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7 / 2.4 Préfinancement des charges courantes I. principe DU préfinancement des charges courantes II. rÉgime du préfinancement par
provisions A. budget prévisionnel : une condition impérative 1. La Règle : Adoption antérieure au début de l’exercice concerné 2. L’exception : adoption au cours de l’exercice concerné 3. Ajustement postérieur du budget prévisionnel B. ventilation des appels par catégories de charges C. périodicité des appels provisionnels D. exigibilité et liquidité des appels provisionnels – les avis III. recouvrement des provisions sur charges courantes Nous rappelons en premier lieu les principes établis par la loi. Nous étudierons ensuite le régime du préfinancement. Nous attirons l’attention de nos lecteurs sur le caractère impératif de toutes les dispositions qui seront exposées ci après. I. principe DU préfinancement des charges courantes L’article L 14-1 dispose : Pour
faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et
d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble,
le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel.
L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget
prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour
de l'exercice comptable précédent.. Les
copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget
voté. Toutefois l’assemblée peut fixer des modalités différentes. La provision est exigible le premier jour de chaque
trimestre ou le premier jour de la période fixée par l’assemblée générale. Le système de la répartition trimestrielle des charges a été écarté par la réforme SRU. Les dépenses courantes sont préfinancées par des provisions trimestrielles, exigibles en principe le premier jour de chaque trimestre. L’article L 14-1 permet à l’assemblée de fixer des modalités différentes. Ces modifications ne peuvent à notre avis concerner que la périodicité (mensualisation par exemple) et/ou la modulation des montants appelés. Elles ne peuvent avoir pour effet de modifier le montant total des appels provisionnels qui doit être égal à celui du budget prévisionnel. Il est certainement interdit à l’assemblée de fixer des appels dont le montant total serait supérieur à celui du budget prévisionnel. Peut-il être inférieur ? Nous penchons pour la négative. Le législateur a manifestement souhaité imposer un régime impératif pour éviter les discussions internes sur ce point. Une conséquence néfaste serait par ailleurs la possibilité d’altérer de cette manière le calcul du plafond de la réserve de trésorerie qui est également lié à celui du budget prévisionnel. Exception faite des provisions versées dans ces conditions, le syndicat ne dispose d’aucune autre source de préfinancement des charges courantes. Il peut seulement puiser dans la réserve de trésorerie s’il en existe une. Profitons en pour recommander vivement la constitution d’une telle réserve si elle n’existe pas. Une autre précaution est d’étudier sérieusement le budget prévisionnel et d’en servir toutes les rubriques, plutôt que de « gonfler » une rubrique en ne prévoyant aucun crédit pour la rubrique des contentieux éventuels. II. rÉgime du préfinancement par provisions Le régime SRU soumet la validité des appels provisionnels à l’adoption préalable du budget prévisionnel de l’exercice et impose par défaut la périodicité trimestrielle des appels. A. budget prévisionnel : une condition impérative Le préfinancement exige un budget prévisionnel ayant force exécutoire. 1. La Règle : Adoption antérieure au début de l’exercice concerné Aux termes de la loi, il est nécessaire que le budget prévisionnel de l’exercice concerné ait été régulièrement adopté avant le premier jour de cet exercice. Après l’entrée en vigueur de la loi SRU la pratique courante a été de voter le budget prévisionnel 2005 au cours de l’assemblée annuelle tenue dans le cours du premier semestre 2004, appelée à approuver les comptes de l’exercice 2003. L’inconvénient est que les prévisions faites plus de six mois avant le début de l’exercice suivant, et plus de dix huit mois avant sa fin ( !) sont sujettes à caution. Les rédacteurs du décret d’application ont eu conscience de cette difficulté. Ils ont inséré dans l’article D 43 les dispositions suivantes : « Le budget prévisionnel couvre un exercice
comptable de douze mois. Il est voté avant le début de l’exercice qu’il
concerne. « Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu’au cours de l’exercice comptable qu’il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée générale des copropriétaires, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. La procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation. » Mise à
jour du 25/11/2013 : Nous modifions
sensiblement notre interprétation de l’article D 43. Nous avons écrit que « les
syndicats ont donc le choix entre deux solutions » . Or il n’est pas douteux que la solution prévue
par le second paragraphe ne peut être qu’une solution de secours justifiée
par un événement exceptionnel. Il n’y
a pas lieu de considérer comme possible d’adopter la seconde solution comme
un régime habituel de détermination du budget prévisionnel. Il est nécessaire, comme indiqué ci dessus de fixer lors de l’assemblée annuelle tenue en N le budget prévisionnel de l’exercice N+1, en réservant la possibilité de le modifier à l’occasion de l’assemblée annuelle suivante. La légalité de la rectification ultérieure du budget prévisionnel n’est pas contestable. 2. L’exception : adoption au cours de l’exercice concerné La loi permet « si le budget prévisionnel ne peut être voté qu’au cours de l’exercice comptable qu’il concerne » de voter le budget prévisionnel au cours de l’exercice concerné. Prenons l’exemple du budget prévisionnel de l’exercice calendaire 2014. Il doit être adopté légalement au cours de l’assemblée ordinaire annuelle tenue dans le cours du premier semestre 2013. Le recours à la solution de secours doit être motivé par un événement précis survenu au cours de l’exercice antérieur (2013). Il peut s’agir par exemple d’un rejet des comptes de l’exercice 2012 par l’assemblée tenue en 2013. Mais aussi d’évènements divers comme la défaillance soudaine du syndic ayant occasionné un bouleversement de la gestion. Il est alors indispensable qu’une assemblée tenue en 2013 Constate l’événement provoquant l’impossibilité de voter le budget prévisionnel 2014 avant le début de cet exercice Autorise le syndic à appeler, le 1er janvier et le 1er avril 2014 deux provisions, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté (soit celui adopté en 2012 pour 2013). Cette assemblée générale n’est pas forcément l’assemblée ordinaire annuelle tenue en 2013. Il peut s’agir d’une assemblée extraordinaire tenue postérieurement, - mais avant le premier jour de l’exercice suivant -, convoquée en raison d’un événement quelconque justifiant la dérogation sollicitée. Il faut en outre, bien entendu, qu’une assemblée soit tenue dans le courant du premier semestre 2014 pour adopter le budget prévisionnel de cet exercice. A défaut le syndic ne pourrait pas effectuer l’appel au 1er juillet 2014. Cette facilité est assortie d’un inconvénient majeur : « la procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation ». Le syndicat ne peut donc demander la déchéance du terme à l’occasion du recouvrement des deux premières provisions ! Comme indiqué plus haut, nous considérons que les copropriétaires ne peuvent pas décider de recourir chaque année à cette solution. Certains estiment devoir proposer cette solution parce qu’ils considèrent comme absurde de voter en mai 2013 le budget de 2014. La possibilité de rectifier le budget prévisionnel en mai 2014 écarte cet argument. 3.
Ajustement
postérieur du budget prévisionnel Il exige bien entendu l’inscription de la question à l’ordre du jour de l’assemblée suivante et la production des documents comptables exigés dans ce cas, comme si la question du budget prévisionnel était évoquée pour la première fois. Le budget peut être aussi bien augmenté que réduit. Il est souhaitable que cette question soit évoquée dans le rapport du conseil syndical, avec les motifs justifiant la rectification proposée. La décision de rectification prise par l’assemblée devra préciser les montants rectifiés à appeler pour les appels postérieurs à l’assemblée. B. ventilation des appels par catégories de charges Certains syndics ont cru devoir ventiler les appels de provisions sur charges pour chacune des rubriques. Une ventilation aussi détaillée est inutile et inopportune. Néanmoins, dans les syndicats dont le règlement de copropriété comporte plusieurs catégories de charges, il est possible, - voire souhaitable -, de ventiler les appels en fonction des catégories les plus importantes. Cela permet d’éviter de demander une provision sur dépenses indifférenciées à des propriétaires de lots non desservis par l’ascenseur ou l’installation de chauffage. C. périodicité des appels provisionnels On peut envisager la mensualisation ou la modulation des appels. Le statut prévoit que les provisions sont appelées par quarts exigibles dès le premier jour du trimestre. L’assemblée peut adopter sur ce point des modalités différentes. En effet le texte prévoit l’exigibilité éventuelle de la provision « le premier jour de la période fixée par l’assemblée ». A cet égard, les syndicats importants prévoient la possibilité de mensualisation des appels. Dans ce cas la provision est exigible le premier jour de chaque mois. Il semble également possible de moduler les montants globaux des appels en fonction des besoins de trésorerie prévisibles. Dans ce cas les montants globaux des appels seraient différents. Cette modalité concerne surtout les appels trimestriels car la mensualisation impose plutôt des appels de montants identiques, réserve faite d’une éventuelle rectification du budget prévisionnel en cours d’exercice. D. exigibilité et liquidité des appels provisionnels – les avis Les appels de provisions pour dépenses courantes doivent faire l’objet d’un « appel papier ». L’article D 35 2 indique à ce sujet que : Pour
l’exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque
copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d’exigibilité
déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Le syndic est tenu de matérialiser la demande de versement par un document indiquant les modalités de calcul de la cotisation et son montant. Cet appel de fonds (papier) doit, à notre avis, faire connaître également à chaque copropriétaire la position de son compte en historique. Le texte ne l’impose pas mais le service doit être rendu aux copropriétaires. Il facilitera, le cas échéant, les recouvrements éventuels. Notons que les avis d’appel de fonds ont vocation à devenir un bulletin d’information officiel pour les copropriétaires. L’intérêt des comptes trimestriels était de faciliter l’établissement en cours d’exercice des comptes de charges locatives (en cas de départ du locataire), et celui des comptes entre vendeur et acquéreur (en cas de vente du lot). La théorie de la répartition immédiate des charges et l’adoption de la procédure d’engagement pourront se conjuguer pour remédier aux inconvénients de la mise en répartition annuelle. Dans l’immédiat il est plus réaliste d’exploiter judicieusement le budget prévisionnel. III. recouvrement des provisions sur charges courantes La réforme comporte l’avantage certain de faciliter le recouvrement des impayés. La preuve de la créance est facile à rapporter et le copropriétaire débiteur est rarement en mesure de contester la demande formulée. Il est donc opportun d’utiliser la voie de l’injonction de payer. Le recouvrement des provisions et charges fait l’objet des études 11 / 3 et suivantes. |
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