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Les convocations aux assemblées générales en 2009 Avril est le mois des convocations. On peut considérer que les syndics ont eu le temps de se
familiariser avec le nouveau régime comptable et, pour les syndicats dont
l’exercice correspond à l’année civile, de rectifier les erreurs qui ont pu
être commises au cours des deux précédents exercices. Voici donc quelques observations, après examen d’une
quinzaine de convocations concernant des syndicats de moyenne importance (20
à 40 lots). Elles portent essentiellement sur les annexes comptables, la
présentation de la répartition des charges et produits et les contrats de
syndic. Annexes comptables : La présentation est en général satisfaisante et conforme
aux modèles réglementaires. Annexe 1 La présentation comparative de l’exercice clos et de
l’exercice précédent approuvé présente certains avantages : notamment
pour remarquer un accroissement sensible des retards dans le paiement des
fournisseurs en 2008 par rapport à 2007 ou l’évolution des paiements tardifs
des copropriétaires. On remarque que le compte 12 peut présenter un solde
négatif lorsque les factures reçues des entreprises sont d’un montant
supérieur aux appels effectués. Dans l’état des créances et des dettes les montants des
comptes 450 correspondent aux totaux des soldes des comptes des
copropriétaires toutes causes confondues. Dans le tableau des dettes du
syndicat, la mention « copropriétaires – excédents versés » est
donc trompeuse dans la mesure ou elle semble liée exclusivement au traitement
des charges du budget prévisionnel (différence entre les appels effectués et
le total des charges courantes réparties). Annexe 2 Ici encore la présentation comparative présente un
intérêt réel lorsque les comptes sont correctement établis. Tel n’est pas toujours le cas. On remarque en particulier que la règle du rattachement à
l’exercice n’est pas toujours respectée. Le coût annuel d’un contrat
d’entretien échu au 1er
juillet est ainsi passé pour sa totalité. Une pratique fréquente, et plus grave, est de passer en
charges exceptionnelles des factures de travaux courants dès lors qu’elles
sont susceptibles d’entraîner un dépassement sensible du budget prévisionnel.
Elles apparaissent alors dans le tableau inférieur de l’annexe 2, réservé aux
charges pour travaux et opérations exceptionnelles relevant de l’article
14-2. Un inconvénient majeur est que ni le syndic, ni le conseil syndical, ni
bien entendu l’assemblée ne prennent conscience de la nécessité d’augmenter
le budget prévisionnel de l’exercice suivant. Annexe 3 On retrouve bien entendu les observations faites pour
l’annexe 2. De plus, l’obligation de fournir le détail des rubriques
poste par poste n’est pas respectée. Mais, dans tous les cas examinés, le
syndic a joint à la convocation une liste détaillée et complète des charges
et produits de l’exercice. Cette solution, - que nous considérons comme
impérative -, est satisfaisante. Il est facile vérifier le détail du compte
6140 des contrats de maintenance. Il semble évident que le respect strict des textes
comptables aboutirait pour beaucoup de copropriétés à l’illisibilité de
l’annexe 3. Annexe 4 Ici encore, l’obligation de fournir le détail des
rubriques poste par poste n’est pas respectée. Dans certains cas, le détail des comptes de travaux est
fourni à la suite de la liste détaillée des charges et produits. Dans
d’autres cas le détail des comptes de travaux n’est pas fourni. Annexe 5 Elle ne figurait que dans deux dossiers, et sans attirer
d’observation particulière. Conclusions sur les annexes : Une première évidence est que la présentation des comptes
de l’exercice en cinq annexes ne satisfait pas aux besoins de
l’information des copropriétaires. Une seconde évidence est que les Pouvoirs publics n’ont
pris aucune disposition pour assurer aux copropriétaires un minimum de
formation dans un domaine qui concerne souvent l’essentiel de leur
patrimoine. Les professionnels n’ont pas su remédier jusqu’à présent à cette
carence. Ils devraient pourtant comprendre qu’ils seraient les premiers
bénéficiaires d’une amélioration des connaissances de leurs manants. Elle
leur éviterait maintes réclamations dépourvues d’objet sérieux. Une troisième évidence est que la présentation de
certaines données sous la forme comparative, qui existait déjà auparavant,
doit être maintenue. C’est une qualité substantielle du nouveau régime. Les annexes 1 et 2 peuvent être considérées comme
satisfaisantes. Elles peuvent être améliorées. L’annexe 3 ne présente aucun intérêt dès lors que le
syndic fournit la liste détaillée des charges classées par catégories et
rubriques. Les annexes 4 et 5 peuvent être fondues en une seule qui
reprendrait le format de l’annexe 5. Présentation de la répartition des
charges Les copropriétaires sont avant tout intéressés par les
résultats de la répartition des charges qui est proposée par le syndic pour
ce qui les concerne personnellement. Notons que, dans tous les cas examinés, les syndics ne se
sont pas bornés à répartir les écarts finaux comme les textes semblent
l’imposer. Ils font figurer dans les comptes individuels aussi bien les
quotes-parts des charges et produits répartis dans chaque catégorie, que
celles des provisions remboursées. Un bon point à cet égard ! Mais les informations fournies à cet égard dans la
convocation sont généralement insuffisantes. Les syndics, majoritairement,
présentent un tableau des soldes nouveaux après répartition des charges.
Chaque copropriétaire est alors obligé de calculer lui-même le montant global
de son solde final et les différents soldes par catégories de charges
constituant les termes de ce calcul final. Trois syndics seulement joignent à la convocation un
décompte individuel pro forma permettant l’information par lecture
directe. Si les comptes sont approuvés par l’assemblée, le décompte
pro forma est validé sans nécessité d’un nouvel envoi. Cette pratique doit être imposée. Contrats de syndic Le contrat cadre « CNAB FNAIM UNIT » de mars
2008 tient en 12 pages ! Les autres sont à l’avenant et les copropriétaires sont
un peu déboussolés quand ils constatent que, postérieurement, la CNAB, l’UNIT
et le CSAB ont constitué l’UNIS
dont la FNAIM ne fait pas partie. La campagne pour l’énumération exhaustive des prestations
de gestion courante a enfanté un monstre aussi prétentieux qu’indigeste.
L’intention respectable était de mieux encadrer les prestations dites
exceptionnelles. C’est raté : leur nombre est en croissance
exponentielle. Un projet comporte en 5.2.3
(Rémunération au forfait pour les prestations variables non incluses dans le
forfait annuel) 33 prestations dont « en cas de changement de syndic,
reprise de la comptabilité sur exercice antérieur non approuvé et/ou non
réparti » pour 920,92 € !!! On pourrait ici développer un débat sur les
« abus » de certains syndics et l’opportunité des campagnes
consuméristes. Nous nous contenterons de renvoyer au contrat « tout
…sauf » qui privilégie la rémunération de l’ensemble des prestations
fournies par le syndic par l’honoraire forfaitaire de gestion courante,
réserve faite de quelques prestations incontestablement extraordinaires
faisant l’objet d’une rémunération spécifique. Ainsi pour les honoraires pour
travaux de l’article 14-2 qui sont calculés « en régie », c’est à
dire au temps passé. Observations diverses : Dans la plupart des cas, un projet de résolution est
présenté pour chaque question inscrite. La majorité nécessaire pour
l’adoption de la résolution est indiquée mais on constate des erreurs assez
nombreuses dans le choix de la majorité adéquate. Citons le cas de la vente éventuelle
d’un W-C au 7e étage (niveau des chambres individuelles de
service) à la majorité de l’article 26 au mépris de la règle imposant un
nombre de cabinets d’aisance déterminé en fonction du nombre de chambres.
Dans ce cas l’unanimité ne suffirait pas à permettre une telle vente. Nous profitons de cette occasion pour signaler les
difficultés liées à l’utilisation par le syndic secrétaire d’un « logiciel d’assemblée ». Ces
logiciels ne permettent pas toujours de reproduire fidèlement les décisions
prises par l’assemblée. Plus grave encore : ils ne permettent pas
toujours de respecter les modalités des scrutins particuliers visés par
l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. |
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