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La réserve de trésorerie

 

 

I.         répartition de la réserve de trésorerie

II.        information permanente des copropriétaires

III.       régime des fonds constituant la réserve de trésorerie

A.       disponibilité de la réserve de trésorerie

B.       régime juridique des prélèvements

C.       Placement de la réserve de trésorerie

D.       La réserve de trésorerie, élément du gage général des créanciers du syndicat

E.       Les effets du plafonnement de la réserve de trésorerie

 

Pour des indications techniques plus approfondies, voir aussi Le point sur le fonds de roulement

 

Le « fonds de roulement » était indispensable dans la pratique de la gestion par comptes trimestriels. Les auteurs débattaient alors sur la nature et la fonction du fonds de roulement. Pour certains [1], la somme ainsi mise en réserve n'était pas destinée au règlement des dépenses courantes de copropriété mais constituait un fonds de prévoyance « dont l'affectation n'est généralement pas autrement prévue par le règlement de copropriété ». Pour d’autres, il constituait une garantie pour les créanciers du syndicat. Cette controverse est désormais sans objet.

La réserve de trésorerie facilite le paiement ponctuel des fournisseurs mais ne constitue pas une garantie affectée. Elle ne peut justifier

· ni une compression du budget prévisionnel

· ni l’octroi de délais à un débiteur de charges.

 

L’article D 35 vise « l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété ». Mais l’article D 45-1 énonce que « sont nommées avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l’assemblée générale, à constituer des réserves ». Le bon fonctionnement des copropriétés exige que l’assemblée générale puisse instituer une réserve de trésorerie non prévue par le règlement de copropriété. Cette décision de modification du règlement de copropriété concernant l’administration des parties communes peut être prise dans les conditions prévues par l’article L 26. Il serait souhaitable de ramener à celle prévue par l’article L 25 la majorité nécessaire, afin d’assurer la cohérence du régime général des provisions et avances.

 

L’article D 45-1 précise également que les réserves sont des avances. Comme telles, elles sont remboursables aux copropriétaires vendeurs. En l’état des textes, cette prescription s’applique aux syndicats de forme coopérative. Les pouvoirs publics ont jusqu’à présent rejeté les suggestions des représentants du secteur coopératif tendant à l’insertion dans le statut de la copropriété du mécanisme des fonds de prévoyance mutualisés qui « laisserait au syndicat la propriété des cotisations versées par un copropriétaire vendeur ». Le nouveau régime des ventes de lots fait disparaître la difficulté évoquée puisque les avances payées par le vendeur doivent être reconstituées par l’acquéreur, soit par un remboursement direct au vendeur le jour même de la signature de l’acte, soit par paiement adressé au syndic.

I.          répartition de la réserve de trésorerie

Chaque copropriétaire participe à la constitution de la réserve de trésorerie au prorata de ses tantièmes généraux.

Il n’est pas interdit de créer des réserves de trésorerie affectées à des catégories de charges significatives comme celles relatives aux charges de chauffage. Dans ce cas, seuls les propriétaires des lots desservis et figurant à ce titre dans la grille de répartition liée à la catégorie contribuent à la constitution de la réserve. Elle est répartie en fonction des quotes-parts spéciales de la catégorie concernée. Il ne faut toutefois pas multiplier abusivement ces réserves.

 

Le montant de la réserve de trésorerie ne peut excéder un sixième du montant du budget prévisionnel adopté. Ce plafond correspond à la pratique ancienne dans le cas des gestions par comptes annuels. Quand il existe une réserve commune générale et une ou deux réserves auxiliaires, le plafond doit être respecté aussi bien dans chaque catégorie que pour le montant total des réserves.

II.         information permanente des copropriétaires

Les relevés individuels d’appel de fonds adressés aux copropriétaires doivent porter mention des avances qu’ils sont réputés avoir versées au titre de la constitution de l’avance permanente de trésorerie.

Ce sont en effet les appels de fonds successifs à ce titre qui sont cumulés, qu’ils aient été ou non payés intégralement. C’est dans le report à nouveau débiteur du compte individuel qu’apparaît la différence entre le total des montants appelés et celui des montants payés.

III.        régime des fonds constituant la réserve de trésorerie

Les fonds recueillis au titre de l’avance permanente de trésorerie demeurent, sans distinction particulière dans la trésorerie générale. La réserve de trésorerie est enregistrée dans un compte 1031 (par le débit des comptes 450 des copropriétaires) En cas de pluralité de réserves de trésorerie, il convient de créer 103110, 103120, etc

Le solde du compte 1031 doit être constamment égal au cumul des appels de fonds effectués pour son abondement. S’il est mouvementé à l’occasion d’une mutation de lot (remboursement du vendeur et reconstitution par l’acquéreur, les deux mouvements doivent être enregistrés en même temps, même si la reconstitution reste virtuelle (pas de paiement de l’acquéreur). Les écritures génèrent alors l’apparition d’une créance du syndicat sur l’acquéreur.

A.        disponibilité de la réserve de trésorerie

La réserve de trésorerie  n’est pas affectée et peut être utilisée pour le financement d’une prestation relative à une partie commune spéciale ou à un élément d’équipement commun à certains copropriétaires.

Les réserves auxiliaires ne sont pas affectées non plus. La spécialisation des appels de fonds pour constitution de la réserve est exceptionnelle. Elle n’a pour objet, dans des ensembles importants, que d’éviter aux propriétaires de certains lots une contribution excessive. Le syndic doit pourtant veiller à ne pas « entamer » abusivement des réserves auxiliaires pour payer des dépenses communes dont le préfinancement n’aurait pas été assuré correctement.

Le principe de la non-affectation de la réserve de trésorerie n’interdit pas à l’assemblée de décider un prélèvement exceptionnel pour le financement d’une dépense déterminée. (voir ci-dessous en B)

La disponibilité de la réserve de trésorerie peut être restreinte en cas de placement des fonds. Nous traitons de cette question ci-dessous. (voir ci-dessous en C )

B.        régime juridique des prélèvements

L’article 10 de l’arrêté comptable est ainsi conçu : « Lorsque les sommes figurant au compte 1031 […] sont utilisées en règlement de dépenses courantes ou imprévues, le compte 703 est crédité par le débit du compte 1031 […] des sommes effectivement affectées au règlement de ces dépenses dans la limite du solde disponible de ces comptes ».

A notre avis, le recours à ce mécanisme ne peut être qu’exceptionnel et lié à une résolution spécifique de l’assemblée générale comportant :

·         Décision d’effectuer une dépense déterminée

·         Décision de la financer par prélèvement sur la réserve de trésorerie et de réduire celle-ci à due concurrence

·         Décision, le cas échéant, de reconstituer la réserve de trésorerie et d’effectuer  un appel de fonds

Ce dispositif permet de réaliser une opération urgente. L’ensemble de l’opération exige le respect de la cohérence des modes de répartition.

 

Hormis ce cas particulier, l’avance de trésorerie est disponible en permanence pour permettre au syndic de procéder au paiement des dépenses du syndicat. Ces opérations n’exigent aucun report au compte 1031.

Dans la pratique, la nécessité de recourir à la réserve de trésorerie peut, de plus, être occasionnelle et temporaire, résultant notamment de retards de paiement de provisions courantes par les copropriétaires, rapidement régularisés.

C.        Placement de la réserve de trésorerie

Il est possible de placer temporairement tout ou partie des fonds recueillis au titre de la réserve. Mais le placement d’une somme égale à la réserve alors que le montant des fonds effectivement recueillis à ce titre est inférieur serait un prélèvement abusif sur la trésorerie courante.

Le placement n’affecte pas le compte 1031. Il est enregistré au débit d’un compte 501n s’il s’agit d’un compte à terme ou 502n s’il s’agit d’un autre compte. Dans les deux cas la contrepartie est au crédit du compte 512. Il doit être isolé dans ce compte de tout autre placement même si, matériellement, les fonds sont déposés, dans l’un et l’autre cas, dans un même compte de l’établissement financier. Les revenus éventuels du placement peuvent ainsi être répartis convenablement. Il convient de porter dans la décision de l’assemblée l’affectation de ces revenus pour permettre au syndic de les imputer dès qu’ils sont payés par la banque.

D.        La réserve de trésorerie, élément du gage général des créanciers du syndicat

La trésorerie syndicale, dans son intégralité, constitue le gage des créanciers du syndicat qui peuvent pratiquer une saisie-attribution[2]. La réserve doit donc demeurer apparente, au sens comptable du terme. On doit en trouver la trace dans la comptabilité syndicale et la représentation physique. Il ne peut être question de la déposer dans un coffre-fort.

On peut concevoir l’existence d’une réserve de trésorerie auxiliaire financée par certains copropriétaires seulement, ne peut pas, à notre avis, être opposée à un créancier saisissant.

Notons que le droit québécois prévoit (art. 1078 du Code civil du Québec)  l’insaisissabilité du fonds de prévoyance pour travaux « sauf pour une dette née de la réparation de l'immeuble ou du remplacement des parties communes ».

E.        Les effets du plafonnement de la réserve de trésorerie

L’obligation de réduction résultant de l’interdiction du système de la répartition trimestrielle des charges est désormais renforcée par le plafonnement de la réserve édicté par l’article D 35-1°. En cas de réduction du budget prévisionnel imposant la réduction de la réserve de trésorerie, le syndic doit prendre l’initiative de signaler l’incidence lors de l’assemblée appelée à prendre la décision et d’inscrire la question à l’ordre du jour. En cas d’omission du syndic sur ce point, les copropriétaires peuvent opposer l’exception de compensation à l’occasion d’un appel de provision.

 

Il est vivement conseillé aux copropriétaires de constituer une réserve de trésorerie. L’expérience pratique montre quotidiennement son utilité.

 

 

 

 

Mise à jour

30/12/2008


Révision
07/01/2007

 



[1]  Lafond et Stemmer Code de la Copropriété Ed  LITEC 1992

[2] On admet une exception lorsque le syndic encaisse une indemnité d’assurance revenant à un copropriétaire, conformément à la procédure de règlement prévue par l’assureur. Encore faut-il  que l’écriture soit clairement apparente dans la comptabilité. Même solution sans doute lorsque le syndic est mandataire d’un copropriétaire pour l’encaissement d’une subvention publique (art. D 39-1 nouveau.