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7 / 4.2.3 bis Guide d’utilisation du plan comptable (Classe 5) Références : art. DC 10 = article 10 du décret comptable du 14 mars 2005 De même : .art. AC 10 = article 10 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 Les comptes de la classe 5 sont les comptes de trésorerie. Ils enregistrent les encaissements et décaissements du syndicat des copropriétaires. On y trouve aussi les placements de fonds effectués au titre des avances et provisions diverses. La structure de cette classe comporte trois catégories principales de comptes En 50 les fonds placés En 51 les fonds disponibles en banques En 53 la caisse en espèces Le mode de gestion des fonds syndicaux (compte bancaire séparé ou compte unique du syndic) n’a pas d’incidence sur les modalités d’application du plan comptable. Il n’affecte que leur régime juridique. Cette question n’entre pas dans le cadre de la présente étude. 50 Fonds placés Le syndicat peut placer · une ou plusieurs provisions sur travaux futurs, · tout ou partie de la réserve de trésorerie, · une indemnité d’assurance dont l’emploi est prévu pour les travaux rendus nécessaires par le sinistre correspondant. · Et, plus généralement des produits divers. Il peut s’agir du prix de vente d’une partie commune affecté à la constitution d’une provision sur travaux futurs. Le placement ne peut être effectué que dans le cadre juridique du régime des réserves. En vertu de l’article D 45-1 elles sont constituées par des avances remboursables. Dans le cas particulier du placement du prix de vente d’une partie commune, il faut admettre une fiction juridique : le prix de vente est sensé avoir été distribué mais un appel de fonds pour constitution d’une réserve a été effectué en même temps et le syndic a été autorisé à conserver les fonds pour constituer la réserve par compensation ! On doit remarquer que la distinction entre provisions et avances prescrite par l’article D 45-1 s’applique difficilement aux « provisions sur travaux futurs » qui sont des avances puisqu’elles ont pour objet la constitution de réserves. La décision de placement est prise par l’assemblée générale qui doit en même temps préciser les modalités de placement. Le syndic doit veiller à inscrire l’ensemble de la question à l’ordre du jour de l’assemblée, même si on peut considérer que la définition des modalités est implicitement liée à la question du placement lui-même. Dans le cas de gestion par le compte unique du syndic, il est vivement conseillé d’ouvrir néanmoins un compte au nom du syndicat pour le placement. La dispense d’ouverture d’un compte bancaire séparé ne s’étend au placement des fonds. Il est également inopportun de laisser les fonds placés à la disposition du syndic même s’il s’engage à rétrocéder une partie de la rémunération bancaire qu’il pourra en tirer. Le plan comptable distingue : Les comptes 501 pour les comptes à terme, frappés d’une relative indisponibilité Les comptes 502 pour les comptes assurant une relative disponibilité des fonds. Des sous-comptes (501010, 501015, etc.) sont créés pour assurer une parfaite distinction entre les différents placements réalisés. Il n’est pas interdit de faire masse des fonds pour les placer sur un seul compte, si cela peut améliorer la rémunération des fonds. Le syndic doit alors veiller à conserver le contrôle des abondements et des intérêts perçus. Il ne faut pas oublier que les réserves peuvent être constituées avec des modes de répartition différents. Le syndic ne peut abonder le compte de placement d’une réserve qu’en fonction du montant des fonds effectivement encaissés à ce titre par le syndicat. Si cette prescription n’est pas respectée, l’abondement excessif s’accompagne d’un prélèvement anormal sur la trésorerie courante. C’est le cas lorsqu’un appel de fonds de 10 000 € a été effectué pour la constitution d’une réserve et qu’un placement de 10 000 € alors que l’appel de fonds a été honoré pour 7 500 € seulement. On constate un prélèvement de 2 500 € sur la trésorerie courante. A l’occasion de l’emploi des fonds, ceux-ci doivent transiter par un compte de produits avant leur utilisation effective. Il ne faut pas régler un entrepreneur par un virement émis sur un compte de placement. 51 Fonds disponibles en banques Ce compte enregistre les mouvements de trésorerie courants du syndicat : encaissements des versements effectués par les copropriétaires ou autres produits et décaissements des différentes dépenses. Quel que soit le mode de gestion des fonds syndicaux, - compte séparé ou unique -, le syndic est tenu d’enregistrer distinctement les mouvements financiers propres à chaque syndicat. Si le syndic X paie par un chèque trois factures d’un fournisseur Y incombant respectivement à trois syndicats A, B, et C, ce mouvement doit apparaître, pour les montants respectifs, dans les comptes 512 des syndicats concernés. Nous verrons plus loin que cette règle n’est pas respectée par tous les syndics. Le plan comptable distingue · les comptes 512 pour les comptes bancaires · et 514 pour les comptes postaux. Ce compte est désormais inutilisé. Un compte du plan comptable ne peut enregistrer que les mouvements d’un compte bancaire déterminé, qu’il s’agisse du compte unique du syndic ou d’un compte séparé ouvert au nom du syndicat. Les comptes bancaires doivent être pointés régulièrement. Les rapprochements doivent être établis en fin de chaque mois. On considère habituellement qu’en cas de gestion des fonds par compte unique, il est impossible d’établir le rapprochement du compte 512 de chaque syndicat administré par le syndic. De nos jours, il n’est plus possible de formuler une telle affirmation. Il a toujours été possible, en présence d’une anomalie apparente, de recourir au journal général du compte unique et au rapprochement de ce compte pour une période déterminée. Le grand livre lui-même ne présente aucun caractère confidentiel opposable à la réalisation d’une recherche précise et justifiée. La généralisation des paiements par virements et prélèvements automatiques permet en outre la réduction sensible du nombre des écritures de rapprochement même lorsque le nombre des mouvements est important. En particulier, les paiements sont débités dans un délai très bref qui exclut le risque d’une mise en rapprochement. Le développement des techniques informatiques doit permettre en outre le lettrage des écritures ventilées en même temps que celui de l’écriture globale. Il est donc techniquement possible, par utilisation judicieuse du numéro et de la date du chèque global, d’obtenir le lettrage des enregistrements secondaires. Le schéma simplifié de l’opération se présente comme ci-dessous. Vous noterez bien que dans la codification 512 A, c’est le code numérique du syndicat qui doit être substitué à A, par exemple 512 235. Il en va de même pour 401 A, auquel il faut en outre ajouter le code du fournisseur concerné, d’où par exemple 401 235 102, ou 235 401102.
Dans le cas de gestion financière par compte unique, certains syndics ne font pas apparaître le détail du compte 512 dans le grand-livre communiqué au conseil syndical lors de la vérification des comptes. Cette pratique est irrégulière. La reddition des comptes du mandataire s’entend essentiellement du compte financier. Il doit être détaillé article par article : chaque paiement, chaque encaissement. Chaque article doit correspondre à un mouvement de fonds effectif dont il doit être possible de retrouver la trace. Lorsque le syndic gérant par compte unique indique un montant de trésorerie sans présenter le détail du compte, le montant indiqué de la trésorerie n’est que le solde des dettes et des créances figurant dans l’état financier. Toute erreur dans l’établissement de l’état a une incidence sur le montant de la trésorerie. Or ce dernier montant, qui résulte de la différence entre les mouvements réels débiteurs et les mouvements réels créditeurs ne peut être que constant. Sur ce point, l’article 10 de l’arrêté du 16 mars 2005 dans sa partie « classe 5 – comptes financiers », se borne à traiter l’enregistrement comptable des emprunts ! Les commentateurs sont unanimes à signaler l’inconvénient majeur que constitue la gestion des fonds par le compte unique du syndic : impossibilité d’établir un rapprochement bancaire propre au syndicat. Mais la présence du compte 512 est si naturelle qu’ils n’ont pas cru devoir insister ! Les copropriétaires doivent, même en cas de gestion par compte unique, trouver dans le grand livre le détail des opérations bancaires concernant leur syndicat. Il n’existe aucun obstacle technique au respect de cette obligation par le syndic. Nous avons indiqué plus haut qu’il reste néanmoins possible au syndic de payer par un même chèque trois factures d’un fournisseur dues par trois syndicats différents. Le syndic est tenu d’établir un bordereau d’envoi du chèque précisant les syndicats concernés, les factures payées et les montants incombant respectivement à chaque syndicat. C’est ce bordereau qui permet la ventilation appropriée du paiement entre les trois comptabilités. Il est seulement nécessaire de renseigner à l’écran les zones affectées au code de l’immeuble et au montant le concernant. Ces zones sont généralement communes à l’enregistrement comptable et au bordereau d’envoi. Dès lors que le code propre à l’immeuble (nnn) figure bien dans l’enregistrement de l’écriture, rien ne s’oppose à l’établissement et à l’édition du compte 512 nnn et à son insertion dans le grand livre. Autant dire que, seule, l’insuffisance manifeste du matériel et du logiciel utilisée par le syndic peut justifier, - si l’on peut dire ainsi dans ce cas -, l’impossibilité pour lui de produire un compte 512. Dans d’autres cas, c’est l’omission volontaire de l’enregistrement qui est à l’origine de la carence. Il faut alors exiger la passage à la gestion compte séparé. Le
défaut de présentation du détail du compte 512 en cours d’exercice est un
motif justifiant la révocation du syndic. Il peut à tout le moins inciter les
copropriétaires à ne pas renouveler son mandat lors d’une assemblée annuelle. Nous savons que dans la balance du syndicat, · Un solde figurant au crédit (à droite) représente une dette du syndicat · Un solde figurant au débit (à gauche) représente une créance du syndicat Si le solde du compte 51 apparaît au débit, cela signifie que la banque doit ce montant au syndicat. Dans le langage courant : le syndicat a de l’argent sur son compte. La situation est satisfaisante. Si le solde apparaît au crédit, cela signifie que le syndicat doit ce montant à la banque qui lui a consenti un découvert. Dans le langage courant : le compte du syndicat est « dans le rouge ». La situation n’est pas satisfaisante ! Un décaissement effectué par le syndicat est enregistré au crédit d’un compte 51. Le montant de la créance du syndicat sur la banque sera diminué quand elle aura payé le chèque. Si le chèque est de 500 € alors que le solde du compte à la banque est seulement de 300 €, le paiement fera même apparaître une créance de la banque pour 200 €. La contrepartie d’un décaissement est le débit du compte d’un créancier du syndicat. Il peut s’agir d’un fournisseur, de l’Urssaf, etc.. Un encaissement est enregistré au débit du compte. 51, par le crédit du compte d’un débiteur du syndicat. Il s’agit le plus souvent d’un copropriétaire. Vous retrouvez ce mécanisme dans l’exemple ci dessous
Le 14 septembre, la situation financière (très simplifiée !) du syndicat se présente comme indiquée par les lignes 1 à 3. Il a 810 € en banque. Il doit une facture de 360 € au plombier et le copropriétaire 1 lui doit un appel de fonds de 500 €. Le syndic reçoit au courrier un chèque de copro 1. Il décide alors de payer le plombier. Ces évènements sont traduits dans la comptabilité par les écritures 4 et 5. On constate que le syndicat s’est enrichi de 500 – 360 = 140 €. Il dispose désormais à la banque d’une somme de 810 + 140 = 950 €. 53 Caisse Les mouvements en espèces sont rares pour les syndicats de copropriétaires. Un cas particulier est la « petite caisse » du gardien de l’immeuble pour de menus achats. Il reçoit périodiquement une somme modeste et doit tenir un compte de son emploi. Ce compte est repris dans la comptabilité du syndicat. A tout moment le solde comptable doit correspondre exactement aux espèces représentées physiquement par le gardien. Le solde en caisse ne peut être que créditeur ou nul. A noter que si le gardien détient et manie la petite caisse, les copropriétaires demeurent propriétaires des fonds ainsi détenus et maniés. Il est vivement recommandé aux copropriétaires de ne pas payer des appels de fonds en espèces. Toutefois le syndic ne peut pas, en principe, refuser un tel paiement. Il doit délivrer un reçu puis déposer les fonds sur le compte bancaire du syndicat. Ces mouvements successifs sont fidèlement enregistrés. |
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