Contrôle de la balance générale

 

 

Pour le conseil syndical effectuant la vérification des comptes du syndicat, le contrôle de la balance détaillée est l’opération essentielle. Le conseil doit impérativement disposer du grand-livre (GL) pour effectuer les vérifications nécessaires.

Nous indiquons dans le tableau qui suit, dans l’ordre des comptes du plan comptable des syndicats, le contenu potentiel de chaque compte et les vérifications qui peuvent, le cas échéant, être effectuées. .

 

N’oubliez pas

·        que la balance en fin d’exercice établie après répartition des charges et produits

·        que la balance générale, pour un compte déterminé comporte successivement le total des débits de l’exercice, le total des crédit de l’exercice et enfin le solde dans la colonne des débits si total débits > total crédits et dans celle des crédits dans le cas contraire. Le solde est = 0 si les deux totaux sont égaux.

·        que selon les différents comptes il est normal et souhaitable que les solde soit au débit (banque), ou au crédit (avances) ou nul.

·        que vous devez pouvoir retrouver dans le GL le détail des écritures d’un compte.

·        qu’un compte peut comporter des sous-comptes. Ils sont assujettis aux mêmes contrôles que ceux préconisés pour le compte principal

·        qu’en présence d’une balance il ne faut rechercher d’emblée la contrepartie d’une écriture. Il suffit de consulter le grand-livre.

 

Veuillez noter que nous utilisons les abréviations suivantes

AF = appels de fonds   PTF = provisions sur travaux futurs 

OPEX = opération exceptionnelle   GL = grand-livre

 

Ce tableau peut certainement être amélioré, voire rectifié. Nous restons à l’écoute des observations et suggestions.

 

compte

nomenclature

contenu et vérifications

102

provisions pour travaux décidés

ct : appels pour travaux  14-2 ou prélèvements sur PTF
dt : virements à 702

solde débiteur anormal

103

avances

ct : montant global de l’avance

dt : remboursement de l’avance supprimée

Sous/:comptes souhaitables si avances différentes

mouvement en cas de vente de lot dt/ct même date

1031

avances de trésorerie

voir 103

1032

avances travaux (PFT)

voir 103

1033

autres avances

voir 103 notamment pour les sous/comptes

12

solde en attente sur travaux &4-2 ou OPEX

ct : « solde en attente  sur travaux » de l’annexe 5

dt : écritures  et solde débiteurs anormaux

sous-comptes souhaitables si plusieurs chantiers

vérifier les différents comptes travaux

13

subventions

règles communes :

solde débiteur anormal

sous/comptes par nature de subventions souhaitables

vérifier le dossier des subventions demandées

131

subventions au syndicat accordées non perçues

ct : montant de la subvention (par le dt de 441 ou 443)

dt :à l’encaissement virement à 711

131nn

subvention à copropriétaire accordée non perçue

ct : montant de la subvention (par le dt de 441 ou 443

dt :à l’encaissement virement à  450nn concerné [1]

40

fournisseurs

règles communes

chaque fournisseur doit avoir un compte affecté

le syndic est doté du premier compte (honoraires)

solde débiteur anormal ; vérifier la cause

vérifier les délais de paiement

bordereau détaillé en cas de paiements groupés

401nn

factures parvenues

ct : montant ttc de chaque facture

dt : paiement des factures [2]

408

factures non parvenues

ct : montant estimé de la facture à recevoir

dt :annulation par le crédit du 401 [3]

solde débiteur anormal

409

fournisseurs débiteurs

ct : régularisation d’un acompte par le dt du 401nn

dt : paiement d’un acompte non facturé

si solde débiteur, vérifier la date de l’acompte et la situation de l’affaire en cours.

42

personnel salarié

vérifier l’ensemble du dossier, notamment les arrêts pour maladie ou autre et la perception des indemnités

43

sécurité sociale et autres organismes sociaux

vérifier l’ensemble du dossier

soldes créditeurs sur charges en principe normaux

44

état et collectivités territoriales

vérifier l’ensemble du dossier ; voir si pénalités

soldes débiteurs anormaux

45

copropriétaires

soldes débiteurs ou créditeurs normaux après répartition

vérifier débiteurs anormaux et actions du syndic

si l’AG a opté pour la ventilation, vérifier qu’elle est faite

459

copropriétaires créances douteuses

le compte 450nn correspondant doit être à solde nul

concertation avec le syndic nécessaire avant AG

46

Débiteurs et créditeurs divers

créances (dt 461 indemnité fixée après sinistre) ou dettes (ct 462 solde vendeur adresse inconnue) certaines du syndicat.

vérifier prescription éventuelle d’un solde vendeur

461

débiteurs divers

veiller à ce que les créances (461) et les dettes (462) soient placées dans des comptes distincts sans possibilité d’un solde par compensation.

462

créditeurs divers

47

compte d’attente

sommes en attente d’imputation exclusivement

doit être soldé ou justifiable ligne à ligne à la clôture.

vérifier les affaires correspondantes soigneusement

471

compte d’attente débiteur

veiller à ce que les créances (471) et les dettes (472) soient placées dans des comptes distincts sans possibilité d’un solde par compensation.

472

compte d’attente créditeur

48

compte de régularisation

enregistrement des charges et produits constatés d’avance, imputables en tout ou partie sur N+1

Vérifier le fractionnement effectué

486

charges payées d’avance

au dt par le crédit de la charge (6nn) correspondante

487

produits encaissés d’avance

au ct par le débit du produit (7nn) correspondant

49

dépréciation des comptes de tiers

voir nos indications relatives aux procédures de dépréciations (décision d’AG nécessaire).

vérifier le distinction entre tiers copropriétaires (491) et tiers externes (492) + concertation avec le syndic.

50

fonds placés

vérifier le respect des décisions d’AG, la rémunération du placement et la distinction entre compte à terme (501) et autre compte (502)

51

banque (disponible)

vérifier la nature du compte (séparé ou non, le rapprochement banque/syndicat, les dates d’émission de paiement et celles d’encaissement

60 à 65n

comptes de charges courantes

dt :montant des factures par ct des fournisseurs

ct : régularisations diverses, imputations sur N+1, et annulation des comptes en fin d’exercice

contrôle des factures et des imputations par nature

66

charges financières des emprunts, agios ou autres

voir la procédure spécifique pour les emprunts.

contrôler les éléments de calcul de l’annuité

661

remboursement d’annuité

 

662

charges financières, agios

dt : frais de banque, agios, etc.  à contrôler

67

671

672

charges pour travaux 14-2 et OPEX

dt : mémoires de travaux  ou sommes dues au titre d’une OPEX.

vérification des comptes détaillés présentés à l’appui

vérifier distinction entre travaux décidés  (671) ou urgents (672) et la régularité d’engagement de ceux ci.

673

études techniques, diagnostics, consultation

idem que dessus

677

pertes sur créances irrécouvrables

voir nos indications sur la dépréciation des créances

678

charges exceptionnelles

vérifier les pièces justificatives

68

dotation aux dépréciations sur créances douteuses

voir nos indications sur la dépréciation des créances

vérifier les éléments en fin d’exercice N-1

concertation avec le syndic

70

appels de fonds

 

701

provisions pour charges courantes

ct : montant global de la provision appelée

dt : annulation en fin d’exercice

contrôler la conformité des appels avec la décision d’AG

702

provisions pour travaux 14-2 et OPEX

idem que dessus

703

avances

ct : prélèvements sur les avances (1031 et 1033)

vérifier la régularité de ces prélèvements (décision AG)

704

remboursement d’annuités d’emprunt

voir la procédure spécifique

71

autres produits

dans les cas ci dessous, vérifier que les engagements passés ont bien été soldés, le cas échéant.

711

subventions

ct : encaissement de subvention accordée au syndicat

vérifications déjà effectuées

712

emprunts

ct : encaissement d’un emprunt obtenu, ou enregistrement d’un paiement direct effectué par le préteur à un fournisseur ou entrepreneur

vérifier les pièces justificatives dans ce dernier cas

713

indemnité d’assurance

ct : encaissement d’une indemnité d’assurance

714

produits divers

ct : encaissement de produits divers, dont intérêts sur paiements tardifs de charges

vérifier la liquidation effective des intérêts dus par des copropriétaires en fin d’exercice [4]

716

produits financiers

ct : encaissement de la rémunération des placements

vérifier les pièces justificatives

718

produits exceptionnels

ct : encaissement de produits exceptionnels

78

reprise de dépréciation sur créances douteuses

voir nos indications sur la procédure de dépréciation

 

 

En vertu de l’article 11 de l’arrêté du 11 mars 2005, «  le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand-livre, le livre journal, les deux balances et, les cas échéant, les journaux auxiliaires.

Bien que cette indication soit curieusement omise dans l’arrêté, le syndic doit également tenir à disposition les pièces justificatives , en ce compris les dossiers de certaines opération,s.

La balance à utiliser pour l’opération sus indiquée est la balance dans l’ordre des numéros de comptes.

 

 

 

 

 

Mise à jour

00/00/0000

 

 



[1] Dans ce cas le syndic agit en qualité de mandataire du copropriétaire concerné (art. D 39-1). Il a été par ailleurs débité des appels de fonds.

[2] Les acomptes payés non facturés sont enregistrés en 409

[3] Si le montant de la facture ne correspond pas à celui de l’estimation, il convient de porter en 401 la régularisation nécessaire avec contrepartie dans le compte de charges approprié.

[4] La liquidation des intérêts échus doit être effectuée en fin d’exercice. Mais il s’agit généralement de créances qui doivent être passées en compte « débiteurs divers ». La procédure est donc assez lourde et justifie un seuil d’exécution.