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Le contrat de
syndic reproduit ci-dessous est présenté comme conforme aux avis récemment
donnés par le Conseil National de la Consommation. Il s’agi sans nul
doute d’un document de travail intéressant et particulièrement détaillé. Nos observations figurent
en rouge dans le texte. Elles évoquent
certaines observations de l’Association des responsables de copropriété
(ARC). Le contrat comporte
bien entendu un tableau des rémunérations exceptionnelles. Dans la colonne de
droite de ce tableau nous avons porté des numéros qui renvoient (sans lien
hypertexte) aux observations placées au pied du tableau. Contrat de syndic Entre les soussignés : Le Syndicat des
Copropriétaires de l’ensemble immobilier sis ……………………….. Représenté par M
d'une part, et le Cabinet X, ayant satisfait aux obligations de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 et à son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972 par : 1° la possession
par le gérant, représentant légal de la Société X, de la carte
professionnelle, n° G 000, délivrée par la Préfecture de ……., portant sur
l’activité de “Gestion immobilière” ; 2° son adhésion,
sous le n° SP 000, à la Société de Caution Y., dont le siège social est à
Paris…, laquelle Caisse garantit les sommes et valeurs reçues au titre des
activités de gestion immobilière visées par la loi du 2 janvier 1970 et son
décret d’application ; 3° La souscription
d’une assurance en responsabilité civile professionnelle, de n° police 00
auprès de la Compagnie d’assurances
Z. d’autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Le Syndicat
représenté par M........…....agissant ès qualité, confie à la Société.,
représentée par .., qui les accepte, les fonctions de syndic dudit immeuble
dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, du décret du 17 mars 1967 modifié
le 27 mai 2004 et de la loi SRU du 13 décembre 2000, aux clauses et
conditions ci-après. Durée Le présent contrat
entrera en vigueur le ….pour se terminer (maximum 3 ans) le jour de l
'Assemblée Générale Ordinaire devant statuer sur les comptes arrêtés au
……………….et pour une durée maximum de 18 mois. Le recours à une durée de 18 mois est certainement la meilleure solution pour un mandat dit « annuel », si l’on peut dire ! Mais il est recommandé, sinon nécessaire de fixer des dates de début et de fin précises. Dans la pratique, le syndic ne fera jamais un mandat de 18 mois. Son mandat en cours se terminera au jour de l’assemblée annuelle. S’il est renouvelé, le nouveau mandat débutera le lendemain. Il faudra donc fixer la date de fin en fonction de la date de l’assemblée. Révocation du
syndic Le contrat ne
pourra être résilié pendant cette période par le syndicat, que pour motif
(grave et) légitime, porté à la connaissance du syndic et de l'assemblée
générale, qui devra alors statuer à la majorité de l'article 25 de la Loi du
10 juillet 1965 modifiée par la loi du 13 décembre 2000. Si l’assemblée ne
pouvait statuer, le Mandat du Syndic serait prolongé jusqu’à la deuxième
assemblée. Le syndic de son
côté pourra, pendant la même période, mettre fin à ses fonctions, à condition
d'en prévenir le président du conseil syndical par lettre recommandée avec
accusé de réception, au moins trois mois à l'avance, en indiquant les raisons
fondées de sa démission. Présentation du
Cabinet [Non reproduit sauf
l’indication qui suit] « Les fonds de
chaque copropriété sont gérés sur des comptes individualisés en toute
indépendance des autres copropriétés avec des relevés bancaires mensuels. » Les
comptes individualisés sont des sous-comptes d’un compte bancaire unique ouvert
au nom du syndic. Ce mode de gestion n’est légal qu’en vertu d’une dispense
explicite qui ne peut être accordée que par une décision spécifique de
l’assemblée générale. La dispense ne peut pas, à notre avis, figurer dans le
contrat de syndic. Telle était en effet la solution ancienne de la
jurisprudence à propos de la décision de l’ouverture ou non d’un compte
bancaire séparé. MISSIONS DU SYNDIC - PRESTATIONS COURANTES Assemblée générale
annuelle et conseil syndical - Réunion du
Conseil Syndical précédent l’assemblée générale – Objet de la réunion :
établissement de l’ordre du jour, présence du Syndic ou de son représentant
suivant les horaires définis dans le contrat : heures ouvrables. L’ARC
fait valoir que « , les horaires de
l’assemblée générale souhaités par le syndicat ne sont pas indiqués, ce qui
est une non-conformité importante. » Il semble qu’en réalité le contrat
reproduit une préférence propre au syndicat concerné. De toute manière il
n’est pas certain que l’insertion forfaitaire des honoraires du syndic pour
l’assemblée annuelle soit une bonne solution pour le syndicat. Ce point resterait à voir. - Élaboration
et envoi de la convocation de l’assemblée générale annuelle, des documents à
joindre à la convocation et des projets de résolutions s’entendant hors frais
de tirages, d’affranchissements et d’acheminement. L’ARC fait observer justement qu’il serait préférable de parler de la préparation de l’assemblée générale avec le concours du conseil syndical, et pas seulement de l’élaboration de l’ordre du jour. - Mise à
disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et
justificatives dans les conditions prévues à l’article 18- 1 de la Loi
du 10 juillet 1965. - Tenue de
l’Assemblée générale : établissement de la feuille de présence, émargement,
vérification des voix et des pouvoirs. - Rédaction
du procès-verbal lorsque le Syndic est élu secrétaire, tenue du registre des
procès-verbaux. - Envoi et
notification du procès-verbal aux absents et opposants s’entendant hors frais
de tirages, d’affranchissements et d’acheminement. - Affichage
dans les parties communes de la copropriété d’un procès-verbal abrégé
mentionnant les résolutions à l’entretien de la copropriété et aux travaux. - Présence du
Syndic ou de son représentant suivant les horaires prévus dans le contrat. Comptabilité
générale de la copropriété -
Etablissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au
décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des
copropriétaires : présentation des comptes en conformité avec la
réglementation en vigueur, établissement du budget prévisionnel, en
collaboration avec le Conseil Syndical. - Compte
copropriétaire : établissement et mise à jour de la liste des
copropriétaires, tenue des comptes des copropriétaires. - Appel des
provisions sur budget prévisionnel s’entendant hors frais de tirages,
d’affranchissements et d’acheminement. - Imputation
des consommations individuelles d’eau lorsque les compteurs d’eau sont déjà
installés lors de la désignation du syndic. Le traitement des comptages en général entre dans le domaine de la gestion courante. En cas d’installation de compteurs après la désignation initiale du syndic, ce traitement doit être porté dans la gestion courante dès le début de l’exercice suivant l’installation. -
Vérification et paiement des factures. - Remise au
syndic successeur, de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état
des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat. - Compte
bancaire séparé ou le cas échéant compte du cabinet en cas de dispense
(possibilité de prix différencié selon le choix de la copropriété). Il y aurait lieu de
préciser un délai de paiement des factures, réserve faite d’une impécuniosité
imprévue du syndicat non imputable à une faute du syndic. La transmission à un nouveau syndic
doit comporter celle des archives. Elle est visée ci-dessous. La clause relative
au compte bancaire n’est pas conforme aux indications figurant dans la
présentation du cabinet. Nous conseillons d’exiger du syndic
la diffusion aux copropriétaires d'un relevé général et détaillé des charges
de l’exercice, qui n’est pas prévue dans les textes comptables. Administration et
gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété - Archives du
syndicat : détention, conservation des archives « non dormantes » de moins de
2 ans selon la recommandation n° 20 de la CRC, transmission des archives au
syndic successeur, élaboration et transmission au conseil syndical du
bordereau récapitulatif des archives transmises au successeur Le délai courant de conservation des archives est de dix ans. Mais certains dossiers anciens doivent être conservés, notamment ceux de travaux ou de contentieux importants. - Conseil
syndical, obligation administrative : mise à la disposition et communication
au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion
du syndical s'entendant hors frais de tirages, d’affranchissements et
d’acheminement, recueil des avis écrits des avis du Conseil Syndical lorsque
sa consultation est obligatoire. - Entretien
et maintenance : visite(s) de la copropriété dans les conditions définies au
contrat (nombre et modalités), On ne sait pas où sont définies ces modalités dans le présent contrat. -
Négociation, passation et suivi des marchés des prestataires et gestion des
contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel. - Gestion des
diagnostics et marchés obligatoires. - Carnet
d’entretien : établissement, mise à jour pour les informations mentionnées
aux articles 3 et 4 du décret n° 2001-477 du 30/05/2001 - Appels
d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande
d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à
l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans
le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n°67-223
du 17 mars 1967. - Gestion des
travaux d’entretien et de maintenance. Assurance - Souscription
des polices d’assurance au nom du syndicat. Le syndicat doit conserver la maîtrise des polices d’assurances. On a constaté de multiples abus à cet égard dans les dernières années, notamment des résiliations et transferts injustifiées et préjudiciables aux syndicats. - Déclaration
des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives
lorsque le dommage a sa source dans les parties communes. - Règlement
des indemnités aux bénéficiaires. Gestion du
personnel - Recherche
et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas
compris) -
Etablissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants* - Paiement du
salaire et de toute indemnité, prime...due au salarié* - Tenue du
livre des salaires, établissement des bulletins de paie.* -
Déclarations et paiements aux organismes fiscaux et attestations et
déclarations obligatoires * - Gestion des
remplacements pendant les congés, arrêts-maladie et maternité* - Mise en
place du DUERSST et mise à jour, gestion et formation du personnel du
syndicat* (*) Prestations
effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des
copropriétaires. Divers - Calcul des
intérêts légaux au profit du syndicat. HONORAIRES 1/ Pour les tâches
définies au chapitre « gestion courante » et pour la période du mandat, le
syndic percevra les honoraires annuels suivants : Les honoraires de gestion courante sont de 9820 € HT par an soit 11744.72 € TTC TVA au taux actuel de 19.6% Dans le syndicat il
existe 56 lots « principaux ». Le montant des honoraires de gestion
courante par lot est donc de 175,36 € ht/an. 2/ Honoraires pour
les prestations particulières Voir en annexe du
présent contrat. 3/ Révision des
honoraires Les honoraires de
gestion courante ainsi que les honoraires pour les prestations particulières
pourront être révisés chaque année comme suit : - 5 % par an - 3 % sur
TROIS ANS 4/ Détermination
des honoraires par le mandat Le Syndic ne peut
demander ni recevoir, directement ou indirectement, d’autres rémunérations, à
l’occasion des opérations dont il est chargé, que celles dont les conditions
de détermination sont précisées dans le mandat ou dans la décision de
nomination, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées. 5/ Reddition des
comptes La reddition des
comptes doit intervenir tous les ans à la date fixée par l’assemblée
générale. HEURES OUVRABLES Les Heures ouvrables du cabinet s’entendent du lundi au vendredi 9H/13H et 14H30/17H30 sauf le mercredi. Les heures non ouvrables sont facturées. Le cabinet assure une permanence à la clientèle, sans rendez-vous : les mardis et
jeudis de 9 h à 13 heures. Le standard est
doté d'un répondeur enregistreur et un message peut être laissé à tout
moment. Les gestionnaires,
les services comptables et contentieux, la gestion locative, reçoivent
uniquement sur rendez-vous. MISSIONS DU SYNDIC - PRESTATIONS PARTICULIERES PRESTATIONS PARTICULIERES REMUNERATIONS
Observations : 01 : Prestation relevant de la gestion courante 02 : Le calcul de la rémunération en fonction du nombre de lots semble inapproprié 03 : On retient l’indication, mais cette précision n’entre pas dans le cadre des prestations exceptionnelles 04 : Question à étudier 05 : Il entre bien dans la mission du syndic de signaler la nécessité d’un règlement de fonctionnement du conseil syndical et cette tâche n’entre pas dans la gestion courante. 06 : le nombre des notifications est limité à celui des parties privatives auxquelles l’accès est nécessaire. 07 : la rémunération est ici inhabituelle en taux. 08 : la rémunération en fonction des montants placés n’est pas justifiée. Elle doit correspondre aux prestations nécessaires à la gestion du compte. 09 : il ne peut s’agit alors que d’un emprunt du syndicat au sens propre du terme. Lorsque certains copropriétaires seulement souscrivent un emprunt groupé sans solidarité, ils sont supportent seuls les frais. 10 : cette clause mériterait quelques précisions 11 : L’imputation au vendeur est en principe justifiée mais cela pose un problème comptable et surtout juridique. 12 : la lettre comminatoire n’existe pas et ne présente aucun intérêt juridique. 13 : mention inutile et superfétatoire 14 : la TVA n’est pas due en cas de récupération des frais de poste sur justificatifs. Il s’agit de débours. 15 : c’est à juste titre que le syndic fait mention de la note de renseignements qui est demandée par le notaire en sus de l’état daté, seul visé par la loi. Il est absurde d’écarter un document d’information qui est indispensable au vendeur et à l’acquéreur comme au notaire. RÉVISION
DES PRIX Les
honoraires de gestion courante ne peuvent être révisés que lors de
l'Assemblée Générale statuant sur les comptes. Pour le
reste, application des dispositions légales en vigueur concernant la
réglementation des prix. Actuellement,
la TVA en vigueur est de 19,6 % . Fait à
……., le Le syndicat
des copropriétaires Le Cabinet X Représenté
par ....................... |
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