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00043608 CHARTE Ne
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Archives du syndicat Externalisation de la gestion Défaut de consultation de l’assemblée Frais à la charge du syndic (oui) Incidence sur les modalités de remise des archives En
vertu de la loi, dans le cadre de la gestion courante, le syndic détient les archives
et assure leur gestion. Il ne peut, de son propre chef, modifier ce régime en
souscrivant au nom du syndicat, auprès d’un prestataire extérieur, un contrat
d’entreposage des archives Cassation civile
3e 1 mars 2011 Décision
attaquée : Tribunal d’instance de Paris 20ème du 17 novembre 2009 N° de
pourvoi: 10-30286 Rejet Attendu,
selon le jugement attaqué (tribunal d’instance de Paris 20e, 17 novembre
2009) rendu en dernier ressort, que la société Loiselet
& Daigremont a été syndic du syndicat des
copropriétaires Les Terrasses de Paris (le syndicat) jusqu’à l’assemblée
générale du 10 mars 2005 qui a refusé de lui donner quitus de sa gestion en
raison de la conclusion d’un contrat d’archivage sans autorisation de
l’assemblée générale et a décidé de son remplacement ; que le syndicat, après
avoir obtenu la restitution des documents détenus par son ancien syndic, l’a
mis en demeure de lui restituer les archives détenues par la société
d’archivage et l’a assigné en remboursement des sommes réglées à cette
dernière ainsi qu’en dommages-intérêts ; Sur le
premier moyen, ci-après annexé : Attendu
qu’ayant exactement retenu que le syndic, dans le cadre de son mandat et de
ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi lui avait
explicitement confié la responsabilité et relevé qu’en ne restituant pas
l’intégralité des archives, la société Loiselet
& Daigremont avait commis un manquement à ses
obligations et engagé sa responsabilité en mettant à la charge du syndicat
des factures d’archivage, le tribunal a, sans dénaturation et abstraction
faite d’un motif erroné mais surabondant relatif à la nécessité pour le
syndic d’être autorisé par l’assemblée générale pour conclure un contrat
d’archivage, pu en déduire que la société Loiselet
& Daigremont devait rembourser au syndicat les
factures réglées par lui à la société d’archivage ; D’où il
suit que le moyen n’est pas fondé ; Sur le
second moyen, ci-après annexé : Attendu qu’ayant
retenu que le syndic avait manqué à ses obligations et engagé sa
responsabilité en ne restituant pas l’intégralité des archives, en concluant
sans autorisation ni consultation de l’assemblée générale un contrat
d’archivage dont la nécessité n’était pas établie et en mettant à la charge
du syndicat des factures de la société d’archivage, le tribunal, qui a
caractérisé la faute imputable au syndic et le lien de causalité avec le
dommage subi par le syndicat, a, en allouant à celui-ci une certaine somme,
souverainement apprécié l’étendue de son préjudice ; qu’il a ainsi légalement
justifié sa décision ; PAR CES
MOTIFS : REJETTE le
pourvoi ; Condamne la
société Loiselet père fils & F. Daigremont aux dépens ; Vu
l’article 700 du code de procédure civile, condamne la société Loiselet père fils & F. Daigremont
à payer au syndicat des copropriétaires Les Terrasses de Paris la somme de 2
500 euros ; rejette la demande de la société Loiselet
père fils & F. Daigremont ; commentaires
Le cabinet Loiselet & Daigremont a été
syndic du syndicat des copropriétaires Les Terrasses de Paris (le syndicat)
jusqu’à l’assemblée générale du 10 mars 2005. Ce syndic a
signé le 9 octobre 2003 avec la Société PRO ARCHIVES un contrat d’archivage
« Archives dormantes de la copropriété » pour une durée de 7 ans au
moins, sans avoir sollicité préalablement l’avis de l’assemblée générale. On
lit dans l’exposé des moyens « que le syndicat a résilié le contrat
d’archivage en novembre 2007, après règlement de la dernière facture émise
par la société PRO ARCHIVES ». Cela nous montre que le contrat avait été
souscrit au nom du syndicat. Le contrat
de syndic stipulait que la gestion courante du syndic comprenait la gestion
des archives et des documents du syndicat des copropriétaires. Les faits litigieux sont, pour l’essentiel, antérieurs
à l’entrée en vigueur du décret du 27 mai 2004 et, a fortiori de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010. Peu
importe, d’ailleurs, car il a toujours été admis que la gestion des
archives entre dans le champ de la
catégorie des prestations courantes de même que les opérations rendues
nécessaires par le défaut de renouvellement du mandat et la transmission des
pièces et fonds à un syndic successeur. L’instance
présente un intérêt particulier : le syndic en difficulté a cru devoir
se référer aux travaux de la Commission relative à la copropriété. Le syndic
s’était borné le 10 décembre 2003, postérieurement à la signature du contrat
du 9 octobre 2003, à aviser le Président du conseil syndical des dispositions de la recommandation n° 20
de la Commission relative à la copropriété préconisant de confier la gestion
des archives dormantes à une entreprise spécialisée. Nous approuvons pleinement la sagesse de la Commission dès lors qu’il s’agit de copropriétés relativement importantes. Depuis cinquante ans nombreux sont les syndicats qui ont perdu une grande partie de leurs archives faute d’avoir eu recours à ce système. Dans bien des cas, le préjudice subi a été largement supérieur au coût de l’externalisation. De toute manière, il faut
admettre que le volume des archives d’un syndicat de copropriétaires est
relativement important et que peu de syndics professionnels disposent de
locaux d’archivage suffisants. Ajoutons que, de nos jours, le coût de ces
locaux doit forcément se retrouver dans le calcul des honoraires. Le refus de
la solution d’externalisation procure donc une illusion d’économie. Un autre avantage est d’éviter
le déménagement des archives dormantes , -
accompagné de pertes -, en cas de changement de syndic. Elles demeurent à la
disposition du syndicat quel que soit le syndic. Il
reste néanmoins que le syndic ne peut mener tout cela à sa guise et imposer
sa solution, serait-elle manifestement la meilleure pour la sécurité
juridique et la trésorerie du syndicat. Le syndicat
des copropriétaires avait assigné l’ancien syndic pour obtenir le
remboursement des factures émises par PRO ARCHIVES. Le tribunal
d’instance a condamné l’ancien syndic
du syndicat des copropriétaires de la Résidence LES TERRASSES DE PARIS 39/41
rue Saint Fargeau à PARIS XXème, la SA LOISELET
& DAIGREMONT, à payer une somme de 2.476,28 euros au titre de
remboursement de quatre factures d’archivage de PRO ARCHIVES, réglées par le
syndicat, ladite somme portant intérêts au taux légal à compter de
l’assignation, outre une somme de 1.500 euros à titre de dommages et intérêts
complémentaires. Dans son
pourvoi en cassation, l’ancien syndic a fait valoir : D’UNE PART QUE la conclusion par le syndic de copropriété d’un contrat
d’archivage relatif à des archives “dormantes”, c’est-à-dire des
archives ne présentant plus d’intérêt immédiat à la gestion du syndicat, constitue un acte de gestion courante de l’immeuble relatif
à sa conservation, à sa garde et à son entretien ne nécessitant pas
l’autorisation de l’assemblée des copropriétaires ; qu’en décidant le
contraire, le Tribunal a violé l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ; D’AUTRE PART QUE le contrat de syndic stipulait que la gestion courante du syndic comprenait la gestion des archives et des documents du syndicat des copropriétaires, ce qui, à défaut de restriction, autorisait le syndic à recourir à un prestataire d’archivage au nom du syndicat des copropriétaires pour au moins une partie des archives dites “dormantes” dont la charge financière, qui ne constituait pas une rémunération complémentaire du syndic, pesait sur le syndicat, seule partie au contrat d’archivage ENFIN QUE le contrat
d’archivage étant conclu au nom et pour le compte du syndicat des
copropriétaires, l’obligation de restitution pesant sur le syndic dont le
mandat était révoqué relative aux archives détenues par la société
d’archivage était nécessairement dépourvue d’objet, de sorte qu’en imputant à
l’ancien syndic une faute consistant dans l’absence de restitution de ces
archives, le Tribunal a violé les articles 18-2 de la loi du 10 juillet 1965
et 1992 et 1998 du Code Civil. La Cour de
cassation approuve le juge d’avoir « exactement retenu que
le syndic, dans le cadre de son mandat et de ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi
lui avait explicitement confié la responsabilité « et relevé qu’en ne
restituant pas l’intégralité des archives, la société Loiselet
& Daigremont avait commis un manquement à ses
obligations et engagé sa responsabilité en mettant à la charge du syndicat
des factures d’archivage ». Il est facile d’extraire la « substantifique moelle » de la
motivation : si le syndic souhaitait ne pas s’en tenir au simplisme de
la solution légale, il devait insérer dans son projet de contrat une clause
prévoyant une organisation différente ou, à défaut, proposer un avenant à
l’occasion d’une assemblée générale postérieure. On ne peut qu’approuver la décision de la Cour de cassation. Il faut
toutefois s’interroger à propos de la réserve insérée dans l’arrêt :
« abstraction faite d’un motif erroné mais
surabondant relatif à la nécessité pour le syndic d’être autorisé par
l’assemblée générale pour conclure un contrat d’archivage ». La régularité du contrat établi au nom du syndicat a été discutée au cours du litige. Le syndicat des
copropriétaires a tenté d’obtenir le remboursement des factures acquittées au
titre de ce contrat d’abord en référé, le Président du Tribunal de Grande
Instance a relevé très justement l’existence d’une difficulté sérieuse liée
au fond. Devant le Tribunal d’instance,
le syndicat a fait valoir l’absence de régularité du contrat d’entreposage
souscrit, son inutilité et les dispositions de l’article 18-2 de la loi du 10
juillet 1965 modifié ; le défaut de consultation de l’assemblée et
l’insuffisance manifeste de l’avis donné au Président du conseil syndical
alors surtout qu’il s’est gardé d’indiquer que le contrat d’archivage avait
d’ores et déjà été conclu. Le Tribunal d’instance a jugé
que le Président du Conseil syndical n’est pas compétent pour prendre une
telle décision qui relève de l’Assemblée Générale, et ce en dépit même de
l’autorisation donnée au syndic de procéder lui-même à la passation de
contrats inférieurs à 7.000 euros ; que, d’une part, les frais d’archivage ne
sont pas si modestes et représentent aux termes du contrat souscrit pour plus
de sept ans des sommes relativement importantes ; qu’en second lieu, le syndic,
dans le cadre de son mandat de base et de ses honoraires de base, doit faire
son affaire de l’archivage dont la loi lui confie explicitement la
responsabilité ; qu’en aucun cas le conseil syndical n’est habilité à
autoriser le syndic à signer aux frais de la copropriété un contrat
d’archivage avec une société extérieure et en autorisant le syndic à le
faire, le conseil syndical engagerait sa responsabilité ; Il a jugé finalement que le
contrat avait été souscrit irrégulièrement. Il est
assez curieux de lire dans l’arrêt que le motif était surabondant, mais
surtout qu’il était erroné. Il est bien
vrai que le syndic peut souscrire des contrats courants sans autorisation
préalable de l’assemblée. Mais la souscription d’un contrat d’archivage au
nom du syndicat comporte fatalement une dérogation au régime légal de la
détention par le syndic. Cette dérogation impose une décision de l’assemblée. MOYENS
ANNEXES au présent arrêt Moyens
produits par la SCP Boutet, avocat aux Conseils
pour la société Loiselet père fils & F. Daigremont. PREMIER
MOYEN DE CASSATION Il est fait
grief au jugement attaqué D’AVOIR condamné l’ancien syndic du syndicat des
copropriétaires de la Résidence LES TERRASSES DE PARIS 39/41 rue Saint Fargeau à PARIS XXème, la SA LOISELET & DAIGREMONT, à
payer une somme de 2.476,28 euros au titre de remboursement de quatre
factures d’archivage de PRO ARCHIVES, réglées par le syndicat, ladite somme
portant intérêts au taux légal à compter de l’assignation, outre une somme de
1.500 euros à titre de dommages et intérêts complémentaires ; AUX MOTIFS
QU’il est constant que le Cabinet LOISELET & DAIGREMONT a été syndic de
la copropriété de l’immeuble Résidence LES TERRASSES DE PARIS jusqu’à
l’Assemblée Générale du 10 mars 2005 qui a décidé son remplacement par le
Cabinet IMMO BALZAC ; que le 9 octobre 2003, le Cabinet LOISELET &
DAIGREMONT a signé avec la Société PRO ARCHIVES un contrat d’archivage
“Archives dormantes de la copropriété”, soit d’après la définition fournie
par la Commission relative à la Copropriété des “archives ne présentant plus
d’intérêt immédiat pour la gestion du syndicat” ; que l’Assemblée Générale du
10 mars 2005 a refusé son quitus à l’ancien syndic ; qu’il n’est pas contesté
qu’à la suite du changement de syndic survenu en mars 2005, le Cabinet
LOISELET & DAIGREMENT a remis au nouveau syndic l’ensemble des documents
archives et matériels de la copropriété en sa possession ; que toutefois,
suivant lettre recommandée en date du 11 juillet 2005, le Conseil du nouveau
syndic mettait en cause le contrat passé au nom du syndicat avec la Société
PRO ARCHIVES, et sollicitait la récupération des archives détenues par la
société d’archivage ; que le syndicat a résilié le contrat d’archivage en
novembre 2007, après règlement de la dernière facture émise par la société
PRO ARCHIVES ; que le syndicat des copropriétaires a tenté d’obtenir le
remboursement des factures acquittées au titre de ce contrat d’abord en
référé, le Président du Tribunal de Grande Instance se bornant à relever une
difficulté sérieuse au fond, puis en engageant la présente procédure ; que
cette procédure repose sur l’absence de régularité du contrat d’entreposage
souscrit, son inutilité et les dispositions de l’article 18-2 de la loi du 10
juillet 1965 modifié ; qu’il n’est pas contesté que l’ancien syndic défendeur
n’a pas sollicité, avant de conclure le contrat litigieux, l’avis de
l’assemblée des copropriétaires se bornant le 10 décembre 2003,
postérieurement à la signature du contrat du 9 octobre 2003, à aviser le
Président du conseil syndical – dont il n’est pas établi qu’il a reçu ce
courrier – des dispositions de la recommandation n° 20 de la Commission
relative à la copropriété préconisant de confier la gestion des archives
dormantes à une entreprise spécialisée ; toutefois le syndic s’est gardé
d’indiquer que le contrat d’archivage avait d’ores et déjà été conclu,
proposant “sauf opposition formelle” de la part du Président du Conseil
syndical un contrat d’archivage déjà conclu ; qu’or, le Président du Conseil
syndical n’est pas compétent pour prendre une telle décision qui relève de
l’Assemblée Générale, et ce en dépit même de l’autorisation donnée au syndic
de procéder lui-même à la passation de contrats inférieurs à 7.000 euros ;
que, d’une part, les frais d’archivage ne sont pas si modestes et
représentent aux termes du contrat souscrit pour plus de sept ans des sommes
relativement importantes ; qu’en second lieu, le syndic, dans le cadre de son
mandat de base et de ses honoraires de base, doit faire son affaire de
l’archivage dont la loi lui confie explicitement la responsabilité ; qu’en
aucun cas le conseil syndical n’est habilité à autoriser le syndic à signer
aux frais de la copropriété un contrat d’archivage avec une société
extérieure et en autorisant le syndic à le faire, le conseil syndical
engagerait sa responsabilité ; que le texte de la Commission stipule en effet
“la commission recommande au syndic si les “archives dormantes” représentent
un volume trop important de faire appel, après avis du Conseil syndical, à une
entreprise spécialisée dans la conservation des archives, étant observé, en
l’état actuel du droit, que les documents dupliqués ou conservés par une
méthode électronique n’ont pas la même valeur probante que les originaux” ;
qu’il apparaît ainsi que la commission n’envisage la délégation d’archivage
que dans certaines conditions (un volume trop important des archives dites
dormantes) ; or, en l’espèce le volume des archives n’a jamais été invoqué ;
que d’autre part la Commission ne parle pas d’autorisation financière donnée
au syndic par le Conseil syndical ; elle ne parle que d’un avis relatif à la
demande exprimée par le syndic de confier – évidemment sous sa responsabilité
et à ses frais – à une société spécialisée extérieure la garde des archives
de la copropriété ; qu’à supposer même – ce qui n’est pas le cas – que le
syndic ait eu pouvoir de l’Assemblée Générale de souscrire ce contrat, ce
pouvoir ne dessaisit pas l’assemblée des copropriétaires de son pouvoir de
contrôle et impose au syndic de rendre des comptes ; qu’or la dépense n’était
pas prévue au budget, n’était pas nécessaire compte tenu du volume des
archives à conserver et de la place dont disposait le syndicat, et enfin
constituait une dépense comprise dans les honoraires du syndic au titre de sa
gestion courante ; qu’enfin il résulte d’une jurisprudence bien établie et
difficilement critiquable que l’ancien syndic ayant l’obligation de détenir
l’ensemble des documents du syndicat, il lui appartient de faire toutes
diligences pour les récupérer auprès de tiers de telle sorte qu’ils soient
restitués dans leur intégralité au nouveau syndic, et il n’est fait aucune
différence entre archives dormantes et archives vivantes ; que l’ancien
syndic devant restituer toutes les pièces qu’elles soient baptisées archives
vivantes ou archives mortes ; qu’en ne restituant pas l’intégralité des
archives et en concluant sans autorisation et sans consultation de
l’Assemblée Générale un contrat d’archivage dont la nécessité n’est pas
établie, le syndic défendeur a incontestablement commis un manquement à ses
obligations et engagé sa responsabilité en mettant à la charge du syndicat
des factures de société d’archivage pour un montant de 2.476,28 euros ; qu’il
sera en conséquence fait droit à la demande du syndicat des copropriétaires
demandeur et l’ancien syndic sera condamné à lui rembourser le coût des
factures réglées à la Société PRO ARCHIVES ainsi qu’une somme de 1.500 euros
à titre de dommages et intérêts complémentaires ; ALORS D’UNE
PART QUE la conclusion par le syndic de copropriété d’un contrat d’archivage
relatif à des archives “dormantes”, c’est-à-dire des archives ne présentant
plus d’intérêt immédiat à la gestion du syndicat, constitue un acte de
gestion courante de l’immeuble relatif à sa conservation, à sa garde et à son
entretien ne nécessitant pas l’autorisation de l’assemblée des
copropriétaires ; qu’en décidant le contraire, le Tribunal a violé l’article
18 de la loi du 10 juillet 1965 ; ALORS
D’AUTRE PART QUE le contrat de syndic stipulait que la gestion courante du
syndic comprenait la gestion des archives et des documents du syndicat des
copropriétaires, ce qui, à défaut de restriction, autorisait le syndic à
recourir à un prestataire d’archivage au nom du syndicat des copropriétaires
pour au moins une partie des archives dites “dormantes” dont la charge
financière, qui ne constituait pas une rémunération complémentaire du syndic,
pesait sur le syndicat, seule partie au contrat d’archivage ; qu’en statuant
dès lors comme il l’a fait, le Tribunal a dénaturé le contrat de syndic et
violé l’article 1134 du Code Civil ; ALORS ENFIN
QUE le contrat d’archivage étant conclu au nom et pour le compte du syndicat
des copropriétaires, l’obligation de restitution pesant sur le syndic dont le
mandat était révoqué relative aux archives détenues par la société
d’archivage était nécessairement dépourvue d’objet, de sorte qu’en imputant à
l’ancien syndic une faute consistant dans l’absence de restitution de ces
archives, le Tribunal a violé les articles 18-2 de la loi du 10 juillet 1965
et 1992 et 1998 du Code Civil. SECOND
MOYEN DE CASSATION (subsidiaire) Il est fait
grief au jugement attaqué D’AVOIR condamné la Société LOISELET &
DAIGREMONT à payer au syndicat des copropriétaires LES TERRASSES DE PARIS la
somme de 1.500 euros à titre de dommages et intérêts complémentaires ; AUX MOTIFS
QU’en ne restituant pas l’intégralité des archives et en concluant sans
autorisation et sans consultation de l’Assemblée Générale un contrat
d’archivage dont la nécessité n’est pas établie, le syndic défendeur a
incontestablement commis un manquement à ses obligations et engagé sa
responsabilité en mettant à la charge du syndicat des factures de société
d’archivage pour un montant de 2.476,28 euros ; qu’il sera en conséquence fait
droit à la demande du syndicat des copropriétaires demandeur et l’ancien
syndic sera condamné à lui rembourser le coût des factures réglées à la
Société PRO ARCHIVES ainsi qu’une somme de 1.500 euros à titre de dommages et
intérêts complémentaires ; ALORS QUE
les dommages et intérêts alloués à une victime doivent réparer le préjudice
sans qu’il en résulte pour elle ni perte ni profit ; qu’en accordant au
syndicat des copropriétaires une somme de 1.500 euros en précisant que cette
somme était due « à titre de dommages et intérêts complémentaires », le
Tribunal n’a pas mis la Cour de Cassation en mesure d’exercer son contrôle et
privé son jugement de base légale au regard du principe de la réparation
intégrale. |
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