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Assemblée générale Établissement du procès-verbal au cours de
l’assemblée Signature avant la clôture Conditions impératives de validité (oui) Omission ; Nullité de l’assemblée (oui) CA Paris, 23e ch., sect. B., 5 févr. 2009 Sur le fond .- Considérant que
l'article 17 du décret du 17 mars 1967 dans sa rédaction issue du décret du 27
mai 2004 applicable à l'espèce prévoit qu' « il est établi un
procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la
séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les
scrutateurs » ; Que le procès-verbal
de l'assemblée du 28 septembre 2005 est datée du 13 octobre 2005 ; Que l'établissement
du procès-verbal en cours de séance ou à sa clôture est une condition de
validité de l'assemblée, cette modalité étant exigée pour garantir la
sincérité du procès-verbal de l'assemblée et le copropriétaire défaillant
n'ayant pas à établir l'existence d'un grief; Que le syndicat n'a
pas répondu à ce moyen des appelants, n'ayant que conclu que sur le bien
fondé des décisions prises à cette assemblée; Que l'assemblée
générale du 28 septembre 2005 sera annulée, la demande de sursis à statuer des appelants devenant sans objet; commentaire Les syndics sont invités à conserver sous la main une
copie de l’arrêt relaté qui fait à juste titre une application stricte des
dispositions de l’article 17 du décret du 17 mars 1967. Ils sont en outre invités à s’inspirer des conseils
donnés par la Commission de la copropriété pour l’établissement et la
signature du procès verbal. Nous les reproduisons ci-dessous. Toutefois la condition de signature avant la clôture de
l’assemblée ne s’applique qu’au contenu du procès verbal tel qu’il est défini
par l’article 17 du décret : « Le
procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre
du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou
associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que
les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre
de voix. « Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions. Il s’agit en fait du relevé des décisions prises et le
cas échéant des réserves formulées. Par nature, le procès verbal au sens propre du terme
exige d’autres mentions relatives à la tenue de l’assemblée et notamment
celles relatives à la composition de l’assemblée et à son évolution. Par
ailleurs il peut être opportunément « enrichi » sans devenir une
compte rendu de l’intégralité des débats. Ces enrichissements peuvent, semble-t-il, être insérés
après la clôture de l’assemblée à condition de n’altérer en rien le contenu
du document signé. Autre observation relative, cette fois, à l’arrêt :
il juge que « le
copropriétaire défaillant n'ayant pas à établir l'existence d'un
grief; » Ici l’expression « copropriétaire défaillant »
s’applique au justiciable impliqué dans l’instance. On doit sans doute en
inférer que la règle doit plus généralement s’appliquer à tout copropriétaire
demandant la nullité de l’assemblée sur le fondement de l’omission de
signature avant la clôture de l’assemblée. Nous ne
sommes plus alors dans le cadre de l’action en contestation de décision
prévue par l’article 42 al. 2 de la loi du 10 juillet 1965. L’action en
nullité de l’assemblée n’est pas réservée aux seuls opposants ou défaillants.
Ce point exigera un examen plus approfondi. Nous pensons néanmoins qu’il est regrettable de ne pas
exiger du demandeur l’existence d’un grief personnel pour apprécier la
recevabilité d’une demande en nullité. C’est ouvrir un large boulevard aux
actions malicieuses des copropriétaires malintentionnés. Une objection respectable à notre affirmation est la nécessité d’imposer aveuglément aux syndics et aux copropriétaires des règles procédurales. Le souci des pouvoirs publics à cet égard est manifeste. Dans une question écrite (RM 88474 publiée au JO le 20/06/2006 page : 6580) M. Lachaud a fait valoir les difficultés pratiques liées aux nouvelles modalités d’établissement et de validation du procès-verbal. Question posée : « M. Yvan Lachaud attire l'attention de M. le ministre de l'emploi, de la cohésion sociale et du logement sur le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004 modifiant le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris en application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. L'article 17 modifié du décret de 1967 précise que « le procès-verbal de l'assemblée générale est signé à la fin de la séance ». Ce document doit donc être rédigé durant la réunion. Une telle obligation semble peu adaptée car elle impose au président, aux scrutateurs et au secrétaire (souvent le syndic) de signer le procès-verbal d'assemblée dans la précipitation. Il convient de souligner que le procès-verbal doit mentionner les textes des résolutions votées (qui peuvent être différents de ceux notifiés dans la convocation), les résultats des votes (avec le nom des copropriétaires opposants et de ceux s'étant abstenus et leur nombre de voix), les réserves émises sur la régularité des délibérations formulées par les copropriétaires opposants. La rédaction du PV est très importante. L'ensemble des chiffres doivent être vérifiés et chaque terme pesé afin d'éviter des contentieux ultérieurs. Autre inconvénient, l'augmentation du coût de l'organisation de l'assemblée puisque la rédaction sur place oblige bien souvent la présence d'une personne supplémentaire rémunérée, notamment sur la base d'horaires tardifs. Aussi ne conviendrait-il pas de mettre un délai de huit jours francs pour la signature du procès-verbal par le président, les scrutateurs et le secrétaire ? D'autre part, ne faudrait-il pas porter à quinze jours au maximum (au lieu de deux mois) la notification par le syndic des décisions de l'assemblée générale ? Il est incompréhensible d'attendre un délai aussi long pour informer les copropriétaires des décisions prises. Il lui demande de bien vouloir modifier en ce sens la réglementation actuelle. » Il a reçu la réponse suivante : « Le procès-verbal d'assemblée générale est la preuve
littérale de la réalité des décisions du syndicat des copropriétaires. Le
procès-verbal est un acte sous seing privé qui tire sa validité et sa force
probante de l'existence des signatures manuscrites du président, du
secrétaire et des scrutateurs. L'obligation de signer
le procès-verbal en fin de séance incite son rédacteur à préparer avec soin
la séance en fonction de l'ordre du jour et l'oblige à retranscrire
les décisions avant la clôture de l'assemblée générale. Supprimer
l'obligation de signer le procès-verbal après la clôture de l'assemblée
générale diminuerait la force probante des décisions du syndicat des
copropriétaires, ouvrant alors de plus larges possibilités de contestation,
ce qui n'est pas souhaitable. Le syndic dispose de deux mois pour notifier le
procès-verbal et le Gouvernement n'a pas l'intention de modifier ce délai
raisonnable de droit commun. » Par ailleurs la Commission relative à la copropriété a
traité cette question en point 4 de sa Recommandation n° 4 mise à jour : 4. Recommandations relatives à l'établissement du
procès-verbal Vu l'article 17 du décret du 17 mars 1967 modifié ; La Commission, Rappelle Que le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le texte de la décision et le résultat du vote ;
Que pour l'application de l'article 24, il doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés et le nombre de leurs voix et, le cas échéant, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, le nombre de voix « contre » et celles des abstentions pour les copropriétaires concernés par la décision.
Qu'il doit mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité de la décision par les copropriétaires ou les associés opposants. Que les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet ; Que les procès-verbaux et le registre peuvent être tenus sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil sous la réserve qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; Qu'en effet, la signature nécessaire à la perfection de l'acte juridique suppose l'identification de celui qui l'appose et la certification de sa signature. Que toutefois, en raison de difficultés techniques, il est, en l'état, très difficile de mettre en place un procédé fiable d'identification pour recueillir la signature du syndic, du président et des scrutateurs ; Que ces dispositions, par leur généralité, s'appliquent à la feuille de présence, au procès-verbal des assemblées ainsi qu'aux registres des procès-verbaux ; Qu'il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée signé à la fin de chaque séance, par le président, par le secrétaire et par les scrutateurs ; Que la séance ne peut être levée
qu'après la signature du procès verbal par le président, le secrétaire et par
le ou les scrutateurs s'il en existe ;
La Commission Recommande · · que le texte du procès-verbal mentionne le nom des présents et celui des absents ainsi que le nombre de leurs voix ; · · que le procès-verbal ne constitue pas un compte rendu analytique des débats. · · que le secrétaire de séance prenne toutes les dispositions nécessaires pour que le procès verbal soit établi conformément à la loi avant la fin de la séance ; · · que le texte de chaque décision soit rédigé dans la forme la plus simple, la plus concise, la plus claire et la plus précise possible afin d'éviter toute erreur d'interprétation ; · · de veiller à ce que les amendements ne dénature pas le libellé et l'objet de la question ou des questions inscrites à l'ordre du jour ; · · de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire opposant sur la régularité de l'assemblée générale ainsi que de ses décisions ; · · de n'utiliser la signature électronique que lorsqu'il sera possible techniquement de mettre en place un procédé d'identification pour recueillir la signature de tous les signataires du procès verbal ; C’est dans la réponse ministérielle que l’on trouve le
principal enseignement : L'obligation de
signer le procès-verbal en fin de séance incite son rédacteur à préparer avec
soin la séance en fonction de l'ordre du jour. Un second enseignement pour les professionnels est que
l’utilisation d’un logiciel dédié n’est pas toujours une solution
satisfaisante. Il est tout à fait possible de préparer à l’avance le
procès-verbal de l’assemblée au moyen d’un logiciel classique de traitement
de texte, en utilisant des modèles appropriés, tant pour le cadre général que
pour certaines résolutions. Dans le cas des copropriétés importantes, un logiciel
dédié peut être utilisé séparément pour la réalisation des scrutins et le
décompte des votes. |
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