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7 / 2.6 Soldes en fin d’exercice ou de chantier I. compte des charges et produits
courants A. constatation des charges et produits B. traitement analytique des charges et produits 1. regroupement par catégories de charges 2. calcul des masses à répartir C. répartition des charges et produits entre les lots D. Rattachement aux personnes (COPROPRIéTAIRES) II. compte des charges
et produits exceptionnels III. régime des comptes provisoires de l’exercice A. régime des relevés individuels provisoires B. régime des soldes (trop et moins-perçus) C. Établissement d’un État datÉ avant l’approbation des comptes A. effets de l’approbation pure et simple des comptes 1. effets absolus de
l’approbation 2. effets relatifs de l’approbation B. rejet partiel ou total des comptes V. apurement des trop
et moins-perçus sur provisions En fin de l’exercice, le syndic doit établir la liste des charges syndicales qui lui sont attachées. Elles seront novées en charges des copropriétaires après approbation des comptes par l’assemblée générale (art. D 45-1). Il doit également établir la liste des recettes imputables comme produits dans ces mêmes comptes. Rappelons que pour être considérés comme courants, les produits doivent avoir fait l’objet d’une décision de l’assemblée les affectant comme tels. Il doit ensuite procéder à la répartition de ces dépenses et recettes conformément aux dispositions du règlement de copropriété. Ce compte doit bien entendu comporter la restitution des provisions appelées pour le préfinancement des dépenses. De même, le compte d’un « chantier de travaux de l’article L 14-2 » doit être établi après son achèvement et la réception des mémoires et factures de frais divers. Le syndic doit procéder également à la répartition du coût du chantier. Elle est accompagnée de la restitution des provisions appelées. Les produits exceptionnels ne sont pas répartis tant que leur affectation définitive n’a pas fait l’objet d’une décision de l’assemblée générale. Si cette décision a été prise en même temps que celle d’effectuer l’opération qui les a générés, elle est mise à exécution dès réception des fonds. Ces opérations laissent apparaître au final un solde global et des soldes individuels. L’article D 6-2 3° fait mention à cet égard du « trop ou moins-perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes ». Il n’existe pas d’autre allusion à ce solde dans les différents textes. Rien n’impose au syndic de rembourser (au sens propre du terme) un solde créditeur. Rien ne lui confère le pouvoir de recouvrer un solde débiteur. On doit donc admettre que la révélation y suffit. Le statut modifié comporte néanmoins des règles propres à assurer la régularité et la fiabilité de la révélation. Elles font l’objet des indications qui suivent. Le solde peut aussi bien être créditeur. Il est pareillement mis en répartition. I. compte des charges et produits courants L’établissement du compte des charges et produits courants est effectué par phases successives. Pour chaque phase, les opérations sont effectuées de préférence en cours d’exercice, sous réserve de vérification lors de la clôture. A. constatation des charges et produits Tout au long de l’exercice, les dépenses sont constatées dans les comptes de la classe 6. La codification conforme aux prescriptions du plan comptable figurant dans l’arrêté du 14 mars 2005 permet le classement des dépenses en fonction de leur nature. Pour le détail des opérations à effectuer nous renvoyons à l’étude 7/3.7 (constatation des charges et produits). Nous nous bornons à rappeler les phases principales Dans chaque compte, les dépenses de même nature sont groupées. Par exemple les dépenses d’eau sont classées en 602, les redevances du contrat de maintenance de l’ascenseur dans un sous-compte « ascenseur » du compte 614 (614-10 par exemple). A ce stade il n’est pas imposé de ventiler les dépenses (par exemple ascenseur principal et ascenseur de service). A la fin de l’exercice les comptes de la classe 6 comportent chacun une liste de factures de nature identique avec les montants correspondants. On trouve dans le compte 614-10 toutes les factures de maintenance des deux ascenseurs, dans le compte 601 toutes les factures d’eau, etc.… L’établissement des comptes de charges impose donc un travail de ventilation de ces factures en fonction de l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété. Il comporte notamment une clause relative à la répartition des charges de l’ascenseur principal, une autre clause relative à la répartition des charges de l’ascenseur de service, ainsi que les tableaux (ou grilles) de répartition afférents à ces deux catégories de charges, au sens de l’article D1. B. traitement analytique des charges et produits La préparation du compte général des charges de l’exercice exige par ailleurs un traitement analytique des factures et des dépenses. 1.
regroupement
par catégories de charges Si le traitement est effectué manuellement par un syndic bénévole, il doit grouper les factures en deux catégories distinctes et établir les listes adéquates pour établir le compte de charges. Il effectue le même travail pour chaque catégorie. Si le traitement est effectué par un professionnel, il s’agit d’un traitement automatisé effectué par un ordinateur. A cet effet l’enregistrement de chaque facture doit comporter un code de charges qui permet le classement des factures dans les catégories appropriées. Ce traitement analytique est effectué, dans le cas des traitements automatisés, par le biais de comptes de classe 9. Cette classe est étrangère au plan comptable, comme dans le cas des comptabilités commerciales classiques. Elle est dotée de comptes (centres de regroupement) dont les codes sont établis par les syndics en fonction des catégories figurant dans l’état de répartition des charges du règlement de copropriété. Dans chacune de ces catégories, nous retrouvons nos factures affectées de leur codification du plan comptable de l’arrêté du 14 mars 2005. On a ainsi : 9-1500 Charges communes générales 9-3000A Charges ascenseur principal 602 Edf ascenseur 43 614-10 Entretien ascenseur 1/2005 120 614-10 Entretien ascenseur 2/2005 120 9-3000B Charges ascenseur service 602 Edf ascenseur 37 614-10 Entretien ascenseur 1/2005 105 614-10 Entretien ascenseur 2/2005 105 Notez que : L’organisation des écritures de la classe 9 n’est soumise à aucune réglementation. Le système de la partie double n’est pas utilisé en classe 9, car les écritures n’ont aucune contrepartie. Il s’agit seulement de préparer une liste ordonnée des dépenses de l’exercice. Dans notre exemple, les lignes « 9-1500 », «9-300A », et « 9-300B » correspondent à des catégories de charges figurant dans le règlement de copropriété. Les lignes « 602 » et « 614-10 » correspondent à des rubriques de charges. Il est souhaitable que le traitement analytique soit effectué en cours d’exercice et en même temps que la constatation de la dépense. Lorsque toutes les factures figurant dans les comptes 6 de charges ont fait l’objet du traitement analytique, on dispose de la liste des dépenses de l’exercice. Elle est établie conformément aux prescriptions de l’article 10 du décret du 14 mars 2005 qui impose deux modes de présentation des comptes de charges. · présentation d’une ventilation analytique par catégories de charges conforme au modèle de l’annexe 3 du décret. Elle est conforme au plan comptable des charges propre à chaque syndicat. · présentation par nature de charges conforme au modèle de l’annexe 2 du décret. La liste est ordonnée conformément aux comptes de la classe 6 du plan comptable de l’arrêté. 2.
calcul
des masses à répartir Dans chaque catégorie de charges ou produits, la masse à répartir est le montant total des dépenses ou recettes enregistrées. Ce montant doit être bien entendu égal au total des articles comme au total des rubriques. 9-3000A Charges ascenseur principal 602 Edf ascenseur 43 Total Edf 43 614-10 Entretien ascenseur 1/2005 120 614-10 Entretien ascenseur 2/2005 120 Total entretien ascenseur 240 Masse 9-3000A 283 La ventilation analytique des dépenses nous indique, pour chaque catégorie, le montant total des dépenses de l’exercice, toutes les rubriques de la catégorie étant cumulées. Ces totaux constituent les « masses à répartir » entre les lots. Ici la masse à répartir pour la catégorie 9-3000A (charges ascenseur principal) s’élève à 283 €. Nous arrivons ainsi au stade final de la répartition des charges. C. répartition des charges et produits entre les lots La répartition finale est effectuée entre les lots. La grille de répartition des charges de l’ascenseur principal figurant dans le règlement de copropriété indique les quotes-parts attachées aux lots desservis sans aucune référence aux personnes des copropriétaires. Il suffit d’une simple règle de trois pour calculer ces quotes-parts. D. Rattachement aux personnes (COPROPRIéTAIRES) Il n’y a plus alors qu’à rattacher les lots à leur propriétaire respectif. Il sera destinataire d’un compte pour le groupe des trois lots (par exemple) dont il est propriétaire. Le rattachement pose un problème en cas de vente d’un lot. Il faut tenir compte de deux éléments nouveaux : · D’une part, le nouveau régime comptable en cas de vente écarte l’établissement d’un compte prorata temporis. · D’autre part les comptes provisoires, même s’ils sont traités le 16 février 2005, sont réputés faits à la date du 31 décembre 2004. Si une vente signée le 10 février 2005 a été notifiée au syndic le 12 février, on pourrait penser que le compte provisoire est rattaché au vendeur. Bien au contraire, il doit être rattaché à l’acquéreur dès lors que celui-ci est connu comme propriétaire à la date du traitement. Si une vente est signée et notifiée au syndic après la date du traitement, mais avant la date de l’assemblée annuelle, le compte provisoire sortira au nom du vendeur mais le syndic devra veiller à modifier ce rattachement car c’est bien à l’acquéreur que le compte définitif devra être adressé. Ce compte comportera, pour chaque catégorie, la totalisation des quotes-parts afférentes aux lots. Dans les traitements automatisés, le rattachement aux personnes est effectué en fonction de leurs codes alphanumériques Il est également nécessaire de procéder à la restitution des provisions qui ont été appelées au titre de l’article L 14-1. Il importe peu qu’elles aient été payées ou pas. On comprend facilement que le regroupement de ces écritures sur le compte d’un copropriétaire fait apparaître un solde sauf dans le cas rare de stricte égalité entre les débits et les crédits. Il se présente ainsi : Compte du lot 12 Charges de l’exercice 620 Produits de l’exercice 110 Restitution des provisions art. 14-1 480 Solde à payer 30 Contrôle 620 620 Dans ce cas, le solde et débiteur, d’où un moins-perçu pour le syndicat. Le copropriétaire devra payer la différence après approbation des comptes. Lorsque le solde est créditeur, il y a un trop-perçu que le syndicat doit rembourser. Il pourra être plus simplement imputé sur le prochain appel de provision sur charges courantes. A ce point nous disposons des documents suivants : · Liste par nature des charges courantes et des produits courants, dans l’ordre du plan comptable des syndicats de copropriétaires ; · Ventilation analytique des charges et produits par catégories, dans l’ordre du plan comptable des charges propre au syndicat concerné. Cette ventilation figurera d’une part dans l’annexe 3, d’autre part sur le relevé général des charges adressé aux copropriétaires. · Pour chaque copropriétaire, un relevé individuel faisant apparaître sa quote-part des charges et/ou produits dans chaque catégorie, la restitution des provisions appelées, et le moins ou trop-perçu final. Ces documents constituent les comptes provisoires du syndicat à la clôture de l’exercice. Ils seront complétés après établissement des autres annexes prévues, observation étant faite que toutes les annexes sont établies « après répartition des charges et produits de l’exercice ». II. compte des charges et produits exceptionnels L’exemple classique est le compte d’un chantier important achevé avant la clôture de l’exercice. Le principe du traitement est simple. Le compte comporte · la liste complète des mémoires, factures et notes de frais (dépenses) · la liste de règlements effectués aux divers intervenants (paiements) · la liste des provisions appelées conformément à la décision de l’assemblée générale On doit trouver ces différents éléments dans la comptabilité syndicale. Mais nous estimons que le compte d’un chantier important doit faire l’objet d’une présentation détaillée distincte (Voir sur ce point 7/6.1). Elle peut être établie soit manuellement soit au moyen d’un masque spécifique du traitement informatisé. Dans le meilleur de cas, le total des dépenses n’excède pas le crédit ouvert par l’assemblée générale. Il peut néanmoins excéder le total des provisions appelées. Il restera donc un solde à débiter aux copropriétaires. Un tel compte peut, à notre avis, être diffusé en cours d’exercice. On peut également penser que les soldes débiteurs sont exigibles puisque le crédit ouvert n’est pas dépassé. De la même manière les soldes créditeurs, si le total des dépenses est inférieur à celui des provisions appelées, pourraient être restitués. Dans d’autres cas, le total des dépenses excède celui du crédit ouvert. La différence devra faire l’objet d’une décision de l’assemblée générale ratifiant les dépassements et approuvant le compte présenté. L’excédent peut correspondre à des travaux supplémentaires, à des frais accessoires non prévus ou à des pénalités imputables au syndicat. Le traitement comptable est simple, surtout si les dépenses relèvent toutes d’une même catégorie (charges communes générales par exemple pour un ravalement). Le total des dépenses est réparti entre les lots comme dans le cas des dépenses courantes. Les provisions appelées sont restituées. Ces opérations génèrent un solde global et les soldes individuels. III. régime des comptes provisoires de l’exercice Les comptes provisoires doivent demeurer virtuels. Ils ne deviendront définitifs qu’après approbation par l’assemblée générale (article D 45-1). Les dépenses incomberont alors définitivement aux copropriétaires. Elles seront de ce fait des charges à leur égard. Ils doivent être vérifiés par le conseil syndical aussitôt après leur établissement. Cette vérification peut générer des rectifications diverses. Dans le cas d’un traitement automatisé, la clôture provisoire doit permettre la rectification à la date de clôture. Il convient ensuite de préparer les pièces à joindre, à ce titre, à la convocation. Rappelons les termes de l’article D 11 : Sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du
jour : « I. - Pour la validité de la décision : « 1° L’état financier du syndicat des copropriétaires et
son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver
les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de
l’exercice précédent approuvé ; « 2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du
dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le
budget prévisionnel ; « La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ; Les documents à joindre comprennent donc toujours les états conformes aux annexes 1 à 4 du décret comptable. Il faut ajouter l’état des travaux et opérations exceptionnels [1] en cours à la date de clôture de l’exercice, conforme à l’annexe 5. A. régime des relevés individuels provisoires Mise à jour 30/09/2010 : Voir ci-dessous l’article 11 II 5° du décret du 17
mars 1967 (modifié par Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 7) Quel est le sort à réserver aux relevés individuels provisoires ? En l’état des textes, les praticiens estiment majoritairement que le syndic ne doit pas effectuer leur diffusion, même sous réserve de rectification ultérieure. Ce mécanisme présente trois inconvénients majeurs : · On peut penser que les copropriétaires sont intéressés, avant tout, par leur propre compte. Ils seront désorientés par ce changement de méthode. Jusqu’à présent, ils délibéraient sur des comptes généraux et individuels déjà en leur possession. · En second lieu la diffusion des comptes individuels sera tardive. Dans les meilleurs cas elle sera effectuée avec celle du procès-verbal de l’assemblée, en avril pour les syndicats dont les exercices se terminent le 31 décembre. Elle sera effectuée en août lorsque l’assemblée générale a lieu en mai ou juin. · Enfin les soldes créditeurs apparaissant dans certains cas ne pourront pas bénéficier aux copropriétaires tant que les comptes ne sont pas approuvés. Rien ne s’oppose néanmoins à la diffusion de ces comptes individuels provisoires avec la convocation pour l’assemblée générale. En effet le décret déclare les trop ou moins-perçus non-exigibles avant l’approbation des comptes, mais il n’interdit pas la diffusion des relevés individuels provisoires. Il faudra veiller néanmoins à ce que les résultats de ces comptes provisoires ne soient pas reportés dans les comptes des copropriétaires car il en résulterait un grand désordre. L’article 11 II 5° du décret du 17 mars 1967 (modifié par Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 7) ajoute aux documents à notifier avec la convocation : « II.- Pour l’information des copropriétaires : « […] « 5° En vue de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire. On considère habituellement que l’omission des documents figurant au II de l’article 11 ne peut être sanctionnée par l’annulation de la décision liée. Nous affirmons le contraire, du moins pour le projet visé par le II 5°. Il s’agit en effet d’une information primordiale pour chaque copropriétaire. B. régime des soldes (trop et moins-perçus) Les soldes apparaissant dans les relevés individuels provisoires ne sont pas exigibles. Le syndic ne peut pas procéder au recouvrement des soldes dus par les copropriétaires. Ceux-ci, de leur côté, ne peuvent demander le remboursement des soldes créditeurs. Comme indiqué plus haut, les soldes ne doivent pas être reportés dans la comptabilité du syndicat. Les systèmes comptables automatisés doivent permettre de respecter cette interdiction. Si le parti est pris de diffuser les relevés individuels provisoires avant l’assemblée générale appelée à statuer sur l’approbation des comptes, cette opération doit être effectuée avec prudence. Le syndic doit mentionner clairement que la diffusion est effectuée pour assurer une information plus complète, que les relevés sont établis pro forma et qu’il n’y a pas lieu de procéder au paiement des moins perçus, le syndicat ne pouvant, de son côté, restituer en l’état les trop-perçus. Si néanmoins un ou plusieurs copropriétaires paient des moins-perçus, ces paiements seront enregistrés mais aucune conséquence juridique ne pourra en être tirée. Ils ne pourront être considérés comme une approbation implicite des comptes. Si l’assemblée décide une modification des comptes révélant une réduction du moins-perçu d’un copropriétaire ayant payé, celui-ci pourra obtenir le remboursement du paiement pour sa partie indue. C. Établissement d’un État datÉ avant l’approbation des comptes L’état daté devra faire abstraction des comptes provisoires. Il n’est pas interdit pour autant au syndic de le joindre à la note de renseignements en attirant l’attention sur le caractère provisoire des indications qu’il contient. Sous cette réserve, une clause pourra être incluse dans l’acte au sujet des conséquences financières éventuelles entre les parties. Voir également 7-5-4
L’approbation des comptes L’assemblée générale annuelle est appelée à délibérer et statuer sur l’approbation des comptes du dernier exercice clôturé. On considère habituellement qu’elle doit être réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Il est vrai que l’article 14-1 n’impose ce délai que pour le vote du budget prévisionnel de l’exercice suivant. Mais ce vote impose une référence aux comptes à approuver. Nous avons rappelé ci dessus les documents à joindre à la convocation pour la validité de la décision. Il est souhaitable d’y ajouter : · le relevé individuel propre à chaque destinataire · le rapport du conseil syndical dont une partie est consacrée aux résultats de la vérification des comptes A. effets de l’approbation pure et simple des comptes Le statut précise les effets directs de l’approbation des comptes. Mais nous attirons l’attention des lecteurs sur les pièges qu’il recèle à propos de la contestation des comptes individuels. 1.
effets
absolus de l’approbation Les comptes provisoires deviennent définitifs. Ils sont désormais opposables à tous les copropriétaires. Les copropriétaires qui ont participé au scrutin ne peuvent plus contester la liste des charges. Les charges du syndicat sont novées en charges des copropriétaires, chacun pour sa quote-part. Sur cette novation, voir 7-5-4 au moyen du lien inséré ci-dessus. Les soldes, moins et trop-perçus deviennent exigibles. La décision d’approbation ouvre un droit de contestation dans les conditions prévues par l’article L 42. 2.
effets
relatifs de l’approbation
L’article D 45-1 dispose néanmoins que l’approbation des comptes par l’assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires. Cette disposition reprend l’affirmation d’un courant dominant de jurisprudence sans lever les ambiguïtés qui l’accompagnent. La jurisprudence en tire en effet une conséquence très préjudiciable à la sécurité juridique des syndicats : la contestation du solde individuel n’est pas soumise au délai de contestation prévu par l’article L 42. Pis encore elle demeure ouverte à tout copropriétaire, aurait-il voté en faveur de l’approbation ! Ces inconvénients sont bénins lorsqu’il s’agit de réparer une omission d’enregistrement d’un paiement effectué par le demandeur. Il en va autrement lorsqu’il fait valoir qu’il n’est pas tenu de contribuer à une charge déterminée. Nous reprenons cette question dans l’étude 7/5.4 consacrée à l’approbation des comptes. B. rejet partiel ou total des comptes L’assemblée peut approuver les comptes en décidant toutefois de les modifier : une facture passée dans la catégorie des charges générales du bâtiment B devra être passée dans la catégorie des charges communes générales. Dans ce cas le syndic doit modifier les comptes. La réalisation de cette rectification suffira à purger la situation. Dans d’autres cas, c’est l’ensemble des comptes qui est rejeté. Une telle décision est de nature à paralyser le fonctionnement du syndicat. Nous traitons cette question également en 7/5.4 . V. apurement des trop et moins-perçus sur provisions Les moins-perçus doivent être payés par les copropriétaires. Une action en contestation de l’approbation des comptes ne permet pas au demandeur de se décharger de cette obligation. Le recouvrement des moins-perçus ne fait l’objet d’aucune disposition spécifique dans le statut. Les trop-perçus, inscrits au crédit des comptes individuels, sont généralement apurés par compensation avec le débit d’un appel de provision ultérieur ; ils peuvent aussi être restitués par virement ou chèque. |
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