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7 / 3.8 Paiements et encaissements I. règles communes (paiements et
encaissements) A. utilisation exclusive du compte bancaire ou postal B. respect des règles du droit bancaire II. règles
particulières (paiements et encaissements) A. règles relatives aux paiements a) Pratique courante de
la tardiveté de paiement c) Délais convenus ;
intérêts et pénalités B. règles relatives aux encaissements III. paiements
et encaissements par voie électronique Nous abordons ici le traitement des mouvements financiers. Il existe des règles communes aux paiements et encaissements, et d’autres règles concernant spécifiquement l’une ou l’autre des opérations. I. règles communes (paiements et encaissements) Les mouvements sont effectués exclusivement par le compte bancaire ou postal affecté. Le syndic doit respecter les règles du droit bancaire. A. utilisation exclusive du compte bancaire ou postal Les paiements ou encaissements doivent être effectués exclusivement par le truchement du compte séparé du syndicat, ou par le compte unique « mandants » du syndic professionnel autorisé à gérer par compte unique. Dans le premier cas, le syndic est tenu de verser « sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat ». La loi ne précise pas les modalités des paiements. Ils doivent être effectués par ce compte sur lequel se trouve la provision nécessaire au paiement. Le syndic ne saurait habituellement effectuer les paiements pour compte d’un syndicat doté d’un compte séparé, même en effectuant immédiatement les remboursements nécessaires. Dans le second cas, les paiements et encaissements doivent être affectés à un syndicat déterminé afin que les soldes respectifs des syndicats gérés par le compte unique soient constamment tenus à jour. Cette règle n’interdit la pratique du virement ou du chèque unique dès lors qu’un bordereau établit le détail du paiement (avec report sur les comptes des syndicats et des fournisseurs) ou d’encaissement. Les mouvements de caisse (en espèces) doivent être limités à des sommes très modiques (caisse du gardien par exemple). Les paiements en espèces de provisions ou charges par les copropriétaires doivent être évités. Ils sont soumis à la limitation légale du montant des paiements en espèces[1] Ils doivent donner lieu à remise d’un reçu numéroté et comportant mention de l’objet du règlement et du syndicat concerné. Les fonds doivent être sauvegardés et déposés sans délai.. L’émission ou la réception de traites sont fortement déconseillées. Ce moyen de paiement relève de la pratique commerciale. La domiciliation sur un compte unique laisse supposer des délais de paiement effectif peut comptables avec la transparence nécessaire de la gestion des syndicats. B. respect des règles du droit bancaire Le compte séparé du syndicat est soumis aux règles courantes du droit bancaire tant en ce qui concerne l’encaissement que l’émission des chèques. Il nous paraît utile des les rappeler ci dessous : Le chèque est un mandat de payer. Le régime du chèque est fixé par les articles L 131-2 à L 131-87 du Code monétaire et financier. Lorsque Sophie (tireur) paie une dépense par chèque, elle donne mandat à la banque X (tiré) de payer une somme déterminée à Y (bénéficiaire). Le paiement sera effectué par prélèvement sur son compte ouvert dans les livres de la banque X . Le bénéficiaire remettra le chèque à sa propre banque W qui le présentera à la banque X pour obtenir la remise des fonds qui seront portées au crédit du compte du bénéficiaire (au débit du compte banque dans la comptabilité du bénéficiaire). Le chèque comporte : 1. La dénomination de chèque, insérée dans le texte même du titre et exprimée dans la langue employée pour la rédaction de ce titre ; 2. Le mandat pur et simple de payer une somme déterminée ; 3. Le nom de celui qui doit payer, nommé le tiré ; 4. L'indication du lieu où le paiement doit s'effectuer ; 5. L'indication de la date et du lieu où le chèque est créé ; 6. La signature de celui qui émet le chèque, nommé le tireur. Le chèque ne peut être tiré que sur un établissement de crédit, un prestataire de services d'investissement, le Trésor public, la Caisse des dépôts et consignations, la Banque de France, ayant au moment de la création du titre, des fonds à la disposition du tireur et conformément à une convention expresse ou tacite d'après laquelle le tireur a le droit de disposer de ces fonds par chèque. (article L 131-4) Le chèque dont le montant est écrit à la fois en toutes lettres et en chiffres ne vaut, en cas de différence, que pour la somme écrite en toutes lettres. Le chèque dont le montant est écrit plusieurs fois, soit en toutes lettres, soit en chiffres, ne vaut, en cas de différence, que pour la moindre somme.(article L 131-10) Toute personne qui remet un chèque en paiement doit justifier de son identité au moyen d'un document officiel portant sa photographie.(article L131-15) Le chèque émis et payable dans la France métropolitaine doit être présenté au paiement dans le délai de huit jours. Sa durée de validité est de un an et huit jours pour un chèque bancaire (un an pour un chèque postal). Il est interdit de postdater un chèque. Le chèque émis hors de la France métropolitaine et payable dans la France métropolitaine doit être présenté dans un délai, soit de vingt jours, soit de soixante-dix jours, selon que le lieu de l'émission se trouve situé en Europe ou hors d'Europe. Pour l'application de l'alinéa précédent, les chèques émis dans un pays riverain de la Méditerranée sont considérés comme émis en Europe. Le point de départ des délais indiqués au deuxième alinéa est le jour porté sur le chèque comme date d'émission. Il n'est admis d'opposition au paiement par chèque qu'en cas de perte, de vol ou d'utilisation frauduleuse du chèque, de redressement ou de liquidation judiciaires du porteur. Le tireur doit immédiatement confirmer son opposition par écrit, quel que soit le support de cet écrit. (article L 131-35) Ni le décès du tireur ni son incapacité survenant après l'émission ne touchent aux effets du chèque. Le syndic doit veiller à ne pas faire perdre au syndicat les garanties attachées au chèque en cas non-paiement. Une procédure simple est prévue pour les paiements courants par l’article L 131-73 : Un certificat de non-paiement est délivré à la demande du porteur, au terme d'un délai de trente jours, à compter de la première présentation d'un chèque impayé dans le cas où celui-ci n'a pas été payé lors de sa seconde présentation ou si une provision n'a pas été constituée, pour en permettre le paiement dans ce même délai. Ce certificat est délivré par le tiré lorsque au-delà du délai de trente jours une nouvelle présentation s'avère infructueuse. La notification effective ou, à défaut, la signification du certificat de non-paiement au tireur par ministère d'huissier vaut commandement de payer. L'huissier de justice qui n'a pas reçu justification du paiement du montant du chèque et des frais dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la notification ou de la signification délivre, sans autre acte de procédure ni frais, un titre exécutoire. En tout état de cause, les frais de toute nature qu'occasionne le rejet d'un chèque sans provision sont à la charge du tireur. Lorsque le montant du chèque rejeté est inférieur à 50 Euro, les frais perçus par le tiré ne peuvent excéder un montant fixé par décret. Pour les paiements plus importants, le défaut de paiement peut donner lieu à établissement d’un protêt. Nous renvoyons sur ce point aux dispositions des articles L 131-47 et suivants du Code monétaire et financier. Il doit veiller à l’approvisionnement suffisant du compte séparé en prenant en considération, s’il y a lieu, les prélèvements ou virements automatiques prévus. Cette prescription s’applique pareillement, mais sur des fondements différents, aux paiements par un compte unique. Dans ce cas le chèque est, à l’égard de la banque, doté d’une provision suffisante mais la position soudainement débitrice d’un sous compte de syndicat implique un prélèvement irrégulier sur la trésorerie commune. La portée de la prescription du traitement « sans délai » des opérations prévu par la loi en ce qui concerne le dépôt des encaissements sur un compté séparé doit être étendu à toutes les opérations d’encaissement ou de décaissement, y compris celles effectuées par un compte unique. L’expression « sans délai » ne peut occulter les exigences pratiques. On doit ici faire référence aux délais raisonnables et habituellement admis, sans qu’ils puissent préjudicier à la conservation des garanties du syndicat. En fin d’exercice, il convient d’enregistrer les chèques détenus « à encaisser » afin d’assurer la bonne tenue des comptes individuels des copropriétaires. II. règles particulières (paiements et encaissements) Nous exposerons successivement celles relatives aux paiements, puis celles relatives aux encaissements. A. règles relatives aux paiements Elles concernent les délais et modalités de paiement. Les syndicats de copropriétaires sont tenus par les dispositions de droit commun applicables aux particuliers et par les clauses contractuelles. Bien que non tenus par les usages commerciaux contraignants, ils ne peuvent agir en toute liberté. Les syndics et les copropriétaires doivent avoir conscience du fait que le règlement ponctuel des factures est un facteur prépondérant de réduction des charges. Les devis remis à un syndicat réputé payeur tardif sont, d’une manière ou d’une autre, majorés et les fournisseurs sérieux finissent par les évincer de leur clientèle. a)
Pratique courante de la tardiveté de paiement Les syndics professionnels n’ont pas bonne réputation à cet égard. Cet aspect négatif de l’image de la profession n’est pas toujours perçu. C’est sans doute à tort qu’on lui trouve des motivations critiquables et notamment le souci de maintenir une assiette confortable pour la rémunération des fonds déposés. L’expérience montre en effet que certains syndics gérant par comptes séparés agissent de la même manière. Les conseils syndicaux ont l’habitude fréquente de « retenir » des factures sans autre justification qu’un doute sur la qualité de la prestation. Une facture litigieuse doit néanmoins être enregistrée. Il entre au contraire dans la compétence du conseil syndical de vérifier la ponctualité des paiements aux fournisseurs. Il est difficilement admissible de trouver en fin d’exercice des factures impayées parfois anciennes alors que la trésorerie était suffisante pour les régler. Ce dysfonctionnement du contrôle en laisse présager d’autres. c)
Délais convenus ; intérêts et pénalités Les délais de paiement font en général l’objet de conventions avec les fournisseurs. Elles peuvent se présenter sous la forme de clauses figurant dans les devis ou bons de commande. Les délais de paiement doivent être respectés afin d’éviter aux syndicats les sanctions liées à la tardiveté des paiements. Elles figurent généralement dans les contrats et marchés et peuvent aller jusqu’à la suspension des prestations ou à la résiliation du contrat. Le temps n’est plus où un syndic professionnel gérant par comptes séparés se trouvait face à un monceau de chéquiers. Les outils modernes permettent de procéder au paiement des fournisseurs par des séries de virements sur disquettes ou autres supports. Les progiciels permettent le traitement automatique de toutes les écritures correspondantes et l’établissement de bordereaux qui peuvent être facilement vérifiés. Le contrôle des balances permet aussi de détecter sans difficulté d’éventuelles erreurs. B. règles relatives aux encaissements Les chèques doivent être remis en banque dans le délai de huit jours, qui court à compter du jour porté sur le chèque comme date d’émission. Le traitement correct comporte donc aussi bien · le contrôle des chèques reçus : régularité des mentions, date, etc. · la ponctualité de la remise : qui a notamment pour effet de procurer au créancier l’avantage des procédures spécifiques. L’article 131-47, cité plus haut, subordonne la possibilité d’établissement d’un protêt à la présentation du chèque « en temps utile ». · la ponctualité de la passation des écritures comptables lorsque le traitement de l’encaissement ne les a pas générés automatiquement. · La surveillance de la bonne fin des encaissements · l’exploitation immédiate des avis bancaires relatifs aux difficultés qui se présentent : défaut ou insuffisance de provision, opposition, etc. III. paiements et encaissements par voie électronique Ces mouvements se multiplient sous des formes diverses (prélèvements automatiques, virements multiples par disquettes ou autres supports, etc.) Le plus grand risque est alors de considérer le mécanisme comme infaillible. Ces opérations doivent faire l’objet d’éditions de bordereaux (papier) dont le contrôle est indispensable. |
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