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Saisine de la CNIL communication des feuilles de
présence Aux lieu et place de la liste
des copropriétaires J’ai l’honneur d’attirer l’attention de la Commission sur les problèmes posés - par le régime juridique actuel des feuilles de présence établies à l’occasion des assemblées générales des syndicats de copropriétaires, - et par la confusion qui est entretenue entre ces feuilles de présence et la « liste des copropriétaires » tenue et mise à jour par le syndic. L’article 14 du décret du 17 mars 1967 est ainsi conçu : « Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22 (alinéa 2 et alinéa 3) et de l'article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. « Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l'assemblée. « La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée. « Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil. L’article 33 du même décret est ainsi conçu : Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, le diagnostic technique. Il délivre des copies ou extraits, qu'il certifie conformes, des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, du diagnostic technique mentionné au premier alinéa du présent article. De la combinaison de ces deux textes, il résulte : Que la feuille de présence d’une assemblée générale comporte : - Les nom et domicile de chaque copropriétaire - Les nom et domicile de chacun des associés d’une société immobilière d’attribution régie par les articles 212-1 et ss. CCH, qui ont vocation à participer à l’assemblée générale, bien que n’ayant pas la qualité de copropriétaires (article 23 alinéa 1 de la loi du 10 juillet 1965) - Les nom et domicile des mandataires des copropriétaires n’ayant pou participer en personne, étant précisé que les mandataires peuvent être des personnes totalement étrangères à la copropriété. - Les signatures de ces différentes personnes (pour émargement) Que la feuille de présence est définie comme annexe du procès-verbal de l’assemblée générale Que le syndic est tenu de délivrer des copies ou extraits, qu'il certifie conformes, des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes ; que cette obligation s’applique notamment à la feuille de présence de la dernière assemblée générale des copropriétaires. Dans la pratique, la majorité des demandes adressées au syndic ne visent que cette dernière feuille de présence, à l’exclusion du procès-verbal qui en constitue le support. Elles ont pour but : - Soit de permettre à un copropriétaire contestataire de diffuser une circulaire à tous les autres copropriétaires - Soit de permettre au président du conseil syndical de convoquer lui-même une assemblée générale dans les conditions prévues par l’article 8 du décret. Cette communication a le double inconvénient de permettre la diffusion de données personnelles (signatures pour toutes les personnes et domiciles pour les mandataires non-copropriétaires) et d’être pratiquement inutile, dès lors que, dans les deux cas, c’est la « liste des copropriétaires » qui est le document nécessaire et suffisant. Nécessaire : parce que la demande de communication est souvent faite plusieurs mois après la dernière assemblée. Entre temps, certains lots peuvent avoir fait l’objet d’un transfert de propriété (vente, donation, succession ou autre). Les indications figurant sur la feuille de présence s’avèrent alors partiellement inexactes. La liste des copropriétaires est au contraire mise à jour par le syndic dès qu’il reçoit notification d’une nouvelle opération. Suffisante : parce que les opérations projetées (convocation d’une assemblée ou diffusion d’une circulaire) peuvent être réalisées de manière plus régulière et efficace au moyen de la liste des copropriétaires. On peut noter que l’omission d’un acquéreur récent dans une convocation d’assemblée rend cette dernière annulable de plein droit. A propos de la liste des copropriétaires, l’article 32 du décret est ainsi conçu : « Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits visés à l'article 6 ci-dessus ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu. » La consistance des renseignements relatifs aux copropriétaires déterminée par ce texte est largement insuffisante. Il faut y ajouter les renseignements visés par l’article 6 du décret : « Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat ou soit par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution. « Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. » La Commission relative à la copropriété, dans sa recommandation n° 3, actualisée en 2006, relève les lacunes du statut de la copropriété dans ce domaine. Elle suggère, pour y remédier, à tous les professionnels concernés, d’y remédier en prenant l’initiative d’informer le syndic On retrouve tout naturellement des lacunes identiques dans la norme simplifiée n° 21 définie par la délibération n° 03-067 du 18 décembre 2003 relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers. La CNIL a pourtant tenu compte de certaines observations des praticiens. Il lui est difficile de traiter de données que le statut de la copropriété Pour la finalité du traitement (article 2 b ), c’est à dire la gestion des syndicats de copropriétaires, les indications suivantes sont ou peuvent s’avérer occasionnellement impérativement nécessaires :
Il est bien évident que la confidentialité de la plupart de ces données doit être totalement assurée. Il est donc nécessaire de définir un masque d’édition de la liste des copropriétaires permettant de limiter la communication aux données strictement nécessaires aux opérations sus-indiquées : n° de lot, nom, prénom, domicile et nombre de tantièmes (donc de voix) pour la convocation d’une assemblée. Il paraît donc souhaitable, pour le respect des dispositions de la loi relative à l’informatique et aux libertés, de prohiber, d’une manière ou d’une autre, la communication courante des feuilles de présence et d’y substituer la communication de la liste des copropriétaires. Néanmoins, la communication d’une ou plusieurs feuilles de présence doit être admise dans certains cas. Un copropriétaire peut demander l’annulation d’une assemblée générale pour des motifs dont la preuve ne peut être trouvée que dans la feuille de présence. Un arrêt de la Cour d’appel de Versailles en date du 13 juin 1988 a admis la communication si elle « s’avère indispensable à la protection des droits et libertés de la personne qui les demande ». Ce critère paraît très pertinent. |
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