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11 / 3.2 Le recouvrement des charges et
provisions A. conflit entre la fiche hypothécaire et la liste des copropriétaires B. contrôle du statut des époux C. charges dues par une société d’attribution II. RÉALITÉ, MONTANT et
exigibilité DE LA CRÉANCE 1. avance permanente de trésorerie 2. appels provisionnels (charges courantes) 3. soldes de fin d’exercice (charges courantes) a) subordination de l’exigibilité du solde débiteur à l’approbation des
comptes b) ratification des initiatives du syndic c) l’approbation des comptes comporte-t-elle approbation de la
répartition ? d) diffusion des comptes de charges et convocation de l’assemblée 4. opérations et travaux exceptionnels a) Domaine d’application de l’article D 35 4° b) Appel des soldes de comptes d’opérations ou travaux exceptionnels c) Appel de couverture d’une insuffisance de trésorerie 5. provisions pour travaux futurs B. PRODUCTION en justice DES COMPTES 1. justification des soldes de fin d’exercice 2. justification de la reprise de solde individuel antérieur 3. établissement d’un récapitulatif extra comptable de la demande 4. ventilation des Écritures (Art. 10 de l’arrêté du 14/03/2005) 5. extraction des frais de contentieux imputés au débiteur 6. justification des soldes des comptes travaux C. PROCÈS VERBAUX D'ASSEMBLÉES GÉNÉRALES 1. les justifications nécessaires 2. problèmes relatifs à l’approbation des comptes a) efficacité de l’approbation des comptes objet d’une action en nullité b) incidence de l’approbation des comptes quant à la répartition 3. régularité de la convocation du copropriétaire 4. photocopies des originaux signés des procés verbaux. D. TENTATIVES DE RECOUVREMENT ANTÉRIEURES E. justification des demandes accessoires 1. imputation des frais nécessaires au débiteur 2. indemnité au titre de l’article 700 ncpc III. PRÉSENTATION DES DOSSIERS (INJONCTION) Pour tout recouvrement de somme d'argent, le créancier demandeur doit prouver o la qualité de débiteur du défendeur assigné ou requis ; o l'existence de la créance et son montant ; o la nature de la créance Cette règle est applicable au « recouvrement des charges » dues par un copropriétaire. Sa mise en œuvre présente toutefois, dans ce cas, des aspects spécifiques qui sont décrits et étudiés dans la présente étude. Depuis la réforme SRU, l’expression « recouvrement des charges » a été conservée comme une facilité de langage. Mais il faut distinguer désormais o le recouvrement des provisions impayées o le recouvrement des charges à proprement parler Encore faut-il distinguer les provisions sur dépenses courantes des provisions sur travaux exceptionnels, et pour les charges, celles qui correspondent à une insuffisance de préfinancement constatée après l’approbation des comptes de celles qui sont générées de plein droit par application de l’article L 10-1 par exemple. Cette diversification des créances, des régimes procéduraux et des garanties complique inutilement la gestion des syndicats de copropriétaires. Le débiteur des charges afférentes à un lot de copropriété, pour une période donnée, est traditionnellement la personne physique ou morale qui avait, au titre de ce lot, et pour cette période, la qualité de copropriétaire. Ici encore, la réforme SRU a apporté une modification fondamentale : le débiteur est celui qui a, - ou avait -, la qualité de copropriétaire à la date d’exigibilité de la créance. En conséquence, on devrait admettre les principes suivants : · il n'y a pas lieu de prouver la qualité de propriétaire mais celle de copropriétaire ; · cette qualité résulte de l'inscription du défendeur sur la liste officielle des copropriétaires établie et tenue à jour par le syndic conformément à l'art D 32 ; · la preuve de la qualité de copropriétaire ne peut être fournie que par la production de cette liste, la preuve contraire étant réservée au défendeur ; mais, dans la pratique, il est souvent nécessaire de conforter la preuve en produisant des pièces d’origine externe. En vertu de l'art D 6 : « Tout transfert de propriété doit être notifié au syndic sans délai soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte soit par l'avocat qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, selon les cas, réalise, atteste, constate ce transfert. » Un transfert de propriété publié mais non notifié est inopposable au syndicat et le cédant demeure débiteur des charges jusqu'à régularisation de la notification [1]. Cette particularité échappe à certaines Juridictions qui exigent la preuve de la qualité de propriétaire par la production d'une fiche cadastrale ou d'une fiche hypothécaire. La fiche cadastrale est un document fiscal, fréquemment erroné et mis à jour avec un retard considérable. La fiche hypothécaire, seule, peut établir la qualité de propriétaire, en l'absence de toute action en revendication. Encore faut-il que le lot n’ait pas fait l’objet d’un transfert de propriété récent dont on ne trouvera pas la trace sur la fiche hypothécaire. La prudence commande alors au syndic de produire la notification de ce transfert de propriété. A.
conflit entre la fiche hypothécaire et la
liste La fiche hypothécaire indique un propriétaire autre que celui figurant sur la liste des copropriétaires. Cette difficulté appelle les observations suivantes Première hypothèse : le copropriétaire indiqué par le syndic ne figure pas sur la fiche hypothécaire. La contradiction des indications est due à un transfert de propriété récent. Il suffit alors de produire la notification de transfert de propriété reçue par le syndic. Celle ci prime les indications de la fiche hypothécaire. Seconde hypothèse : on constate un transfert de propriété publié mais non notifié aux dires du syndic. Le vendeur assigné est tenu au paiement sauf à rapporter la preuve que la notification a été faite mais n'a pas été exploitée par le syndic. La charge de la preuve est renversée. Les transferts de propriété recélés ont généralement une origine successorale. Les notaires se sont abstenus pendant de longues années de notifier aux syndics les transferts consécutifs à la dévolution d'une succession ou à une donation. Les transferts de droit réel consécutifs au décès d'un usufruitier ou d'un bénéficiaire de droit d'habitation demeurent aussi secrets. Un changement de régime matrimonial avec adoption de la communauté universelle peut entraîner transfert de propriété. La vente d'un lot par acte ssp avant constatation en la forme authentique doit être notifiée au syndic [2]. Elle ne peut être publiée en tant que telle et il y aura ici encore contradiction entre les indications recueillies. D’un autre côté, les listes de copropriétaires produites par les syndics ne sont pas exemptes d'erreurs. Celles ci sont dues généralement à une mauvaise exploitation du fichier informatisé. C’est la raison pour laquelle les Juges ne leur reconnaissent pas une pleine valeur de preuve. Le défendeur a toujours la faculté de contester la qualité qui lui est attribuée. Les contestations abusives établissent, aux yeux des Juges, la mauvaise foi du défendeur. B. contrôle du statut des époux L'exigence assez récente de preuves relatives à la qualité du défendeur correspond à un souci majeur des Magistrats : éviter la condamnation d'un époux non-propriétaire. Qu'il s'agisse d'un bien propre en régime communautaire ou de l'acquisition d'un appartement par un époux séparé de biens, il arrive que le lot soit immatriculé aux noms de Monsieur ou Madame Untel. Le recouvrement est alors dirigé contre les deux époux alors qu'un seul est copropriétaire et débiteur des charges. C'est souvent à la demande des intéressés eux-mêmes que cette suscription a été adoptée, pour faciliter la remise des plis recommandés. Les aléas du traitement informatisé expliquent l'altération de l'immatriculation du lot par la suscription demandée. Nous rappelons toutefois qu’un époux non propriétaire peut être attrait à une instance en recouvrement de charges, sur le fondement de son obligation de contribution aux dépenses du ménage. C. charges dues par une société d’attribution Citons enfin la pratique trop fréquente du recouvrement direct des charges à l’encontre des associés des sociétés d’attribution. C’est, en ce cas, la société qui doit être préalablement mise en cause. Une exploitation défectueuse du fichier informatisé doit être, ici encore, incriminée. L’associé peut être assigné lorsque le syndic n’a pu obtenir de la société l’exécution de la décision judiciaire rendue contre elle. II. RÉALITÉ, MONTANT et exigibilité DE LA CRÉANCE Le syndic doit justifier : · les appels de fonds effectués · les modalités de contribution du défendeur à ces appels · le solde particulier du lot · les demandes accessoires Dans tous les cas, il est nécessaire de produire les relevés du compte du copropriétaire concerné et les procès verbaux des assemblées générales ayant voté le budget prévisionnel et, le cas échéant, approuvé les comptes pour la période concernée. L'article D 35 énumère les catégories d'appels de fonds pouvant être effectués par le syndic. « Le syndic peut exiger
le versement : 1° De l'avance
constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut
excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ; 2° Des provisions du
budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l'article 14-1 de la loi du
10 juillet 1965 ; 3° Des provisions pour
les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l'article
14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l'article 44 du présent
décret ; 4° Des avances
correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté
par l'assemblée générale ; 5° Des avances
constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de
l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. » 1.
avance
permanente de trésorerie
(réserve) Le syndic peut appeler l'avance permanente de trésorerie lorsqu'elle vient d'être créée. La loi SRU a provoqué en principe l’ajustement en baisse des avances pour les syndicats anciennement gérés par comptes trimestriels et, le cas échéant, la création d’avances permanentes de trésorerie dans les syndicats qui, gérés par comptes annuels, n’en étaient pas pourvus. 2.
appels provisionnels
(charges courantes) Les réformes sont ici importantes. La régularité des appels est subordonnée au respect strict de l’article L 14-1 : · Élimination dans le budget prévisionnel des rubriques étrangères aux charges courantes et notamment des prévisions au titre de travaux exceptionnels. · Limitation du montant cumulé des appels provisionnels au montant total du budget prévisionnel pour l’exercice considéré · Fractionnement par quarts sauf décision contraire de l’assemblée qui est libre d’adopter sur ce point des modalités différentes qui doivent être reproduites avec précision dans le procès verbal (mensualisation avec ou sans modulation des montants appelés). · Date d’exigibilité fixée au premier jour de chacun des trimestres de l’exercice sauf modification de la périodicité et/ou des fractions périodiques. L’article D 35-2 impose en outre au syndic d’adresser à chaque copropriétaire, préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Ce texte appelle deux observations : · A la lettre du texte, l’avis ne serait pas exigé lorsque la périodicité n’a pas été modifiée par une décision de l’assemblée. On peut, d’une autre manière, penser que la possibilité pour l’assemblée de modifier les modalités ne s’étend pas à la périodicité. · La bonne information préalable des copropriétaires ne peut satisfaire de la seule indication du montant appelé. Il est vivement conseillé aux syndics de préciser le montant global appelé et le mode de calcul de la cotisation individuelle, c’est à dire la clé de répartition utilisée. A défaut le débiteur pourrait contester le montant et le Juge ne pourrait pas exercer son contrôle. La pratique habituelle est de retenir comme assiette de la répartition le montant global du budget prévisionnel et comme clé de répartition, celle des charges communes générales. Dans certains cas, les appels de provisions sont ventilés par catégories. La précaution sus-indiquée est alors plus utile encore. 3.
soldes
de fin d’exercice (charges courantes) En fin d’exercice le syndic est tenu à une reddition des comptes qui comporte la mise en répartition des charges et, le cas échéant, des produits [3]. Elle se présente sous la forme d’un compte détaillé des charges ordinaires, comportant leur ventilation par catégories et rubriques, et leur mise en répartition conforme aux dispositions du règlement de copropriété. Les copropriétaires sont destinataires d’un relevé général des charges de l’exercice et d’un relevé individuel précisant le décompte détaillé de leur contribution pour chaque catégorie et le solde du compte après imputation des appels provisionnels, payés ou non [4]. a)
subordination de l’exigibilité du solde débiteur à
l’approbation des comptes Le statut impose comme condition préalable au recouvrement forcé des soldes individuels débiteurs en fin d’exercice l’approbation des comptes par l’assemblée générale. On parle désormais d’insuffisances sur provisions soit pour les charges courantes de l’article L 14-1 soit pour les charges sur travaux ou opérations exceptionnelles et l’article L 14-2. On peut remarquer que, dans les textes, l’effet novateur n’est qu’implicitement évoqué. L’article D 45-1 se borne à indiquer que « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part ». On cherche vainement le texte permettant au syndic d’exiger le paiement par une copropriétaire de son solde débiteur. L’article D 35 reste muet sur ce point. Il est toutefois admis que l’approbation des comptes a pour effet de nover les dépenses en charges. On peut de plus se demander si les effets de cette novation s’étendent aux provisions. Le décret comptable incite à répondre qu’elles demeurent des provisions puisqu’il ne prévoit que la mise en répartition du solde final. (Sur l’approbation des charges et ses effets voir 7-5-4) b)
ratification des initiatives du syndic Dès lors que leurs conséquences financières apparaissent explicitement dans les comptes de charges, il est admis que l’approbation des comptes vaut ratification. La pratique imposée des comptes annuels ne paraît pas devoir modifier cette position. La prudence commande aux syndics de faire apparaître clairement les postes sujets à ratification et de les faire valider par des votes distincts lorsqu’il s’agit de dépassements importants, surtout pour des charges de l’article L 14-2. Il s’agit alors de travaux supplémentaires. Il peut être même être opportun d’inscrire à l’ordre du jour une rubrique distincte sur ce point. L’appui du conseil syndical est alors important. Il convient donc d’examiner ces questions lors de la vérification des comptes. A défaut il est facile à un copropriétaire de soulever une difficulté de ce chef. c)
l’approbation des comptes comporte-t-elle
approbation de la répartition ? Les comptes généraux et individuels de fin sont, en général, diffusés dès leur mise au point, deux mois environ après la clôture d’exercice. Elle est indépendante de la notification des synthèses comptables de fin d’exercice. L’assemblée annuelle est tenue, selon les cas, plusieurs semaines après, pour ne pas dire deux à trois mois. L’article D 45-1 a repris la solution traditionnelle de la jurisprudence. Il précise que « l’approbation ds comptes par l’assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires ». Cette solution est contraire à l’intérêt collectif qui, tout en permettant la remise en cause des choix du syndic et du conseil syndical, exige la clôture effective d’un exercice comptable en tous ses éléments constitutifs dès lors qu’il a été approuvé par l’assemblée sans contestation dans le délai prévu par l’article L 42 alinéa 2. Nous maintenons néanmoins que la lettre du texte permet d’alléguer que le contestataire ne peut que réclamer que la rectification d’une erreur telle que l’omission d’un paiement. Elle permettrait pas la rectification du classement d’une dépense. d)
diffusion des comptes de charges et convocation de
l’assemblée Il est indispensable de joindre ces comptes à la convocation pour l’assemblée générale pour assurer leur notification. Le retard apporté à leur diffusion peut gêner certains copropriétaires, notamment les bailleurs. Le syndicat se prive au surplus des règlements effectués par ceux des copropriétaires n’estimant pas indispensable d’attendre l’approbation de l’assemblée pour payer leur dû. A l’inverse, les copropriétaires ne récupérent que tardivement des soldes créditeurs. Dans la pratique, les syndics restent dans l’expectative. Les uns continuent à diffuser les comptes de fin d’exercice dès leur établissement et imputent les soldes créditeurs sur le plus prochain appel de provision suivant. D’autres ont pris le parti de le respecter à la lettre, ce qui semble être la solution légale. En réalité, rien ne semble interdire une diffusion rapide. La seule règle précise est que les soldes débiteurs (insuffisances sur provisions) ne sont exigibles qu’après l’approbation des comptes. Avant cette approbation, le dossier ne peut donc comporter que des justificatifs d’appels de provisions et/ou d’avances. 4.
opérations
et travaux exceptionnels Le statut laisse à l’assemblée générale le soin de déterminer les modalités de préfinancement de ces opérations et travaux. Il n’y a donc aucune modification à prévoir par rapport aux pratiques anciennes. Nous rappelons les difficultés évoquées plus haut, relatives au recouvrement cumulé d’appels provisionnels pour charges et d’appels pour travaux ou autres opérations. a)
Domaine d’application de l’article D 35- 4° Ces appels sont visés par l'art D 35 4°. Il s'agit des provisions spéciales destinées à permettre l'exécution des décisions de l'assemblée générale, qu'il s'agisse de travaux importants ou d'opérations telles que l'acquisition d'une partie commune. Le montant global du crédit ouvert, celui de chacun des appels et les dates de mise en répartition doivent être précisés dans la décision. Le conseil syndical peut recevoir de l'assemblée délégation pour déterminer ces modalités. Il est recommandé · de préciser dans la résolution la grille de répartition applicable à ces appels. · de prévoir la couverture de l’intégralité du crédit ouvert par le cumul des appels. Cela permet théoriquement d’éviter l’apparition d’un solde débiteur significatif à appeler. Le respect de ces prescriptions facilite les opérations de recouvrement dès que la décision collective est devenue définitive. En présence d’un chantier dont le coût final est de 25 160 euros, si l’assemblée a ouvert un crédit de 25 000 euros et autorisé le syndic à effectuer trois appels provisionnels de 8 000 euros chacun, le syndic peut se trouver tenu à attendre l’approbation des comptes pour appeler les 1 160 euros non encore appelés. b)
Appel des soldes de comptes d’opérations ou travaux
exceptionnels Le syndic a, nonobstant le silence des textes, la faculté d'effectuer l'appel du solde restant dû après exécution de ces opérations et travaux exceptionnels. Après établissement définitif des comptes, leur coût définitivement établi, dont il y a lieu de déduire les provisions versées, devient en effet une charge au sens propre du terme. Toutefois, l’exigibilité des soldes débiteurs est subordonnée à l’approbation du compte des travaux par l’assemblée générale. c)
Appel de couverture d’une insuffisance de
trésorerie Le retard apporté par un ou plusieurs copropriétaires au paiement de leurs cotisations peut entraîner une insuffisance de trésorerie insupportable. Le syndic n'est pas tenu d'en assurer la couverture par des avances personnelles et l'assemblée peut décider la mise en répartition d'un appel destiné à assurer l'équilibre de la trésorerie. Il ne devrait logiquement être réparti qu'entre les copropriétaires solvables mais il est alors nécessaire de créer provisoirement une clé de répartition appropriée Le statut parle à ce propos d’emprunt du syndicat auprès des copropriétaires. 5.
provisions
pour travaux futurs La pratique des constitutions de fonds de prévoyance pour travaux est ancienne. Elle se heurtait dans le passé à l'impossibilité d'en imposer le paiement aux contestataires. La loi du 21 juillet 1994 a remédié à cette difficulté en permettant à l'assemblée de décider la constitution de telles provisions en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés. Non contestée dans le délai légal, la décision de constitution permet au syndic d’effectuer les appels prévus et d’en poursuivre le recouvrement. Le procès verbal comportant la résolution adoptée, qui peut remonter à plus de deux ans, doit être produit. B. PRODUCTION en justice DES COMPTES Pour ce qui est des charges courantes, la procédure est simplifiée par la réforme SRU. Il s’agit pour l’essentiel d’appels provisionnels. Le statut exige l’envoi d’un avis aux copropriétaires avant la date d’exigibilité des provisions . Notons ici une difficulté : il sera difficile de réaliser ces documents dans le délai implicitement prévu par la loi, au moins pour le premier trimestre de l’exercice. La gestion informatisée impose habituellement l’enregistrement automatique des écritures à la date d’établissement des pièces. Les spécialistes pourront sans doute apporter une solution à cette difficulté. Il s’agit d’éditer l’avis d’appel au 1er janvier 2009 en décembre 2008 sans qu’aucune écriture de ce chef n’apparaisse dans la comptabilité de l’exercice 2008. 1.
justification
des soldes de fin d’exercice Si le recouvrement porte, pour tout ou partie, sur un solde de fin d’exercice, il est nécessaire de présenter une copie du relevé général et du relevé individuel pour la période considérée. Ces comptes doivent permettre au Juge de vérifier la correspondance stricte entre les postes figurant sur chacun des relevés (général et particulier), notamment entre les catégories et rubriques. On peut ainsi vérifier, par exemple, que le compte d'un lot non chauffé n'est débité d'aucune quote-part au titre de la rubrique chauffage. Le relevé individuel doit reprendre pour chaque catégorie de charges l'assiette et les modalités de calcul de la cotisation imputée à chaque lot ou groupe de lots. 2.
justification
de la reprise de solde individuel antérieur La relevé individuel doit présenter l'historique du compte individuel depuis la précédente mise en répartition, ce qui permet à chaque copropriétaire de vérifier la concordance entre les écritures indiquées et les règlements qu'il a effectués. Dans certaines présentations, l'historique est repris depuis le début de l'exercice. La méthode est vicieuse s’il n’est pas possible de reconstituer la reprise de solde initial alors qu’elle n’a pas fait l’objet d’un règlement total dans le cours de l’exercice. De toute manière, le syndicat doit être en mesure de produire un compte détaillée de sa créance en historique. 3.
établissement
d’un récapitulatif extra comptable de la demande Pour faciliter la tâche du Magistrat, il est souvent opportun d'établir un récapitulatif extra comptable de la situation du débiteur, faisant apparaître clairement les postes constituant la demande formulée. L'établissement et le suivi de ces décomptes facilitent d'ailleurs la tâche du syndic lorsque le débiteur est un récidiviste, a fortiori lorsque deux ou trois procédures successives sont susceptibles de se chevaucher au stade de l'exécution des décisions. 4.
ventilation
des Écritures (Art. 10 de l’arrêté du 14/03/2005) Les comptes présentés dans le dossier de recouvrement doivent être conformes aux exigences de l’article 10 de l’arrêté. Ils doivent donc se présenter en quatre sous-comptes : · Copropriétaire - budget prévisionnel · Copropriétaire – travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles · Copropriétaire – avances · Copropriétaire - emprunts Il en est ainsi même si le syndic a été dispensé de respecter cette ventilation en cours d’exercice. D’une certaine manière, c’était déjà le cas auparavant afin de respecter les règle d’imputation des paiements. Si la demande présentée au Juge est inférieure au solde apparaissant sur le relevé, il convient de fournir les explications nécessaires et d’isoler le décompte propre à la demande. Le décompte extracomptable doit bénéficier d’un appui comptable. 5.
extraction
des frais de contentieux imputés au débiteur Si certains frais de relances ou de procédure sont incorporés dans les comptes individuels, il convient de les déduire de la demande et de faire apparaître cette déduction. Depuis la réforme des procédures d'exécution de 1991, ces frais ne peuvent plus être recouvrés et leur apparition dans les comptes peut provoquer le rejet d'une requête afin d'injonction. De plus l’article L 10-1 permet l’imputation au débiteur des « frais nécessaires depuis la mise en demeure » mais il demeure inopportun de les faire figurer d’emblée avant une décision de justice établissant le bien fondé de la demande syndicale. En effet cette imputation n’est possible que lorsque la demande s’est avérée justifiée. Il est possible de les faire apparaître de manière distincte et de présenter une demande particulière pour leur imputation, bien que le mécanisme soit doté d’une apparente automaticité.. 6.
justification
des soldes des comptes travaux Lorsque le relevé individuel fait apparaître la mise en répartition du solde d'un compte de travaux exceptionnels, il est nécessaire de joindre une copie de ce compte. Il en est de même pour le compte d’une opération extraordinaire. C. PROCÈS VERBAUX D'ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Le syndic doit présenter les procès verbaux faisant mention des décisions qu’il invoque à l’appui de sa demande.. Il faut rappeler les éléments que le Juge pourra y trouver et préciser le formalisme particulier de la production de ces pièces. 1.
les
justifications nécessaires Elles doivent permettre au Juge de vérifier : - la présence, la représentation ou la défaillance du défendeur à l’assemblée. Le procès verbal comporte en effet la liste des absents non représentés. - la qualité du syndic pour agir comme représentant légal du syndicat, s’il y a contestation sur ce point. Le syndic en exercice peut seul agir en recouvrement de charges. Le dossier doit donc comporter le procès verbal comportant la désignation ou le plus récent renouvellement du mandat du syndic.[5] Le Juge ne peut relever d'office le moyen tiré du défaut de qualité.. Il ne devrait donc pas justifier le rejet d'une requête afin d'injonction mais le rejet n'exige aucune motivation. Le dossier doit contenir explicitement la justification de la qualité du syndic. Le Juge recherche également les décisions relatives : · à la vérification et à l'approbation des comptes de l'exercice écoulé ; · à la constitution ou à l'ajustement de l'avance permanente de trésorerie ; · à la constitution de provisions pour travaux futurs ; · au montant du budget prévisionnel pour l'exercice concerné · aux crédits ouverts pour la réalisation de travaux ou d'opérations exceptionnels et aux modalités des appels effectués à ce titre ; · aux dates et montants des appels futurs de provisions de l’article L 14-1 lorsque la déchéance du terme est demandée pour ces appels. et d'une manière générale tous les éléments susceptibles de justifier la demande et son montant. Il faut faciliter cette recherche. La bonne présentation du dossier est une marque de courtoisie pour l’avocat et le juge, et un gage de succès. 2.
problèmes
relatifs à l’approbation des comptes La décision d'approbation des comptes exige quelques observations. a)
efficacité de l’approbation des comptes objet d’une
action en nullité L'existence d'une instance en nullité de la décision d'approbation des comptes ne peut paralyser le recouvrement. La décision est exécutoire dès la proclamation du vote. Les comptes ne devront être rectifiés qu'en vertu d'une décision judiciaire devenue définitive. Une décision de refus d'approbation des comptes devant être motivée, son incidence sur le recouvrement doit être limitée à l'objet de la contestation formulée par l'assemblée. b)
incidence de l’approbation des comptes quant à la
répartition Nous avons déjà évoqué la portée de la décision d'approbation des comptes en ce qui concerne les modalités de répartition adoptées et surtout la détermination des soldes individuels à la date de clôture de l'exercice. 3.
régularité
de la convocation du copropriétaire Le Juge se réserve la possibilité de vérifier qu'à l'occasion de chaque assemblée les règles relatives à la convocation et à la notification du procès verbal ont été respectées. Il convient à cet effet, on l’a déjà indiqué, de préciser que le copropriétaire défendeur était présent, représenté ou défaillant. · Dans le premier cas il est opportun de joindre au dossier photocopie d'un extrait de la feuille de présence. · Dans le second il est impératif de joindre des photocopies des justificatifs postaux de la convocation et de la notification. 4.
photocopies
des originaux signés des procés verbaux. Les photocopies des procès verbaux produits doivent être effectuées à partir de l'original comportant les signatures du président, des membres du bureau et du secrétaire. Elles doivent être certifiées conformes par le syndic. D. TENTATIVES DE RECOUVREMENT ANTÉRIEURES Le dossier doit comporter la justification des tentatives effectuées antérieurement par le syndic pour obtenir le paiement des sommes dues. Il en est de même pour les mesures conservatoires prises dans l'intérêt du syndicat. Les copies des lettres de relance et des mises en demeure doivent être produites. Elles justifient les prestations du syndic et viennent à l'appui de la demande formulée en vertu de l'art 700 NCPC ou d’une demande en allocation de dommages-intérêts. La mise en demeure fait courir les intérêts au profit du syndicat et la demande doit être précise sur ce point. Depuis la réforme SRU, ces pièces peuvent justifier également la demande d’imputation au débiteur des frais nécessaires exposés depuis la mise en demeure. Il faut écarter des débats les relances en rafale adressées au débiteur pour une même cause et un même montant, et surtout les frais qui auraient été imputés de ce chef. La plupart des magistrats apprécient peu cette pratique qu’il faut prohiber. La sommation simple par huissier est considérée comme un acte frustratoire puisque la mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception suffit. Il n'en est pas de même lorsque la sommation vise l'art L 19 et tend à permettre au syndicat de procéder à l'inscription de l'hypothèque syndicale. Certaines juridictions écartent les demandes de remboursement des frais inhérents à ces sommations. C'est à tort car c'est une obligation pour le syndic de recourir à cette procédure lorsque le montant des charges dues le justifie. Elles sont incluses dans les frais nécessaires visés par le nouveau texte. Si la demande est assortie de plusieurs mises en demeure ou sommations visant l'art 19, le syndic doit joindre à la requête un tableau des dates de délivrance et des sommes visées. La tâche du Juge pour l'indication des points de départ et des assiettes successives de décomptes d'intérêts sera ainsi facilitée. Il est loisible au syndic de préparer un décompte précis qui ainsi proposé au Juge. E. justification des demandes accessoires Les demandes accessoires du syndicat peuvent être de natures diverses 1.
imputation
des frais nécessaires au débiteur Le principe en est admis depuis la réforme. Encore faut-il préciser les demandes formulées à ce titre et présenter les justifications correspondantes : états de frais d’un huissier ou d’un notaire (inscription hypothécaire). En principe les frais postérieurs à la décision judiciaire sont des dépens ou des frais d’exécution, dont le régime est différent. Les honoraires d’avocat semblent relever, comme auparavant, d’une indemnisation au titre de l’article 700 NCPC. En ce qui concerne les honoraires spéciaux du syndic figurant dans le contrat de syndic adopté par l’assemblée, un récent arrêt [6] de la 23e chambre B de la Cour d’appel de Paris semble les admettre au rang des frais nécessaires tout en les écartant, en l’espèce, faute de production du contrat. Il convient de demeurer prudent à cet égard et de présenter la demande sous une forme alternative, sous cette rubrique ou dans celle fondée sur l’article 700 NCPC, voire celle concernant les dommages et intérêts. Il faut en toute hypothèse produire le contrat de syndic et le procès verbal comportant la décision d’approbation. Notons que l'article L 10-1, modifié par la loi n°2006-872
du 13 juillet 2006 (art. 90) est désormais rédigé comme suit : « Par
dérogation aux dispositions du deuxième alinéa de l'article 10, sont
imputables au seul copropriétaire concerné : « a) Les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur ; » 2.
indemnité
au titre de l’article 700 ncpc Elle couvre les frais irrépétibles imposés par la procédure, et notamment les honoraires de l’avocat du syndicat. Il est possible de produire également les justificatifs de frais dont on ne sait encore sous quelle forme leur indemnisation sera admise par la jurisprudence. Une allocation d’indemnité à ce titre est envisageable lorsque le syndicat est en mesure de rapporter la preuve d’un préjudice lié au retard de paiement mais indépendant des frais de procédure. Il peut s’agir d’une pénalité fiscale ou assimilée, d’un retard préjudiciable dans l’exécution de travaux ou d’une opération quelconque. Les honoraires de recouvrement du syndic peuvent être inclus dans cette demande. III. PRÉSENTATION DES DOSSIERS (INJONCTION) On ne peut demander aux syndics d'établir, comme les avocats, des cotes de plaidoiries. Il n'en est pas moins nécessaire de respecter une certaine qualité de présentation des dossiers joints aux requêtes afin d'injonction. Des cotes distinctes doivent grouper les différents éléments du dossier : justification de la qualité du défendeur, comptes, procès verbaux et justificatifs postaux, justifications des tentatives amiables antérieures, frais exposés. Il peut être utile de porter sur chaque cote des précisions susceptibles d'éclairer le Magistrat sur un point particulier. Le Juge n'est pas tenu de motiver un rejet de la requête. C'est souvent une présentation déplorable qui est à l'origine de ce genre de décision. Certains Juges ne cachent pas avoir écarté systématiquement les dossiers de recouvrement de charges de copropriété par voie d’injonction en raison du nombre des dossiers inexploitables ou exigeant un temps d’examen excessif |
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