisant
·
comme clé 1 le code analytique. Elle
permet le regroupement par catégories et rubriques.
·
comme clé 2 le code de charge du plan
comptable des charges. Elle permet le regroupement des articles à l’intérieur
des catégories ou, s’il y a lieu des rubriques.
Nous avons négligé, dans cet exemple très
simple la clé 3 prenant en compte les dates des factures.
On obtient ainsi la préfiguration du relevé
général des charges
|
code
|
compte
charge
|
libellé
|
montants
|
|
1
|
|
Charges
communes générales
|
|
|
115
|
|
Frais
d’administration
|
|
|
11500
|
616100
|
Prime d’assurance
|
156
|
|
11500
|
621100
|
Honoraires syndic gestion courante
|
760
|
|
11500
|
621300
|
Frais de poste
|
22
|
|
|
Total 11500 *
|
938
|
|
121
|
|
Travaux
d’entretien
|
|
|
12100
|
615230
|
Maintenance plomberie
|
87
|
|
|
Total 12100 *
|
87
|
|
151
|
|
Prestations
générales
|
|
|
15100
|
601000
|
Eau
|
117
|
|
15100
|
602000
|
Electricité
|
68
|
|
15100
|
606000
|
Produits d’entretien
|
35
|
|
|
Total 15100 *
|
220
|
|
|
Total Charges communes générales **
|
1 245
|
|
6
|
|
Charges
chauffage
|
|
|
65400
|
602000
|
électricité chaufferie
|
81
|
|
65400
|
603140
|
combustible fioul
|
980
|
|
65400
|
615626
|
contrat d’entretien
extincteurs
|
54
|
|
65400
|
615640
|
contrat d’entretien chauffage (hors P3)
|
185
|
|
|
Total 65400 *
|
1 300
|
|
|
Total charges chauffage **
|
1 300
|
|
|
Total charges de l’exercice
|
2 545
|
La répartition des charges sera donc :
|
lots
|
tantièmes
généraux
|
charges
communes
|
quote
part
|
charges
chauffage
|
quote
part
|
|
01
|
200
|
200
|
249,00
|
215
|
279,50
|
|
02
|
320
|
320
|
398,40
|
355
|
461,50
|
|
03
|
480
|
480
|
597,60
|
430
|
559,00
|
|
|
|
|
|
|
|
1000
|
1000
|
1245,00
|
1000
|
1300,00
|
Le tableau peut être aménagé pour respecter
la présentation traditionnelle des relevés généraux de charges et
produits :
|
libellé
|
montants
|
|
|
|
|
|
Charges
communes générales
|
|
|
|
Frais
d’administration
|
|
|
|
Prime
d’assurance
|
156
|
|
|
Honoraires
syndic gestion courante
|
760
|
|
|
Frais de poste
|
22
|
|
|
Total
11500
|
938
|
|
|
Travaux
d’entretien
|
|
|
|
Maintenance
plomberie
|
87
|
|
|
Total
12100
|
87
|
|
|
Prestations
générales
|
|
|
|
Eau
|
117
|
|
|
Electricité
|
68
|
|
|
Produits
d’entretien
|
35
|
|
|
Total
15100
|
220
|
|
|
Total Charges communes générales
|
|
1 245
|
|
|
|
|
Charges
chauffage
|
|
|
|
électricité
chaufferie
|
81
|
|
|
Combustible
fioul
|
980
|
|
|
Contrat d’entretien extincteurs
|
54
|
|
|
Contrat
d’entretien chauffage (hors P3)
|
185
|
|
|
Total charges chauffage
|
|
1 300
|
|
Total charges de l’exercice
|
|
2 545
|
Rappelons que
l’indication des numéros de comptes n’est pas prescrite par les textes
relatifs à la comptabilité des syndicats sauf pour l’annexe 2.
Par contre il est indispensable de faire
apparaître les titres de catégories et rubriques.
Dans ce dernier cas les dépenses sont
classées dans l’ordre des comptes de charge imposé par le plan comptable.
Notre exemple était
simpliste.
Les plans de
comptes analytiques sont en général plus complexes Sous réserve de respecter l’état de
répartition des charges de la copropriété concernée, les syndics ont toute
liberté d’établir le plan analytique comme ils l’entendent. Il est en
principe interdit de créer des répartitions non prévues par le règlement de
copropriété mais cela est parfois nécessaire. Voici un modèle plus élaboré.
|
Résultat du tri
|
|
Format pour l’impression
|
|
Analy
tique
|
Charges
|
Catégories et
rubriques
|
|
En 63400 : exemple d’insertion des
articles de la rubrique
|
|
10000
|
6
|
CHARGES COMMUNES
|
1
|
|
6
|
CHARGES COMMUNES
|
|
10000
|
6999
|
écart de répartition à
reporter
|
|
|
6999
|
écart de répartition à
reporter
|
|
11100
|
|
FRAIS DE PERSONNEL
RÉCUPÉRABLES
|
|
|
|
FRAIS DE PERSONNEL
RÉCUPÉRABLES
|
|
11100
|
63400
|
Impôts
|
|
|
63400
|
Impôts
|
|
|
|
|
|
|
15/04/2045 Taxe
foncière 325,42
|
|
|
|
|
|
|
01/05/2015 Taxe
de voirie 145,63
|
|
11100
|
64110
|
Salaires
|
|
|
64110
|
Salaires
|
|
11100
|
64210
|
Urssaf
|
|
|
64210
|
Urssaf
|
|
11100
|
64240
|
Assedic
|
|
|
64240
|
Assedic
|
|
11100
|
64280
|
Crip
|
|
|
64280
|
Crip
|
|
11110
|
|
FRAIS DE PERSONNEL NON RÉCUPÉRABLES
|
|
|
|
FRAIS DE PERSONNEL NON RÉCUPÉRABLES
|
|
11110
|
60210
|
Electricité
|
|
|
60210
|
Electricité
|
|
11110
|
63400
|
Impôts liés
|
|
|
63400
|
Impôts liés
|
|
11110
|
64110
|
Salaires
|
|
|
64110
|
Salaires
|
|
11110
|
64210
|
Urssaf
|
|
|
64210
|
Urssaf
|
|
11110
|
64240
|
Assedic
|
|
|
64240
|
Assedic
|
|
11110
|
64280
|
Crip
|
|
|
64280
|
Crip
|
|
11500
|
6
|
FRAIS D’ADMINISTRATION
|
|
|
6
|
FRAIS D’ADMINISTRATION
|
|
11500
|
616100
|
Prime d’assurance
|
|
|
616100
|
Prime d’assurance
|
|
11500
|
621100
|
Honoraires syndic gestion courante
|
|
|
621100
|
Honoraires syndic gestion courante
|
|
11500
|
621300
|
Frais de poste
|
|
|
621300
|
Frais de poste
|
|
11500
|
623100
|
Honoraires d’avocat
|
|
|
623100
|
Honoraires d’avocat
|
|
11500
|
623110
|
Honoraires et frais d’huissier
|
|
|
623110
|
Honoraires et frais d’huissier
|
|
12100
|
6
|
TRAVAUX GÉNÉRAUX
|
|
|
6
|
TRAVAUX GÉNÉRAUX
|
|
12100
|
615230
|
Maintenance plomberie
|
|
|
615230
|
Maintenance plomberie
|
|
15100
|
6
|
PRESTATIONS GÉNÉRALES
|
|
|
6
|
PRESTATIONS GÉNÉRALES
|
|
15100
|
601000
|
Eau
|
|
|
601000
|
Eau
|
|
15100
|
602000
|
Electricité
|
|
|
602000
|
Electricité
|
|
15100
|
606000
|
Produits d’entretien
|
|
|
606000
|
Produits d’entretien
|
|
15100
|
615606
|
Contrat d’entretien adoucisseur
|
|
|
615606
|
Contrat d’entretien adoucisseur
|
|
15100
|
615622
|
Contrat d’entretien automatismes
|
|
|
615622
|
Contrat d’entretien automatismes
|
|
15100
|
615624
|
Contrat d’entretien VMC
|
|
|
615624
|
Contrat d’entretien VMC
|
|
15100
|
615626
|
Contrat d’entretien
extincteurs
|
|
|
615626
|
Contrat d’entretien
extincteurs
|
|
2210A
|
6
|
TRAVAUX BATIMENT A
|
2
|
|
6
|
TRAVAUX BATIMENT A
|
|
2210A
|
|
|
|
|
|
|
|
2510A
|
6
|
ENTRETIEN BATIMENT A
|
|
|
6
|
ENTRETIEN BATIMENT A
|
|
2510A
|
|
|
|
|
|
|
|
3210B
|
6
|
TRAVAUX BATIMENT B
|
3
|
|
6
|
TRAVAUX BATIMENT B
|
|
3210B
|
|
|
|
|
|
|
|
3510B
|
6
|
ENTRETIEN BATIMENT B
|
|
|
6
|
ENTRETIEN BATIMENT B
|
|
3510B
|
|
|
|
|
|
|
|
4220A
|
6
|
TRAVAUX ASCENSEUR A
|
4
|
|
6
|
TRAVAUX ASCENSEUR A
|
|
4220A
|
|
|
|
|
|
|
|
4520A
|
6
|
PRESTATIONS ASCENSEUR A
|
|
|
6
|
PRESTATIONS ASCENSEUR A
|
|
4520A
|
602000
|
électricité
|
|
|
602000
|
électricité
|
|
4520A
|
615623
|
entretien
|
|
|
615623
|
entretien
|
|
5220B
|
6
|
TRAVAUX ASCENSEUR B
|
5
|
|
6
|
TRAVAUX ASCENSEUR B
|
|
5220B
|
|
|
|
|
|
|
|
5520B
|
6
|
PRESTATIONS ASCENSEUR B
|
|
|
6
|
PRESTATIONS ASCENSEUR B
|
|
5520B
|
602000
|
électricité
|
|
|
602000
|
électricité
|
|
5520B
|
615623
|
contrat d’entretien
|
|
|
615623
|
contrat d’entretien
|
|
62400
|
6
|
TRAVAUX CHAUFFAGE
|
6
|
|
6
|
TRAVAUX CHAUFFAGE
|
|
62400
|
615240
|
maintenance chauffage (P3)
|
|
|
615240
|
maintenance chauffage (P3)
|
|
65400
|
6
|
PRESTATIONS CHAUFFAGE
|
|
|
6
|
PRESTATIONS CHAUFFAGE
|
|
65400
|
602000
|
électricité
|
|
|
602000
|
électricité
|
|
65400
|
603140
|
combustible fioul
|
|
|
603140
|
combustible fioul
|
|
65400
|
615626
|
contrat d’entretien
extincteurs
|
|
|
615626
|
contrat d’entretien extincteurs
|
|
65400
|
615640
|
contrat d’entretien chauffage (hors P3)
|
|
|
615640
|
contrat d’entretien chauffage (hors P3)
|
|
72500
|
6
|
TRAVAUX GARAGES
|
7
|
|
6
|
TRAVAUX GARAGES
|
|
725000
|
|
|
|
|
|
|
|
75500
|
6
|
PRESTATIONS GARAGES
|
|
|
6
|
PRESTATIONS GARAGES
|
|
75500
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
On peut noter, dans
cet exemple, la création de rubriques distinctes pour les salaires des
gardiens. Elle a pour objet de faciliter la gestion des charges locatives
récupérables. Cela montre l’extrême souplesse du mécanisme.
Il est tout à fait
possible d’utiliser le traitement analytique des charges avec un simple
tableur. Les syndics copropriétaires N’y trouveront que des avantages.
|
