|
00043608 CHARTE Ne sont
autorisées que 2) les analyses et courtes citations
dans un but d’exemple et d’illustration 3) l’insertion d’extraits dans un
ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
3/2.2.4 Les documents annexés à la convocation I. les documents annexes
obligatoires A. Liste des documents obligatoirement joints
(art. D 11) 1. état financier du syndicat et compte de gestion général 2. projet de budget prévisionnel 3. conditions essentielles des contrats 5. projet de convention imposé par l’article D 39 6. établissement ou modification d’actes du syndicat 7. conclusions du rapport du mandataire ad hoc (art. l 29-b) 9. situation financière du service dont la suppression est envisagée 10. projets de résolutions sur certaines questions 11. Le projet de résolution imposé par un tiers 12. documents pour l’information des copropriétaires 13. La pratique généralisée des projets de résolutions B. sanction de l’omission des documents
annexés II. les documents annexes
facultatifs La nature des documents annexes à joindre aux convocations varie en fonction des questions inscrites à l’ordre du jour. Nous reviendrons sur ce point à propos des différentes catégories d’assemblées. Mais il convient dès à présent de brosser un tableau du cadre réglementaire après les modifications apportées à l’article D 11 par le décret du 27 mai 2004. I. les documents annexes obligatoires L’article D 11 fixe la liste des documents qui doivent être joints impérativement à la convocation. Il est possible de procéder par une notification séparée, qui peut être antérieure à celle de la notification. Il n’est pas possible de faire référence à des documents déjà notifiés pour une précédente assemblée. Si la notification des documents annexes a été faite avant celle de la convocation, il faut vérifier qu’un nouveau copropriétaire en a bien été destinataire. A. Liste des documents obligatoirement joints (art. D 11) L’article 11 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 7 est désormais rédigé comme suit : Sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour : I.- Pour la validité de la
décision : 1° L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ; 2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ; La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ; 3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ; 4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l’assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ; 5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l’article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ; 6° Le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ; 7° Le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26 (1), 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ; 8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ; 9° Les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions ; 10° Les
conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu’il en a été désigné un par
le président du tribunal de grande instance en vertu de l’article 29-1B de la
loi du 10 juillet 1965 et que l’assemblée générale est appelée à statuer sur
les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport ; 11° Les
projets de résolution mentionnant, d’une part, la saisie immobilière d’un
lot, d’autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des
sommes estimées définitivement perdues, lorsque l’assemblée générale est
appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d’un lot ; 12° Le
projet de convention et l’avis du conseil syndical mentionnés au second
alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la
délégation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de ce même article ;
13° La situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l’article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965. II.- Pour l’information des
copropriétaires : 1° Les annexes au budget prévisionnel ; 2° L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ; 3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ; 4° Le
compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième
alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil
syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10
juillet 1965 ; 5° En vue
de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel
de répartition des comptes de chaque copropriétaire. Le contenu de ces documents ne fait pas l’objet d’un vote par l’assemblée des copropriétaires. NOTA: Décret n° 2010-391 du 20 avril 2010, article 32 : Les dispositions du présent décret relatives aux résidences-services figurant à son article 7 entrent en vigueur le premier jour du septième mois suivant celui de sa publication (1er novembre 2010). On note avant tout la distinction qui est faite entre les documents notifiés pour la validité de la décision et ceux notifiés pour l’information des copropriétaires. Le contenu de ces derniers ne fait pas l’objet d’un vote par l’assemblée générale. On constate en second lieu un alourdissement sensible de la documentation à joindre aux convocations. Il n’est pas certain qu’il améliorera la qualité de l’information préalable. Nous ferons un bref bilan de ces modifications après avoir examiné les douze rubriques figurant dans la liste. 1.
état financier du
syndicat et compte de gestion général Ces documents doivent être joints à la convocation pour une assemblée appelée à approuver les comptes. Il s’agit en principe de l’assemblée annuelle. L’article 8 du décret n° 2005-240
du 14 mars 2005 (décret comptable = DC) précise : « Les
comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de
synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état
financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et
l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations
exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, établis
sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux
annexes n°s 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret. » Ce sont ces documents de synthèse
qui doivent être joints sous une forme imposée. La présentation des documents
de synthèse de l’exercice en cinq annexes a fait l’objet de critiques
justifiées. Nous avons exposé ces critiques dans les études 7-5-2-1 à 7-5-2-5,
respectivement consacrées à l’étude des ces annexes. Une critique essentielle
est qu’il est impossible d’envisager sérieusement l’établissement en cours d’exercice
de ces documents pour des contrôles périodiques des comptes effectués par le
conseil syndical. Il convient donc, pour ces contrôles,
de s’en tenir à l’édition d’une
balance générale classique dont l’examen est beaucoup plus facile. Nous
renvoyons sur ce point à l’étude 7-5-3 qui présente en V un « mode
d’emploi » de la balance générale à cette fin. L’article DC 12 précise que « les
annexes mentionnées aux articles 8, 9, 10 [ en fait les 5 annexes ndlr ] sont
conservées avec copie du procès-verbal de l’assemblée qui approuve les
comptes et qui vote le budget prévisionnel ». Ces documents font l’objet
d’un classement particulier dans les archives du syndicat. Cette dernière
mention fait doublon avec les dispositions relatives au registre des
procès-verbaux. 2.
projet de budget
prévisionnel Il devra être joint à la convocation appelée à voter le budget prévisionnel. Il s’agit en principe aussi de l’assemblée annuelle mais il ne faut pas oublier que le budget prévisionnel d’un exercice N peut être adopté soit lors de l’assemblée annuelle de l’année N-1 soit lors de l’assemblée annuelle N, c’est à dire en cours d’exercice. Le projet de budget prévisionnel doit également être présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté. Il doit être établi conformément au modèle annexé au décret comptable. 3.
conditions
essentielles des contrats Le décret, comme précédemment, n’impose pas de joindre les contrats, devis ou projets de marchés dans leur texte intégral. Il pose seulement un tableau des conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux. Il convient donc d’abandonner la pratique néfaste qui consiste à annexer des masses de photocopies de devis, contrats ou marchés à la convocation. Ces documents exigent, pour une bonne exploitation, un traitement préparatoire facilitant leur bonne compréhension par les destinataires. Il peut être établi par un architecte ou un technicien spécialisé qui pourra être invité à le commenter au cours de l’assemblée. En revanche, il convient de ne pas omettre une mention ou clause importante. C’est le cas en particulier des garanties dont le syndicat pourra bénéficier à l’issue du chantier, et clauses pénales exceptionnelles au profit du proposant. Nous avons indiqué que le contrat de syndic a fait son apparition dans le statut avec le décret du 27 mai 2004. En l’état du texte, on doit considérer que tous les syndics sont concernés, y compris les syndics copropriétaires, bénévoles ou rémunérés. On voit mal pourtant comment le projet de contrat de syndic pourrait être présenté dans un syndicat de forme coopérative puisque le syndic n’est pas désigné par l’assemblée. Le projet de contrat du syndic (ou les projets s’il y a éventualité de changement de syndic) dot, quant à lui, être joint en texte intégral. Cela est parfaitement compréhensible et cette disposition doit inciter les syndics professionnels à « faire court », sans omettre les mentions indispensables. 5.
projet de
convention imposé par l’article D 39 Il s’agit des conventions visées par l’article D 39 modifié : Convention entre le syndicat et le syndic, ses préposés, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, la personne liée à lui par un pacte civil de solidarité ou ceux de son conjoint au même degré. Conventions entre le syndicat et
une entreprise dont les personnes mentionnées à l’alinéa précédent sont
propriétaires ou détiennent une participation dans son capital, ou dans
lesquelles elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont
elles sont salariées ou préposées. Enfin, le syndic, lorsqu’il est une personne morale, ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte du syndicat avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital. Ces conventions doivent faire l’objet d’une autorisation spéciale de l’assemblée générale donnée à la majorité de l’article L 24. Les dispositions des articles D 11 et D 39 concernent tous les syndics, qu’ils soient professionnels ou non professionnels. Elles visent à éviter tout favoritisme à l’occasion de la souscription de contrats et marchés de fournitures, sans interdire pour autant l’établissement de relations économiques entre le syndicat et des personnes physiques ou morales proches de son syndic. 6.
établissement ou
modification d’actes du syndicat Le décret impose de joindre le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ; 7.
conclusions du
rapport du mandataire ad hoc (art. l 29-b) Le décret modifié impose de joindre les conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu’il en a été
désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de
l’article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 et que l’assemblée générale est
appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en
œuvre de ce rapport. Il s’agit d’une nouvelle disposition entrant dans le cadre du dispositif de prévention des insuffisances de trésorerie. On note que le nouveau texte évoque les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport. On doit donc considérer que ces projets de résolution doivent être insérés dans la convocation. Cela est d’ailleurs logique. Le décret modifié impose de joindre le projet de convention et l’avis du conseil syndical mentionnés au second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la délégation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de ce même article ; Cette disposition nouvelle concerne exclusivement les résidences services en copropriété. 9.
situation
financière du service dont la suppression est envisagée Le décret modifié impose de joindre la situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l’article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965 ; Cette disposition nouvelle concerne exclusivement les résidences services en copropriété. 10.
projets de
résolutions sur certaines questions Le décret impose de joindre le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ; ces questions les suivantes : Détermination des provisions sur dépenses courantes et des modalités relatives à la liquidité, à la périodicité et à l’exigibilité des appels de provisions (art. 14-1) Détermination des provisions sur dépenses pour travaux et des modalités relatives à la liquidité, à la périodicité et à l’exigibilité des appels de provisions (art. 14-2). La solution est sans doute identique pour les « autres opérations exceptionnelles ». Dispense d’ouverture du compte séparé par le syndic professionnel et durée de cette dispense (art. 18 al. 7) Travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite (art. 24 al. 2 et 3). Ces alinéas ont été ajoutés par l’article 93 1° de la loi n° 2003-590 du 2 juillet 2003. Toutes les questions relevant de l’article 25 Installation d’un dispositif de fermeture de l’immeuble (art. 26-2) Travaux d’amélioration (art. 26-2 alinéas 1, 2 et 3) Surélévation et/ou construction de bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux à usage privatif (art. 35) Réserve de l’exercice de droit accessoire aux parties communes (art. 37 al. 3 et 4) Amélioration ou addition à l’occasion d’une reconstruction (art. 39) Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ; la notification de ce projet est très importante car il s’agit d’une formalité substantielle dont l’omission ou l’irrégularité pourra toujours être invoquée par le défendeur. Dans le cas d’un syndicat en difficulté, Les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions ; Il faut y ajouter, par application du décret n° 2010-391 du 20 avril 2010 : Les projets de résolution mentionnant, d’une part, la saisie immobilière d’un lot, d’autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l’assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d’un lot ; (art D 11-11°) Et aussi, à notre avis, les projets de résolution
nécessaires à la mise en œuvre du rapport du mandataire ad hoc lorsqu’il en a
été désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de
l’article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 si l’on s’en tient au texte de l’article D 11 – 11° nouveau. Le décret ne traite pas du cas particulier dans lequel le syndicat est amené à voter sur un projet de résolution dont le texte et l’adoption sont imposés par un tiers. 11.
Le projet de résolution
imposé par un tiers En cas d’emprunt pour un programme de travaux, l’organisme financier consulté exige en général l’adoption par l’assemblée d’une résolution habilitant le syndic à réaliser l’opération. Cette formalité est exigée aussi bien pour un emprunt syndical que pour un ensemble d’emprunts individuels traités par l’intermédiaire du syndic. Cette modalité peut être imposée à l’occasion d’autres opérations. Il est généralement impossible d’amender ces résolutions dont le texte peut seulement être modifié au cours des pourparlers préalables avec l’organisme tiers. 12.
documents pour
l’information des copropriétaires A ces documents joints pour la validité des décisions, il faut ajouter ceux qui doivent être joints pour l’information des copropriétaires. 1° Les annexes au budget prévisionnel ; 2° L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ; on ne sait pas s’il s’agit seulement des sommes versées par le syndicat ou s’il convient d’y ajouter celles versées directement par les copropriétaires (par exemple les vendeurs pour l’établissement de l’état daté et de la note de renseignements demandée par le notaire). 3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Il s’agit des marchés et contrats d’un montant supérieur au seuil fixé par l’assemblée général, exigeant l’avis du conseil syndical. L’avis du conseil syndical doit impérativement être écrit puisqu’il doit être joint à la convocation. 4° Le
compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au
deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le
conseil syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi
du 10 juillet 1965 ; 5° En vue de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire. On note avec satisfaction que désormais, par application de l’article D 11 II 4° le conseil est tenu d’établir un rapport écrit de son activité, qui devra être joint à la convocation. Cette formalité présente sans nul doute un caractère obligatoire nonobstant l’avis contraire de certaines associations qui, pourtant, n’hésitent pas à invoquer le caractère contraignant du texte lorsqu’il s’agit pour le syndic de présenter l’état détaillé des sommes perçues par lui au titre de sa rémunération. La carence du conseil syndical pourra donc aboutir à la mise en cause de la responsabilité de ses membres, si l’insuffisance de l’information fournie aux copropriétaires génère un préjudice. Le bon sens commande toutefois de faire une application prudente et éclairée de cette rigueur nouvelle. On note aussi avec satisfaction l’innovation apportée par l’article 11 II 5°, que nous avions suggérée. Mais la rédaction de cet alinéa est assez malheureuse. Que faut-il entendre par « l’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire ». Il s’agit à la rigueur de l’état individuel de répartition des charges et produits de chaque copropriétaire, et mieux encore du relevé individuel des charges et produits de chaque copropriétaire. Un tel relevé doit préciser, dans chaque catégorie et rubrique concernant son ou ses lot(s), la masse des charges et produits à répartir, le mode de calcul de sa contribution dans ces catégories et rubriques, sa quote-part dans ces charges et produits et au final le solde apparaissant à son crédit ou à son débit après imputation des provisions appelées. A l’appui de ce document, le syndic doit joindre également à la convocation le relevé détaillé des charges et produits de l’exercice. Sur ce point le texte demeure lacunaire. Notons que la plupart des syndics, comme auparavant, joignent ce relevé. 13.
La pratique
généralisée des projets de résolutions Rien ne s’oppose à ce que des projets de résolutions soient établis pour toutes les questions figurant à l’ordre du jour. Cette méthode a pour avantage de faciliter l’établissement du procès-verbal en cours d’assemblée. Il est recommandé, dans la convocation, de préciser, pour chaque projet de résolution, la majorité nécessaire à son adoption. Cette indication exige une réflexion préalable car une indication erronée peut être mise en cause par un copropriétaire s’il s’avère qu’elle est inexacte. Il faut de plus, désormais, réserver le cas des questions inscrites à l’initiative d’un copropriétaire. En principe il lui appartiendra d’établir le projet de résolution nécessaire mais l’intervention prudente du syndic sera souvent nécessaire. Dans ce cas il devra veiller à faire valider le texte définitif de la résolution proposée par le demandeur. B. sanction de l’omission des documents annexés L’article D 13 comporte la sanction de non-respect des prescriptions relatives aux documents à joindre à la convocation. L’assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure ou les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles D 9 à D 11-I. Si une question inscrite à l’ordre du jour a fait l’objet d’une décision alors que les documents d’information n’ont pas été notifiés, cette décision peut être annulée. La validité de l’assemblée n’est pas remise en cause et les autres résolutions ne sont pas affectées, si elles sont indépendantes de la résolution incriminée. La mention dans l’article D 11 de la notification nécessaire « pour la validité de la décision » renforce l’évidence de l’automaticité de la sanction dès lors qu’un copropriétaire opposant demanderait l’inscription d’une réserve au procès verbal et demanderait ensuite l’annulation de la décision incriminée. L’appréciation du contenu de certains documents annexes laisse place à des interprétations divergentes. C’est notamment le cas pour des décisions relatives à un programme important de travaux. Il est souvent jugé qu’un rapport détaillé de l’architecte chargé de l’étude préalable assure une meilleure information des copropriétaires que la copie intégrale d’un ensemble de devis dont la compréhension n’est pas à la portée de profanes. A cet égard, il est recommandé aux syndics de déterminer avec les hommes de l’Art les modalités de présentation de leurs rapports. Dans d’autres cas la sanction est appliquée strictement mais la jurisprudence admet parfois qu’un projet de résolution très précis peut tenir lieu de document d’information préalable s’il comporte mention de tous les éléments à prendre en considération pour l’élaboration de la décision. Les comptes de fin d’exercice doivent être établis conformément aux prescriptions légales. Dans de nombreux cas, le rapport du conseil syndical n’est pas joint à la convocation alors qu’il est obligatoire pour une ou plusieurs questions. Un rapport oral au cours de l’assemblée ne peut remédier à cette carence qui peut être exploitée par un opposant. II. les documents annexes facultatifs Il est d’usage, dans les copropriétés d’une certaine importance, de joindre un rapport écrit sur les évènements qui ont marqué la vie de la copropriété pendant depuis la dernière assemblée annuelle. Cette pratique est excellente, surtout quand le rapport est le fruit d’une bonne collaboration entre le syndic et le conseil syndical. Ce rapport peut être accompagné de documents complémentaires d’information sur l’évolution de la consommation d’eau ou de fioul par exemple. Il est possible de joindre à la convocation des documents liés à une ou plusieurs questions inscrites, dont la notification n’est pas imposée. Un rapport technique ou juridique peut être établi sur une question par un copropriétaire et joint à la convocation. Certains syndics utilisent les convocations pour joindre une circulaire relative aux modalités d’exercice de leur activité. Il est déconseillé de formuler de cette manière des offres de services et a fortiori de proposer des opérations immobilières. Ces documents peuvent entraîner une augmentation des frais postaux, ce qui peut générer des critiques de la part des copropriétaires. Les frais de convocation des assemblées demeurent en effet à la charge du syndicat. Nous avons vu qu’il indispensable de joindre à la convocation une formule de mandat de représentation pour les copropriétaires ne pouvant participer en personne à l’assemblée et, le cas échéant, une formule d’instructions de votes. Il peut être également opportun de joindre des formules dont le traitement est nécessaire pour certaines opérations comme les emprunts pour travaux importants, ou d’autres documents présentant un intérêt collectif quelconque.. Les indications qui précèdent montrent que le volume des convocations va croissant. C’est un réel problème aussi bien pour les syndics que pour les copropriétaires. |
Mise à jour |