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Le contrat de syndic « tout sauf » Nous avons déjà indiqué que l’énumération exhaustive des
prestations de gestion courante paraît dépourvue d’intérêt. Ce sont les
prestations exceptionnelles qui doivent faire l’objet d’une telle
énumération. Dès lors qu’une prestation ne figure pas dans la liste
des prestations exceptionnelles, sa rémunération doit être considérée comme couverte
par les honoraires de gestion courante. Certains syndics professionnels utilisent ce mécanisme. L’un
d’eux au moins utilise à ce propos l’excellente qualification de contrat «
tout sauf ». Nous reproduisons ci-dessous un contrat « tout sauf ». Entre les soussignés le
syndicat de la copropriété : et Cabinet NNNN, représenté par M. …, SARL au
capital dont le siège est situé à Immatriculation
: RCS n° Carte
professionnelle : n° G Préfecture de Garantie
financière : XXXXXX contrat n° Montant : … € , Assurance
Responsabilité Civile : YYY police n°. Il a été convenu ce qui suit : Le
syndicat de copropriété référencé ci-dessus confie au Cabinet NNNN qui accepte
les fonctions de syndic du dit syndicat de copropriété aux clauses et
conditions suivantes. Durée du
mandat et possibilités de résiliation 16 mois à compter
de la date décidée durant l’assemblée générale élisant le syndic et à défaut
de précision au lendemain de la dite assemblée. Le
syndicat de copropriété pourra résilier en cours le contrat lors de toute
assemblée générale sans avoir à justifier d’un motif. Le syndic pourra
résilier le contrat avec un préavis de 3 mois notifié à chacun des membres du
conseil syndical, pour un motif grave et légitime et après avoir convoqué une
assemblée générale spéciale dont les frais seront à sa seule charge. Élection
de domicile Les
parties élisent domicile au siège du syndic. Missions Les missions du syndic
de copropriété sont celles prévues par la loi , notamment celle du 10 juillet
1965 et de son décret du 17 mars 1967, en tenant compte de leurs
modifications successives. Engagement
sur les activités commerciales du Cabinet NNNN au sein de la copropriété • Immeuble
sous garantie décennale : le syndic déclare ne pas avoir de relation
commerciale avec le promoteur. • Absence
de mandats de vente ou de gestion locative sur les lots de la copropriété :
le syndic s’interdit tout mandat autre que celui de syndic au sein de cette
copropriété. Modalités
de rémunération du syndic Les
modalités de rémunération du syndic Cabinet NNNN sont conformes à l’avis du Conseil National de la Consommation du 27
septembre 2007. La rémunération est
partagée en : • une
rémunération au forfait dite « gestion courante » • une
rémunération variable pour des montants par définition non quantifiables et
prévisibles au moment de l’établissement du contrat. Principe
du tout sauf : Toute
prestation du syndic prévue par la loi et non indiquée dans ce contrat comme
donnant droit à la rémunération d’une prestation particulière est considérée
comme incluse dans la gestion courante. Calcul des
honoraires annuels Gestion courante pour la copropriété La
rémunération est proportionnelle au nombre de lots principaux avec un minimum
de 500 € HT Lot principal type
A: appartement, bureau, commerce, avec cave, grenier,
parking ou garage en lot accessoire 110
€ HT Lot principal type
B : parking ou garage non rattaché à un appartement , bureau,
commerce. 55 € HT Nombre de lots principaux type A : X 110 € = Nombre de lots principaux type B : X 55 € = Honoraires gestion courante : nnn1 HT soit : nnn2 € TTC Honoraires gestion courante 1ère année
"découverte" - 10 % : soit - 0 € TTC Facturation
des honoraires de gestion courante Les honoraires sont
facturés d’avance par fraction de 25 % au début de chaque trimestre. Une
régularisation prorata temporis pourra se faire sur le dernier trimestre. Engagement
de libre accès sur internet aux documents de la copropriété Le cabinet NNNN veut
entretenir une relation de confiance avec les copropriétaires. La
transparence est le moyen d’y parvenir et en partageant facilement les
informations qu’il détient, le syndic redonne ainsi au conseil syndical et
aux copropriétaires une place essentielle dans la vie de la copropriété. La
facilité de consultation sur internet des informations sur l’immeuble amène
naturellement de la part du syndic à une grande rigueur dans la gestion de
votre copropriété. C’est
pourquoi, chaque copropriétaire, qui le demande, se voit attribuer un code
d’accès personnel pour le site internet de la copropriété. Avec une
mise à jour au moins 1 fois par semaine, il pourra consulter les documents
suivants : • règlement de copropriété, plans, attestations
techniques (dont amiante) • convocations, procès verbaux d’assemblées générales
et feuilles de présence • contrats, factures, relevés
compteurs divisionnaires d’eau, documents comptables et relevés bancaires • suivi des sinistres : déclaration, rapport d’expert,
indemnisation… • à compter de la date de sa prise de fonction, l’ensemble des correspondances du syndic et des copropriétaires, sous réserve que les propos ne soient pas considérés comme diffamatoires envers un autre copropriétaire. Engagement
d’un envoi mensuel au conseil syndical de la copropriété Le conseil syndical,
au travers de son président, reçoit au début de chaque mois, copie de
l’ensemble des correspondances papiers (pas systématiquement les e-mails
compte tenu de leur nombre), factures et contrat reçus et envoyés au nom de
la copropriété pour le mois précédent. • sont exclus : les attestations de propriété délivrées par les notaires, tout autre document que le syndic estime porter atteinte au respect de la vie privée ainsi que les accusés de réception des lettres, plus difficiles à numériser. Engagement
du syndic de publier sur internet les principaux événements En complément de la
consultation des archives, le syndic informe sur internet de ses principales
interventions. Moins complet que les archives, ce flux d’informations permet
au copropriétaire, même non occupant, de s’informer facilement des principaux
événements de sa copropriété (mise à jour 1 à 2 fois par semaine). Il peut ainsi
connaître au moins 4 mois à l’avance la date d’assemblée générale fixée en
concertation avec le conseil syndical, suivre la réalisation des décisions
d’assemblée générale ou encore la gestion par le syndic d’un sinistre ou de
travaux. Administration
de la copropriété Gestion courante,
remboursements et prestations particulières Vacation
horaire du syndic Vacation
horaire 75 € HT 89.7 € TTC Plage
horaire des prestations gestion courante Les
copropriétaires peuvent contacter par téléphone ou rencontrer sur rendez vous
le syndic du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 & 14h00 à 18h30. Dans le
cadre de la gestion courante, en cas d’intervention en dehors de la plage
horaire ci-dessus, le syndicat de copropriété prend en charge le surcoût des
heures supplémentaires sur la base d’une demi-vacation horaire soit 49.8 €
TTC/H Compte
bancaire au nom du syndicat de copropriétaire Le syndicat
de copropriété dispose de • son
propre compte bancaire (dit « séparé ») ; • son
propre compte épargne pour le dépôt de fonds important lors de travaux votés
ou à venir. Frais de
gestion du compte bancaire séparé inclus dans la gestion courante Frais de
gestion compte épargne de la copropriété 0.4 % Le syndic
encourage la copropriété à provisionner des fonds pour des travaux futurs sur
un compte bancaire rémunéré au bénéfice du syndicat. Le syndic
ne prend pas de frais pour l’administration de ce compte. Il est cependant
indemnisé pour le surcoût sur sa garantie financière. La rémunération est de
4 pour mille sur le montant maximum détenu dans l’année précédente. Frais de
correspondances postales Le syndic
facture l’ensemble des frais postaux : • frais de
timbres et recommandés frais réels • formulaire
postal de lettre recommandée avec accusé de réception 0.5 € TTC / lettre Frais de
photocopie & « frais administratifs » Les frais
administratifs inclus dans la gestion courante Le principe est que
l’ensemble des frais administratifs est inclus dans la gestion courante
et notamment pour les convocations et
procès verbal d’assemblée générale, la comptabilité la gestion des sinistres
ou toute correspondance du syndic. Des frais
de photocopie sont facturés pour les demandes de documents archivés que le
copropriétaire a la possibilité de consulter et télécharger gratuitement
sur internent : exemple contrat d’assurance, attestation amiante,
procès-verbal d’assemblée générale perdu… Frais de
photocopie 0.20 € / page Comptabilité
Le syndic assure la
comptabilité du syndicat de la copropriété ainsi que le recouvrement des
créances auprès des copropriétaires. Le conseil syndical
peut contrôler les factures tout au long de l’année sur internet et les
copropriétaires peuvent consulter leur compte individuel sur internet. • Consultation
par le copropriétaire de son compte sur internet incluse dans la gestion
courante • Consultation
des factures sur internet incluse dans la gestion courante Analyse
financière sur 5 ans des contrats et consommations incluse
dans la gestion courante • tableau
de bord évolution du coût des contrats • tableau
de bord évolution du coût des consommations d'eau, électricité et chauffage
collectif Recouvrement
des impayés • 1ère
relance gratuite, 2ème relance avec mise en demeure LRAR 17.94 € TTC • remise
dossier à l'huissier 88.2 € TTC • constitution
d'un dossier pour l'avocat et suivi procédure 179.4 € TTC Imputation
d’intérêt de retard au bénéfice du syndicat de copropriété En cas
d’impayé, le syndic peut comptabiliser des intérêts de retard aux débiteurs. Pour être
efficace et dissuasive, cette démarche doit cependant faire l’objet d’un vote
en assemblée : Mise en place d’une
procédure comprise et acceptée : délai pour payer, procédures à mettre en
place par le syndic face aux débiteurs … Mutation Dossier de
situation financière du vendeur (état daté); à la charge du vendeur 179.4 €
TTC Gestion
comptable des relevés compteurs d’eau individuels incluse
dans la gestion courante Le syndic n’a
cependant pas en charge le relevé dans l’immeuble des indices des compteurs. Gestion
des parties communes Sont
inclus dans la gestion courante : • les
visites des parties communes facilement accessibles 1 fois par trimestre ��
immeuble neuf : visite une fois / mois la première année ou jusqu’à la
levée de toutes les réserves • la
gestion des contrats de maintenance avec mise en concurrence au moins 1 fois
tous les 5 ans • la gestion des travaux courants de
maintenance dans le cadre du budget annuel voté et en collaboration avec le
conseil syndical • tout
rendez-vous dans l’immeuble pour la bonne gestion des parties communes • la gestion du personnel de la copropriété (sous réserve de l’importance suffisante de la copropriété, ce point peut donc faire l’objet d’une prestation spécifique compte tenu de la complexité du droit social) • la mise
en place et l’actualisation du cahier d’entretien Gestion
des travaux & prestations de services nécessitant un appel de fonds hors
budget ordinaire Les
travaux sont à l’origine d’un surplus de travail exceptionnel pour le syndic
qu’il se doit d’être rémunéré, notamment la demande de devis, demande d’autorisation
administrative, traitement comptable, gestion des appels de fonds,
facturation, visites de chantier ou réception des travaux. Le syndic
reste le représentant de la copropriété et donc un maître d’ouvrage. Il n’a
pas qualité, ni la qualification et encore moins les assurances pour agir en
maître d’œuvre et donc imposer des préconisations techniques pour des
travaux. La
présence d’un maître d’œuvre pour les travaux importants est donc fortement
encouragée. La charge
de travail n’étant pas systématiquement proportionnelle au montant des
travaux, les honoraires sont en régie (au temps passé et validé par le
conseil syndical) avec • Un minimum de 7 € HT/ lot • Une vacation horaire 75 € HT 89.7 € TTC • Un plafond de facturation o Sans
maîtrise d’œuvre % honoraires HT / travaux HT 3.5 % o Avec
maîtrise d’œuvre % honoraires HT / travaux HT (hors hono. maîtrise d’œuvre) 2.5 % Le calcul de montant
des honoraires voté en assemblée est fait sur la base du minimum ou d’un
pourcentage. A la fin des travaux, en concertation avec le conseil syndical,
le syndic établie le relevé de ses heures et réduit à son initiative ses
honoraires, si ce temps effectif est inférieur à l’estimation voté en
assemblée. Assurances
& gestion des sinistres Gestion
des sinistres impliquant les parties communes incluse dans la gestion
courante En cas de
sinistre important demandant de la part du syndic un travail exceptionnel par
rapport au traitement moyen d’un sinistre, des honoraires complémentaires en
régie pourront être demandé. Un
sinistre est considéré comme important s’il demande plus de 3 rendez-vous
pour le syndic et après accord du conseil syndical sur son caractère
exceptionnel. Assemblée
générale ordinaire L’assemblée
générale annuelle est un moment essentiel de la vie de la copropriété. Le
syndic y apporte donc un soin particulier. ��
Immeuble neuf : les assemblées générales ont lieu 4 mois avant la date
d’extinction de chaque garantie : parfait achèvement (1ère année) ,
bon fonctionnement (2 ans) et décennale (10 ans), Sont
inclus dans la gestion courante : • entre 6
& 4 mois avant l’assemblée réunion du syndic avec le conseil syndical
pour préparer l’ordre du jour et fixer la date, • envoi
des convocations sous la forme et dans les délais prévus par la loi • tenue de
l’assemblée générale • rédaction
et signature en séance du procès verbal • Si la
salle de réunion le permet (mur blanc), un rétroprojecteur est connecté à
l’ordinateur portable du syndic - pour permettre à l’assemblée de suivre la rédaction
du procès verbal et le calcul des voix - pour présenter des photos ou tableaux si nécessaire
au cours de l’assemblée • photocopies
convocation & procès-verbal assemblée générale • envoi du
procès-verbal Sont exclus de la gestion courante• Location de la salle de réunion à proximité de l’immeuble frais réels Plafond à
la charge de la copropriété : 100 € • Présence
du syndic après 18h30 : ½ vacation horaire 49.8 € TTC/H • assemblée
générale exceptionnelle (hors
coûts des frais postaux et recommandés) 299 € TTC En cas de
contestation devant un tribunal d'une assemblée générale par un
copropriétaire sur la base d’un vice de forme du fait du syndic, la
convocation et tenue d'une seconde assemblée est à la complète charge
financière du syndic. Remise des
archives En cas de
changement de syndic, remise des archives papier inclus dans la gestion
courante Le nouveau
syndic dispose au lendemain de l’assemblée générale de l’ensemble des
ressources financières de la copropriété et des archives électroniques
pendant 3 mois : période supérieure au délai légal pour la transmission des
archives papiers. SIGNATURES
Le
……………2007 |
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